우리 모두는 회의 중에 준비되지 않은 것이 어떤 것인지 알고 있습니다. 프레젠테이션을 시작하기 위해 회의실에서 기술을 사용하는 방법을 모르거나 회의 중에 무슨 일이 일어나고 있는지 모르는 사람은 그의 숙제를 미리 하지 마십시오.
화상 회의 회의/이벤트를 잘 준비하면 통화 중에 당황하지 않을 뿐만 아니라 가상 이벤트/보다 효율적이고 매력적인 회의. 그리고 코로나바이러스로 인해 거의 모든 회사가 재택근무를 하는 시기에 동료들은 감사할 것입니다.
이 가이드에서는 기본적인 기술 정보를 얻는 것부터 아이디어를 제시하고 회의의 성공에 적극적으로 기여하는 방법에 이르기까지 가상 회의를 적절하게 준비하는 방법을 보여줍니다.
가상 회의 준비를 위한 4가지 팁
1. 기본 사항을 숙지하십시오.
가상 회의 준비의 가장 기본적인 측면은 사용 중인 온라인 회의 기술을 사용하는 방법을 아는 것입니다. 전화 회의 전에 전화 연결 방법과 화면 공유 방법을 알고 있는지 확인하십시오. 이전에 사용한 적이 없는 애플리케이션에서 통화가 호스팅되는 경우 잠시 시간을 내어 앱을 다운로드하거나 필요한 플러그인을 설치하세요. Lifesize와 같은 일부 비디오 서비스는 웹 브라우저에서 기본적으로 실행되지만 다른 서비스는 추가 설치 단계가 필요할 수 있습니다.
다음으로 오디오 및 비디오 설정을 항상 확인해야 합니다. 대부분의 온라인 회의 앱에는 카메라와 마이크가 예상대로 작동하고 원하는 오디오 소스(헤드폰 대 스피커)가 선택되었는지 확인할 수 있는 설정 기능이 있습니다. 이 과정에서 비디오의 프레이밍을 확인하고 적절한 조명 귀하와 귀하의 주변 환경이 전문적으로 보이도록 합니다. 회의 중에 발표하는 경우 관련 없는 모든 탭을 닫고 노트북에서 알림을 음소거해야 합니다.
2. 회의 전 지식 공유
이제 가상 회의 준비의 덜 기술적인 측면으로 넘어가겠습니다. 회의 전에 얼마나 많은 준비를 해야 하는지는 회의 중에 얼마나 많은 책임을 지는가에 따라 다르지만 일부 중요한 원칙은 모든 참가자를 위한 가상 회의의 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 첫째, 전화 회의가 시작되기 훨씬 전에 모든 사람이 논의 중인 주제와 회의 목표를 알고 있어야 합니다. 가상 회의를 진행하는 경우 다음을 생성해야 합니다. 회의 안건 통화가 시작되기 전에 팀 전체에 보냅니다. 의제는 핵심 논점을 다루고 회의 결과를 정의하여 모든 사람이 정보를 얻고 준비된 가상 회의에 참석할 수 있도록 합니다.
첨부된 회의 문서도 회의 의제와 함께 보내야 합니다. 프로젝트 작업 그룹의 경우 공유 문서 폴더를 설정하거나 마이크로소프트 팀즈 또는 슬랙 재료를 보관하기 위해. 공유에 대해 어떤 접근 방식을 사용하든, 이를 안전하고 이상적으로는 무 신뢰 보안 전략.
귀하가 회의 참가자이고 전화 회의 시작 전에 의제를 받지 못한 경우 회의 주최자에게 연락하여 회의 중에 논의할 주제와 자료를 문의하십시오. 효과적인 가상 프레젠테이션 그리고 회의는 모든 사람이 회의 자료를 읽고 사전에 준비해야 합니다. Nancy M. Settle-Murphy가 그녀의 책에서 지적했듯이 효과적인 가상 팀 이끌기, 회의를 준비하지 않는 것은 팀에 대한 윤리적 위반입니다. 왜냐하면 다른 사람들이 당신을 따라잡기 위해 시간을 내야 한다면 그것은 팀에서 시간을 훔치는 것이고 그것은 무례한 습관이기 때문입니다.
