Pour beaucoup, les présentations virtuelles sont un goût acquis. Mais, avec les équipes à distance devenant de plus en plus populaires, surtout maintenant en raison de l'apparition de la pandémie de COVID-19, les présentations virtuelles ne sont pas seulement à prévoir, mais elles deviennent également rapidement la norme dans notre vie professionnelle quotidienne. En plus d'aider vos collègues à rester alignés sur les grands projets, les présentations virtuelles sont un outil de vente utile qui vous aide à améliorer vos marges bénéficiaires et sont également un élément de base des engagements des clients ou des clients, que ce soit sous la forme d'examens commerciaux trimestriels, d'introductions de nouvelles fonctionnalités ou de rapports réguliers.

En quoi les présentations virtuelles diffèrent-elles des présentations régulières ?

Il est tentant de penser que les mêmes règles qui s'appliquent aux présentations en personne s'appliqueraient également aux présentations virtuelles. En réalité, cependant, les deux nécessitent des approches différentes pour garder les téléspectateurs engagés dans la présentation. Voici deux différences majeures entre les présentations virtuelles et régulières :

Les présentations virtuelles rivalisent avec plus de distractions

Les participants qui regardent une présentation virtuelle sont beaucoup plus facilement distraits qu'un participant typique à une réunion ne le serait lorsqu'il visualise le contenu dans la même pièce que le présentateur. Avec les présentations au bureau, les participants sont généralement dans la salle de conférence, qui est un environnement contrôlé avec moins de distractions rivaliser pour attirer l'attention, ce qui facilite l'écoute du langage corporel et de ce que dit l'orateur. Avec les présentations virtuelles, le contexte est très différent.

Souvent, les téléspectateurs sont en mode muet (vidéo ou audio), ce qui rend beaucoup plus difficile pour les présentateurs de comprendre qui interagit avec le contenu. À tout moment, les participants peuvent répondre à un appel téléphonique, vérifier leurs e-mails, naviguer réseaux sociaux ou tout simplement multitâche en raison d'un manque d'intérêt, pour lequel le présentateur n'en serait pas plus avisé.

Les présentations virtuelles offrent une plus grande évolutivité

Les présentations virtuelles vous permettent de présenter à plus de personnes en même temps, aidées par des services de visioconférence de groupe tels que Lifesize, qui permettent de des centaines de participants par réunion. Pour participer, tout ce dont les participants à la réunion ont besoin est un appareil avec une connexion Internet, ce qui simplifie considérablement la logistique par rapport à une présentation traditionnelle au bureau, qui nécessite souvent de planifier un voyage, de bloquer quelques jours pour voyager et de réserver une salle de conférence. Même dans ce cas, vous ne pouvez pas être sûr que tout le monde se présentera à la date et à l'heure convenues jusqu'au début de la réunion.

Bien que les présentations virtuelles soient pratiques, cela ne les rend pas nécessairement plus faciles pour vous ou les membres de votre public. Nous avons tous connu les douleurs des présentations virtuelles ratées en proie à une mauvaise qualité audio ou vidéo ou des présentateurs qui ne se sentent pas à l'aise avec les commandes de navigation pour partager du contenu. De plus, lorsque vous ne présentez pas physiquement à un public face à face, vous devez travailler encore plus dur pour établir une connexion et maintenir son attention. Voici comment procéder.

4 conseils de présentation virtuelle pour votre prochaine réunion

Un bon contenu, la préparation et la pratique de la prise de parole en public sont des facteurs clés pour chaque présentation, mais si vous ne pouvez pas garder votre public engagé en vous débarrassant de toutes les distractions, votre présentation risque d'échouer. Voici quatre conseils de présentation qui vous aideront à minimiser les distractions la prochaine fois que vous serez sous les projecteurs de la réunion.

1. Soyez bref

Lors d'une présentation virtuelle, votre public dispose d'un nombre quasi infini de distractions à portée de main, des e-mails à la messagerie instantanée en passant par les flux de médias sociaux. Donc, si vous faites une présentation virtuelle, soyez concis et direct. Même si vous vous engagez à faire une présentation plus longue comme un en direct, rester concentré et ne pas serpenter est essentiel.

Le durée d'attention moyenne lors de l'écoute d'un présentateur est comprise entre 5 et 10 minutes. Même les orateurs d'élite et expérimentés ont du mal à retenir l'attention d'un public pendant plus de 20 minutes. Afin d'éviter la fatigue de l'auditeur et de retenir l'attention de la salle (virtuelle), vous voulez donner du punch à votre présentation, en condensant le contenu en cinq points clés maximum, ainsi qu'un résumé succinct de l'action que vous souhaitez que le public entreprenne. après la présentation.

