Come tenere una riunione virtuale e farla funzionare senza intoppi

Sebbene alcune aziende in passato fossero contrarie all'utilizzo di riunioni virtuali, questa riluttanza non suona più vera. Sempre più aziende stanno scoprendo tutti i vantaggi delle riunioni virtuali. Dall'ampliamento della loro portata, al raggiungimento di nuovi obiettivi, al rimanere in contatto con i membri del team, le aziende di tutto il mondo ospitano più riunioni online che mai. Coordinare una riunione virtuale non è solo conveniente e facile, ma può anche migliorare il tuo la produttività del team se sei lavorare da casa, l'ufficio o da una posizione remota agli estremi confini della terra. Per assicurarti di ottenere il massimo da queste riunioni, esaminiamo le riunioni virtuali nell'era del COVID-19 e forniamo suggerimenti utili per ospitare e gestire riunioni virtuali efficaci.

4 persone in una riunione virtuale

Incontri virtuali nell'era del COVID

Con l'improvvisa epidemia di COVID-19 all'inizio del 2020, la maggior parte della popolazione mondiale è stata colpita personalmente, professionalmente o da una combinazione dei due. Quasi dall'oggi al domani, le interazioni in ufficio e gli incontri faccia a faccia sono passati lavorare in remoto e videoconferenza con clienti, partner e colleghi. Man mano che sempre più aziende hanno iniziato a sostenere i team distribuiti, le riunioni virtuali sono diventate il nuovo standard per la comunicazione, fungendo da valida alternativa alle riunioni e agli eventi di persona.

Che cos'è una riunione virtuale?

Una riunione virtuale è quando due o più persone, indipendentemente dalla loro posizione, utilizzano una piattaforma video o audio per interagire in tempo reale. Questo approccio non solo riduce i costi di viaggio e il tempo aggiuntivo associato alle riunioni di persona, ma consente comunque interazioni faccia a faccia, condivisione dello schermo e un senso di connessione tra i partecipanti. 

Come ospitare una riunione virtuale

Ora che hai una definizione di riunione virtuale, potresti essere curioso di sapere come tenerne una e il software per riunioni di cui avrai bisogno. Fortunatamente, Lifesize semplifica l'organizzazione di una riunione virtuale senza intoppi. Quella che segue è una guida passo passo per aiutarti a realizzare una riunione virtuale organizzata ed efficace. Mentre Vai a grandezza naturale ti consente di ospitare gratuitamente, con chiamate illimitate con un massimo di 8 partecipanti utilizzando solo il tuo browser web, esamineremo l'organizzazione di riunioni virtuali sull'app Lifesize ed esploreremo alcune delle funzionalità aggiuntive offerte dall'app. 

1. Scarica l'app Lifesize per iniziare

La prima cosa che devi fare è scaricare il file App a grandezza naturale (disponibile per Windows, Mac, Android e iOS) sul tuo dispositivo preferito. Questo strumento funge da soluzione di videoconferenza facile da usare, aiutandoti ad avviare senza problemi una chat video o a partecipare a una riunione con chiunque, da qualsiasi luogo. Tutto ciò che serve è un laptop, tablet o telefono con webcam integrata per avere un sistema di videoconferenza a portata di mano.

2. Creare una riunione una tantum o permanente

Con l'app Lifesize aperta, fai clic sulla scheda Riunioni e scegli una riunione unica o permanente. Una riunione occasionale è uno spazio di sincronizzazione privato monouso nascosto dalla tua directory Lifesize, il che lo rende un'ottima scelta per chiamate in conferenza o riunioni in cui la sicurezza è una priorità. Le riunioni permanenti sono ideali per eventi ricorrenti perché i loro dettagli di accesso rimangono sempre gli stessi (eliminando la necessità di cercare un collegamento che potresti aver eliminato per errore).

3. Compilare i dettagli pertinenti

Una volta creata la riunione, il passaggio successivo consiste nel compilare i dettagli di cui i partecipanti avranno probabilmente bisogno: il nome e la descrizione della riunione, oltre a una password facoltativa. Ciò contribuirà a stabilire aspettative chiare sull'obiettivo della riunione e a portare tutti i partecipanti sulla stessa pagina prima che si uniscano. Dopo aver aggiunto tutte le informazioni pertinenti, fare clic su Salva. 

4. Invita il tuo team alla riunione

Infine, non dimenticare di invitare i partecipanti a partecipare alla riunione redigendo un'e-mail, creando un invito a un calendario o semplicemente copiando e incollando i dettagli in uno strumento di messaggistica o in un'app di chat. È intelligente inviare l'invito con largo anticipo rispetto alla riunione, in modo che i partecipanti abbiano la possibilità di aggiungerlo ai propri programmi e completare tutti i preparativi necessari prima dell'orario della riunione.

5 suggerimenti per mantenere la tua riunione virtuale in pista

Sia che tu stia incontrando potenziali clienti, conducendo a municipio virtuale a livello aziendale o semplicemente cercando l'allineamento tra i team remoti, la chiave per una riunione virtuale di successo è ricordare che è esattamente questo: una riunione. Richiede pianificazione e preparazione mirate, linee guida sul rispetto e la cortesia e un'agenda chiara per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Se prendi in considerazione questi cinque suggerimenti, ci sono tutte le possibilità che avrai un incontro fruttuoso che può essere facilmente ripetuto. 

