Mens noen bedrifter tidligere var uvillige til å bruke virtuelle møter, stemmer ikke lenger denne motviljen. Flere og flere bedrifter oppdager alle fordelene med virtuelle møter. Fra å utvide rekkevidden, til å nå nye mål, til å holde kontakten med andre teammedlemmer, bedrifter globalt arrangerer flere nettmøter enn noen gang før. Å koordinere et virtuelt møte er ikke bare kostnadseffektivt og enkelt, det kan også øke din teamets produktivitet om du er jobber hjemmefra, kontoret eller fra et avsidesliggende sted i den ytterste enden av jorden. For å sikre at du får mest mulig ut av disse møtene, ser vi på virtuelle møter i en alder av COVID-19 og gir nyttige tips for å arrangere og gjennomføre effektive virtuelle møter.
Virtuelle møter i covidens tidsalder
Med det plutselige utbruddet av COVID-19 tidlig i 2020, ble majoriteten av den globale befolkningen påvirket personlig, profesjonelt eller en kombinasjon av de to. Nesten over natten gikk kontorinteraksjoner og personmøter ansikt til ansikt over til jobber eksternt og videokonferanser med kunder, partnere og kolleger. Etter hvert som flere bedrifter begynte å kjempe for distribuerte team, ble virtuelle møter den nye standarden for kommunikasjon, og fungerte som et levedyktig alternativ til personlige møter og arrangementer.
Hva er et virtuelt møte?
Et virtuelt møte er når to eller flere personer, uavhengig av hvor de befinner seg, bruker en video- eller lydplattform for å samhandle i sanntid. Denne tilnærmingen reduserer ikke bare reisekostnadene og ekstra tid knyttet til personlige møter, men den gir fortsatt mulighet for ansikt-til-ansikt-interaksjoner, skjermdeling og en følelse av tilknytning blant deltakerne.
Hvordan være vert for et virtuelt møte
Nå som du har en virtuell møtedefinisjon, er du kanskje nysgjerrig på hvordan du holder en og møteprogramvaren du trenger. Heldigvis gjør Lifesize det enkelt å arrangere et virtuelt møte uten problemer. Følgende er en trinn-for-trinn-guide som hjelper deg med å gjennomføre et virtuelt møte som er både organisert og effektivt. Mens Lifesize Go lar deg være vert for gratis, med ubegrensede samtaler med opptil 8 deltakere ved å bruke bare nettleseren din, vil vi se på å arrangere virtuelle møter på Lifesize-appen og utforske noen av tilleggsfunksjonene appen tilbyr.
1. Last ned Lifesize-appen for å komme i gang
Det første du må gjøre er å laste ned Livsstørrelse app (tilgjengelig for Windows, Mac, Android og iOS) til din foretrukne enhet. Dette verktøyet fungerer som en brukervennlig videokonferanseløsning, som hjelper deg sømløst å starte en videochat eller bli med i et møte med hvem som helst, hvor som helst. Alt du trenger er en bærbar PC, nettbrett eller telefon med innebygd webkamera for å ha et videokonferansesystem for hånden.
2. Lag et engangs- eller permanent møte
Med Lifesize-appen åpen, klikk på Møter-fanen og velg enten et engangs- eller permanent møte. Et engangsmøte er et privat synkroniseringsområde for engangsbruk skjult fra Lifesize-katalogen, noe som gjør det til et godt valg for konferansesamtaler eller møter der sikkerhet er en prioritet. Permanente møter er ideelle for gjentakende hendelser fordi deres oppringingsdetaljene alltid forblir de samme (som eliminerer behovet for å søke etter en lenke du kan ha slettet ved en feiltakelse).
3. Fyll ut relevante detaljer
Når møtet ditt er opprettet, er neste trinn å fylle ut detaljene deltakerne sannsynligvis vil trenge – møtets navn og beskrivelse, i tillegg til et valgfritt passord. Dette vil bidra til å sette klare forventninger rundt møtets mål og få alle deltakerne på samme side før de samles. Når du har lagt til all relevant informasjon, klikker du på Lagre.
4. Inviter teamet ditt til møtet
Til slutt, ikke glem å invitere deltakere til å bli med på møtet ved å skrive en e-post, lage en kalenderinvitasjon eller ganske enkelt kopiere og lime inn detaljene i et meldingsverktøy eller chat-app. Det er smart å sende invitasjonen i god tid før møtet, slik at deltakerne har en sjanse til å legge den til i timeplanene og fullføre nødvendige forberedelser før møtetidspunktet.
5 tips for å holde det virtuelle møtet ditt på sporet
Enten du møter potensielle kunder, gjennomfører en bedriftsomfattende virtuelt rådhus eller rett og slett søker samordning blant eksterne team, nøkkelen til et vellykket virtuelt møte er å huske at det er akkurat det – et møte. Det krever målrettet planlegging og forberedelse, retningslinjer rundt respekt og høflighet, og en klar agenda for å sikre at alt går på skinner. Hvis du tar disse fem tipsene i betraktning, er det stor sjanse for at du får et fruktbart møte som lett kan gjentas.
