CareFlight to australijska organizacja charytatywna zajmująca się medycyną lotniczą, która co roku wykorzystuje helikoptery, samoloty i odrzutowce medyczne do zapewnienia pilnej pomocy medycznej i transportu ponad 5,000 pacjentów w Nowej Południowej Walii, na Terytorium Północnym i na wodach międzynarodowych u wybrzeży Australii. Usługi CareFlight opierają się na pracy zespołowej między załogami samolotów, zespołami medycznymi i koordynatorami ściśle ze sobą współpracującymi, aby zapewnić, że krytycznie chorzy i ranni pacjenci otrzymają jak najszybciej odpowiednią opiekę na poziomie szpitalnym.
Usługa wymaga również ciągłego zaangażowania w szkolenia. Wszyscy lekarze i pielęgniarki CareFlight są specjalnie przeszkoleni w zakresie medycyny przedszpitalnej i transportu. Organizacja posiada akredytację dydaktyczną kolegiów anestezjologii, intensywnej terapii i medycyny ratunkowej. Przez lata zapewniała szkolenia z zakresu medycyny przedszpitalnej i transportu dla setek specjalistów intensywnej opieki medycznej z różnych instytucji medycznych.
„CareFlight ma w dużej mierze rozproszoną siłę roboczą i zawsze uważaliśmy, że wideokonferencje mogą być ważnym narzędziem zarówno do rozwoju zawodowego ludzi, jak i do podstawowej komunikacji bez zwiększania kosztów, takich jak podróże czy zakwaterowanie”.
Opis projektu
CareFlight zatrudnia zróżnicowaną siłę roboczą 500 pracowników medycznych, lotniczych i administracyjnych w całej Nowej Południowej Walii i na Terytorium Północnym. Wielu pracuje tylko na jedną zmianę miesięcznie lub krócej, więc utrzymywanie kontaktu wszystkich pracowników ze sobą i utrzymywanie spójnej kultury jest ważnym priorytetem. Równie ważna – jeśli nie bardziej – jest potrzeba zapewnienia aktualności szkoleń pracowników i spełnienia zobowiązań dotyczących rozwoju zawodowego. Największą przeszkodą w osiągnięciu tego celu zawsze były trudności i koszty podróży uczniów i nauczycieli.
Dyrektor ds. Informatyki, Gary Williams, wyjaśnia: „Nie mogę przecenić liczby szkoleń w CareFlight między naszym działem lotniczym a działem medycznym. Jesteśmy akredytowanym szpitalem szkoleniowym w zakresie ratownictwa medycznego, więc często mamy ludzi, którzy przyjeżdżają i trenują z nami przez sześć miesięcy, przechodzą akredytowany kurs, a potem wyjeżdżają. Trening jest stały.”
Ze względu na wszystkie te czynniki potencjał wideokonferencji od dawna jest dostrzegany w firmie CareFlight. W różnych okresach w przeszłości podejmowano próby wykorzystania tej technologii, a pracownicy próbowali korzystać ze Skype™ i innych rozwiązań internetowych. Odkryli, że chociaż Skype sprawił, że pomysł wideokonferencji stał się osiągalny, wynikające z tego zdławienie połączeń danych i portów internetowych było zbyt niepraktyczne.
Kolejna próba CareFlight dotyczyła usług internetowej platformy do wideokonferencji. Kiedy jednak dostawca usług upadł, firma została bez rozwiązania wideo. Ponieważ zobowiązania dotyczące szkoleń zdalnych musiały zostać spełnione, Williams zdecydował, że nadszedł czas, aby firma CareFlight przyjęła nowe podejście do wideokonferencji i prowadzenia szkoleń.
Rozwiązanie
Firma Williams zwróciła się ku rynkowi w poszukiwaniu hybrydowej usługi internetowej. „W idealnej sytuacji potrzebowaliśmy punktów końcowych oraz możliwości dołączania zdalnych użytkowników z komputera, telefonu lub tabletu. Chcieliśmy najlepszego z obu światów. Znalazłem wiele bardzo dobrych rozwiązań z jedną lub drugą funkcją, ale niewiele było takich, w których użytkownicy mogliby się przyłączyć bez konieczności wpisywania całej masy kodów. Gdy tylko użytkownicy będą musieli klikać przyciski lub przesyłać pliki, wszystko może pójść nie tak”.
