Perinteiset henkilökohtaiset tapaamiset eivät tule kysymykseen startup-yrityksissä ja muissa pienissä yrityksissä, jotka käyttävät etätiimejä – ne ovat kalliita, epäkäytännöllisiä ja helposti vaihdettavissa luotettavalla videoneuvotteluratkaisulla. Ja COVID-19-pandemian jälkeen näyttää siltä, että jokainen pienyritys on muuttunut virtuaaliseksi. Vaikka ilmaiset kuluttajatason sovellukset, kuten Hangouts tai Skype, voivat olla erittäin hyödyllisiä alussa, sinun on keksittävä parempia vaihtoehtoja kasvaessasi. Tässä artikkelissa esittelemme pienyritysten parhaat videoneuvotteluominaisuudet ja -työkalut, joiden avulla voit valita yrityksellesi parhaiten sopivan videoneuvotteluratkaisun.
Videoneuvotteluominaisuudet pienyrityksille
Ennen kuin valitset videoneuvotteluratkaisun pienyrityksellesi, sinun on ensin astuttava taaksepäin ja mietittävä kaikkia ominaisuuksia, joita tarvitset kasvavana yrityksenä. Tässä on kattava tarkistuslista ominaisuuksista, jotka sinun tulee ottaa huomioon valittaessa yrityksellesi parasta videoneuvottelutekniikkaa.
1. Puhelun koko ja skaalautuvuus
Katso tiimisi kokoa ja asiakastyyppejä, joiden kanssa olet päivittäin tekemisissä. Kuinka monta henkilöä tarvitset sisäiseen puheluun? Entä ulkopuolisten toimittajien, kumppaneiden tai asiakkaiden kanssa? Useimmissa ilmaisissa videoneuvottelupalveluissa on enintään 8–10 osallistujaa, ja monet ovat rajoitettuja 30 tai 40 minuutin puheluiden kestoon. VoIP-puhelut kohtaavat samanlaisia rajoituksia, ja niistä puuttuu myös kasvotusten komponentti videoneuvotteluista. Suurempien verkkokokousten, kuten webinaarien, järjestäminen on yksi suurimmista syistä, miksi yritykset siirtyvät maksullisiin tilauksiin kriittisissä videopuheluissaan.
2. Videon/äänen laatu ja luotettavuus
Videopuhelusi laatu on äärimmäisen tärkeää, kun luotat siihen yhdistäessäsi etätiimejäsi ja kasvattaessasi liiketoimintaasi. Tarvitset ratkaisun, johon voit luottaa, kun sitä eniten tarvitset. Toistuva yhteyden katkeaminen tai huono signaali video- tai äänineuvottelun aikana ei ainoastaan vähennä tuottavuuttasi, vaan myös hidastaa potentiaalisia asiakkaita. Yritysten, jotka soittavat puheluita asiakkaiden tai mahdollisten asiakkaiden kanssa, tulisi olla erityisen tietoisia puheluiden laadusta ja luotettavuudesta, koska niillä on suuri vaikutus ensivaikutelmiin.
3. Kokoushuoneiden kamerat ja järjestelmät
Ryhmäkokouksissa neuvotteluhuoneissa on tuettava etäosallistujia ilman, että heidän on palattava vanhentuneeseen äänikonferenssipuheluun. Tiiviisti integroidut laitteisto- ja ohjelmistoratkaisut tarjoavat parhaan kokemuksen sekä laadusta että helppokäyttöisyydestä. Etätyöryhmät oppivat tuntemaan työtovereihinsa paremmin säännöllisten, kasvokkain tapahtuvien videokokousten avulla. Itse asiassa, 89% työntekijöistä jotka pitävät videoneuvotteluja, sanovat, että se auttaa heitä tuntemaan yhteyden.
4. Integroitu näytön jakaminen
Näytön jakaminen on tärkeä osa esittelyä videoneuvottelupuhelussa. Ilman sitä esityksesi vaikutus voi olla rajoitettu; 90 % etätyöntekijöistä sanovat, että videokokoukset helpottavat näkemyksensä välittämistä heidän tiimilleen. Kun voit jakaa näyttösi videopuhelun aikana, kollegasi ymmärtävät helposti, mitä yrität selittää. Integroidulla langattomalla näytön jakamisella varustetun videoneuvotteluratkaisun avulla voit helposti esittää ja jakaa asiakirjoja reaaliajassa kokousten aikana ilman, että sinun tarvitsee etsiä ja välittää dongeleja tai johtoja.
5. Chat-, sähköposti- ja kalenteriintegraatiot
Yhteistyö on avainasemassa, jotta voit olla todella tuottava kaikissa tiimeissäsi. Mutta saalis on: sen on oltava saumaton. Tämä tarkoittaa, että chat-, sähköposti- ja kalenterityökalut on integroitava helposti videoneuvotteluratkaisuusi. Chat-sovellusten ja sähköpostin videointegraatiot helpottavat siirtymistä tekstinvaihdosta videopuheluun keskeyttämättä työnkulkua. Markkinointi- ja myyntitiimeille lisääminen email markkinointi integroinnit työnkulkuusi antavat sinulle voittavan kaavan yrityksesi kasvattamiseen. Toinen tärkeä integrointi, jota videoneuvottelutyökalusi tarvitsee, on virtaviivainen kalenteriintegraatio. Sen avulla voit ajoittaa ja seurata videokokouksia työkalenteristasi ilman, että sinun tarvitsee avata erillistä videoneuvottelusovellusta. Kalenteriintegraation avulla tiedät kollegojesi käytettävissä olevat aikataulut, jotta voit löytää optimaalisen ajan videokokousten isännöimiseen sen sijaan, että kysyisit jokaiselta tiimin jäseneltä, milloin he ovat vapaita.
