기존의 대면 회의는 신생 기업 및 원격 팀을 고용하는 기타 소규모 기업에게는 문제가 되지 않습니다. 비용이 많이 들고 비실용적이며 신뢰할 수 있는 화상 회의 솔루션으로 쉽게 대체할 수 있습니다. 그리고 COVID-19 대유행의 여파로 모든 소기업이 가상으로 전환된 것 같습니다. 행아웃이나 Skype와 같은 무료 소비자용 앱은 처음에는 매우 유용할 수 있지만 성장함에 따라 더 나은 옵션을 찾아야 합니다. 이 기사에서는 귀사에 가장 적합한 화상 회의 솔루션을 선택하는 데 도움이 되는 소기업을 위한 최고의 화상 회의 기능 및 도구에 대해 설명합니다.

전화 회의에서 컴퓨터를 보고 있는 남자

소기업을 위한 화상 회의 기능

소기업을 위한 화상 회의 솔루션을 선택하기 전에 먼저 한 걸음 물러나서 성장하는 회사로서 필요한 모든 기능을 생각해야 합니다. 다음은 비즈니스에 가장 적합한 화상 회의 기술을 선택할 때 고려해야 할 기능에 대한 포괄적인 체크리스트입니다.

1. 호출 크기 및 확장성

팀의 규모와 매일 상대하는 클라이언트 유형을 살펴보십시오. 내부 통화에 연결해야 하는 사람은 몇 명입니까? 외부 공급업체, 파트너 또는 고객은 어떻습니까? 대부분의 무료 화상 회의 서비스는 최대 8~10명이 참여할 수 있으며 대부분의 경우 통화 시간이 30분 또는 40분으로 제한됩니다. VoIP 통화는 유사한 제한에 직면하고 있으며 대면 구성 요소 화상 회의의. 웨비나와 같은 대규모 온라인 회의를 주최하는 것은 기업이 미션 크리티컬 화상 통화를 유료 구독으로 전환하는 가장 큰 이유 중 하나입니다.

2. 비디오/오디오 품질 및 신뢰성

원격 팀을 연결하고 비즈니스를 성장시키기 위해 화상 통화에 의존할 때 화상 통화의 품질은 가장 중요합니다. 가장 필요할 때 신뢰할 수 있는 솔루션이 필요합니다. 비디오 또는 오디오 회의 중에 반복적으로 연결이 끊기거나 신호가 약해지면 생산성이 저하될 뿐만 아니라 잠재 고객을 유치하게 됩니다. 고객 또는 잠재 고객과 전화 통화를 하는 기업은 첫인상에 큰 영향을 미치기 때문에 통화 품질과 신뢰성에 특히 유의해야 합니다.

3. 회의실 카메라 및 시스템

회의실의 팀 회의는 원격 참가자가 오래된 오디오 회의 통화로 돌아가지 않고 지원해야 합니다. 긴밀하게 통합된 하드웨어 및 소프트웨어 솔루션은 품질과 사용 편의성 모두에서 최고의 경험을 제공합니다. 원격 팀은 정기적인 대면 화상 회의를 통해 동료를 더 잘 알게 됩니다. 사실은, 직원의 89 % 화상 회의를 하는 사람은 화상 회의가 연결되어 있다고 느끼는 데 도움이 된다고 말합니다.

4. 통합 화면 공유

화면 공유는 화상 회의 통화를 통한 프레젠테이션의 중요한 부분입니다. 그것 없이는 프레젠테이션의 효과가 제한될 수 있습니다. 원격 근무자의 90 % 화상 회의를 통해 팀에 요점을 더 쉽게 전달할 수 있다고 말합니다. 영상 통화 중에 화면을 공유할 수 있으면 설명하려는 내용을 동료가 쉽게 이해할 수 있습니다. 통합 무선 화면 공유 기능이 있는 화상 회의 솔루션을 사용하면 동글이나 코드를 찾아 전달할 필요 없이 회의 중에 실시간으로 문서를 쉽게 발표하고 공유할 수 있습니다.

5. 채팅, 이메일 및 캘린더 통합

모든 팀에서 진정한 생산성을 발휘하려면 협업이 핵심입니다. 하지만 중요한 점은 매끄럽게 연결되어야 한다는 것입니다. 이는 채팅, 이메일 및 캘린더 도구가 화상 회의 솔루션과 쉽게 통합되어야 함을 의미합니다. 채팅 앱과 이메일을 위한 비디오 통합을 통해 작업 흐름을 방해하지 않고 텍스트 교환에서 화상 통화로 간단하게 전환할 수 있습니다. 마케팅 및 영업 팀의 경우 추가 이메일 마케팅 워크플로에 통합하면 비즈니스 성장을 위한 성공적인 공식을 얻을 수 있습니다. 화상 회의 도구에 필요한 또 다른 중요한 통합은 간소화된 캘린더 통합입니다. 별도의 화상 회의 앱을 열지 않고도 업무 일정에서 화상 회의를 예약하고 추적할 수 있습니다. 캘린더 통합을 통해 동료의 사용 가능한 일정을 알 수 있으므로 각 팀원에게 한가한 시간을 묻지 않고 화상 회의를 주최할 최적의 시간을 찾을 수 있습니다.

