Cómo realizar una reunión virtual y mantenerla funcionando sin problemas

Si bien algunas empresas se mostraron reacias a usar reuniones virtuales en el pasado, esa renuencia ya no parece cierta. Cada vez son más las empresas que descubren todas las ventajas de las reuniones virtuales. Desde ampliar su alcance hasta alcanzar nuevos objetivos y mantenerse conectados con los miembros del equipo, las empresas de todo el mundo organizan más reuniones en línea que nunca. Coordinar una reunión virtual no solo es rentable y fácil, sino que también puede mejorar su productividad del equipo si eres trabajar desde casa, la oficina o desde una ubicación remota en los confines de la tierra. Para garantizar que aproveche al máximo estas reuniones, analizamos las reuniones virtuales en la era de COVID-19 y brindamos consejos útiles para organizar y llevar a cabo reuniones virtuales efectivas.

4 personas en una reunión virtual

Reuniones virtuales en la era de COVID

Con el brote repentino de COVID-19 a principios de 2020, la mayoría de la población mundial se vio afectada a nivel personal, profesional o una combinación de ambos. Casi de la noche a la mañana, las interacciones en la oficina y las reuniones presenciales pasaron a ser trabajando de forma remota y videoconferencias con clientes, socios y colegas. A medida que más empresas comenzaron a defender los equipos distribuidos, las reuniones virtuales se convirtieron en el nuevo estándar de comunicación y sirvieron como una alternativa viable a las reuniones y eventos en persona.

¿Qué es una Reunión Virtual?

Una reunión virtual es cuando dos o más personas, sin importar su ubicación, utilizan una plataforma de video o audio para interactuar en tiempo real. Este enfoque no solo reduce los costos de viaje y el tiempo adicional asociado con las reuniones en persona, sino que aún permite interacciones cara a cara, compartir pantalla y una sensación de conexión entre los asistentes. 

Cómo organizar una reunión virtual

Ahora que tiene una definición de reunión virtual, es posible que tenga curiosidad sobre cómo realizar una y el software de reunión que necesitará. Afortunadamente, Lifesize facilita la organización de una reunión virtual sin problemas. La siguiente es una guía paso a paso para ayudarlo a llevar a cabo una reunión virtual organizada y efectiva. Tiempo Ir de tamaño natural le permite organizar llamadas gratuitas e ilimitadas con hasta 8 participantes usando solo su navegador web, analizaremos la organización de reuniones virtuales en la aplicación Lifesize y exploraremos algunas de las características adicionales que ofrece la aplicación. 

1. Descarga la aplicación de Lifesize para empezar

Lo primero que debe hacer es descargar el aplicación de tamaño natural (disponible para Windows, Mac, Android e iOS) a su dispositivo preferido. Esta herramienta sirve como una solución de videoconferencia fácil de usar, que lo ayuda a iniciar sin problemas un chat de video o unirse a una reunión con cualquier persona, desde cualquier lugar. Todo lo que necesita es una computadora portátil, tableta o teléfono con una cámara web incorporada para tener un sistema de videoconferencia al alcance de su mano.

2. Crear una reunión única o permanente

Con la aplicación Lifesize abierta, haga clic en la pestaña Reuniones y elija una reunión única o permanente. Una reunión única es un espacio de sincronización privado de un solo uso oculto de su directorio de Lifesize, lo que lo convierte en una excelente opción para llamadas de conferencia o reuniones donde la seguridad es una prioridad. Las reuniones permanentes son ideales para eventos recurrentes porque sus detalles de acceso telefónico siempre son los mismos (lo que elimina la necesidad de buscar un enlace que puede haber eliminado por error).

3. Complete los detalles relevantes

Una vez que se haya creado su reunión, el siguiente paso es completar los detalles que los participantes probablemente necesitarán: el nombre y la descripción de la reunión, además de una contraseña opcional. Esto ayudará a establecer expectativas claras en torno al objetivo de la reunión y lograr que todos los asistentes estén en sintonía antes de reunirse. Una vez que haya agregado toda la información relevante, haga clic en Guardar. 

4. Invita a tu equipo a la reunión

Por último, no olvide invitar a los participantes a unirse a la reunión redactando un correo electrónico, creando una invitación de calendario o simplemente copiando y pegando los detalles en una herramienta de mensajería o aplicación de chat. Es inteligente enviar la invitación mucho antes de la reunión, para que los asistentes tengan la oportunidad de agregarla a sus agendas y completar los preparativos necesarios antes de la hora de la reunión.

5 consejos para mantener su reunión virtual en marcha

Ya sea que se reúna con clientes potenciales, lleve a cabo una ayuntamiento virtual de toda la empresa o simplemente buscar la alineación entre equipos remotos, la clave para una reunión virtual exitosa es recordar que es exactamente eso: una reunión. llama para planificación y preparación con propósito, pautas sobre el respeto y la cortesía, y una agenda clara para garantizar que todo funcione sin problemas. Si tiene en cuenta estos cinco consejos, es muy probable que tenga una reunión fructífera que se pueda repetir fácilmente. 

