Les réunions traditionnelles en personne sont hors de question pour les startups et autres petites entreprises qui emploient des équipes à distance - elles sont coûteuses, peu pratiques et si facilement remplaçables par une solution de visioconférence fiable. Et à la suite de la pandémie de COVID-19, il semble que toutes les petites entreprises soient devenues virtuelles. Bien que les applications grand public gratuites telles que Hangouts ou Skype puissent être extrêmement utiles au début, vous devrez trouver de meilleures options au fur et à mesure de votre croissance. Dans cet article, nous décrivons les principales fonctionnalités et outils de visioconférence pour les petites entreprises afin de vous aider à choisir la solution de visioconférence qui convient le mieux à votre entreprise.

Homme regardant un ordinateur lors d'une conférence téléphonique

Fonctionnalités de visioconférence pour les petites entreprises

Avant de choisir une solution de visioconférence pour votre petite entreprise, vous devez d'abord prendre du recul et réfléchir à toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin en tant qu'entreprise en pleine croissance. Voici une liste de contrôle complète des fonctionnalités à prendre en compte lors du choix de la meilleure technologie de visioconférence pour votre entreprise.

1. Taille et évolutivité des appels

Examinez la taille de votre équipe et les types de clients avec lesquels vous traitez quotidiennement. De combien de personnes avez-vous besoin pour vous connecter lors d'un appel interne ? Que diriez-vous avec des fournisseurs externes, des partenaires ou des clients ? La plupart des services de visioconférence gratuits ont un maximum de 8 à 10 participants, et beaucoup sont limités par des durées d'appel de 30 ou 40 minutes. Les appels VoIP sont confrontés à des limitations similaires et manquent également de la face à face de visioconférences. L'hébergement de réunions en ligne plus importantes, telles que des webinaires, est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises optent pour des abonnements payants pour leurs appels vidéo critiques.

2. Qualité et fiabilité vidéo/audio

La qualité de votre appel vidéo est de la plus haute importance lorsque vous comptez dessus pour connecter vos équipes à distance et développer votre entreprise. Vous avez besoin d'une solution sur laquelle vous pouvez compter lorsque vous en avez le plus besoin. Une perte de connexion récurrente ou un mauvais signal lors d'une visioconférence ou d'une audioconférence diminuera non seulement votre productivité, mais découragera également les clients potentiels. Les entreprises qui effectuent des appels avec des clients ou des prospects doivent être particulièrement conscientes de la qualité et de la fiabilité des appels, car elles ont un impact important sur les premières impressions.

3. Caméras et systèmes de salle de conférence

Les réunions d'équipe dans les salles de conférence doivent prendre en charge les participants distants sans qu'ils reviennent à un appel de conférence audio obsolète. Des solutions matérielles et logicielles étroitement intégrées offrent la meilleure expérience en termes de qualité et de facilité d'utilisation. Les équipes à distance apprennent à mieux connaître leurs collègues grâce à des visioconférences régulières en face à face. En réalité, 89% d'employés qui ont des vidéoconférences disent que cela les aide à se sentir connectés.

4. Partage d'écran intégré

Le partage d'écran est un élément important de la présentation lors d'une visioconférence. Sans cela, le punch de votre présentation pourrait être limité ; 90% des travailleurs à distance disent que les réunions vidéo facilitent la communication de leur point de vue à leurs équipes. Lorsque vous pouvez partager votre écran pendant un appel vidéo, vos collègues peuvent facilement comprendre ce que vous essayez d'expliquer. Avoir une solution de visioconférence avec partage d'écran sans fil intégré vous permet de présenter et de partager facilement des documents en temps réel pendant les réunions, sans avoir besoin de trouver et de passer des dongles ou des cordons.

5. Intégrations de chat, e-mail et calendrier

Pour être vraiment productif dans toutes vos équipes, la collaboration est essentielle. Mais le hic, c'est qu'il doit être transparent. Cela signifie que les outils de chat, de messagerie et de calendrier doivent s'intégrer facilement à votre solution de visioconférence. Les intégrations vidéo pour les applications de chat et les e-mails facilitent la transition des échanges de texte vers un appel vidéo sans interrompre votre flux de travail. Pour les équipes marketing et commerciales, ajouter e-mail marketing Les intégrations dans votre flux de travail vous offrent une formule gagnante pour développer votre entreprise. Une autre intégration importante dont votre outil de visioconférence a besoin est une intégration simplifiée du calendrier. Il vous permet de planifier et de suivre les réunions vidéo à partir de votre calendrier de travail sans avoir à ouvrir une application de visioconférence distincte. L'intégration du calendrier vous permet de connaître les horaires disponibles de vos collègues afin que vous puissiez trouver le meilleur moment pour organiser des réunions vidéo au lieu de demander à chaque membre de l'équipe quand ils sont libres.

