Kokouksen dokumentointi on ratkaiseva askel onnistuneessa ja tehokkaassa videoneuvottelupuhelussa. Jos sinut on valittu kokouksesi pyhäksi kirjoittajaksi, on tärkeää ymmärtää kokouspöytäkirjojen kirjoittamisen ja jakamisen perusteet tehokkaasti, intuitiivisesti ja helposti kollegoidesi kanssa. Mutta älä stressaa – tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää kokouspöytäkirjoista sekä muutamia vinkkejä ja temppuja kokouksen tärkeimpien osien tallentamiseen.
Mitä ovat kokouspöytäkirjat?
Kokouspöytäkirjat ovat kokouksessa tehtyjä konkreettisia tallenteita, joita käytetään tiedottamaan osallistujille ja osallistumattomille siitä, mitä kokouksen aikana keskusteltiin, ja määrittelemään tarvittavat seuraavat vaiheet keskustelun tai projektin pitämiseksi raiteilla. Kokouspöytäkirjat antavat henkilöille, jotka eivät osallistuneet kokoukseen, saada kiinni siitä, mistä keskusteltiin. Tässä tiivistetyssä asiakirjassa ehdotetaan myös, mitä aiheita kannattaa tarkastella uudelleen ja saada tietoa tulevista päätöksistä seurantakokouksissa.
4 syytä kirjoittaa kokouspöytäkirjat
Kokouspöytäkirjoja käytetään kokouksissa käsiteltyjen keskeisten aiheiden vertailuun, vaan niitä käytetään myös muistiinpanoina, jotta kuka tahansa, joka ei ole puhelussa tai kokoushuoneessa, voi saada kiinni siitä, mistä keskusteltiin, vähennettynä puolueellisuudesta ja pienistä puheista. Tässä on muutamia hyviä syitä, miksi kokouspöytäkirjat parantavat tapaasi:
Tallenna kokouksen yleinen tarkoitus
Ihmiset eivät tapaa huvikseen. Kokouksen kutsumisella on aina perimmäinen tarkoitus. Hyvät kokouspöytäkirjat eivät ainoastaan kerro ihmisille, miksi kokous alun perin pidettiin, vaan ne myös hölkkäävät muistoja suoritettavista tehtävistä.
Kirjaa äänet tehdyistä päätöksistä
Kirjaamalla muistiin kokouksen aikana tehdyt suuret päätökset, asetat itsesi ja kollegasi askeleen edellä mahdollisissa jatkokokouksissa. Tallenna kokoushuoneessa tehdyt liikkeet tai äänet selventääksesi osallistujille ja osallistumattomille, milloin, miksi ja miten nämä päätökset tehtiin.
Suunnittele seuraavat vaiheet tulevia tapaamisia varten
Kokous ei ole koskaan vain yksi kokous – aina on jatkosynkronointia ja tehtäviä, jotka ihmisten on tehtävä. Tallentamalla, mitä on tehtävä ennen seuraavaa kokousta, kollegat voivat helposti seurata, mitä heidän on tehtävä valmistautuakseen seuraavaan puheluun.
Seuraa toimintokohteita
Kirjaamalla kirjaamalla, mitkä kohteet ovat käytettävissä kokouksen aikana, osallistujat tietävät helposti, mitä heidän on tehtävä kokouksen päätyttyä, ilman että huomio kiinnittyy siitä, mitä parhaillaan keskustellaan.
Kuinka kirjoittaa tehokkaita kokouspöytäkirjoja 6 vaiheessa
1. Esisuunnitelma
Asettamalla ja lähettämällä a kokouksen esityslista kollegoillesi etukäteen, voit auttaa ohjaamaan keskustelua ja karsimaan esiin mahdolliset tangentit. Voit käyttää kokouspöytäkirjoja kokouksen rakenteen määrittämiseen sekä muistiinpanojen tekemiseen ja aiheiden vaihtamiseen. Tämän avulla voit myös luoda esityslistan kokoukselle sopivassa muodossa.
2. Järjestä pöytäkirjasi
Joitakin keskeisiä asioita, jotka kannattaa sisällyttää kokouspöytäkirjaan, ovat aika ja päivämäärä kokouksesta, osallistujien nimet neuvottelupuhelussa, tehtyjä päätöksiä, uusia aiheita kasvatettu ja seuraava kokous aika ja päivämäärä. Jos jotkut ihmiset eivät voineet liittyä, kirjoita myös heidän nimensä muistiin varmistaaksesi, että he ovat edelleen silmukassa.
3. Pidä muistiinpanosi selkeinä
Kokouksessa on helppo jäädä jälkeen muistiinpanoja tehdessä – keskustelut ovat nopeatempoisia, ja perässä pysyminen voi olla vaikeaa. Tee muistiinpano, ennen kuin kokous alkaa olla objektiivinen, ja vältä tuomitsemista tai ennakkoluuloja. Voit jopa palata kokouksen jälkeen ja muokata pöytäkirjojasi niin, että niissä on järkeä, korjata aikamuotosi johdonmukaisiksi ja liittää mukaan kaikki ylimääräiset asiakirjat tai tiedot, joihin on mahdollisesti viitattu.
4. Hanki hyväksyntä (tarvittaessa)
Jos olet uusi kokouspöytäkirjojen kirjoittamisessa, pyydä esimiehen hyväksyntä tarvittaessa. On aina mukavaa saada toinen silmät katsomaan jotain, mitä olet yhdistänyt.
