CareFlight es una organización benéfica aeromédica australiana que utiliza helicópteros, aviones y medijets para brindar tratamiento médico urgente y transporte a más de 5,000 pacientes en Nueva Gales del Sur, el Territorio del Norte y aguas internacionales frente a las costas de Australia cada año. El servicio de CareFlight se basa en el trabajo en equipo entre la tripulación aérea, los equipos médicos y los coordinadores que trabajan en estrecha colaboración para garantizar que los pacientes gravemente enfermos y lesionados reciban la atención adecuada a nivel hospitalario lo más rápido posible.
El servicio también requiere un compromiso permanente con la formación. Todos los médicos y enfermeras de CareFlight están especialmente capacitados en medicina prehospitalaria y de transporte. La organización tiene acreditación docente con los colegios de cuidados críticos de anestesia, cuidados intensivos y medicina de emergencia. A lo largo de los años, ha brindado capacitación en medicina prehospitalaria y de transporte a cientos de especialistas en cuidados intensivos de una amplia variedad de instituciones médicas.
“CareFlight tiene una fuerza laboral ampliamente distribuida, y siempre pensamos que las videoconferencias podrían ser una herramienta importante tanto para el desarrollo profesional de las personas como para las comunicaciones básicas sin generar costos adicionales, como viajes o alojamiento”.
Desafío
CareFlight emplea una fuerza laboral diversa de 500 empleados médicos, de aviación y administrativos en Nueva Gales del Sur y el Territorio del Norte. Muchos solo trabajan un turno por mes o menos, por lo que mantener a todos los empleados en contacto entre sí y mantener una cultura cohesiva es una prioridad importante. Igualmente crítica, si no más, es la necesidad de garantizar que la capacitación de los empleados se mantenga actualizada y que se cumplan los compromisos de desarrollo profesional. El mayor impedimento para lograr esto siempre ha sido la dificultad y el gasto de los viajes de estudiantes y profesores.
El director de información, Gary Williams, explica: “No puedo exagerar la cantidad de capacitación que hay en CareFlight entre nuestra división de aviación y la división médica. Somos un hospital de capacitación acreditado para atención médica de emergencia, por lo que a menudo tenemos personas que vienen y se capacitan con nosotros durante seis meses, hacen el curso acreditado y luego se van. El entrenamiento es constante.”
Debido a todos estos factores, el potencial de las videoconferencias ha sido reconocido durante mucho tiempo en CareFlight. En varios momentos en el pasado, se hicieron intentos para aprovechar la tecnología, con empleados incursionando en Skype™ y otras soluciones basadas en la web. Lo que encontraron fue que, aunque Skype hizo que la idea de las videoconferencias fuera accesible, las conexiones de datos y los puertos de Internet resultantes eran demasiado poco prácticos.
El siguiente intento de CareFlight involucró los servicios de una plataforma de videoconferencia basada en la web. Sin embargo, cuando colapsó el proveedor de servicios, la empresa se quedó sin una solución de video. Dado que era necesario cumplir con los compromisos de capacitación remota, Williams decidió que era hora de que CareFlight adoptara un nuevo enfoque para las videoconferencias y la entrega de capacitación.
Solución
Williams recurrió al mercado en busca de una capacidad de servicio híbrida basada en la web. “Idealmente, lo que necesitábamos eran terminales, así como la posibilidad de que los usuarios remotos se unieran desde su computadora, teléfono o tableta. Queríamos lo mejor de ambos mundos. Encontré muchas soluciones muy buenas con una capacidad u otra, pero no muchas en las que los usuarios pudieran unirse sin tener que ingresar un montón de códigos. Y tan pronto como los usuarios tienen que hacer clic en los botones o cargar archivos, ahí es donde las cosas pueden salir mal”.
“No se puede dedicar más tiempo a capacitar a las personas para que usen el equipo del que realmente dedicarían a las videoconferencias. Y no se puede poner una persona técnica en cada ubicación. Al final, tardamos unas seis semanas en descubrir que Lifesize podía hacer esta combinación de forma económica y sencilla para nuestros usuarios”, observa.
Williams seleccionó Lifesize Cloud, una solución de presentación, audio y video de alta definición totalmente integrada que requiere una instalación y mantenimiento mínimos de TI o de instalaciones.
“Hicimos una prueba de concepto utilizando Lifesize Cloud en un sitio basado en Internet. Debido a que muchas soluciones de videoconferencia solo funcionan bien hasta el punto en que se involucra algún tipo de presentación multimedia, nuestro objetivo era ver cómo funcionaría el sistema si un usuario necesitara mostrar una película como parte de una sesión de capacitación”. Le dijimos a Lifesize: “Queremos que nos muestre un video de gatos de YouTube™, y respondieron mostrándonos lo simple que fue lograrlo. Dos clics y el video funcionó bien”, dice Williams con una sonrisa. En diciembre de 2014, se implementaron tres sistemas de videoconferencia: dos en la oficina central de Sydney y un tercero en la oficina administrativa de Darwin.
En cuanto al hardware en sí, Williams agrega: “Los sistemas son ciertamente robustos. Se colocó un endpoint Lifesize Icon 600 en la parte trasera de un camión lleno de equipos médicos. Se colocó y enchufó, se registró en Lifesize Cloud y funcionó a la primera. Ni siquiera conseguimos que Lifesize lo instalara, y desde entonces ha funcionado maravillosamente”.
Resultados
Desde principios de 2015, la división de capacitación de CareFlight ha hecho un uso constante de la capacidad de videoconferencia en la nube. El equipo está permitiendo a la organización cumplir con sus obligaciones de capacitación remota y ha facilitado el acceso de los estudiantes a los cursos.
“Nuestro objetivo era hacer que las videoconferencias fueran perfectas en la formación, para que fuera una actividad de fondo. Creo que lo hemos logrado. El departamento de capacitación puede programar, ejecutar y administrar cursos por su cuenta, y los capacitadores pueden concentrarse en lo que están haciendo en lugar de dedicar tiempo a la tecnología. Tampoco tienen que volar de un lugar a otro o traer estudiantes”, afirma Williams.
“En teoría, cualquier persona con un iPhone™, un iPad™ o una computadora portátil puede participar. Todos tienen las herramientas adecuadas en sus manos. Nuestro siguiente paso es hacer de las videoconferencias una parte cotidiana de nuestras vidas. Alentamos a los gerentes a que lo usen en lugar de viajar y asistir físicamente a las reuniones. Nuestra expectativa es que se usará mucho y esperamos que reduzca los gastos de viaje y de avión”, dijo Williams.
Si bien el potencial de las comunicaciones por video es grande, Williams se mantiene realista sobre su uso. “Cuando se trata de presentaciones, me gustaría ver que Lifesize reemplace los teléfonos fijos de antaño”, señala.
Desde una perspectiva de TI, la confiabilidad del sistema de videoconferencia en la nube de Lifesize ha resultado en menos llamadas de usuarios que solicitan asistencia de TI, y la capacitación no se retrasa debido a problemas.
“Todavía es un poco pronto para cuantificar todas las ventajas de las videoconferencias, pero el mayor beneficio es claramente la continua acreditación de nuestro departamento de capacitación. Este departamento sustenta la viabilidad de todo el negocio. Cualquier ahorro que hagamos además de esto será una bonificación, pero dado que gastamos una gran cantidad de dinero en viajes, no creo que sea muy difícil encontrar ese ROI [retorno de la inversión] a tiempo”, Williams concluye.