6. Possibilité d'apporter votre propre appareil

Vos clients et prospects ne devraient pas avoir à télécharger une application ou à créer un compte juste pour vous rencontrer par appel vidéo. Trouvez une solution basée sur des normes qui permet à quiconque de rejoindre votre appel via un système vidéo SIP/H.323 ou directement depuis son téléphone mobile, sa tablette ou son ordinateur portable en un seul clic sur le lien d'invitation à la réunion, qu'il utilise un Android , Mac ou tout autre type d'appareil.

7. enregistrement

Enregistrement de conférence téléphonique La fonctionnalité est idéale à des fins de formation et de documentation ou pour partager des récapitulatifs de réunion utiles avec les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre à l'appel planifié. Un bon logiciel de vidéoconférence aura une fonctionnalité d'enregistrement facile à partir de l'appel. Il aura également la possibilité de partager facilement l'enregistrement avec les membres de l'équipe. Ceci est particulièrement utile lorsque vous devez revenir sur des points de discussion spécifiques après la réunion ou utiliser la vidéo pour former de nouveaux employés.

8. Assistance technique

Parmi les employés distants, 48 % ont déclaré que les difficultés techniques nuisent le plus souvent aux expériences de communication vidéo. Quel est l'intérêt d'avoir un fournisseur de visioconférence si son support technique ne peut pas répondre aux questions de base ? Ou pire, des services gratuits sans personne à appeler en cas de panne ? Lorsque vos appels vidéo sont critiques pour l'entreprise, vous avez besoin d'un contact d'assistance du fournisseur de vidéoconférence. Cela garantira que vous avez quelqu'un à contacter si vous rencontrez des difficultés techniques. Cela vous permettra également de minimiser les temps d'arrêt et de profiter de la visioconférence sans les perturbations.

9. Sécurité

La sécurité est tout aussi importante pour les petites entreprises que pour les grandes entreprises. Une faille de sécurité pourrait être un revers dévastateur pour votre entreprise. Avec les récents articles de presse sur les vulnérabilités de sécurité avec des entreprises comme Zoom, il est important d'évaluer les exigences de sécurité et les tolérances aux risques. Cela devrait être l'un des critères les plus cruciaux lorsque vous choisissez un fournisseur de vidéoconférence pour votre entreprise.

10. Prix et retour sur investissement

Si les employés travaillaient à domicile seulement la moitié du temps par an, cela pourrait entraîner 11,000 $ en économies par personne. Cela signifie qu'une petite entreprise de 25 employés pourrait économiser 275,000 XNUMX $ par an avec des employés travaillant à domicile tout en étant productifs et connectés par vidéoconférence. De plus, la visioconférence a considérablement réduit le temps et les coûts de déplacement puisque les employés peuvent participer aux réunions d'équipe quel que soit leur emplacement physique. Bien que la visioconférence en elle-même ait réduit de nombreux coûts d'entreprise, il est toujours important que vous en choisissiez une qui soit économique, mais qui évoluera à mesure que votre entreprise grandit.

5 outils de visioconférence utiles pour les petites entreprises

En gardant toutes ces fonctionnalités à l'esprit, nous avons rassemblé une liste de cinq excellents outils de visioconférence qui aideront votre équipe à avoir des réunions plus personnelles et plus productives. Ces outils sont gratuits ou nécessitent un investissement minimum, ce qui les rend parfaits pour les petites entreprises et les startups soucieuses de leurs résultats.

2 personnes à l'écran utilisant Lifesize Dash

1. Tableau de bord grandeur nature

Tableau de bord grandeur nature™ est un moyen simple et gratuit d'ajouter la visioconférence à n'importe quelle salle de réunion. Ce connecteur de kit de salle de conférence gratuit peut s'intégrer à des caméras vidéo USB tierces et à des appareils audio de fabricants tels qu'Aver, Huddly, Logitech et Polycom. Il prend en charge Chromebox et les PC Windows et vous offre la liberté d'utiliser n'importe quel matériel existant dans votre bureau, tout en vous offrant une expérience utilisateur incroyable, une fiabilité et une gestion centralisée du service Lifesize. Lifesize Dash vous permet d'économiser jusqu'à 1,000 XNUMX USD par an et par salle en supprimant les frais de licence cachés par salle.

