Quando si tratta di adottare la videoconferenza sul posto di lavoro, ci sono due tipi di persone: quelle che intuitivamente "capiscono" e quelle che hanno bisogno di essere convincenti. Per le persone nel primo campo, l'utilità e il valore intrinseci di un sistema di videoconferenza sono evidenti; per citare un CEO e un grande utente di Lifesize, "Non giustifico in termini di costi l'uso dei nostri telefoni o computer, quindi perché giustificare in termini di costi l'uso della videoconferenza?" Ma per le persone nel secondo campo, la videoconferenza rappresenta un cambiamento allo status quo e, in quanto tale, richiede un'ulteriore giustificazione dei costi prima che possa essere pienamente adottata e adottata nell'organizzazione.
Quanto costa la videoconferenza?
Oggi, la maggior parte delle organizzazioni sta adottando servizi di videoconferenza basati su cloud. Il prezzo di questi servizi in genere inizia con una versione di prova gratuita o un'offerta "freemium" con funzionalità limitate e si adatta ai prezzi aziendali progettati per organizzazioni più grandi con centinaia o migliaia di utenti. La maggior parte, ma non tutti, i fornitori di videoconferenze su cloud (incluso Lifesize) addebitano in base a un modello "per host", il che significa che l'utilizzo viene fatturato in base a coloro che pianificano e facilitano attivamente le riunioni, mentre i partecipanti e gli ospiti alla riunione possono in genere partecipare gratuitamente.
Le organizzazioni che iniziano appena con le videoconferenze in genere dovrebbero prevedere un budget compreso tra $ 13 e $ 20 per host al mese o tra $ 150 e $ 250 all'anno con fatturazione annuale. Per molte organizzazioni, questo è inferiore al costo dei contratti legacy di solo audio o conferenza Web e una giustificazione dei costi comune è semplicemente sostituire un piano di audioconferenza legacy con una moderna soluzione di videoconferenza che includa anche chiamate audio e condivisione dello schermo.
Il costo delle apparecchiature per videoconferenza può variare da $ 100 di configurazione della webcam a $ 2,000 kit fai-da-te di hardware di consumo standard e fino a $ 10-20,000 o più per soluzioni di telepresenza integrate. L'attrezzatura per sale riunioni viene generalmente venduta come acquisto anticipato una tantum, ma può anche essere noleggiata o finanziata "come servizio" con costi ripartiti su più anni. In quest'ultimo scenario, le organizzazioni dovrebbero prevedere un budget compreso tra $ 100 e $ 300 per stanza al mese (o da ~ $ 1,200 a $ 3,600 pagati annualmente) per consentire ai tuoi team videoconferenze affidabili di classe aziendale. (Nota, come computer, smartphone o qualsiasi altra tecnologia, il ciclo di vita previsto per le apparecchiature per videoconferenze varia notevolmente in base al fornitore. Le organizzazioni dovrebbero considerare l'aspettativa di vita delle apparecchiature per videoconferenze prima dell'acquisto per comprendere appieno il costo totale di proprietà in 5-10 anni periodo).
Se non sai da dove iniziare, puoi consultare il nostro elenco di migliori apparecchiature per videoconferenze.
Costo del software/servizio di videoconferenza
Un servizio software di videoconferenza cloud è tutto ciò che serve per abilitare la videoconferenza su dispositivi personali come laptop e telefoni. I piccoli team e i team remoti senza sale conferenze potrebbero non aver bisogno di attrezzature per sale riunioni e possono optare per una soluzione solo software. App di videoconferenza gratuite sono disponibili ma in genere limitano l'utilizzo in base al numero di partecipanti o ai limiti di durata massima delle chiamate. I servizi di videoconferenza crittografati e affidabili di livello aziendale in media tra $ 13 e $ 20 per host al mese.
- A grandezza naturale: a partire da $12.95 ospite/mese (Visualizza i prezzi)
- WebEx: a partire da $13.50 ospite/mese
- GoToMeeting: a partire da $14.00 ospite/mese
- Zoom: a partire da $14.99 ospite/mese
- BlueJeans: A partire da $16.65 ospite/mese
Costi nascosti a cui prestare attenzione
I prezzi di listino degli abbonamenti varieranno durante l'anno man mano che le funzionalità vengono rilasciate e i pacchetti vengono riconfigurati, ma ci sono due componenti aggiuntivi principali di cui gli acquirenti dovrebbero essere a conoscenza:
Tariffe per audioconferenza PSTN al minuto
L'audioconferenza è un componente aggiuntivo comune che abilita un'opzione di accesso gratuito per i partecipanti che si uniscono a una riunione tramite una linea telefonica standard. Molti clienti Zoom devono riscuotere una fattura aggiuntiva solo per le chiamate audio, in base alle tariffe regionali pubblicate per le audioconferenze. E quando le tariffe vengono fatturate per partecipante al minuto, i costi aggiuntivi possono aumentare rapidamente.
