Het documenteren van uw vergadering is een cruciale stap voor een succesvolle en effectieve videoconferentie. Als u bent gekozen als de heilige schrijver van uw vergadering, is het belangrijk om de ins en outs te begrijpen van het effectief, intuïtief en gemakkelijk schrijven en delen van vergadernotulen met uw collega's. Maar geen stress: hier vindt u alles wat u moet weten over notulen van vergaderingen en enkele tips en trucs voor het vastleggen van de belangrijkste onderdelen van een vergadering.
Wat zijn vergadernotulen?
Vergadernotulen zijn de tastbare verslagen die tijdens een vergadering zijn gemaakt en die worden gebruikt om aanwezigen en niet-aanwezigen te informeren over wat er tijdens de vergadering is besproken en om de vereiste volgende stappen te definiëren om het gesprek of project op schema te houden. Vergadernotulen stellen mensen die de vergadering niet bijwoonden in staat om op de hoogte te blijven van wat er is besproken. Dit verkorte document stelt ook voor welke onderwerpen opnieuw moeten worden bekeken en informeert toekomstige beslissingen in vervolgvergaderingen.
4 redenen om notulen van vergaderingen te maken
Notulen van vergaderingen worden niet alleen gebruikt om de belangrijkste onderwerpen die tijdens vergaderingen worden besproken, te benchmarken, ze worden ook gebruikt als verslagen, zodat iedereen die niet aan het gesprek of in de vergaderruimte is, kan inhalen wat er is besproken, minus de vooroordelen en koetjes en kalfjes. Hier zijn enkele goede redenen waarom notulen de manier waarop u vergadert verbeteren:
Leg het algemene doel van de vergadering vast
Mensen ontmoeten elkaar niet voor de lol. Er is altijd een onderliggend doel van een vergadering die wordt belegd. Goede vergadernotulen vertellen mensen niet alleen waarom de vergadering in de eerste plaats werd gehouden, ze roepen ook herinneringen op aan taken die moeten worden gedaan.
Neem stemmen op over beslissingen die worden genomen
Door belangrijke beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen op te schrijven, zet je jezelf en je collega's een stap voor op eventuele vervolgvergaderingen. Leg moties of stemmen vast die in de vergaderruimte zijn gemaakt om voor aanwezigen en niet-aanwezigen duidelijk te maken wanneer, waarom en hoe deze beslissingen zijn genomen.
Plan de volgende stappen voor toekomstige vergaderingen
Een vergadering is nooit slechts één vergadering — er zijn altijd vervolgsynchronisaties en taken die mensen moeten uitvoeren. Door vast te leggen wat er gedaan moet worden voordat de volgende vergadering plaatsvindt, kunnen collega's eenvoudig bijhouden wat ze moeten doen om zich voor te bereiden op het volgende gesprek.
Volg actie-items
Door tijdens uw vergadering vast te leggen welke items bruikbaar zijn, weten deelnemers gemakkelijk wat ze moeten doen wanneer de vergadering is afgelopen, zonder de aandacht af te leiden van wat er op dat moment wordt besproken.
In 6 stappen effectieve notulen schrijven
1. Vooraf plannen
Door het instellen en verzenden van een vergadering agenda aan uw collega's vooraf, kunt u helpen het gesprek te leiden en eventuele raaklijnen weg te werken. U kunt uw vergadernotulen gebruiken om de vergaderstructuur op te zetten, zodat u eenvoudig notities kunt maken en onderwerpen kunt wijzigen. Hiermee kunt u ook een agenda maken in een formaat dat geschikt is voor de vergadering.
2. Structureer uw notulendocument
Enkele belangrijke dingen die u in uw vergadernotulen moet opnemen, zijn de tijd en datum van de bijeenkomst, namen van de deelnemers op de telefonische vergadering, genomen beslissingen, nieuwe onderwerpen opgevoed en de volgende vergadering tijd en datum. Als sommige mensen niet konden deelnemen, schrijf dan ook hun naam op om er zeker van te zijn dat ze nog steeds op de hoogte zijn.
3. Houd je aantekeningen overzichtelijk
Het is gemakkelijk om achterop te raken tijdens het maken van aantekeningen in een vergadering - gesprekken gaan snel en het kan moeilijk zijn om bij te houden. Maak een mentale notitie voordat de vergadering objectief begint te worden en vermijd elk oordeel of vooroordeel. U kunt zelfs teruggaan na de vergadering en uw notulen bewerken zodat ze logisch zijn, uw tijden corrigeren om consistent te zijn en extra documenten of informatie toevoegen waarnaar mogelijk is verwezen.
4. Krijg goedkeuring (indien nodig)
Als u nieuw bent in het maken van notulen van vergaderingen, laat ze dan indien nodig goedkeuren door een leidinggevende. Het is altijd leuk om een tweede paar ogen te laten kijken naar iets dat je hebt samengesteld.
