Nous savons tous à quoi ressemble le fait d'être non préparé lors d'une réunion - vous savez, ce type qui ne sait pas comment utiliser la technologie dans la salle de réunion pour commencer sa présentation ou qui ne sait tout simplement pas ce qui se passe pendant la réunion parce qu'il ne l'a pas fait. t faire ses devoirs avant.
Être bien préparé pour vos réunions/événements de visioconférence vous évite non seulement l'embarras pendant l'appel, mais rend également le événement virtuel/réunion plus efficace et engageante. Et à une époque où presque toutes les entreprises travaillent à domicile en raison du coronavirus, vos collègues vous remercieront.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment bien vous préparer pour une réunion virtuelle, depuis la maîtrise des éléments techniques de base jusqu'à la manière dont vous devez présenter vos idées et contribuer activement au succès de la réunion.
4 conseils pour se préparer à une réunion virtuelle
1. Apprenez les bases
L'aspect le plus fondamental de la préparation d'une réunion virtuelle est de savoir comment utiliser la technologie de réunion en ligne utilisée. Avant la conférence téléphonique, assurez-vous de savoir comment vous connecter à l'appel et comment partager votre écran. Si l'appel est hébergé sur une application que vous n'avez jamais utilisée auparavant, prenez une minute pour télécharger l'application ou installer les plugins nécessaires. Alors que certains services vidéo comme Lifesize s'exécutent nativement dans votre navigateur Web, d'autres peuvent nécessiter des étapes d'installation supplémentaires.
Ensuite, vous devez toujours vérifier vos paramètres audio et vidéo. La plupart des applications de réunion en ligne auront une fonction de paramètres qui vous permet de vérifier que votre caméra et votre microphone fonctionnent comme prévu et que votre source audio préférée est sélectionnée (casque ou haut-parleurs). Au cours de ce processus, vous pouvez vérifier le cadrage de votre vidéo et vous assurer que vous avez bon éclairage en place pour s'assurer que vous et votre entourage avez l'air professionnels. Si vous présentez pendant la réunion, assurez-vous de fermer tous les onglets sans rapport et de désactiver les notifications sur votre ordinateur portable.
2. Partager les connaissances avant la réunion
Passons maintenant au côté moins technique de la préparation des réunions virtuelles. Le degré de préparation que vous devez effectuer avant votre réunion dépend de votre degré de responsabilité pendant la réunion, mais certains principes généraux peuvent considérablement augmenter l'efficacité de la réunion virtuelle pour tous les participants. Tout d'abord, tout le monde doit connaître les sujets abordés et les objectifs de la réunion bien avant le début de la conférence téléphonique. Si vous dirigez la réunion virtuelle, assurez-vous de créer un programme de la réunion et envoyez-le à toute votre équipe avant le début de l'appel. L'ordre du jour abordera les principaux points de discussion et définira le résultat de la réunion afin que chacun puisse venir à la réunion virtuelle informé et préparé.
Les documents d'accompagnement de la réunion doivent également être envoyés avec l'ordre du jour de la réunion. Pour les groupes de travail de projet, il peut être utile de créer un dossier de documents partagés ou de créer un canal dans Microsoft Teams ou Slack conserver les matériaux. Assurez-vous simplement que, quelle que soit l'approche que vous adoptez en matière de partage, vous le faites en toute sécurité et, idéalement, selon un confiance zéro stratégie de sécurité.
Si vous êtes un participant à la réunion et que vous n'avez pas reçu d'ordre du jour avant le début de la conférence téléphonique, contactez l'organisateur de la réunion pour lui demander quels sujets et éléments seront abordés lors de la réunion. Efficace présentations virtuelles et les réunions comptent sur tout le monde pour lire le matériel de réunion et se préparer à l'avance. Comme le souligne Nancy M. Settle-Murphy dans son livre Diriger des équipes virtuelles efficaces, ne pas préparer les réunions est une violation éthique envers votre équipe, car si les autres doivent prendre le temps de vous rattraper, c'est voler du temps à l'équipe — et c'est une habitude irrespectueuse.
