“Gli incontri ottengono un brutto colpo, e meritatamente-la maggior parte sono disorganizzati e distratti. Ma possono essere uno strumento fondamentale per portare il tuo team sulla stessa pagina".
-Giustino Rosenstein
Tutti si lamentano degli incontri. Devo ancora incontrare qualcuno che desideri avere più incontri nella loro giornata. Ciò a cui si riduce davvero è che le persone odiano perdere tempo. Ricevi inviti alle riunioni senza avere idea di cosa aspettarti. Oppure sei abbastanza fortunato da ricevere un invito a una riunione contenente una riga dell'oggetto, ma non hai ancora idea di cosa dovresti portare in tavola. L'ignoto e l'apprensione si scontrano, creando istantanea negatività. Ciò culmina con le persone che arrivano alla riunione e si lasciano cadere su una sedia con le braccia incrociate in una posizione difensiva, aspettando solo che qualcuno rischi di parlare con loro.
Questa non è la mentalità migliore per l'inizio di qualsiasi riunione.
Risolviamolo. Le riunioni non solo possono essere produttive, ma possono diventare una parte importante del tuo flusso di lavoro quotidiano. Indipendentemente dal fatto che le tue riunioni siano una combinazione di (o esclusive) di persona, chiamate in conferenza o videoconferenze, seguire alcune semplici regole può aiutare a guadagnare efficienza e aumentare la produttività.
In qualità di richiedente della riunione, la tua responsabilità è guidare la riunione e creare un ambiente collaborativo. Mostrando agli altri come, puoi ispirare le persone intorno a te a spingere per lo stesso.
1. Fornire un ordine del giorno prima della riunione
Aiuta a stabilire le aspettative su ciò per cui le persone hanno bisogno di prepararsi in modo che non vengano colte di sorpresa.
2. Avviare la riunione in tempo
Sii rispettoso del tempo delle persone. Iniziare in tempo aiuta anche a garantire la fine in tempo.
3. Stabilisci un obiettivo di ciò che speri di ottenere nella riunione
Concentra il tempo di tutti lavorando per lo stesso obiettivo e inizia il tuo incontro con questo annuncio.
4. Il processo decisionale non è una democrazia: rendere le persone consapevoli di chi ha l'ultima parola
Elimina il potenziale per discussioni senza fine, fissa un limite di tempo per le discussioni se ciò aiuta a ridurre l'abbandono.
5. Divieto di telefoni e laptop
Evita le distrazioni chiedendo a tutti di mettere giù il telefono e di chiudere il laptop in modo che tutti possano concentrarsi sulla riunione.
6. Registrare gli elementi dell'azione, con la parte responsabile e le date di scadenza assegnate
La responsabilità è la chiave per un progetto di successo. Capire chi possiede quale pezzo aiuta anche in caso di problemi.
7. Conservare i verbali e diffonderli dopo la riunione
Tieni traccia delle principali decisioni che incidono sul progetto, perlomeno. Comunicare i risultati della riunione mette tutti sulla stessa pagina ed è importante per la collaborazione.
8. Seguire gli elementi di azione prima della riunione successiva
Crea un processo a circuito chiuso per consentire il successo del progetto. Chiama la parte responsabile in video o visita di persona per lavorare sui blocchi o negoziare una nuova scadenza. Risolvi i problemi prima del prossimo incontro.
Provalo. Inizia con un elemento. Inizierai subito a notare una differenza. Impara ad amare i tuoi incontri.
Per ulteriori suggerimenti su come sbarazzarsi di riunioni inutili, scarica la nostra guida su Come possedere le tue riunioni.