„Nie można poświęcić więcej czasu na szkolenie ludzi w zakresie korzystania ze sprzętu, niż faktycznie spędziliby na wideokonferencjach. I nie możesz umieścić osoby technicznej w każdym miejscu. W końcu około sześciu tygodni zajęło nam odkrycie, że Lifesize może wykonać to połączenie zarówno ekonomicznie, jak i łatwo dla naszych użytkowników” — zauważa.
Firma Williams wybrała Lifesize Cloud, w pełni zintegrowane rozwiązanie wideo, audio i prezentacji w wysokiej rozdzielczości, które wymaga minimalnej instalacji i konserwacji infrastruktury informatycznej lub infrastruktury.
„Przeprowadziliśmy weryfikację koncepcji przy użyciu Lifesize Cloud w witrynie internetowej. Ponieważ wiele rozwiązań do wideokonferencji działa dobrze tylko do momentu, w którym stosuje się jakąś formę prezentacji multimedialnej, naszym celem było sprawdzenie, jak system działałby, gdyby użytkownik chciał wyświetlić film w ramach sesji szkoleniowej”. Powiedzieliśmy Lifesize: „Chcemy, abyś pokazał nam film YouTube™ przedstawiający koty, a oni odpowiedzieli, pokazując nam, jak łatwo to osiągnąć. Dwa kliknięcia i wideo działało dobrze” — mówi Williams z uśmiechem. W grudniu 2014 r. wdrożono trzy systemy wideokonferencyjne — dwa w centrali w Sydney i trzeci w biurze administracyjnym Darwin.
Jeśli chodzi o sam sprzęt, Williams dodaje: „Systemy są z pewnością solidne. Punkt końcowy Lifesize Icon 600 został umieszczony z tyłu ciężarówki wypełnionej sprzętem medycznym. Został zainstalowany i podłączony, zarejestrował się w Lifesize Cloud i zadziałał za pierwszym razem. Nawet nie zmusiliśmy Lifesize do zainstalowania go i od tego czasu działa doskonale”.
Efekt
Od początku 2015 r. dział szkoleń firmy CareFlight konsekwentnie korzysta z funkcji wideokonferencji w chmurze. Sprzęt umożliwia organizacji wypełnienie obowiązków w zakresie szkoleń zdalnych i ułatwił studentom dostęp do kursów.
„Naszym celem było sprawienie, by wideokonferencje były bezproblemowe podczas szkoleń, aby były czynnością w tle. Myślę, że to osiągnęliśmy. Dział szkoleń może samodzielnie planować, prowadzić i zarządzać kursami, a trenerzy mogą skupić się na tym, co robią, zamiast spędzać czas na technologii. Nie muszą też latać z miejsca na miejsce ani przywozić uczniów” — zapewnia Williams.
„Teoretycznie każdy, kto ma iPhone™, iPad™ lub laptop, może się przyłączyć. Każdy ma w swoich rękach odpowiednie narzędzia. Naszym kolejnym krokiem jest sprawienie, aby wideokonferencje stały się codzienną częścią naszego życia. Zachęcamy menedżerów, aby korzystali z niej zamiast podróżować i fizycznie przychodzić na spotkania. Oczekujemy, że będzie często używany i mamy nadzieję, że obniży wydatki na podróże i linie lotnicze” – powiedział Williams.
Chociaż potencjał komunikacji wideo jest duży, Williams pozostaje realistą w kwestii jej wykorzystania. „Jeśli chodzi o prezentacje, chciałbym, aby Lifesize zastąpiło stare telefony stacjonarne” — zauważa.
Z punktu widzenia IT niezawodność systemu wideokonferencji w chmurze Lifesize zaowocowała mniejszą liczbą połączeń od użytkowników proszących o wsparcie działu IT, a szkolenia nie są opóźniane z powodu problemów.
„Jest jeszcze trochę za wcześnie, aby określić ilościowo wszystkie zalety wideokonferencji, ale największą korzyścią jest bez wątpienia ciągła akredytacja naszego działu szkoleniowego. Ten dział stanowi podstawę rentowności całej firmy. Wszelkie oszczędności, które uzyskamy oprócz tego, będą bonusem, ale ponieważ wydajemy sporo pieniędzy na podróże, nie sądzę, aby znalezienie zwrotu z inwestycji [zwrotu z inwestycji] w czasie było zbyt trudne” – Williams konkluduje.