Per esempio, un Audio 10 (PSTN) conferenza con partecipanti nel Regno Unito viene fatturata a una tariffa di $0.87 al minuto ($ 0.087 per partecipante alla chiamata), oppure $52.20 all'ora. La stessa chiamata eseguita su base settimanale costerebbe $2,714.40 in canoni di utilizzo annuali per una sola riunione ricorrente.
Interoperabilità SIP/H.323
Un altro componente aggiuntivo costoso sono i connettori per sale conferenze necessari per abilitare l'interoperabilità SIP/H.323. Per molti fornitori di soluzioni solo software, la possibilità di aggiungere il supporto per le chiamate in sala conferenze prevede una tariffa annuale per stanza di una media di $ 500 per stanza all'anno. Senza di essa, i partecipanti alla riunione non potranno accedere dai loro sistemi per sale conferenze basati su standard e saranno invece costretti a partecipare dall'applicazione software del provider.
Costo delle apparecchiature per videoconferenza
Il costo della tecnologia per condurre una videoconferenza è diminuito drasticamente negli ultimi tre o cinque anni. La disponibilità di reti ad alta velocità e telecamere HD ha portato a soluzioni all-in-one sala riunioni e soluzioni per sale conferenze che costano un decimo di quello che soluzioni simili vendevano meno di un decennio fa. I kit di videoconferenza fai-da-te di dispositivi USB standard possono essere assemblati per circa $ 2,000 e i dispositivi all-in-one possono essere distribuiti per un minimo di $ 99 per stanza al mese.
- Lifesize Icon 300: A partire da $99 camera/mese o $ 1,999 (Visualizza i prezzi)
- Logitech Tap Kit per Zoom Rooms: a partire da $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: a partire da $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: richiedono un preventivo personalizzato e/o una tariffa annuale di $ 500 per il connettore della camera (hardware non incluso)
CapEx vs OpEx
Oggi, le aziende hanno opzioni su come scegliere di acquistare o noleggiare sistemi di telecamere per videoconferenza per le loro sale riunioni. Mentre i sistemi video sono tradizionalmente investimenti pesanti in CapEx, camere come servizio i modelli offrono un'opzione OpEx per proteggere l'hardware della sala riunioni a una tariffa fissa mensile o annuale.
Calcolatore del costo totale di proprietà (TCO) di videoconferenza
Il TCO tiene conto dei costi diretti e indiretti di un prodotto e include più di ciò che c'è sul cartellino del prezzo. Possono aumentare i costi aggiuntivi come le tariffe per le audioconferenze al minuto, i costi di interoperabilità SIP/H323 e qualsiasi potenziale miglioramento dell'infrastruttura necessario per supportare una soluzione. Ecco i primi cinque fattori che contribuiscono al costo totale di proprietà:
- Canoni di abbonamento/licenza – Costi di abbonamento per host contrattati, inclusi eventuali componenti aggiuntivi come webinar, pacchetti di registrazione o integrazione
- Spese di larghezza di banda/chiamate audio – Le videoconferenze possono aumentare l'utilizzo della larghezza di banda Internet di un'azienda e molte soluzioni addebitano un costo aggiuntivo al minuto per le chiamate audio
- Infrastruttura – Costi per allestire sale conferenze con display aggiuntivi o connessioni Ethernet
- Risoluzione dei problemi informatici – Tempo e risorse IT per la manutenzione delle apparecchiature e la gestione delle relazioni con i fornitori
- Risoluzione dei problemi dell'utente finale – Utilizza tempo e risorse per apprendere una nuova soluzione
Il nostro Calcolatore TCO per videoconferenze ti consente di confrontare i fornitori in base a semplici input di utente e utilizzo e fornisce un output dettagliato dei pro e dei contro di ciascuna soluzione.