Une façon d'y parvenir est de commencer par la fin à l'esprit. Par exemple, si vous faites une présentation sur comment être productif en travaillant à domicile, votre objectif peut être de faire en sorte que le public mette en pratique les conseils et fasse part de ses commentaires sur son expérience. Après avoir identifié cela, vous saurez la quantité d'informations que vous devez fournir qui les amènera à prendre l'action spécifique que vous souhaitez qu'ils prennent.

2. Fermez les fenêtres dont vous n'avez pas besoin

Avant de partager votre écran, assurez-vous que le contenu que vous souhaitez présenter est déjà prêt. Les premiers instants de votre présentation sont essentiels pour établir une connexion avec le public, et personne n'aime regarder un orateur se précipiter nerveusement pour trouver sa présentation sur un bureau encombré ou, pire, partager par inadvertance des informations sensibles ou personnelles qui peuvent être affichées par un autre. application.

De plus, si vous utilisez la même présentation pour différents publics, assurez-vous d'évaluer chaque diapositive pour vous assurer qu'elle est pertinente et adaptée à la salle. Distraire votre spectateur en devant parcourir un tas de diapositives génériques qui n'ont pas été adaptées à son organisation, à sa fonction ou à ses priorités vous donne l'impression d'être mal préparé, donnant au public l'excuse parfaite pour ne pas entendre ce que vous avez à dire. Chaque fois que vous faites cela, vous brisez le flux de votre présentation et leur volonté de rester jusqu'à ce que vous ayez terminé.

3. Demandez au public de s'engager pour une réunion sans distraction

De nombreuses entreprises distantes ont une règle tacite : coupez le son de votre micro si vous ne présentez pas. Il est facile pour une ambulance qui passe de faire dérailler une présentation, alors avant de commencer, demandez aux participants de couper leurs micros jusqu'à ce que vous soyez prêt pour les questions-réponses. Heureusement, de nombreuses plates-formes de visioconférence permettent aux hôtes de réunion de désactiver les micros des participants afin de mieux contrôler l'expérience de la réunion. Autre avantage, la mise en sourdine aide les présentateurs à retenir l'attention des participants à la réunion en déterminant quand ce sera leur tour de parler.

Pour les équipes entièrement distantes et distribuées, il est également courant de demander aux participants à la réunion d'éviter le multitâche et de couper le son des téléphones pendant la durée de la réunion. Cela crée un environnement de réunion qui ressemble plus à une réunion au bureau avec un minimum de distractions en concurrence avec l'orateur pour attirer l'attention.

4. Testez votre équipement au préalable

Si vous lisez ceci, vous avez probablement participé à une réunion en ligne où quelqu'un a présenté pendant plusieurs minutes sans savoir que son microphone était coupé ou que son contenu ne s'affichait pas à l'écran. C'est une expérience inconfortable à la fois pour le présentateur et le public et, heureusement, très facile à éviter.

Avant votre prochaine présentation virtuelle, assurez-vous de tester votre micro, votre partage d'écran et votre caméra 5 à 10 minutes avant de passer en direct. Cela vous aide à identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et à y remédier. C'est aussi une excellente occasion de vérifie ton éclairage pour vous assurer que votre flux vidéo est clair et prêt pour les heures de grande écoute.

De plus, savoir que vos outils sont en bon état renforce votre confiance car vous êtes sûr qu'ils n'interrompront pas votre présentation.

Comment présenter virtuellement sur Lifesize

Lifesize est une solution de visioconférence sécurisée haute définition pour les réunions en ligne qui vous aide à organiser des présentations ininterrompues et à offrir une expérience exceptionnelle aux participants à la réunion sur différents appareils. Voici quelques étapes pour vous aider à utiliser Lifesize pour votre prochaine présentation virtuelle :

1. Préparez votre présentation

Des visuels et des textes convaincants améliorent toute présentation. Ne vous inquiétez pas si vos côtelettes de conception manquent ; utiliser le contenu du site Web, du blog ou des flux de médias sociaux de votre entreprise.

Une bonne copie aide à sauvegarder vos diapositives et persuade votre public d'agir. Vous souhaitez parler des avantages d'agir, surmonter les objections et lancer des appels à l'action irrésistibles pour faciliter l'implication de votre public.