6. BYOD(Bring-Your-Own-Device) 기능

고객과 잠재 고객은 화상 통화를 통해 만나기 위해 앱을 다운로드하거나 계정을 만들 필요가 없습니다. SIP/H.323 비디오 시스템을 통해 또는 Android를 사용하는지 여부에 관계없이 회의 초대 링크를 한 번만 클릭하면 누구나 휴대폰, 태블릿 또는 노트북에서 바로 통화에 참여할 수 있는 표준 기반 솔루션을 찾으십시오. , Mac 또는 다른 종류의 장치.

7. 녹음

전화 회의 녹음 기능은 교육 및 문서화 목적이나 예정된 통화에 참여할 수 없는 팀 구성원과 유용한 회의 요약을 공유하는 데 유용합니다. 좋은 화상 회의 소프트웨어에는 통화 내에서 쉽게 녹음할 수 있는 기능이 있습니다. 또한 녹음을 팀원들과 쉽게 공유할 수 있는 옵션도 있습니다. 이는 회의 후 특정 논의 사항을 논의해야 하거나 신입 사원 교육을 위해 비디오를 사용해야 할 때 특히 유용합니다.

8. 기술 지원

원격 직원의 48% 기술적인 어려움이 비디오 통신 경험을 손상시키는 경우가 가장 많다고 말했습니다. 기술 지원팀에서 기본적인 질문에 답할 수 없다면 화상 회의 제공업체가 무슨 소용이 있겠습니까? 아니면 문제가 발생했을 때 전화할 사람이 없는 무료 서비스? 화상 통화가 비즈니스에 중요한 경우 화상 회의 공급자 지원 연락처가 필요합니다. 이렇게 하면 기술적인 문제가 있는 경우 연락할 수 있는 사람이 있습니다. 또한 중단 시간을 최소화하고 방해 없이 화상 회의를 즐길 수 있습니다.

9. 보안

보안은 대기업과 마찬가지로 중소기업에게도 중요합니다. 보안 취약점은 회사에 치명적인 차질이 될 수 있습니다. Zoom과 같은 회사의 보안 취약점에 관한 최근 뉴스 기사를 통해 보안 요구 사항과 위험 허용 범위를 평가하는 것이 중요합니다. 이는 비즈니스를 위한 화상 회의 공급자를 선택할 때 가장 중요한 기준 중 하나여야 합니다.

10. 가격 및 ROI

직원이 XNUMX년에 절반의 시간만 재택근무한다면 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다. $11,000 절약 사람마다. 이는 직원이 25명인 소규모 회사에서 직원이 재택근무를 하면서 화상 회의를 통해 여전히 생산적이고 연결되어 있어 연간 275,000달러를 절약할 수 있음을 의미합니다. 또한 직원들이 물리적 위치에 구애받지 않고 팀 회의에 참여할 수 있기 때문에 화상 회의를 통해 이동 시간과 비용을 획기적으로 줄였습니다. 화상 회의 자체가 많은 회사 비용을 절감했지만 예산이 편하면서도 회사가 성장함에 따라 확장할 수 있는 것을 선택하는 것이 여전히 중요합니다.

소기업을 위한 5가지 유용한 화상 회의 도구

이러한 모든 기능을 염두에 두고 팀이 보다 개인적이고 생산적인 회의를 갖는 데 도움이 되는 XNUMX가지 훌륭한 화상 회의 도구 목록을 정리했습니다. 이러한 도구는 무료이거나 최소한의 투자가 필요하므로 수익에 관심이 있는 중소기업 및 신생 기업에 적합합니다.

Lifesize Dash를 사용하는 화면의 2명

1. 실물 크기 대쉬

라이프사이즈 대시™ 모든 회의실에 화상 회의를 무료로 쉽게 추가할 수 있는 방법입니다. 이 무료 회의실 키트 커넥터는 Aver, Huddly, Logitech 및 Polycom과 같은 제조업체의 타사 USB 비디오 카메라 및 오디오 장치와 통합할 수 있습니다. Chromebox 및 Windows PC를 지원하며 사무실에 있는 기존 하드웨어를 자유롭게 사용할 수 있는 동시에 Lifesize 서비스의 놀라운 사용자 경험, 안정성 및 중앙 집중식 관리를 제공합니다. Lifesize Dash를 사용하면 방당 숨겨진 라이센스 비용을 제거하여 방당 연간 최대 $1,000를 절약할 수 있습니다.

