Vi vet alla hur det ser ut att vara oförberedd under ett möte - du vet, den där killen som inte vet hur man använder tekniken i mötesrummet för att starta sin presentation eller helt enkelt inte vet vad som händer under mötet för att han gjorde det inte göra sina läxor i förväg.
Att vara väl förberedd för dina videokonferensmöten/-evenemang sparar dig inte bara pinsamhet under samtalet, utan gör också virtuell händelse/möte effektivare och engagerande. Och i en tid när nästan alla företag jobbar hemifrån på grund av Coronaviruset kommer dina kollegor att tacka dig.
I den här guiden visar vi dig hur du förbereder dig för ett virtuellt möte, från att få de grundläggande tekniska sakerna rätt till hur du ska presentera dina idéer och aktivt bidra till mötets framgång.
4 tips för att förbereda dig för ett virtuellt möte
1. Få ner grunderna
Den mest grundläggande aspekten av att vara förberedd för ett virtuellt möte är att veta hur man använder onlinemötestekniken som används. Innan konferenssamtalet, se till att du vet hur du ansluter till samtalet och hur du delar din skärm. Om samtalet är värd för ett program som du aldrig har använt förut, ägna en minut åt att ladda ner appen eller installera nödvändiga plugins. Medan vissa videotjänster som Lifesize körs inbyggt i din webbläsare, kan andra kräva ytterligare installationssteg.
Därefter bör du alltid kontrollera dina ljud- och videoinställningar. De flesta onlinemötesappar kommer att ha en inställningsfunktion som låter dig verifiera att din kamera och mikrofon fungerar som förväntat och att din föredragna ljudkälla är vald (hörlurar kontra högtalare). Under denna process kan du kontrollera inramningen av din video och se till att du har ordentlig belysning på plats för att säkerställa att både du och din omgivning ser professionella ut. Om du presenterar under mötet, se till att du stänger alla orelaterade flikar och tystar aviseringar på din bärbara dator.
2. Dela kunskap inför mötet
Nu ska vi övergå till den mindre tekniska sidan av förberedelser för virtuella möten. Hur mycket du behöver förbereda inför ditt möte beror på hur mycket ansvar du har under mötet, men vissa övergripande principer kan dramatiskt öka effektiviteten i det virtuella mötet för alla deltagare. Först bör alla känna till de ämnen som diskuteras och målen för mötet i god tid innan telefonkonferensen börjar. Om du leder det virtuella mötet, se till att du skapar en mötesagenda och skicka den till hela ditt team innan samtalet börjar. Dagordningen kommer att ta upp viktiga samtalspunkter och definiera mötesresultatet så att alla kan komma till det virtuella mötet informerade och förberedda.
Medföljande möteshandlingar ska också skickas med mötesagendan. För projektarbetsgrupper kan det vara värt att skapa en delad dokumentmapp eller skapa en kanal i Microsoft Teams eller Slack att behålla material. Se bara till att, oavsett tillvägagångssätt du använder för att dela, du gör detta säkert och, helst, enligt en noll-trust säkerhetsstrategi.
Om du är mötesdeltagare och inte har fått en agenda innan telefonkonferensen börjar, kontakta mötesarrangören för att fråga vilka ämnen och material som kommer att diskuteras under mötet. Effektiv virtuella presentationer och möten förlitar sig på att alla läser mötesmaterialet och förbereder sig i förväg. Som Nancy M. Settle-Murphy påpekar i sin bok Att leda effektiva virtuella team, att inte förbereda sig för möten är en etisk kränkning mot ditt team, för om andra måste ta sig tid att komma ikapp dig är det att stjäla tid från teamet – och det är en respektlös vana.
3. Gör dina läxor
Att förläsa materialet som relaterar till mötet är bara början. Du bör också ta dig tid att fundera över dina åsikter om mötesämnena och förbereda frågor, anmärkningar och kommentarer. Du behöver inte ha alla svar. Ibland behöver man bara ha tänkvärda frågor och kunna förklara varför det är viktigt att utforska de frågorna för att verkligen sticka ut i ett möte.
När du undersöker mötets ämnen, försök att komma på nya idéer och realistiska nya strategier för att uppnå mötets mål. Om det behövs, skapa relevanta bilder som hjälper till att stödja dina kommentarer och idéer och som du kan dela under det virtuella mötet.
Om mötesämnet är omfattande eller om du inte är bekant med det, försök fokusera på ett viktigt bidrag du kan göra under mötet och få dina kommentarer att räknas. Du behöver inte säga så mycket för att bli uppmärksammad. Var istället teammedlemmen som bidrar med värdefulla fakta, idéer och lösningar till ett specifikt ämne på ett sätt som är lätt att förstå och smälta. Din möjlighet att tala under det virtuella mötet kan vara begränsad, särskilt om det finns större personligheter på samtalet, så förbered dig på att hålla dina kommentarer korta och exakta.
Att prestera effektivt i ett virtuellt möte är en färdighet som måste läras, som det mesta inom affärer. Innan mötet, skriv ut dina kommentarer och öva på att säga dem högt tills du bekvämt kan prata om mötets ämne och dina strategier och idéer med lätthet. Kom ihåg att övning ger färdighet.
4. Gå vidare
Om du börjar med de förberedande stegen ovan bör du ha en bra position att tala med förtroende och ge värdefulla bidrag till mötet. Under konferenssamtalet, lyssna uppmärksamt, gör anteckningar om det behövs och var proaktiv i att dela dina förberedda kommentarer när tiden är lämplig. Samtidigt som du vill synas och höras är det viktigt att låta andra mötesdeltagare också bidra. Lägg bara in när du vet att du kan göra mervärdeskommentarer till det specifika ämne som diskuteras.
Alla idéer och förslag som presenteras under mötet måste implementeras. Även om detta inte är ditt ansvar, ta initiativet till att skriva ut nästa steg och potentiella behov för att få projektmålen uppnådda och skicka till ditt team. Kolla in vårt relaterade inlägg på Möte protokoll för fler tips och en mall som du kan använda för att spåra åtgärder och nästa steg. Att anstränga sig extra för att följa upp efter mötet visar ledningen och ditt team att du planerar och tänker framåt.
Slutligen bör du också inse att de färdigheter som du (och ditt team) lär dig genom virtuella möten har mycket bredare tillämpningar. Som flera analytiker har noterat är enhetlig kommunikation nyckeln till att öka den operativa effektiviteten, och så kan principerna du tillämpar på dina virtuella möten också användas för att öka din kundbas.
Slutsats
I slutändan börjar effektiva virtuella möten med effektiva förberedelser. Om alla är väl förberedda kan dessa möten vara ett kraftfullt verktyg för att komma med innovativa idéer, uppnå mål och driva företaget framåt. Men om någon kommer till mötet oförberedd, se till att det inte är du.