Pour vos présentations les plus critiques, pensez à embaucher un service de rédaction pour vous aider à créer des diapositives convaincantes qui laissent une impression durable dans l'esprit de votre public afin que lorsque vous leur demandez d'agir, ils soient prêts à le faire. Des outils de développement de présentations interactives comme Visme simplifiez également le processus de création de contenu unique et immersif qui s'affichera parfaitement lors des réunions. La société publie également régulièrement bonnes pratiques de présentation pour aider les utilisateurs à éviter les mises en page trop encombrées ou contenant beaucoup de texte.

2. Cliquez sur "Présenter"

Une fois que vous êtes prêt pour votre présentation, rejoignez votre réunion Lifesize depuis l'application de bureau/web, confirmez que vos participants sont présents, puis cliquez sur l'icône « Partager votre écran » pour démarrer votre présentation. Vous serez ensuite invité à sélectionner l'écran ou l'application que vous souhaitez partager.

3. Partagez vos diapositives ou tout l'écran

Une fois que vous avez fait votre sélection, cliquez sur le bouton "Partager" pour afficher vos diapositives. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas partager de diapositives en même temps qu'un autre présentateur. Assurez-vous donc que tous les autres intervenants ont terminé leur présentation avant d'essayer de partager vos diapositives.

Que faire après la présentation

Bonne nouvelle - vous avez écrasé la présentation. Maintenant, que faites-vous ? Les meilleurs présentateurs ne s'arrêtent pas une fois la réunion terminée. Après chaque présentation, prenez quelques minutes pour vous évaluer, ou demandez des commentaires à vos collègues, pour voir si vous avez bien fait et si vous avez atteint votre objectif. De plus, voici quelques façons de s'assurer que la présentation se traduit par un impact commercial.

1. Envoyez le lien de votre réunion enregistrée

Selon le matériel, votre public devra peut-être revoir la réunion pour l'aider à saisir des détails cruciaux de votre présentation. Lifesize vous permet de enregistrer et partager vos présentations afin qu'une fois que vous avez terminé, il vous suffit de partager un lien de l'enregistrement avec vos participants pour référence ultérieure. Vous pouvez également utiliser un éditeur vidéo pour assembler différentes vidéos afin de les utiliser comme matériel supplémentaire lors de futurs webinaires, réunions ou présentations.

2. Planifiez une réunion de suivi si nécessaire

Quel est le moment approprié pour se réunir à nouveau et discuter des progrès ? Dans une semaine? Deux semaines? Toutes les grandes réunions virtuelles entraînent un certain type d'action, alors n'attendez pas pour planifier et envoyer une invitation à une réunion pour votre prochain appel Lifesize. Les réunions de suivi sont un excellent moyen de garder l'esprit des clients, de faire avancer les projets ou de corriger la trajectoire en cas de désalignement concernant les prochaines étapes.

Conclusion

Votre prochaine présentation ne sera pas nulle à cause d'une chose : garder votre public engagé. Vous avez d'excellentes compétences en présentation et un excellent contenu, mais les distractions sont votre plus grand ennemi.

En mettant en œuvre les idées dont nous avons discuté ci-dessus, il est possible de se débarrasser de ces distractions pour vous aider à vous concentrer sur l'optimisation de vos présentations.

FAQ sur les présentations virtuelles

Comment créer une présentation virtuelle ?

Vous aurez besoin d'une sorte de support visuel pour créer une présentation virtuelle (comme PowerPoint) et d'une solution de téléconférence comme Lifesize qui vous permet de partager des écrans. Avec les visuels en place, il vous suffit de proposer un discours ou un plan de prise de parole pour accompagner votre présentation.

Comment engager le public dans une présentation virtuelle ?

Pour créer une présentation virtuelle attrayante, assurez-vous que la présentation se déroule sans heurts, sans pauses gênantes, et que vous avez un certain nombre de choses à dire pour chaque diapositive ou référence visuelle. À partir de là, vous devez parler de manière vivante et engageante, et poser des questions au public si possible pour le maintenir engagé.

Quels sont certains des défis que vous devez prendre en compte lors d'une présentation dans un environnement en ligne ?

Le joker est les difficultés techniques : le temps de latence, une mauvaise qualité vidéo/audio ou des problèmes de connectivité peuvent ruiner une présentation. Si vous disposez d'une solution de visioconférence intégrée, le principal défi est de garder l'attention du public (qui peut facilement être perdue).