Formule ROI per videoconferenze
Sebbene molti dei vantaggi sociali della videoconferenza siano difficili da calcolare, è comunque importante valutare il ROI di qualsiasi tecnologia prima di effettuare un investimento. Comprendere il valore ottenuto dall'implementazione della videoconferenza aiuta i responsabili delle decisioni aziendali a capire perché la videoconferenza dovrebbe essere vista come una necessità, non solo come una caratteristica. Ecco tre modi per calcolare il ROI delle videoconferenze:
Risparmio di viaggio
Osserva i costi di viaggio per i siti in cui i tuoi dipendenti viaggiano di solito. Quale percentuale di quei dollari di viaggio può essere spostata utilizzando la videoconferenza? Calcola un budget di viaggio medio annuo e applica una percentuale ragionevole che può essere sostituita dalla videoconferenza.
x [% Spostamento videoconferenza]
Confronta l'output di questo calcolo con il costo di un servizio di videoconferenza. Può aiutarti a darti una stima approssimativa di quanto tempo ci vorrà per ripagare il tuo investimento iniziale.
= $ 1,000,000 di budget di viaggio
Se solo la metà di queste riunioni si verificasse in videoconferenza, potresti utilizzare quei $ 500,000 per abilitare il video dell'intera organizzazione e allestire 100 sale riunioni con Sistemi di videoconferenza 4K. E con le videoconferenze HD di alta qualità, non perdi nessuno dei dettagli della vita reale, interazioni faccia a faccia.
Oltre al prezzo fisico del biglietto aereo e dell'alloggio, ci sono anche ore produttive perse per viaggiare. I viaggi da e per gli aeroporti, i controlli di sicurezza e l'attesa per salire a bordo degli aerei sono tutti modi che ostacolano la produttività. In media, in un viaggio medio si sprecano otto ore. Non dimenticare di includere il costo delle ore sprecate per ogni viaggio nella tua spesa media di viaggio.
Aumento della produttività delle riunioni
Il dipendente medio è programmato per quasi 60 riunioni ogni mese. Con un minuto su tre di ogni giornata lavorativa trascorsa nelle riunioni, è importante massimizzare la produttività delle riunioni per sfruttare al meglio il tuo tempo.
In Lifesize, il nostro tempo medio per le riunioni continua a essere di circa 18 minuti, ben al di sotto dei 30 o 60 minuti che il tuo calendario suggerirebbe. Riducendo il tempo necessario per chiedere "Chi si è appena iscritto?" dieci volte una videochiamata e rimuovendo gli errori di comunicazione non verbali, sei in grado di entrare subito nella riunione a portata di mano. Può sembrare un contributo minore al ROI, ma anche 5 minuti in una riunione risparmiati su 60 riunioni ti fanno guadagnare 5 ore in più al mese.
Moltiplicalo per gli stipendi nella sala riunioni e troverai rapidamente un ritorno sul tuo investimento.
Spostamento tecnologico
Una terza considerazione sul ROI prende la forma di spostamento tecnologico. In genere, la videoconferenza viene implementata in sostituzione di una soluzione di conferenza Web o audioconferenza obsoleta. Prendi il denaro che verrebbe utilizzato per le conferenze tradizionali e applicalo a una soluzione all-in-one che copre le conferenze audio, web e video. Potresti essere in grado di giustificare il costo di una moderna soluzione ospitata su cloud semplicemente ritirando un servizio obsoleto e sottoutilizzato.
Naturalmente, il vero ROI della videoconferenza è il valore che gli utenti attribuiscono alla tecnologia. Se gli utenti percepiscono un vantaggio dalla videoconferenza e lo trovano facile da usare, lo utilizzeranno e la tecnologia sarà presto vista come una componente business-critical del loro lavoro quotidiano.
Confronto dei costi: quale soluzione di videoconferenza è la migliore per la tua azienda
Con opzioni apparentemente infinite per le soluzioni di videoconferenza nell'ambiente di lavoro odierno, comprese le offerte di uno stuolo di marchi come Microsoft, Cisco, Google e altri, vogliamo semplificare la navigazione tra potenziali fornitori e scegliere la videoconferenza migliore per le tue esigenze e il tuo budget , che tu sia una grande azienda o un piccola impresa. La nostra guida a Selezione di una soluzione di videoconferenza è un ottimo punto di partenza per le domande da porre e le caratteristiche da cercare quando si valutano le proprie esigenze. E armato delle giuste informazioni, il nostro Calcolatore TCO ti darà un confronto fianco a fianco dei costi di molti dei più famosi fornitori di videoconferenze.