6. Tuo oman laitteen ominaisuus
Asiakkaidesi ja mahdollisten asiakkaiden ei pitäisi joutua lataamaan sovellusta tai luomaan tiliä vain tavatakseen sinut videopuhelun aikana. Löydä standardipohjainen ratkaisu, jonka avulla kuka tahansa voi liittyä puheluusi SIP/H.323-videojärjestelmän kautta tai suoraan matkapuhelimestaan, tabletistaan tai kannettavasta tietokoneestaan yhdellä klikkauksella kokouskutsulinkkiä riippumatta siitä, käyttääkö he Androidia , Mac tai muu laite.
7. Äänitys
Neuvottelupuhelun tallennus toiminnallisuus sopii erinomaisesti koulutus- ja dokumentointitarkoituksiin tai hyödyllisten kokousten yhteenvetojen jakamiseen tiimin jäsenten kanssa, jotka eivät voineet liittyä ajoitettuun puheluun. Hyvällä videoneuvotteluohjelmistolla on helppo tallennustoiminto puhelun sisällä. Sillä on myös mahdollisuus jakaa tallenne helposti tiimin jäsenten kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun haluat käydä läpi tiettyjä keskustelunaiheita kokouksen jälkeen tai käyttää videota uusien työntekijöiden kouluttamiseen.
8. Tekninen tuki
Etätyöntekijöistä 48 % sanoi, että tekniset vaikeudet heikentävät useimmiten videoviestinnän kokemuksia. Mitä järkeä on videoneuvottelujen tarjoajalla, jos sen tekninen tuki ei pysty vastaamaan peruskysymyksiin? Tai pahempaa, ilmaiset palvelut ilman, että ketään voi soittaa, jos jokin menee rikki? Kun videopuhelusi ovat liiketoimintakriittisiä, tarvitset videoneuvottelupalveluntarjoajan tukiyhteyshenkilön. Näin varmistat, että sinulla on joku, johon voit kääntyä, jos sinulla on teknisiä ongelmia. Sen avulla voit myös minimoida seisokkeja ja nauttia videoneuvotteluista ilman häiriöitä.
9. turvallisuus
Turvallisuus on yhtä tärkeää pienille yrityksille kuin suurille yrityksille. Tietoturvahaavoittuvuus voi olla tuhoisa takaisku yrityksellesi. Zoomin kaltaisten yritysten tietoturva-aukkoja käsittelevien viimeaikaisten uutisartikkelien ansiosta on tärkeää arvioida tietoturvavaatimukset ja riskitoleranssit. Tämän pitäisi olla yksi tärkeimmistä kriteereistä, kun valitset yrityksellesi videoneuvottelupalveluntarjoajan.
10. Hinta ja ROI
Jos työntekijät työskentelevät kotoa vain puolet ajasta vuodessa, se voi johtaa 11,000 dollaria säästöjä per henkilö. Tämä tarkoittaa, että pieni 25 työntekijän yritys voisi säästää 275,000 XNUMX dollaria vuodessa, kun työntekijät työskentelevät kotoa, mutta ovat silti tuottavia ja yhteydessä videoneuvottelujen kautta. Lisäksi videoneuvottelut ovat vähentäneet huomattavasti matka-aikaa ja -kustannuksia, koska työntekijät voivat osallistua tiimikokouksiin fyysisestä sijainnistaan riippumatta. Vaikka videoneuvottelut itsessään ovat alentaneet monia yrityksen kustannuksia, on silti tärkeää, että valitset sellaisen, joka on edullinen budjettiin, mutta joka skaalautuu yrityksesi kasvaessa.
5 hyödyllistä videoneuvottelutyökalua pienyrityksille
Kaikki nämä ominaisuudet huomioon ottaen olemme koonneet luettelon viidestä erinomaisesta videoneuvottelutyökalusta, jotka auttavat tiimiäsi pitämään henkilökohtaisempia ja tuottavampia kokouksia. Nämä työkalut ovat joko ilmaisia tai vaativat vähimmäisinvestoinnin, joten ne ovat täydellisiä pienille yrityksille ja aloittelijoille, jotka ovat huolissaan tuloksestaan.