2. 라이프사이즈 아이콘 300

이 어플리케이션에는 XNUMXµm 및 XNUMXµm 파장에서 최대 XNUMXW의 평균 전력을 제공하는 라이프사이즈® 아이콘 300™ $2,000 미만의 올인원 허들룸 솔루션입니다. 초광각 시야(FOV)는 가장 작은 회의실에서도 테이블에 앉아 있는 모든 사람을 포착할 수 있도록 완벽하게 최적화되어 있습니다. Lifesize Icon 300은 타의 추종을 불허하는 4K 화면 공유 품질을 제공하므로 품질 저하 없이 허들룸에서 발표할 수 있습니다. 설정은 플러그 앤 플레이 방식이며 컨트롤은 직관적이며 모든 통화는 기본적으로 암호화됩니다.

3. Microsoft와의 Lifesize 통합

많은 중소기업이 전자 메일, 일정 및 실시간 커뮤니케이션 솔루션을 Microsoft 도구로 표준화했습니다. 그만큼 Microsoft를 위한 Lifesize 통합 지속적인 공동 작업을 위해 기존 Microsoft® Teams 및 Microsoft® Outlook® 워크플로에 동급 최고의 오디오 및 비디오 품질을 추가합니다. Microsoft Teams 또는 Microsoft Outlook 내에서 직접 Lifesize 회의를 쉽게 예약하고 참여하십시오. 또한 Lifesize는 회의실과 그룹 통화에서 사용자와 손님에게 우수한 비디오 경험을 제공함으로써 Microsoft Skype for Business 환경을 개선합니다.

4. Kaptivo 디지털 화이트보드

화이트보드 세션은 브레인스토밍 및 팀과의 공동 작업에 적합하지만 원격 팀원이 화상 회의 통화 중에 보드를 보고 참여하기 어려울 수 있습니다. Lifesize Share 및 Kaptivo를 통한 화이트보드 공유 스마트보드 또는 독점 디지털 화이트보드 비용 없이 대화형 화이트보드 세션을 캡처할 수 있습니다. Kaptivo는 모든 표준 드라이 지우기 화이트보드 또는 유리 보드에 부착하고 화이트보드 세션을 디지털 방식으로 캡처하며 Lifesize Share와 페어링하면 회의 또는 통화 중인 모든 사람에게 실시간으로 선명하고 선명하며 정확한 이미지를 제공합니다.

5. Lifesize 계정

비디오를 통해 만날 수 있는 더 나은 방법을 찾고 있는 진정으로 비용에 민감한 소기업 소유주를 위해, 실물 크기 최대 10명의 참가자와 무료 즉석 화상 통화를 주최할 수 있습니다. 개인 회의 ID를 전송하여 참석자를 초대하고 대면 회의를 하고, 화면을 발표하고, 완전히 암호화된 네트워크를 통해 전화기나 브라우저에서 바로 공동 작업을 수행하십시오. 다른 무료 화상 회의 서비스와 달리 Lifesize는 회의 길이에 대한 제한 없이 무제한 무료 회의를 제공합니다. 또한 COVID-19 팬데믹에 대응하여 Lifesize는 모든 기업에 6개월 무료 서비스를 제공하고 있습니다. 로 이동하기만 하면 됩니다. signup.lifesize.com 무료 계정을 청구합니다.

결론

원격 팀과 함께 소규모 비즈니스를 운영할 때 정기적인 대면 회의는 팀을 하나로 묶을 뿐만 아니라 보다 효과적으로 공동 작업하는 데 중요합니다. 회사를 성장시키고 확장하는 데 도움이 되는 화상 회의 도구를 선택하기 전에 이 체크리스트를 살펴보고 도구에 필요한 기능이 있는지 확인하십시오. 도구를 사용하여 정기적인 화상 회의에 모든 팀원을 수용할 수 있습니까? 화상 회의 도구가 작업 흐름을 간소화할 만큼 강력합니까? 팀 구성원 간 동기화 및 비즈니스 기능을 원활하게 수행하는 데 필요한 통합 기능을 사용할 수 있습니까?

옵션을 신중하게 고려하고 최고의 ROI를 약속하고 회사가 성장함에 따라 확장 가능한 도구를 사용해야 합니다. 웹 회의는 원격 팀을 연결하고 참여시키는 데 필수적인 부분이며 소규모 비즈니스를 위한 최고의 투자 중 하나라는 점을 기억하십시오.