Encontrar las herramientas adecuadas para tomar notas para sus reuniones

Hoy vamos a ver algunas de las diversas herramientas para tomar notas en el mercado, y me gustaría comenzar con una metáfora. Como cualquier aficionado a las carreras de autos podría decirle, Michael Schumacher es probablemente el piloto de carreras más famoso del mundo, siete veces campeón de Fórmula Uno y pasó la impresionante cantidad de 15 años en la cima de su profesión. Y aunque su increíble talento representó la mayor parte de su éxito, también estuvo en algunos de los mejores equipos del deporte, conduciendo los autos de carreras más avanzados del mundo. Si a Schumacher no le hubieran dado las herramientas adecuadas para el trabajo, si lo hubieran puesto en la pista, por ejemplo, en un sedán mediano estándar en lugar de un auto de Fórmula Uno, nunca hubiera ganado una sola carrera.

Si bien las reuniones de oficina son mucho menos glamorosas que las carreras internacionales de Fórmula Uno, el punto es que su éxito depende de tener las herramientas adecuadas para tomar notas. Cuando se trata de tomar notas, ¿estás en ese Ford Focus o estás en el auto de carreras Ferrari? Echemos un vistazo a algunas de las herramientas más comunes para averiguarlo.

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Bloc de notas

El viejo modo de espera. Ya sea papelería legal amarilla o un cuaderno Moleskine aprobado por el departamento creativo, el bloc de notas es un gran punto de partida. Pero no puede compartirlo sin un escáner, los documentos no se pueden buscar y es fácil perderlos. Para reuniones pequeñas e informales, el bloc de notas es excelente. Pero para algo más grande que eso, es posible que desee considerar intensificar su juego de toma de notas.


Procesador de textos

Debido a que los documentos creados en procesadores de texto pueden enviarse por correo electrónico, buscarse y guardarse en una unidad de respaldo, representan una gran mejora con respecto al antiguo bloc de notas analógico en términos de potencial de colaboración y seguridad. Desafortunadamente, los procesadores de texto pierden gran parte de esa utilidad porque carecen de las capacidades de forma libre del antiguo lápiz y papel. En última instancia, estos programas son excelentes para tomar minutos pero menos útiles para el pensamiento creativo de forma libre.


Evernote

Evernote es una herramienta "freemium" que fue diseñada específicamente para tomar notas y archivar, una combinación destinada a sacar lo mejor de ambos mundos. Las "notas" patentadas de Evernote pueden consistir en texto formateado, páginas web, extractos web, fotografías, notas de voz e incluso notas escritas a mano tomadas de las pantallas de las tabletas.


Microsoft OneNote

Al igual que Evernote, el programa OneNote de Microsoft es un programa colaborativo de libre acceso destinado a llevar la experiencia de tomar notas al siglo XXI. Microsoft diseñó el programa para que fuera una versión computarizada de la icónica carpeta de tres anillos. A diferencia de los procesadores de texto, donde el énfasis está en la publicación, OneNote facilita recopilar, organizar y compartir notas sin pulir. Las páginas pueden tener el tamaño que desee, las imágenes se pueden insertar sin pérdida de calidad y no tiene que trabajar con un diseño de página establecido.


Grabar y compartir de tamaño natural

Los sistemas de videoconferencia de Lifesize le permiten grabar y reproducir reuniones completas para que nunca más se pierda una actualización o un elemento de acción. Cuando se usa junto con algunas de las herramientas más poderosas para tomar notas, como Microsoft OneNote o el nuevo programa Keep de Google, este es nuestro Ferrari metafórico: rápido, optimizado y poderoso. Grabar y compartir de tamaño natural habilita cualquier Aplicación de tamaño natural usuario para grabar de forma segura sus videoconferencias, o conversaciones individuales, desde cualquiera de sus dispositivos o sistemas de sala de reuniones. Incluso pueden capturar el contenido que se comparte dentro de la llamada, todo con un solo clic. Cuando graba un video, se guarda automáticamente en su biblioteca de videos personal en su cuenta de Lifesize, donde puede ver, dar me gusta, compartir y guardar videos para verlos más tarde.


Sin notas, las reuniones son un ejercicio inútil. Y al final del día, las notas que toma son tan útiles y prácticas como los medios en los que están grabadas. Por lo tanto, si desea aprovecharlos al máximo, será mejor que abandone el Focus por el Ferrari: comience a grabar sus reuniones con Lifesize, tome notas en un software potente y especialmente diseñado y aproveche las ventajas comerciales más avanzadas. ¡herramientas para tomar notas!

Para obtener más información y consejos sobre cómo dirigir las reuniones de las que su equipo quiere formar parte, consulte nuestra guía sobre Cómo ser dueño de sus reuniones.