CareFlight er en australsk flymedisinsk veldedighetsorganisasjon som bruker helikoptre, fly og medijets for å gi akutt medisinsk behandling og transport til over 5,000 pasienter i New South Wales, Northern Territory og internasjonalt farvann utenfor kysten av Australia hvert år. CareFlights tjeneste er avhengig av teamarbeid mellom flybesetning, medisinske team og koordinatorer som jobber tett sammen for å sikre at kritisk syke og skadde pasienter får riktig behandling på sykehusnivå så raskt som mulig.
Tjenesten krever også en løpende satsing på opplæring. Alle CareFlight leger og sykepleiere er spesialutdannet i prehospital og transportmedisin. Organisasjonen har undervisningsakkreditering med de kritiske høgskolene for anestesi, intensiv og akuttmedisin. Gjennom årene har det gitt opplæring i prehospital og transportmedisin til hundrevis av spesialister i kritisk omsorg fra en rekke medisinske institusjoner.
"CareFlight har en stort sett distribuert arbeidsstyrke, og vi har alltid trodd at videokonferanser kan være et viktig verktøy å bruke for både profesjonell utvikling av mennesker og for grunnleggende kommunikasjon uten å påføre ekstra kostnader som reise eller overnatting."
Utfordring
CareFlight sysselsetter en mangfoldig arbeidsstyrke på 500 medisinske, luftfarts- og administrative ansatte over hele New South Wales og Northern Territory. Mange jobber kun ett skift per måned eller mindre, så det er viktig å holde kontakten med alle ansatte og opprettholde en sammenhengende kultur. Like viktig – om ikke mer – er behovet for å sikre at ansattes opplæring holdes oppdatert og at forpliktelser om faglig utvikling oppfylles. Den største hindringen for å oppnå dette har alltid vært vanskelighetene og utgiftene til elev- og lærerreiser.
Informasjonssjef Gary Williams forklarer: «Jeg kan ikke overdrive hvor mye opplæring det er på CareFlight mellom vår luftfartsavdeling og den medisinske avdelingen. Vi er et akkreditert treningssykehus for akuttmedisinsk behandling, så ofte har vi folk som kommer og trener hos oss i seks måneder, tar det akkrediterte kurset og deretter drar. Treningen er konstant.»
På grunn av alle disse faktorene har potensialet for videokonferanser lenge vært anerkjent hos CareFlight. På forskjellige tidspunkter i fortiden ble det gjort forsøk på å utnytte teknologien, med ansatte som drev med Skype™ og andre nettbaserte løsninger. Det de fant var at selv om Skype gjorde ideen om videokonferanse tilgjengelig, var de resulterende strupede datatilkoblingene og Internett-portene for upraktiske.
CareFlights neste forsøk involverte tjenestene til en nettbasert videokonferanseplattform. Men da tjenesteleverandøren kollapset, sto selskapet igjen uten en videoløsning. Da fjernopplæringsforpliktelser må oppfylles, bestemte Williams at det var på tide for CareFlight å ta i bruk en ny tilnærming til videokonferanser og opplæringslevering.
Oppløsning
Williams vendte seg til markedet og søkte etter en hybrid nettbasert tjenestefunksjon. "Ideelt sett var det vi trengte endepunkter samt muligheten for eksterne brukere til å bli med fra datamaskinen, telefonen eller nettbrettet. Vi ønsket det beste fra to verdener. Jeg fant mange veldig gode løsninger med den ene eller den andre muligheten, men ikke mange der brukere kunne bli med uten å måtte taste inn en hel haug med koder. Og så snart brukere må klikke på knapper eller laste opp filer, er det der ting kan gå galt.»
«Du kan ikke bruke mer tid på å lære folk å bruke utstyret enn de faktisk ville brukt på videokonferanser. Og du kan ikke plassere en teknisk person på alle steder. Til slutt tok det oss omtrent seks uker å oppdage at Lifesize kunne gjøre denne blandingen både økonomisk og enkelt for brukerne våre,» observerer han.
Williams valgte Lifesize Cloud, en fullt integrert HD-video-, lyd- og presentasjonsløsning som krever minimalt med IT- eller anleggsinstallasjon og vedlikehold.
"Vi gjorde et proof of concept ved å bruke Lifesize Cloud på et Internett-basert nettsted. Fordi mange videokonferanseløsninger bare fungerer bra opp til det punktet hvor du involverer en form for multimediapresentasjon, var målet vårt å se hvordan systemet ville fungere hvis en bruker trengte å vise en film som en del av en treningsøkt." Vi sa til Lifesize: «Vi vil at du skal vise oss en YouTube™-video av katter, og de svarte med å vise oss hvor enkelt dette var å oppnå. To klikk og videoen fungerte bra, sier Williams med et smil. I desember 2014 ble tre videokonferansesystemer utplassert – to i hovedkontoret i Sydney og et tredje på Darwins administrative kontor.
Når det gjelder selve maskinvaren, legger Williams til: "Systemene er absolutt robuste. Et Lifesize Icon 600-endepunkt ble satt på baksiden av en lastebil fylt med medisinsk utstyr. Den ble satt på plass og plugget inn, registrerte seg på Lifesize Cloud, og fungerte første gang. Vi fikk ikke engang Lifesize til å installere den, og den har fungert vakkert siden.»
Resultater
Siden tidlig i 2015 har CareFlights treningsavdeling gjort konsekvent bruk av skyvideokonferansefunksjonen. Utstyret gjør det mulig for organisasjonen å oppfylle sine fjernopplæringsforpliktelser og har gjort det lettere for studenter å få tilgang til kurs.
"Målet vårt var å gjøre videokonferanser sømløse i trening, for å gjøre det til en bakgrunnsaktivitet. Jeg tror vi har oppnådd det. Treningsavdelingen kan planlegge, gjennomføre og administrere kurs på egenhånd, og trenere står fritt til å fokusere på det de gjør i stedet for å bruke tid på å fokusere på teknologien. De trenger heller ikke å fly fra sted til sted eller fly inn studenter, sier Williams.
«I teorien kan alle med en iPhone™, en iPad™ eller en bærbar datamaskin bli med. Alle har de riktige verktøyene i hendene. Vårt neste skritt er å gjøre videokonferanser til en daglig del av livene våre. Vi oppfordrer ledere til å bruke det i stedet for å reise og komme fysisk på møter. Vår forventning er at det vil bli brukt mye, og vi håper det vil redusere reise- og flyutgifter, sa Williams.
Mens potensialet for videokommunikasjon er stort, er Williams fortsatt realistisk når det gjelder bruken. "Når presentasjoner er involvert, vil jeg gjerne se Lifesize erstatte de gamle fasttelefonene," bemerker han.
Fra et IT-perspektiv har påliteligheten til Lifesize skyvideokonferansesystem resultert i færre anrop fra brukere som ber om støtte fra IT, og opplæringen blir ikke forsinket på grunn av problemer.
«Det er fortsatt litt tidlig å kvantifisere alle fordelene med videokonferanser, men den største fordelen er helt klart den fortsatte akkrediteringen av opplæringsavdelingen vår. Denne avdelingen underbygger levedyktigheten til hele virksomheten. Eventuelle besparelser vi gjør på toppen av dette vil være en bonus, men siden vi bruker ganske mye penger på reiser, tror jeg ikke det kommer til å være for vanskelig å finne den ROI [avkastning] i tide,» Williams konkluderer.
