Voor velen zijn virtuele presentaties een verworven smaak. Maar nu teams op afstand steeds populairder worden - vooral nu vanwege het uitbreken van de COVID-19-pandemie - zijn virtuele presentaties niet alleen te verwachten, maar worden ze ook snel de norm in ons dagelijkse professionele leven. Naast het helpen van collega's om op één lijn te blijven met grote projecten, zijn virtuele presentaties een handig verkoophulpmiddel dat u helpt uw winstmarges verbeteren en zijn ook een hoofdbestanddeel van klant- of cliëntbetrokkenheid, hetzij in de vorm van driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen, introductie van nieuwe functies of regelmatige rapportage.
Hoe verschillen virtuele presentaties van gewone presentaties?
Het is verleidelijk om te denken dat dezelfde regels die van toepassing zijn op persoonlijke presentaties, ook van toepassing zijn op virtuele presentaties. In werkelijkheid vereisen de twee echter verschillende benaderingen om kijkers betrokken te houden bij de presentatie. Hier zijn twee belangrijke verschillen tussen virtuele en reguliere presentaties:
Virtuele presentaties concurreren met meer afleidingen
Deelnemers die een virtuele presentatie bekijken, zijn veel sneller afgeleid dan een typische deelnemer aan een vergadering wanneer hij de inhoud bekijkt in dezelfde ruimte als de presentator. Bij presentaties op kantoor bevinden de deelnemers zich doorgaans in de vergaderruimte, een gecontroleerde omgeving minder afleiding strijden om aandacht, waardoor het gemakkelijker wordt om af te stemmen op lichaamstaal en wat de spreker zegt. Bij virtuele presentaties is de context heel anders.
Vaak zijn kijkers gedempt (video of audio), waardoor het voor presentatoren veel moeilijker wordt om te begrijpen wie er met de inhoud bezig is. Op elk moment kunnen aanwezigen een telefoontje beantwoorden, e-mail checken, browsen social media of gewoon multitasken vanwege gebrek aan interesse, waarvan de presentator niets wijzer zou zijn.
Virtuele presentaties bieden meer schaalbaarheid
Met virtuele presentaties kunt u aan meer mensen tegelijk presenteren, geholpen door videoconferentieservices voor groepen, zoals Lifesize, waarmee honderden deelnemers per bijeenkomst. Om deel te nemen, hebben deelnemers aan de vergadering alleen een apparaat met een internetverbinding nodig, wat de logistiek aanzienlijk vereenvoudigt in vergelijking met een traditionele presentatie op kantoor, waarbij vaak reisplannen moeten worden gemaakt, een paar dagen moeten worden vrijgehouden om te reizen en een vergaderruimte moeten worden geboekt. Zelfs dan weet je niet zeker of iedereen op de afgesproken datum en tijd komt opdagen tot de vergadering begint.
Hoewel virtuele presentaties handig zijn, maakt dat ze niet noodzakelijkerwijs gemakkelijker voor u of uw toehoorders. We hebben allemaal de pijn ervaren van mislukte virtuele presentaties geplaagd door slechte audio- of videokwaliteit of presentatoren die zich niet helemaal op hun gemak voelen bij het navigeren door bedieningselementen om inhoud te delen. Bovendien, als je niet fysiek face-to-face aan een publiek presenteert, moet je veel harder werken om een connectie tot stand te brengen en hun aandacht vast te houden. Hier is hoe het te doen.
4 virtuele presentatietips voor uw volgende vergadering
Geweldige inhoud, voorbereiding en oefenen met spreken in het openbaar zijn sleutelfactoren voor elke presentatie, maar als je je publiek niet bij de les kunt houden door alle afleidingen uit de weg te ruimen, zal je presentatie waarschijnlijk mislukken. Hier zijn vier presentatietips die u zullen helpen afleiding te minimaliseren de volgende keer dat u in de schijnwerpers van een vergadering staat.
1. Houd het kort
Wanneer u virtueel presenteert, heeft uw publiek een bijna oneindige hoeveelheid afleiding binnen handbereik, van e-mail tot instant messaging tot feeds op sociale media. Dus als u een virtuele presentatie geeft, houd deze dan beknopt en duidelijk. Zelfs als je toegewijd bent aan een langere presentatie zoals een webinar, gefocust blijven en niet kronkelen is van cruciaal belang.
De gemiddelde aandachtsspanne bij het luisteren naar een presentator tussen de 5 en 10 minuten. Zelfs elite, ervaren sprekers hebben moeite om de aandacht van het publiek langer dan 20 minuten vast te houden. Om vermoeidheid van de luisteraar te voorkomen en de aandacht van de (virtuele) ruimte vast te houden, wilt u uw presentatie kracht bijzetten door de inhoud samen te vatten tot niet meer dan vijf kernpunten, samen met een beknopte samenvatting van de actie die u wilt dat het publiek onderneemt. na de presentatie.