5. Deel de notulen
Nadat u uw notulen heeft bewerkt, deelt u ze met uw collega's. Als uw bedrijf een overkoepelende map heeft voor het bijhouden van notulen, upload deze dan voor gemakkelijke toegang. Als deelnemers aan de vergadering om fysieke kopieën vragen, geef die dan en bewaar kopieën voor jezelf - deze documenten zijn iets om trots op te zijn!
6. Houd de notulen beschikbaar voor toekomstige beoordeling
Zorg ervoor dat u uw notulen meeneemt naar de volgende vervolgvergadering, zodat u uw vergadering kunt beginnen met een samenvatting. Op deze manier kunt u controleren of taken zijn voltooid en kunt u deze notulen gebruiken als leidraad voor het verloop van uw vergadering.
Sjabloon voor vergadernotulen
Effectieve vergaderingen zijn het product van goed leiderschap, een team dat samenwerkt, een minimum aan koetjes en kalfjes en uitstekend notities maken. Haal het meeste uit uw vergadernotulen met deze eenvoudige sjabloon voor het maken van notulen. Kopieer het onderstaande sjabloon en gebruik het voor uw volgende vergadering!
Ontmoetingsdoel
Een [soort bijeenkomst] bijeenkomst van [naam team of organisatie] werd gehouden op [datum] op [locatie]. Het begon om [tijd] en werd gebeld door [leider van de vergadering, persoon die de vergadering heeft bijeengeroepen], met [naam schrijver] als schrijver.
Deelnemers
[Lijst van aanwezige teamleden]
[Lijst van aanwezige gasten]
[Lijst van teamleden die niet aanwezig waren]
Onderwerpen/presentaties
[Onderwerp/naam presentatie] werd gepresenteerd door [presentator/spreker].
- Belangrijkste afhaalrestaurants
Vervolg Taken
Taak: gebeld door [naam] voor [naam taakuitvoerder] tot [taak voltooien] tegen [datum]
Handige tools voor het notuleren van vergadernotulen
Met een tool voor videosamenwerking zoals Lifesize kunnen we u een sjabloon voor uw vergadernotulen bieden, plus een beetje extra. Optimaliseer uw vergaderingen door eenvoudig notities te maken en gegevens bij te houden met deze functies en oplossingen van Lifesize.
Levensgroot Opnemen en delen
Levensgroot Opnemen en delen stelt gebruikers in staat om hun videoconferentiegesprekken veilig op te nemen vanaf elk van hun apparaten of vergaderruimtesystemen. Leg gedeelde inhoud en presentaties vast met een enkele klik en begin met het creëren van het persoonlijke videokanaal van uw bedrijf binnen uw videoconferentie-oplossing. Zo stuur je een volledige opname mee met je notulen.
Lifesize delen Draadloos scherm delen
Levensgroot aandeel is een oplossing voor het draadloos delen van schermen en ruimteautomatisering waarmee presentatoren van vergaderingen hun presentatie draadloos kunnen delen in de vergaderruimte, terwijl ze ook toegang hebben tot hulpmiddelen voor het maken van aantekeningen of referentiemateriaal op hun eigen privéscherm. Met deze oplossing kunt u tegelijkertijd uw presentatie delen en aantekeningen maken in een apart venster - vanaf één apparaat.
Integraties met Microsoft, Google en Slack
Bij Lifesize draait alles om gebruiksgemak. Integreer uw Lifesize-oplossing naadloos met tools zoals Microsoft, Google en Slack om uw dagelijkse vergaderworkflow te ondersteunen en te verbeteren. Plan vergaderingen, verstuur documenten en start groepschats met uw collega's, allemaal vanuit één oplossing.
Conclusie
Notulen van vergaderingen schrijven hoeft niet moeilijk te zijn. Met een dynamische oplossing voor videoconferenties die kan worden opgenomen, beschikt u over een tool die u ondersteunt. Of u nu een bedrijfsbrede telefonische vergadering vastlegt of gewoon samenwerkt met uw doorlopende projectteam, haal het meeste uit uw tijd door slimmer te vergaderen, georganiseerd te zijn en geweldige vergadernotulen bij te houden. Zorg ervoor dat u zich abonneert op de blog voor meer informatie over vergaderproductiviteit.
Vergadernotulen Veelgestelde vragen
In welke tijd moeten notulen van vergaderingen zijn?
Schrijf de notulen van uw vergadering altijd in de verleden tijd. Deze kunnen worden beschouwd als een samenvatting van wat er tijdens het gesprek is gebeurd en zullen daarom door collega's worden gelezen nadat de vergadering heeft plaatsgevonden. Zorg ervoor dat je na de vergadering teruggaat en je tijden corrigeert om verwarring te voorkomen.
Wie moet vergadernotulen maken?
Het zou ideaal zijn om iemand te hebben die alle vergaderingen zal bijwonen, niet zal presenteren tijdens het gesprek en snel aantekeningen kan maken en begrijpt wat er wordt besproken.
Hoe lang moeten vergaderminuten zijn?
De lengte van uw vergaderminuten hangt af van hoe lang uw vergadering duurt en hoeveel onderwerpen u en uw team van plan zijn te behandelen. Houd je zinnen kort en objectief - je hoeft niet creatief te zijn!