3. Fais tes devoirs
La lecture préalable du matériel relatif à la réunion n'est que le début. Vous devez également prendre le temps de réfléchir à vos opinions sur les sujets de la réunion et de préparer des questions, des remarques et des commentaires. Vous n'êtes pas obligé d'avoir toutes les réponses. Parfois, il vous suffit d'avoir des questions qui suscitent la réflexion et d'être en mesure d'expliquer pourquoi il est important d'explorer ces questions pour vraiment vous démarquer lors d'une réunion.
Au fur et à mesure que vous recherchez les sujets de la réunion, essayez de trouver de nouvelles idées et de nouvelles stratégies réalistes pour atteindre les objectifs de la réunion. Si nécessaire, créez des visuels pertinents qui appuient vos commentaires et vos idées et que vous pourrez partager lors de la réunion virtuelle.
Si le sujet de la réunion est vaste ou si vous ne le connaissez pas, essayez de vous concentrer sur une contribution clé que vous pouvez apporter pendant la réunion et faites en sorte que votre commentaire compte. Vous n'avez pas besoin d'en dire beaucoup pour vous faire remarquer. Au lieu de cela, soyez le membre de l'équipe qui apporte des faits, des idées et des solutions de grande valeur à un sujet spécifique d'une manière facile à comprendre et à assimiler. Votre possibilité de prendre la parole lors de la réunion virtuelle peut être limitée, surtout s'il y a de plus grandes personnalités à l'appel, alors préparez-vous à garder vos commentaires courts et précis.
Effectuer efficacement une réunion virtuelle est une compétence qui doit être apprise, comme la plupart des choses dans les affaires. Avant la réunion, écrivez vos commentaires et entraînez-vous à les dire à haute voix jusqu'à ce que vous puissiez parler confortablement du sujet de la réunion et de vos stratégies et idées avec facilité. Rappelez-vous, la pratique rend parfait.
4. Aller plus loin
Si vous commencez par les étapes préparatoires ci-dessus, vous devriez être en bonne position pour parler avec confiance et apporter de précieuses contributions à la réunion. Pendant la conférence téléphonique, écoutez attentivement, prenez des notes si nécessaire et soyez proactif en partageant vos commentaires préparés lorsque le moment est venu. Bien que vous souhaitiez être vu et entendu, il est important de laisser également les autres participants à la réunion contribuer. N'intervenez que lorsque vous savez que vous pouvez faire des commentaires à valeur ajoutée sur le sujet spécifique en cours de discussion.
Toutes les idées et suggestions présentées lors de la réunion doivent être mises en œuvre. Même si ce n'est pas votre responsabilité, prenez l'initiative d'écrire les prochaines étapes et les besoins potentiels pour atteindre les objectifs du projet et de les envoyer à votre équipe. Consultez notre article connexe sur Comptes rendus des réunions pour plus de conseils et un modèle que vous pouvez utiliser pour suivre les éléments d'action et les prochaines étapes. Faire un effort supplémentaire pour assurer le suivi après la réunion montre à la direction et à votre équipe que vous planifiez et pensez à l'avance.
Enfin, vous devez également reconnaître que les compétences que vous (et votre équipe) acquérez lors de réunions virtuelles ont des applications beaucoup plus larges. Comme l'ont noté plusieurs analystes, la communication unifiée est la clé de l'augmentation de l'efficacité opérationnelle, et ainsi les principes que vous appliquez à vos réunions virtuelles peuvent également être déployés pour augmenter votre clientèle.
Conclusion
En fin de compte, des réunions virtuelles efficaces commencent par une préparation efficace. Si tout le monde est bien préparé, ces réunions peuvent être un outil puissant pour proposer des idées innovantes, atteindre des objectifs et faire avancer l'entreprise. Mais si quelqu'un vient à la réunion sans être préparé, assurez-vous que ce n'est pas vous.