3. 숙제를 하세요
회의와 관련된 자료를 미리 읽는 것은 시작에 불과합니다. 또한 회의 주제에 대한 자신의 의견에 대해 생각하고 질문, 발언 및 의견을 준비하는 시간을 가져야 합니다. 당신은 모든 답을 가질 필요가 없습니다. 때로는 생각을 자극하는 질문만 있으면 되고 회의에서 실제로 눈에 띄기 위해 이러한 질문을 탐색하는 것이 왜 중요한지 설명할 수 있어야 합니다.
회의 주제를 조사하면서 회의 목표를 달성하기 위한 참신한 아이디어와 현실적이고 새로운 전략을 생각해 내십시오. 필요한 경우 의견과 아이디어를 지원하고 가상 회의 중에 공유할 수 있는 관련 시각적 개체를 만듭니다.
회의 주제가 광범위하거나 익숙하지 않은 경우 회의 중에 할 수 있는 한 가지 주요 기여에 집중하고 귀하의 의견을 중요하게 만드십시오. 주목받기 위해 많은 말을 할 필요가 없습니다. 대신 이해하고 소화하기 쉬운 방식으로 특정 주제에 대한 가치 높은 사실, 아이디어 및 솔루션을 제공하는 팀원이 되십시오. 특히 통화에 더 큰 인물이 있는 경우 가상 회의 중에 말할 기회가 제한될 수 있으므로 의견을 짧고 정확하게 유지할 준비를 하십시오.
가상 회의에서 효과적으로 수행하는 것은 비즈니스에서 대부분의 일과 마찬가지로 배워야 하는 기술입니다. 회의 전에 의견을 작성하고 회의 주제와 전략 및 아이디어에 대해 편안하게 말할 수 있을 때까지 큰 소리로 말하는 연습을 하십시오. 연습이 완벽함을 만든다는 것을 기억하세요.
4. 더 나아가기
위의 준비 단계부터 시작하면 자신 있게 말하고 회의에 귀중한 기여를 할 수 있는 좋은 위치에 있어야 합니다. 전화 회의 중에 주의 깊게 듣고 필요한 경우 메모하고 적절한 시간에 준비된 의견을 적극적으로 공유하십시오. 보고 듣고 싶겠지만 다른 회의 참가자도 기여하도록 하는 것이 중요합니다. 논의 중인 특정 주제에 대해 가치 있는 의견을 제시할 수 있다는 것을 알고 있을 때만 끼어듭니다.
회의 중에 제시된 모든 아이디어와 제안은 실행되어야 합니다. 이것이 귀하의 책임이 아니더라도 프로젝트 목표를 달성하고 귀하의 팀에 보내기 위한 다음 단계와 잠재적인 요구 사항을 주도적으로 작성하십시오. 에서 관련 게시물을 확인하세요. 회의록 작업 항목과 다음 단계를 추적하는 데 사용할 수 있는 추가 팁과 템플릿을 확인하세요. 회의 후 후속 조치를 위해 추가적인 노력을 기울이면 미리 계획하고 생각하는 경영진과 팀이 표시됩니다.
마지막으로, 귀하(및 귀하의 팀)가 가상 회의를 통해 배우는 기술이 훨씬 더 광범위하게 적용된다는 사실도 인식해야 합니다. 여러 분석가가 지적했듯이 통합 커뮤니케이션은 운영 효율성 향상의 핵심, 따라서 가상 회의에 적용하는 원칙을 배포하여 고객 기반을 늘릴 수도 있습니다.
결론
궁극적으로 효과적인 가상 회의는 효과적인 준비에서 시작됩니다. 모든 사람이 잘 준비되어 있다면 이러한 회의는 혁신적인 아이디어를 제시하고 목표를 달성하며 회사를 발전시키는 강력한 도구가 될 수 있습니다. 그러나 누군가가 준비 없이 회의에 온다면 당신이 아닌지 확인하십시오.