1. Send ut møtemateriell på forhånd
Når du planlegger et personlig møte, kan du tilnærme deg ting litt mer tilfeldig, siden du kan komme i kontakt med kollegene dine i gangen eller pauserommet og fange dem opp om alt de gikk glipp av. Men et effektivt virtuelt møte krever bevisst planlegging, i tillegg til å distribuere møtemateriellet ditt på forhånd.
Før møtet bør hver deltaker kjenne til temaene som diskuteres og målene som skal nås. Som vert vil du gjerne lage en møteagenda og send det til hele teamet før starten av ditt virtuelle møte. Denne agendaen vil notere viktige samtalepunkter og definere møteresultater, slik at deltakerne kan komme til bordet så forberedt som mulig. I tillegg til å distribuere denne reiseruten, husk å gi virtuelle invitasjoner til alle (som nevnt ovenfor), videresende bilder som supplerer møtets melding og bekrefte at alle nødvendige lenker eller påloggingsinformasjon er delt.
2. Test all teknologi noen minutter på forhånd
Bruk et minutt på å teste funksjonaliteten til enhetene dine i forkant av møtet, og oppfordre deltakerne til å gjøre det samme. Som et minimum bør alle vite hvordan de kobler til samtalen og hvordan de deler skjermen sin. Du vil også sjekke både lyd- og videoinnstillingene, kontrollere at kameraet og mikrofonen fungerer som de skal (og at den foretrukne lydkilden er valgt). Ved å teste disse komponentene på forhånd kan du unngå frustrasjonen eller forlegenheten knyttet til tekniske problemer, og til slutt sørge for at møtet ditt går jevnt.
3. Be ikke-presentanter om å dempe seg selv
Det fine med virtuelle møter er muligheten for deltakerne til å logge på hvor som helst, men denne friheten har potensial til å slå tilbake hvis du ikke er forsiktig. Teammedlemmer kan bosette seg på en kafé i nabolaget, en overfylt arbeidsplass eller til og med en flyplasssalong. Selv om det kan være flott å jobbe eksternt eller stedsuavhengig, presenterer disse utradisjonelle kontorene noen ganger distraksjoner som kan forstyrre teamets produktivitet.
For å redusere avbrudd, anbefales det at alle ikke-presentanter slår av lyden på seg selv under møtet. Du kan inkludere dette punktet i møtemateriellet du deler, og så nevne det i starten av samtalen i tilfelle noen har glemt å implementere det på enhetene sine. Ved å forutse uunngåelig bakgrunnsstøy og takle problemet på forhånd, vil du holde deg på sporet og slå ut møtets gjøremål med letthet. Du kan også tilordne noen som møteleder som kan dempe og oppheve demping av deltakere etter behov.
4. Lukk ikke-arbeidsrelaterte faner og oppmuntre til etikette
Det er viktig å gi din fulle oppmerksomhet til virtuelle presentatører og meddeltakere, noe som betyr å lukke ikke-arbeidsrelaterte faner, hoppe av sosiale medier og unngå tekstmeldinger under møtet. Ingen trenger å se oppskriften du nettopp har googlet eller hva som dukker opp på Instagram-feeden din, så gjør det til en vane å være fullt tilstede og engasjert i det som skjer.
Annen virtuell møteetikett inkluderer å få øyekontakt med kameraet, snakke tydelig og med passende volum, holde kroppsbevegelser på et minimum med langsomme og naturlige bevegelser, og unngå å avbryte andre eller føre sidesamtaler.
5. Hold fokus ved å være kortfattet
En del av forberedelsene til møtet ditt bør innebære å sette en intensjon for den tiden, spesielt hvilken informasjon som skal kommuniseres. En presentasjon som fungerte bra foran et livepublikum får kanskje ikke de samme resultatene når den leveres via videokonferanse. Av denne grunn er det best å fokusere det virtuelle møtet ditt på ett eller to sentrale spørsmål – mer enn det, og det er mulig deltakere kan sone ut eller bli rastløs.
Hvis agendaen din dekker rikelig med innhold, sørg for å bygge inn pauser slik at teamet kan reise seg for å strekke seg, bruke toalettet eller fylle på kaffen. Og hvis møtet ditt har flere segmenter, prøv å begrense dem til ikke mer enn tretti minutter per emne. Ved å sette tidsbegrensninger vil møtet flyte i et velkomment tempo, og du vil etablere en rytme mellom presentasjoner og pauser som til syvende og sist vil komme alle til gode.
konklusjonen
Å samarbeide via virtuelt møte er ikke lenger en fjern idé. I stedet er det en veldig tilstedeværende og praktisk løsning for en rekke selskaper og team. Ikke bare sparer virtuelle rom tid og kostnader knyttet til tradisjonelle personlige møter, men de støtter fortsatt tilkobling og samarbeid ansikt til ansikt.
Bedrifter fortsetter å erkjenne fordelene med denne rimelige og effektive metoden for å drive virksomhet, ettersom virtuelle møter holder driften jevn selv når globale katastrofer og uventede situasjoner oppstår. Lifesize har gjort det utrolig enkelt å sette opp virtuelle møter som får teamet ditt til å takle prosjekter sammen på kort tid.