Een manier om dit te doen is door te beginnen met het einde in gedachten. Als je bijvoorbeeld een presentatie geeft op hoe productief te zijn door thuis te werken, kan uw doel zijn om het publiek het advies in praktijk te laten brengen en feedback te geven over hun ervaring. Als u dit hebt vastgesteld, weet u hoeveel informatie u moet verstrekken om hen ertoe te brengen die specifieke actie te ondernemen die u wilt dat ze ondernemen.
2. Sluit vensters die u niet nodig heeft
Voordat u uw scherm deelt, moet u ervoor zorgen dat de inhoud die u wilt presenteren al is voorbereid. De eerste paar momenten van uw presentatie zijn van cruciaal belang om een band met het publiek tot stand te brengen, en niemand vindt het leuk om te zien hoe een spreker nerveus op zoek gaat naar zijn presentatie op een rommelig bureaublad of, erger nog, onbedoeld gevoelige of persoonlijke informatie deelt die van een ander kan worden weergegeven. sollicitatie.
Bovendien, als u dezelfde presentatie voor verschillende doelgroepen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u elke dia evalueert om er zeker van te zijn dat deze relevant is en is afgestemd op de ruimte. Door je kijker af te leiden door een aantal generieke dia's te moeten doorlopen die niet zijn afgestemd op hun organisatie, functie of prioriteiten, lijk je onvoorbereid, wat het publiek het perfecte excuus geeft om af te stemmen op wat je te zeggen hebt. Telkens wanneer u dit doet, onderbreekt u de stroom van uw presentatie en hun bereidheid om te blijven hangen tot u klaar bent.
3. Vraag het publiek zich te committeren aan een vergadering zonder afleiding
Veel externe bedrijven hebben een onuitgesproken regel: demp je microfoon als je niet presenteert. Het is gemakkelijk voor een passerende ambulance om een presentatie van de baan te gooien, dus voordat u begint, vraagt u de deelnemers om hun microfoon te dempen totdat u klaar bent voor Q&A. Gelukkig stellen veel videoconferentieplatforms hosts van vergaderingen in staat om de microfoons van deelnemers te dempen om de vergaderervaring beter te beheersen. Als bijkomend voordeel helpt dempen presentatoren de aandacht van deelnemers aan de vergadering vast te houden door vast te stellen wanneer het hun beurt is om te spreken.
Voor volledig externe en gedistribueerde teams is het ook gebruikelijk om deelnemers aan vergaderingen te vragen multitasking te vermijden en telefoons te dempen tijdens de vergadering. Dit creëert een vergaderomgeving die meer lijkt op een vergadering op kantoor met minimale afleiding die met de spreker om aandacht concurreert.
4. Test vooraf uw apparatuur
Als je dit leest, heb je waarschijnlijk deelgenomen aan een online vergadering waar iemand minutenlang presenteerde zonder te weten dat zijn microfoon gedempt was of dat zijn inhoud niet op het scherm te zien was. Het is een ongemakkelijke ervaring voor zowel de presentator als het publiek en gelukkig heel gemakkelijk te vermijden.
Test vóór je volgende virtuele presentatie je microfoon, scherm delen en camera 5-10 minuten voordat je live gaat. Dit helpt u te identificeren wat werkt en wat niet en corrigeert dit. Dit is ook een mooie kans om controleer je verlichting om ervoor te zorgen dat uw videofeed duidelijk en klaar is voor prime time.
Bovendien vergroot de wetenschap dat uw tools in goede staat verkeren uw zelfvertrouwen, omdat u zeker weet dat ze uw presentatie niet zullen onderbreken.
Virtueel presenteren op levensgroot formaat
Lifesize is een high-definition, veilige oplossing voor videoconferenties voor onlinevergaderingen waarmee u ononderbroken presentaties kunt houden en een uitzonderlijke ervaring kunt bieden aan deelnemers aan vergaderingen op verschillende apparaten. Hier zijn een paar stappen om u te helpen Lifesize te gebruiken voor uw volgende virtuele presentatie:
1. Zorg dat je presentatie klaar is
Overtuigende beelden en tekst maken elke presentatie beter. Maak je geen zorgen als je ontwerpkarbonades ontbreken; gebruik inhoud van de website, blog of social media-feeds van uw bedrijf.
Een goede kopie helpt bij het maken van back-ups van uw dia's en overtuigt uw publiek om actie te ondernemen. U wilt praten over de voordelen van actie ondernemen, bezwaren wegnemen en onweerstaanbare oproepen tot actie geven om het uw publiek gemakkelijk te maken mee te doen.