1. Inviare i materiali per le riunioni in anticipo

Quando pianifichi una riunione di persona, potresti affrontare le cose in modo un po' più disinvolto, dal momento che sei in grado di entrare in contatto con i tuoi colleghi nel corridoio o nella sala relax e aggiornarli su tutto ciò che si sono persi. Ma una riunione virtuale efficiente richiede una pianificazione intenzionale, oltre alla distribuzione anticipata del materiale della riunione.

Prima dell'incontro, ogni partecipante dovrebbe conoscere gli argomenti discussi e gli obiettivi da raggiungere. Come host, vorrai farlo creare un'agenda per le riunioni e invialo a tutto il team prima dell'inizio della tua riunione virtuale. Questo ordine del giorno prenderà nota dei punti chiave di discussione e definirà i risultati della riunione, consentendo ai partecipanti di presentarsi al tavolo il più preparati possibile. Oltre a distribuire questo itinerario, ricordati di fornire inviti virtuali a tutti (come indicato sopra), inoltra elementi visivi che integrino il messaggio della riunione e confermi che tutti i collegamenti necessari o le informazioni di accesso sono state condivise.

2. Testare tutta la tecnologia qualche minuto prima

Prenditi un minuto per testare la funzionalità dei tuoi dispositivi prima della riunione e incoraggia i partecipanti a fare lo stesso. Come minimo, tutti dovrebbero sapere come connettersi alla chiamata e come condividere il proprio schermo. Dovrai anche controllare le impostazioni audio e video, verificando che videocamera e microfono funzionino correttamente (e che la tua sorgente audio preferita sia selezionata). Testando in anticipo questi componenti, puoi evitare la frustrazione o l'imbarazzo relativi difficoltà tecnichee, in definitiva, mantenere la riunione senza intoppi.

3. Chiedi ai non relatori di disattivare l'audio

La bellezza delle riunioni virtuali è la possibilità per i partecipanti di accedere da qualsiasi luogo, ma questa libertà ha il potenziale per ritorcersi contro se non stai attento. I membri del team potrebbero essere sistemati in un bar del quartiere, in uno spazio di co-working affollato o persino in una lounge dell'aeroporto. Sebbene possa essere fantastico lavorare in remoto o indipendentemente dalla posizione, questi uffici non tradizionali a volte presentano distrazioni che possono interferire con la produttività del team.

Per ridurre le interruzioni, si consiglia a tutti i non relatori di disattivare l'audio per tutta la durata della riunione. Puoi includere questo punto nei materiali della riunione che condividi e quindi menzionarlo all'inizio della chiamata nel caso qualcuno si sia dimenticato di implementarlo sui propri dispositivi. Anticipando gli inevitabili rumori di sottofondo e affrontando il problema in anticipo, rimarrai in pista ed eliminerai facilmente le cose da fare della riunione. Puoi anche assegnare qualcuno come moderatore della riunione chi può disattivare e riattivare i partecipanti secondo necessità.  

4. Chiudere le schede non relative al lavoro e incoraggiare l'etichetta

È importante offrire la massima attenzione ai presentatori virtuali e agli altri partecipanti, il che significa chiudere le schede non relative al lavoro, saltare dai social media ed evitare di inviare messaggi di testo durante la riunione. Nessuno ha bisogno di vedere la ricetta che hai appena cercato su Google o cosa sta comparendo sul tuo feed di Instagram, quindi prendi l'abitudine di essere pienamente presente e coinvolto con ciò che sta accadendo.

Altro etichetta della riunione virtuale include stabilire un contatto visivo con la telecamera, parlare in modo chiaro e ad un volume appropriato, ridurre al minimo i movimenti del corpo con gesti lenti e naturali ed evitare di interrompere gli altri o portare avanti conversazioni laterali.

5. Mantieni la concentrazione essendo conciso

Parte del lavoro di preparazione per la tua riunione dovrebbe implicare l'impostazione di un'intenzione per quel momento, in particolare quali informazioni verranno comunicate. Una presentazione che ha funzionato bene davanti a un pubblico dal vivo potrebbe non ricevere gli stessi risultati se trasmessa in videoconferenza. Per questo motivo, è meglio concentrare la tua riunione virtuale su una o due questioni centrali, non di più, ed è possibile che i partecipanti possano fuori zona o diventare irrequieto.

Se la tua agenda copre un ampio contenuto, assicurati di creare delle pause in modo che il team possa alzarsi per fare stretching, usare il bagno o riempire il caffè. E se la tua riunione ha più segmenti, cerca di limitarli a non più di trenta minuti per argomento. Fissando limiti di tempo, la riunione scorrerà a un ritmo gradito e stabilirai un ritmo tra presentazioni e pause che alla fine andranno a beneficio di tutti.

Conclusione 

Collaborare tramite riunioni virtuali non è più un'idea lontana. Invece, è una soluzione molto attuale e pratica per qualsiasi numero di aziende e team. Gli spazi virtuali non solo fanno risparmiare tempo e costi associati alle tradizionali riunioni di persona, ma supportano comunque la connessione e la collaborazione faccia a faccia.

Le aziende continuano a riconoscere i vantaggi di questo metodo a basso costo e ad alto impatto per condurre gli affari, poiché le riunioni virtuali mantengono le operazioni senza intoppi anche quando si verificano disastri globali e situazioni impreviste. Lifesize ha reso incredibilmente facile organizzare riunioni virtuali che consentiranno al tuo team di affrontare i progetti insieme in pochissimo tempo.