5. Jaa pöytäkirjat
Kun olet muokannut minuuttejasi, jaa ne kollegoidesi kanssa. Jos yritykselläsi on kattava kansio pöytäkirjaa varten, lataa ne helposti. Jos kokouksen osallistujat pyytävät fyysisiä kopioita, toimita ne ja pidä kopiot itsellesi – näistä asiakirjoista kannattaa olla ylpeä!
6. Pidä minuutit käytettävissä tulevaa tarkistusta varten
Muista tuoda pöytäkirjasi seuraavaan seurantakokoukseen, jotta voit aloittaa kokouksen yhteenvedolla. Näin voit tarkistaa, onko tehtävät suoritettu, ja voit käyttää näitä pöytäkirjoja kokouksen etenemiseen.
Kokouspöytäkirja malli
Tehokkaita kokouksia ovat hyvän johtajuuden, yhteistyökykyisen tiimin, minimikeskustelun ja erinomaisen muistiinpanon tulos. Hyödynnä kokousminuuteistasi kaikki tämän perustavanlaatuisen minuutin mittausmallin avulla. Kopioi alla oleva malli ja käytä sitä seuraavassa kokouksessasi!
Kokouksen tarkoitus
[Kokoustyyppi]:n [ryhmän tai organisaation nimi] kokous pidettiin [päivämäärä] paikassa [location]. Se alkoi [aika], ja sen kutsui [kokouksen johtaja, kokouksen kutsunut henkilö] ja [kirjuri nimi] kirjurina.
Osallistujat
[Luettelo läsnä olevista tiimin jäsenistä]
[Luettelo läsnä olevista vieraista]
[Luettelo tiimin jäsenistä, jotka eivät osallistuneet]
Aiheet/Esitykset
[Aihe/esityksen nimi] esitti [esittäjä/puhuja].
- Tärkeimmät noutot
Seurantatehtävät
Tehtävä: [nimi] kutsui [tehtävän tekijän nimi] tehtävään [suorita tehtävä] [päivämäärä] mennessä
Hyödyllisiä työkaluja kokouspöytäkirjojen tallentamiseen
Lifesizen kaltaisen videoyhteistyötyökalun avulla voimme tarjota sinulle mallin kokousminuuteillesi sekä vähän ylimääräistä. Optimoi kokouksesi helpolla muistiinpanojen ja kirjaamisen avulla näiden Lifesizen ominaisuuksien ja ratkaisujen avulla.
Lifesize Record and Share
LifeSize Tallenna ja jaa avulla käyttäjät voivat tallentaa turvallisesti videoneuvottelupuhelunsa mistä tahansa laitteestaan tai kokoushuonejärjestelmästään. Kaappaa jaettua sisältöä ja esityksiä yhdellä napsautuksella ja aloita yrityksesi henkilökohtaisen videokanavan luominen videoneuvotteluratkaisussasi. Näin voit lähettää koko tallenteen kokouspöytäkirjojen mukana.
Lifesize Share Langaton näytön jakaminen
Lifesize Share on langaton näytönjako- ja huoneautomaatioratkaisu, jonka avulla kokousten esittäjät voivat jakaa esityksensä langattomasti kokoushuoneessa ja samalla heillä on mahdollisuus käyttää muistiinpanotyökaluja tai viitemateriaaleja omalla yksityisellä näytöllään. Tämän ratkaisun avulla voit samanaikaisesti jakaa esityksesi ja tehdä muistiinpanoja erilliseen ikkunaan – yhdeltä laitteelta.
Integraatiot Microsoftin, Googlen ja Slackin kanssa
Lifesizen tärkein asia on helppokäyttöisyys. Integroi Lifesize-ratkaisusi saumattomasti työkaluilla, kuten Microsoft, Google ja Slack tukea ja parantaa päivittäistä kokoustyönkulkuasi. Suunnittele tapaamisia, lähetä asiakirjoja ja aloita ryhmäkeskusteluja kollegojesi kanssa – kaikki yhdestä ratkaisusta.
Yhteenveto
Kokouspöytäkirjojen kirjoittamisen ei tarvitse olla vaikeaa. Dynaamisen, tallennuskykyisen videoneuvotteluratkaisun avulla sinulla on työkalu, joka tukee selkääsi. Olitpa dokumentoimassa koko yrityksen kattavaa konferenssipuhelua tai vain synkronoitumassa käynnissä olevan projektitiimin kanssa, hyödynnä aikaasi tapaamalla älykkäämpiä, järjestäytymällä ja pitämällä upeita kokouspöytäkirjoja. Muista tilata blogi, jotta saat lisää kokousten tuottavuutta koskevia kertoja.
Kokouspöytäkirjojen UKK
Minkä jännitteisen kokouksen pöytäkirjan tulee olla?
Sinun tulee aina kirjoittaa kokouspöytäkirjasi menneessä aikamuodossa. Näitä voidaan pitää yhteenvetona puhelun aikana tapahtuneesta, ja siksi kollegat lukevat ne kokouksen jälkeen. Muista palata kokouksen jälkeen ja korjata aikamuodot sekaannusten välttämiseksi.
Kenen pitäisi kirjoittaa kokouspöytäkirjat?
Olisi ihanteellista, jos joku osallistuu kaikkiin kokouksiin, ei esitä puhelun aikana ja pystyy tekemään muistiinpanoja nopeasti ja ymmärtämään keskusteltavan aiheen.
Kuinka pitkiä kokouspöytäkirjoja tulisi olla?
Kokousminuuttien pituus riippuu siitä, kuinka pitkä kokouksesi on ja kuinka monta aihetta sinä ja tiimisi aiotte käsitellä. Pidä lauseesi lyhyinä ja objektiivisina – sinun ei tarvitse olla luova!