1. Lifesize Dash
Lifesize Dash™ on ilmainen ja helppo tapa lisätä videoneuvotteluja mihin tahansa kokoushuoneeseen. Tämä ilmainen kokoushuonesarjan liitin voidaan integroida muiden valmistajien, kuten Averin, Huddlyn, Logitechin ja Polycomin, USB-videokameroihin ja äänilaitteisiin. Se tukee Chromebox- ja Windows-tietokoneita ja tarjoaa sinulle vapauden käyttää mitä tahansa toimistossasi olevaa laitteistoa, samalla kun saat Lifesize-palvelun uskomattoman käyttökokemuksen, luotettavuuden ja keskitetyn hallinnan. Lifesize Dash antaa sinun säästää jopa 1,000 XNUMX dollaria vuodessa huonetta kohden jättämällä piilotetut huonekohtaiset lisenssimaksut.
2. Lifesize Icon 300
- Lifesize® Icon 300™ on all-in-one huddle room -ratkaisu alle 2,000 300 dollarilla. Sen erittäin laaja näkökenttä (FOV) on optimoitu täydellisesti kuvaamaan kaikki pöydän ääressä istuvat jopa pienimmässä kokoushuoneessa. Lifesize Icon 4 tarjoaa vertaansa vailla olevan XNUMXK-näytönjakolaadun, joten voit esiintyä keskusteluhuoneessa laadusta tinkimättä. Asennus on plug and play, ohjaimet ovat intuitiivisia ja jokainen puhelu on oletuksena salattu.
3. Lifesize-integraatiot Microsoftin kanssa
Monet pienyritykset ovat standardoineet Microsoftin työkalut sähköposti-, kalenteri- ja reaaliaikaisiin viestintäratkaisuihinsa. The Lifesize-integraatio Microsoftille lisää luokkansa parhaan äänen ja videon laadun olemassa oleviin Microsoft® Teams- ja Microsoft® Outlook® -työnkulkuihisi jatkuvaa yhteistyötä varten. Ajoita helposti Lifesize-kokouksia ja liity niihin suoraan Microsoft Teamsista tai Microsoft Outlookista. Lisäksi Lifesize parantaa Microsoft Skype for Business -ympäristöä tarjoamalla käyttäjille ja heidän vierailleen erinomaisen videokokemuksen kokoushuoneessa ja ryhmäpuheluissa.
4. Kaptivo Digital Whiteboard
Whiteboarding-istunnot ovat hyviä ideoita ja yhteistyötä tiimisi kanssa, mutta etätyöryhmän jäsenten voi olla vaikea nähdä taulua ja osallistua videoneuvottelupuheluun. Valkotaulun jakaminen Lifesize Sharen ja Kaptivon kanssa voit tallentaa interaktiivisia taulun istuntoja ilman älytaulun tai patentoidun digitaalisen taulun kustannuksia. Kaptivo kiinnittyy mihin tahansa tavalliseen kuivalla pyyhittävään tauluun tai lasitauluun, tallentaa digitaalisesti taulun istunnot ja yhdessä Lifesize Sharen kanssa näyttää selkeän, terävän ja tarkan kuvan kaikille kokouksessa tai puhelussa reaaliajassa.
5. Lifesize-tili
Todella kustannustietoiselle pienyrityksen omistajalle, joka etsii parempaa tapaa tavata videon välityksellä, LifeSize voit isännöidä ilmaisia ja välittömiä videopuheluita jopa 10 osallistujalle. Kutsu osallistujia lähettämällä henkilökohtainen kokoustunnuksesi ja tapaa kasvotusten, esittele näyttösi ja tee yhteistyötä välittömästi täysin salatun verkon kautta suoraan puhelimestasi tai selaimesta. Toisin kuin muut ilmaiset videoneuvottelupalvelut, Lifesize tarjoaa sinulle rajattomasti ilmaisia kokouksia ilman kokouksen pituutta koskevia rajoituksia. Ja vastauksena COVID-19-pandemiaan Lifesize tarjoaa 6 kuukautta maksutta kaikille yrityksille. Siirry yksinkertaisesti kohteeseen signup.lifesize.com lunastaaksesi ilmaisen tilisi.
Yhteenveto
Kun pyörität pienyritystä etätiimin kanssa, säännölliset kasvokkain tapaamiset ovat ratkaisevan tärkeitä paitsi tiimin yhdistämiseksi myös tehokkaamman yhteistyön kannalta. Ennen kuin valitset videoneuvottelutyökalun, joka auttaa sinua kasvattamaan ja laajentamaan yritystäsi, käy läpi tämä tarkistuslista ja katso, onko työkalussa tarvitsemasi ominaisuudet. Pystytkö sovittamaan kaikki tiimisi jäsenet säännöllisiin videoneuvotteluihin työkalun avulla? Onko videoneuvottelutyökalu tarpeeksi vankka tehostaakseen työnkulkuasi? Onko tarvittavat integraatiot saatavilla, jotta voit synkronoida tiimin jäsenten välillä ja toimia sujuvasti yrityksenä?
Sinun on harkittava huolellisesti vaihtoehtojasi ja käytettävä työkaluja, jotka lupaavat sinulle parhaan sijoitetun pääoman tuottoprosentin ja ovat skaalautuvia yrityksesi kasvaessa. Muista, että verkkoneuvottelut ovat olennainen osa etätiimesi yhteydenpitoa ja sitoutumista ja yksi parhaista sijoituksista, joita voit tehdä pienyrityksellesi.
