CareFlight é uma instituição de caridade aeromédica australiana que usa helicópteros, aviões e medijets para fornecer tratamento médico urgente e transporte para mais de 5,000 pacientes em Nova Gales do Sul, Território do Norte e águas internacionais na costa da Austrália todos os anos. O serviço da CareFlight depende do trabalho em equipe entre tripulantes, equipes médicas e coordenadores trabalhando em conjunto para garantir que pacientes gravemente doentes e feridos recebam o atendimento hospitalar adequado o mais rápido possível.
O serviço também exige um compromisso contínuo com a formação. Todos os médicos e enfermeiros da CareFlight são especialmente treinados em medicina pré-hospitalar e de transporte. A organização possui acreditação de ensino com as faculdades de cuidados intensivos de anestesia, terapia intensiva e medicina de emergência. Ao longo dos anos, forneceu treinamento pré-hospitalar e de medicina de transporte para centenas de especialistas em cuidados intensivos de uma ampla variedade de instituições médicas.
“A CareFlight tem uma força de trabalho amplamente distribuída e sempre pensamos que a videoconferência poderia ser uma ferramenta importante para o desenvolvimento profissional de pessoas e para comunicações básicas sem gerar custos adicionais, como viagens ou acomodação.”
Desafio
A CareFlight emprega uma força de trabalho diversificada de 500 funcionários médicos, de aviação e administrativos em Nova Gales do Sul e no Território do Norte. Muitos trabalham apenas um turno por mês ou menos, portanto, manter todos os funcionários em contato uns com os outros e manter uma cultura coesa é uma prioridade importante. Igualmente crítica – se não mais – é a necessidade de garantir que o treinamento dos funcionários seja mantido atualizado e que os compromissos de desenvolvimento profissional sejam cumpridos. O maior impedimento para isso sempre foi a dificuldade e o custo das viagens de alunos e professores.
O diretor de informações Gary Williams explica: “Não posso exagerar quanto treinamento existe na CareFlight entre nossa divisão de aviação e a divisão médica. Somos um hospital de treinamento credenciado para atendimento médico de emergência, então muitas vezes temos pessoas que vêm treinar conosco por seis meses, fazem o curso credenciado e depois vão embora. A formação é constante.”
Por causa de todos esses fatores, o potencial da videoconferência é reconhecido há muito tempo na CareFlight. Em vários momentos no passado, foram feitas tentativas de aproveitar a tecnologia, com funcionários se interessando pelo Skype™ e outras soluções baseadas na web. O que eles descobriram foi que, embora o Skype tenha tornado a ideia de videoconferência acessível, as conexões de dados bloqueadas resultantes e as portas de Internet eram muito impraticáveis.
A próxima tentativa da CareFlight envolveu os serviços de uma plataforma de videoconferência baseada na web. No entanto, quando o fornecedor de serviços entrou em colapso, a empresa ficou sem uma solução de vídeo. Com os compromissos de treinamento remoto precisando ser cumpridos, Williams decidiu que era hora da CareFlight adotar uma nova abordagem para videoconferência e treinamento.
Solução
Williams voltou-se para o mercado, em busca de uma capacidade de serviço híbrido baseado na web. “Idealmente, o que precisávamos eram endpoints, bem como a capacidade de usuários remotos ingressarem em seus computadores, telefones ou tablets. Queríamos o melhor dos dois mundos. Encontrei muitas soluções muito boas com um recurso ou outro, mas não muitos em que os usuários pudessem participar sem precisar inserir um monte de códigos. E assim que os usuários precisam clicar em botões ou fazer upload de arquivos, é aí que as coisas podem dar errado.”
“Você não pode gastar mais tempo treinando as pessoas para usar o equipamento do que elas realmente gastariam em videoconferências. E você não pode colocar um técnico em cada local. No final, levamos cerca de seis semanas para descobrir que a Lifesize poderia fazer essa combinação econômica e facilmente para nossos usuários”, observa ele.
A Williams selecionou o Lifesize Cloud, uma solução de vídeo, áudio e apresentação de alta definição totalmente integrada que requer instalação e manutenção mínimas de TI ou instalações.
“Fizemos uma prova de conceito usando o Lifesize Cloud em um site baseado na Internet. Como muitas soluções de videoconferência só funcionam bem até o ponto em que você envolve alguma forma de apresentação multimídia, nosso objetivo era ver como o sistema funcionaria se um usuário precisasse exibir um filme como parte de uma sessão de treinamento.” Dissemos à Lifesize: “Queremos que você nos mostre um vídeo do YouTube™ de gatos, e eles responderam mostrando como era simples conseguir isso. Dois cliques e o vídeo funcionou bem”, diz Williams com um sorriso. Em dezembro de 2014, três sistemas de videoconferência foram implantados – dois na sede de Sydney e um terceiro no escritório administrativo de Darwin.
Quanto ao hardware em si, Williams acrescenta: “Os sistemas são certamente robustos. Um endpoint Lifesize Icon 600 foi colocado na traseira de um caminhão cheio de equipamentos médicos. Ele foi instalado e conectado, registrou-se no Lifesize Cloud e funcionou pela primeira vez. Nós nem conseguimos que a Lifesize o instalasse, e tem funcionado lindamente desde então.”
Resultados
Desde o início de 2015, a divisão de treinamento da CareFlight tem feito uso consistente do recurso de videoconferência na nuvem. O equipamento está permitindo que a organização cumpra suas obrigações de treinamento remoto e facilitou o acesso dos alunos aos cursos.
“Nosso objetivo era tornar a videoconferência perfeita no treinamento, para torná-la uma atividade de segundo plano. Acho que conseguimos isso. O departamento de treinamento pode agendar, executar e gerenciar cursos por conta própria, e os instrutores são livres para se concentrar no que estão fazendo, em vez de gastar tempo focando na tecnologia. Nem precisam voar de um local para outro ou trazer estudantes”, afirma Williams.
“Em teoria, qualquer pessoa com um iPhone™, um iPad™ ou um laptop pode participar. Todos têm as ferramentas certas em suas mãos. Nosso próximo passo é tornar a videoconferência uma parte diária de nossas vidas. Estamos incentivando os gerentes a usá-lo em vez de viajar e comparecer fisicamente às reuniões. Nossa expectativa é que seja muito usado e esperamos que diminua as despesas com viagens e companhias aéreas”, disse Williams.
Embora o potencial para comunicações de vídeo seja grande, Williams permanece realista sobre seu uso. “Quando as apresentações estão envolvidas, eu gostaria de ver a Lifesize substituir os telefones fixos antigos”, observa ele.
Do ponto de vista de TI, a confiabilidade do sistema de videoconferência em nuvem Lifesize resultou em menos chamadas de usuários solicitando suporte de TI, e o treinamento não está sendo atrasado devido a problemas.
“Ainda é um pouco cedo para quantificar todas as vantagens da videoconferência, mas o maior benefício é claramente o credenciamento contínuo de nosso departamento de treinamento. Este departamento sustenta a viabilidade de todo o negócio. Qualquer economia que fizermos além disso será um bônus, mas como gastamos muito dinheiro em viagens, não acho que será muito difícil encontrar esse ROI [retorno do investimento] a tempo”, Williams conclui.