Overweeg voor uw meest kritische presentaties een copywriting-service om u te helpen boeiende dia's te maken die een blijvende indruk achterlaten in de hoofden van uw publiek, zodat wanneer u hen vraagt om actie te ondernemen, zij klaar zullen zijn om dit te doen. Interactieve presentatie-ontwikkelingstools zoals Visme vereenvoudig ook het proces van het bouwen van unieke, meeslepende inhoud die tijdens vergaderingen goed tot zijn recht komt. Het bedrijf publiceert ook regelmatig best practices voor presentaties om gebruikers te helpen rommelige of tekstrijke lay-outs te vermijden.
2. Klik op "Presenteren"
Zodra u klaar bent met uw presentatie, neemt u deel aan uw Lifesize-vergadering vanaf de desktop-/webapp, bevestigt u dat uw aanwezigen aanwezig zijn en klikt u vervolgens op het pictogram "Uw scherm delen" om uw presentatie te starten. U wordt vervolgens gevraagd om te selecteren welk beeldscherm of welke toepassing u wilt delen.
3. Deel uw dia's of het hele scherm
Nadat u uw keuze heeft gemaakt, klikt u op de knop "Delen" om uw dia's te tonen. Onthoud dat u geen dia's kunt delen op hetzelfde moment als een andere presentator, dus zorg ervoor dat andere sprekers hun presentatie hebben beëindigd voordat u probeert uw dia's te delen.
Wat te doen na de presentatie
Goed nieuws: je hebt de presentatie verpletterd. Wat doe je nu? De beste presentatoren stoppen niet als de vergadering is afgelopen. Neem na elke presentatie een paar minuten de tijd om jezelf te evalueren, of vraag collega's om feedback, om te zien hoe goed je het hebt gedaan en of je je doel hebt bereikt. Daarnaast zijn hier een paar manieren om ervoor te zorgen dat de presentatie zich vertaalt naar zakelijke impact.
1. Verstuur uw opgenomen vergaderlink
Afhankelijk van het materiaal moet uw publiek de vergadering mogelijk opnieuw bekijken om cruciale details in uw presentatie te begrijpen. Lifesize maakt het mogelijk opnemen en delen uw presentaties, zodat als u klaar bent, u alleen nog maar een link van de opname met uw aanwezigen hoeft te delen voor later gebruik. Je kunt ook een video-editor om verschillende video's samen te voegen om te gebruiken voor toegevoegd materiaal in toekomstige webinars, vergaderingen of presentaties.
2. Plan eventueel een vervolggesprek in
Wanneer is het juiste moment om opnieuw bijeen te komen en de voortgang te bespreken? In een week? Twee weken? Alle geweldige virtuele vergaderingen resulteren in een soort actie, dus wacht daar niet mee een uitnodiging voor een vergadering plannen en verzenden voor uw volgende Lifesize-gesprek. Vervolgbijeenkomsten zijn een geweldige manier om top-of-mind te blijven bij klanten, projecten vooruit te helpen of de koers te corrigeren als er een verkeerde afstemming is met betrekking tot de volgende stappen.
Conclusie
Uw volgende presentatie zal niet slecht zijn vanwege één ding: uw publiek betrokken houden. Je hebt uitstekende presentatievaardigheden en geweldige inhoud, maar afleiding is je grootste vijand.
Door de ideeën te implementeren die we hierboven hebben besproken, is het mogelijk om van deze afleidingen af te komen, zodat u zich kunt concentreren op het optimaal benutten van uw presentaties.
Veelgestelde vragen over virtuele presentaties
Hoe maak je een virtuele presentatie?
Je hebt een soort visueel medium nodig om een virtuele presentatie te maken (zoals PowerPoint) en een teleconferentie-oplossing zoals Lifesize waarmee je schermen kunt delen. Met de visuals op hun plaats, hoef je alleen maar een toespraak of spreekplan te bedenken om je presentatie te begeleiden.
Hoe betrek je het publiek bij een virtuele presentatie?
Om een boeiende virtuele presentatie te maken, moet je ervoor zorgen dat de presentatie vloeiend verloopt zonder ongemakkelijke pauzes en dat je een aantal dingen te zeggen hebt voor elke dia of visuele referentie. Van daaruit moet je op een levendige en boeiende manier spreken en het publiek indien mogelijk vragen stellen om ze betrokken te houden.
Met welke uitdagingen moet u rekening houden bij het presenteren in een online omgeving?
De joker is technische problemen: vertraging, slechte video-/audiokwaliteit of verbindingsproblemen kunnen een presentatie verpesten. Als u een geïntegreerde oplossing voor videoconferenties heeft, is de grootste uitdaging het vasthouden van de aandacht van het publiek (die gemakkelijk verloren kan gaan).