2. Icône grandeur nature 300

Le Icône Lifesize® 300™ est une solution de salle de réunion tout-en-un pour moins de 2,000 300 $. Son champ de vision ultra-large (FOV) est parfaitement optimisé pour capturer toutes les personnes assises à table, même dans les plus petites salles de réunion. Le Lifesize Icon 4 vous offre une qualité de partage d'écran XNUMXK inégalée afin que vous puissiez présenter dans la salle de réunion sans sacrifier la qualité. La configuration est plug and play, les commandes sont intuitives et chaque appel est crypté par défaut.

3. Intégrations Lifesize avec Microsoft

De nombreuses petites entreprises ont standardisé les outils Microsoft pour leurs solutions de messagerie, de calendrier et de communication en temps réel. La Intégration Lifesize pour Microsoft ajoute la meilleure qualité audio et vidéo de sa catégorie à vos flux de travail Microsoft® Teams et Microsoft® Outlook® existants pour une collaboration persistante. Planifiez et rejoignez facilement des réunions Lifesize directement depuis Microsoft Teams ou Microsoft Outlook. De plus, Lifesize améliore l'environnement Microsoft Skype Entreprise en offrant aux utilisateurs et à leurs invités une expérience vidéo supérieure dans la salle de réunion et lors des appels de groupe.

4. Tableau blanc numérique Kaptivo

Les sessions de tableau blanc sont idéales pour le brainstorming et la collaboration avec votre équipe, mais il peut être difficile pour les membres de l'équipe à distance de voir le tableau et de participer lors d'un appel de vidéoconférence. Partage de tableau blanc avec Lifesize Share et Kaptivo vous permet de capturer des sessions de tableau blanc interactif sans le coût d'un tableau intelligent ou d'un tableau blanc numérique propriétaire. Kaptivo se fixe à n'importe quel tableau blanc effaçable à sec ou tableau en verre standard, capture numériquement les sessions de tableau blanc et, lorsqu'il est associé à Lifesize Share, présente une image claire, nette et précise à tous les participants à la réunion ou à l'appel en temps réel.

5. Compte Lifesize

Pour le propriétaire de petite entreprise vraiment soucieux des coûts à la recherche d'une meilleure façon de se rencontrer par vidéo, Lifesize vous permet d'héberger des appels vidéo gratuits et instantanés avec jusqu'à 10 participants. Invitez des participants en envoyant votre ID de réunion personnel et rencontrez-vous en face à face, présentez votre écran et collaborez instantanément sur un réseau entièrement crypté directement depuis votre téléphone ou votre navigateur. Contrairement à d'autres services de visioconférence gratuits, Lifesize vous offre des réunions gratuites illimitées sans restriction de durée. Et en réponse à la pandémie de COVID-19, Lifesize offre 6 mois gratuits à toutes les entreprises. Accédez simplement à inscrivez-vous.lifesize.com pour réclamer votre compte gratuit.

Conclusion

Lorsque vous dirigez une petite entreprise avec une équipe distante, des réunions en face à face régulières sont essentielles non seulement pour souder l'équipe, mais aussi pour collaborer plus efficacement. Avant de choisir un outil de visioconférence pour vous aider à développer et à faire évoluer votre entreprise, parcourez cette liste de contrôle et voyez si l'outil possède les fonctionnalités dont vous avez besoin. Êtes-vous en mesure d'accueillir tous les membres de votre équipe lors de vidéoconférences régulières à l'aide de l'outil ? L'outil de visioconférence est-il suffisamment robuste pour rationaliser votre flux de travail ? Les intégrations nécessaires sont-elles disponibles pour vous permettre de synchroniser les membres de l'équipe et de fonctionner correctement en tant qu'entreprise ?

Vous devez examiner attentivement vos options et choisir les outils qui vous promettent le meilleur retour sur investissement et qui sont évolutifs à mesure que votre entreprise se développe. N'oubliez pas que la conférence Web fait partie intégrante de la connexion et de l'engagement de vos équipes distantes et constitue l'un des meilleurs investissements que vous puissiez faire pour votre petite entreprise.