1. Envíe los materiales de la reunión con anticipación

Cuando programa una reunión en persona, puede abordar las cosas de manera un poco más informal, ya que puede conectarse con sus compañeros de trabajo en el pasillo o en la sala de descanso y ponerse al día con todo lo que se perdieron. Pero una reunión virtual eficiente requiere una planificación intencional, así como la distribución de los materiales de la reunión con anticipación.

Previo a la reunión, cada participante debe conocer los temas a tratar y las metas a alcanzar. Como anfitrión, querrás crear una agenda de reuniones y envíelo a todo el equipo antes del inicio de su reunión virtual. Esta agenda señalará los puntos de conversación clave y definirá los resultados de la reunión, lo que permitirá a los asistentes sentarse a la mesa lo más preparados posible. Además de distribuir este itinerario, recuerde proporcionar invitaciones virtuales a todos (como se indicó anteriormente), reenviar imágenes que complementen el mensaje de la reunión y confirmar que se hayan compartido todos los enlaces necesarios o la información de inicio de sesión.

2. Prueba toda la tecnología unos minutos antes

Tómese un minuto para probar la funcionalidad de sus dispositivos antes de la reunión y anime a los asistentes a hacer lo mismo. Como mínimo, todos deben saber cómo conectarse a la llamada y cómo compartir su pantalla. También querrá verificar la configuración de audio y video, verificando que su cámara y micrófono funcionen correctamente (y que su fuente de audio preferida esté seleccionada). Al probar estos componentes de antemano, puede evitar la frustración o la vergüenza relacionadas con dificultades técnicasy, en última instancia, mantener su reunión funcionando sin problemas.

3. Pida a los no presentadores que se silencien

La belleza de las reuniones virtuales es la posibilidad de que los participantes inicien sesión de donde sea, pero esta libertad tiene el potencial de fracasar si no tienes cuidado. Los miembros del equipo pueden instalarse en un café del vecindario, en un espacio de trabajo conjunto lleno de gente o incluso en la sala de espera de un aeropuerto. Si bien puede ser excelente trabajar de forma remota o independiente de la ubicación, estas oficinas no tradicionales a veces presentan distracciones que pueden interferir con la productividad del equipo.

Para reducir las interrupciones, se recomienda que todos los que no sean presentadores se silencien durante la reunión. Puede incluir este punto en los materiales de la reunión que comparte y luego mencionarlo al comienzo de su llamada en caso de que alguien haya olvidado implementarlo en sus dispositivos. Al anticipar el inevitable ruido de fondo y abordar el problema con anticipación, se mantendrá encaminado y eliminará las tareas pendientes de la reunión con facilidad. También puede asignar a alguien como el moderador de la reunión que puede silenciar y activar a los participantes según sea necesario.  

4. Cierra las pestañas no relacionadas con el trabajo y fomenta la etiqueta

Es importante ofrecer toda su atención a los presentadores virtuales y a los demás participantes, lo que significa cerrar las pestañas que no están relacionadas con el trabajo, saltarse las redes sociales y evitar enviar mensajes de texto durante la reunión. Nadie necesita ver la receta que acaba de buscar en Google o lo que aparece en su feed de Instagram, así que acostúmbrese a estar completamente presente y comprometido con lo que está sucediendo.

Otros etiqueta de la reunión virtual incluye hacer contacto visual con la cámara, hablar con claridad y en un volumen adecuado, mantener los movimientos corporales al mínimo con gestos lentos y naturales, y evitar interrumpir a los demás o mantener conversaciones secundarias.

5. Mantén el enfoque siendo conciso

Parte del trabajo de preparación para su reunión debe implicar establecer una intención para ese momento, específicamente qué información se comunicará. Es posible que una presentación que funcionó bien frente a una audiencia en vivo no obtenga los mismos resultados cuando se entrega a través de una videoconferencia. Por esta razón, lo mejor es centrar su reunión virtual en uno o dos temas centrales, más que eso, y es posible que los participantes puedan fuera de zona o ponerse inquieto.

Si su agenda cubre un amplio contenido, asegúrese de incluir descansos para que el equipo pueda levantarse para estirarse, usar el baño o volver a llenar su café. Y si su reunión tiene varios segmentos, intente limitarlos a no más de treinta minutos por tema. Al establecer límites de tiempo, la reunión fluirá a un ritmo bienvenido y establecerá un ritmo entre presentaciones y pausas que finalmente beneficiará a todos.

Conclusión 

Colaborar a través de reuniones virtuales ya no es una idea remota. En cambio, es una solución muy presente y práctica para cualquier número de empresas y equipos. Los espacios virtuales no solo ahorran tiempo y costos relacionados con las reuniones presenciales tradicionales, sino que aún admiten la conexión y la colaboración cara a cara.

Las empresas continúan reconociendo los beneficios de este método de bajo costo y alto impacto para realizar negocios, ya que las reuniones virtuales mantienen las operaciones funcionando sin problemas incluso cuando surgen desastres globales y situaciones inesperadas. Lifesize ha hecho que sea increíblemente fácil configurar reuniones virtuales que harán que su equipo aborde proyectos juntos en muy poco tiempo.