Všichni víme, jak vypadá nepřipravenost během schůzky – víte, ten chlap, který neví, jak používat technologii v zasedací místnosti k zahájení prezentace, nebo prostě neví, co se během schůzky děje, protože to nevěděl. t dělat svůj domácí úkol předem.
Být dobře připraven na vaše videokonferenční schůzky/události vám nejen ušetří rozpaky během hovoru, ale také virtuální událost/setkání efektivnější a poutavější. A v době, kdy téměř všechny firmy kvůli koronaviru pracují z domova, vám vaši kolegové poděkují.
V této příručce vám ukážeme, jak se správně připravit na virtuální schůzku, od správného základního technického vybavení až po to, jak byste měli prezentovat své nápady a aktivně přispívat k úspěchu schůzky.
4 tipy pro přípravu na virtuální setkání
1. Získejte základy
Nejzákladnějším aspektem přípravy na virtuální schůzku je vědět, jak používat používanou technologii online schůzek. Před konferenčním hovorem se ujistěte, že víte, jak se k hovoru připojit a jak sdílet obrazovku. Pokud je hovor hostován v aplikaci, kterou jste nikdy předtím nepoužili, věnujte chvíli stažení aplikace nebo instalaci potřebných pluginů. Zatímco některé video služby jako Lifesize běží nativně ve vašem webovém prohlížeči, jiné mohou vyžadovat další instalační kroky.
Dále byste měli vždy zkontrolovat nastavení zvuku a videa. Většina aplikací pro online schůzky bude mít funkci nastavení, která vám umožní ověřit, zda vaše kamera a mikrofon fungují podle očekávání a zda je vybrán preferovaný zdroj zvuku (sluchátka vs. reproduktory). Během tohoto procesu můžete zkontrolovat orámování vašeho videa a ujistit se, že ano správné osvětlení na místě, abyste vy i vaše okolí vypadali profesionálně. Pokud během schůzky prezentujete, ujistěte se, že jste na svém notebooku zavřeli všechny nesouvisející karty a ztlumili oznámení.
2. Sdílejte znalosti před schůzkou
Nyní přejdeme k méně technické stránce přípravy virtuální schůzky. To, jak moc se musíte před schůzkou připravit, závisí na tom, jakou zodpovědnost máte během schůzky, ale některé zastřešující principy mohou dramaticky zvýšit efektivitu virtuální schůzky pro všechny účastníky. Za prvé, každý by měl znát diskutovaná témata a cíle schůzky dostatečně dlouho před začátkem konferenčního hovoru. Pokud vedete virtuální schůzku, ujistěte se, že jste vytvořili a program schůze a pošlete ho celému vašemu týmu před začátkem hovoru. Program se bude zabývat klíčovými body jednání a definovat výsledek jednání, aby každý mohl přijít na virtuální setkání informovaný a připravený.
Spolu s programem schůze by měly být zaslány i doprovodné dokumenty k jednání. Pro projektové pracovní skupiny může být užitečné vytvořit sdílenou složku dokumentů nebo vytvořit kanál Microsoft Teams nebo Slack uchovávat materiály. Jen se ujistěte, že bez ohledu na přístup ke sdílení to děláte bezpečně a v ideálním případě podle a nulová důvěra bezpečnostní strategie.
Pokud jste účastníkem schůzky a před začátkem konferenčního hovoru jste neobdrželi agendu, obraťte se na organizátora schůzky a zeptejte se, jaká témata a materiály se budou během schůzky projednávat. Efektivní virtuální prezentace a schůze spoléhají na to, že si každý přečte materiál na schůzku a připraví se předem. Jak zdůrazňuje Nancy M. Settle-Murphy ve své knize Vedení efektivních virtuálních týmů, nepřipravovat se na schůzky je etické porušení vašeho týmu, protože pokud si ostatní musí udělat čas, aby vás dostihli, je to okrádání času týmu – a to je neuctivý zvyk.
3. Dělejte si domácí úkoly
Předběžné čtení materiálu, který se týká schůzky, je jen začátek. Měli byste si také udělat čas na to, abyste si promysleli své názory na témata setkání a připravili si otázky, poznámky a komentáře. Nemusíte mít všechny odpovědi. Někdy stačí mít otázky k zamyšlení a umět vysvětlit, proč je důležité tyto otázky prozkoumat, abyste na schůzce skutečně vynikli.
Když budete zkoumat témata schůzky, snažte se přijít s novými nápady a realistickými novými strategiemi pro dosažení cílů schůzky. V případě potřeby vytvořte relevantní vizuály, které pomohou podpořit vaše komentáře a nápady a které můžete sdílet během virtuální schůzky.
Pokud je téma schůzky rozsáhlé nebo s ním nejste obeznámeni, zkuste se zaměřit na jeden klíčový příspěvek, který můžete během schůzky učinit, a dejte na svůj komentář záležet. Nemusíte moc říkat, abyste si toho všimli. Místo toho buďte členem týmu, který přispívá vysoce hodnotnými fakty, nápady a řešeními ke konkrétnímu tématu způsobem, který je snadno pochopitelný a stravitelný. Vaše příležitost mluvit během virtuální schůzky může být omezená, zvláště pokud jsou na hovoru větší osobnosti, takže se připravte na to, že vaše komentáře budou krátké a přesné.
Efektivní výkon na virtuální schůzce je dovednost, kterou se musíte naučit, jako většina věcí v podnikání. Před schůzkou si napište své komentáře a cvičte je vyslovujte nahlas, dokud nebudete moci pohodlně mluvit o tématu schůzky a svých strategiích a nápadech. Pamatujte, cvičení dělá mistra.
4. Jděte dále
Pokud začnete s výše uvedenými přípravnými kroky, měli byste být v dobré pozici, abyste mohli hovořit s důvěrou a cennými příspěvky na schůzce. Během konferenčního hovoru pozorně poslouchejte, v případě potřeby si dělejte poznámky a buďte proaktivní ve sdílení připravených komentářů, když je vhodná doba. I když chcete, aby vás bylo vidět a slyšet, je důležité nechat přispět i ostatními účastníky schůzky. Zapojte se pouze tehdy, když víte, že můžete přidávat komentáře s přidanou hodnotou ke konkrétnímu tématu, o kterém se diskutuje.
Všechny nápady a návrhy prezentované během setkání je třeba realizovat. I když to není vaše odpovědnost, chopte se iniciativy a sepište další kroky a potenciální potřeby k dosažení cílů projektu a odešlete je svému týmu. Podívejte se na náš související příspěvek na Zápis z porady najdete další tipy a šablonu, kterou můžete použít ke sledování akcí a dalších kroků. Pokud vynaložíte zvláštní úsilí na sledování po schůzce, ukážete vedení a vašemu týmu, že plánujete a myslíte dopředu.
Nakonec byste si měli také uvědomit, že dovednosti, které se vy (a váš tým) učíte prostřednictvím virtuálních setkání, mají mnohem širší uplatnění. Jak poznamenalo několik analytiků, jednotná komunikace je klíč ke zvýšení provozní efektivity, a tak zásady, které aplikujete na své virtuální schůzky, lze také nasadit ke zvýšení zákaznické základny.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Efektivní virtuální schůzky nakonec začínají efektivní přípravou. Pokud jsou všichni dobře připraveni, mohou být tato setkání mocným nástrojem pro přicházení s inovativními nápady, dosahování cílů a posouvání společnosti vpřed. Pokud ale někdo na schůzku přijde nepřipravený, ujistěte se, že to nejste vy.
