For mange er virtuelle presentasjoner en ervervet smak. Men ettersom eksterne team blir stadig mer populære – spesielt nå på grunn av utbruddet av COVID-19-pandemien – er virtuelle presentasjoner ikke bare å forvente, men de blir også raskt normen i vårt daglige profesjonelle liv. I tillegg til å hjelpe kollegaer med å holde seg på linje med store prosjekter, er virtuelle presentasjoner et nyttig salgsverktøy som hjelper deg forbedre fortjenestemarginene dine og er også en fast del av kunde- eller klientengasjementer, enten det er i form av kvartalsvise forretningsgjennomganger, introduksjoner av nye funksjoner eller regelmessig rapportering.
Hvordan skiller virtuelle presentasjoner seg fra vanlige presentasjoner?
Det er fristende å tro at de samme reglene som gjelder for personlig presentasjoner også vil gjelde for virtuelle presentasjoner. I virkeligheten krever imidlertid de to forskjellige tilnærminger for å holde seerne engasjert i presentasjonen. Her er to store forskjeller mellom virtuelle og vanlige presentasjoner:
Virtuelle presentasjoner konkurrerer med flere distraksjoner
Deltakere som ser på en virtuell presentasjon, blir mye lettere distrahert enn en typisk møtedeltaker ville vært når de ser på innholdet i samme rom som presentatøren. Med presentasjoner på kontoret er deltakerne typisk i konferanserommet, som er et kontrollert miljø med færre distraksjoner konkurrerer om oppmerksomheten, noe som gjør det lettere å stille inn kroppsspråket og hva foredragsholderen sier. Med virtuelle presentasjoner er konteksten veldig annerledes.
Ofte er seerne på mute (video eller lyd), noe som gjør det mye vanskeligere for presentatører å forstå hvem som engasjerer seg i innholdet. Når som helst kan deltakere svare på en telefonsamtale, sjekke e-post, surfe sosiale medier eller ganske enkelt multitasking på grunn av mangel på interesse, som foredragsholderen ikke ville vært klokere på.
Virtuelle presentasjoner gir større skalerbarhet
Virtuelle presentasjoner lar deg presentere for flere mennesker samtidig, hjulpet av gruppevideokonferansetjenester som Lifesize, som gir mulighet for hundrevis av deltakere per møte. For å delta er alt møtedeltakerne trenger en enhet med internettforbindelse, noe som i stor grad forenkler logistikken sammenlignet med en tradisjonell presentasjon på kontoret, som ofte krever å lage reiseplaner, blokkere noen dager for å reise og bestille et konferanserom. Selv da kan du ikke være sikker på at alle møter på avtalt dato og klokkeslett før møtet begynner.
Selv om virtuelle presentasjoner er praktiske, gjør det dem ikke nødvendigvis enklere for deg eller publikumsmedlemmer. Vi har alle opplevd smerten med mislykkede virtuelle presentasjoner plaget av dårlig lyd- eller videokvalitet eller presentatører som ikke føler seg helt komfortable med å navigere kontroller for å dele innhold. I tillegg, når du ikke fysisk presenterer for et publikum ansikt til ansikt, må du jobbe mye hardere for å etablere en forbindelse og opprettholde oppmerksomheten deres. Slik gjør du det.
4 virtuelle presentasjonstips for ditt neste møte
Godt innhold, forberedelse og øving på å snakke offentlig er nøkkelfaktorer for hver presentasjon, men hvis du ikke kan holde publikum engasjert ved å bli kvitt alle distraksjoner, vil presentasjonen sannsynligvis floppe. Her er fire presentasjonstips som vil hjelpe deg med å minimere distraksjoner neste gang du er i møtelyset.
1. Hold det kort
Når du presenterer virtuelt, har publikum en nesten uendelig tilførsel av distraksjoner ved fingertuppene, fra e-post til direktemeldinger til sosiale medier. Så hvis du gjør en virtuell presentasjon, hold den kortfattet og enkel. Selv om du er forpliktet til en lengre presentasjon som en webinar, å holde fokus og ikke slingre seg er kritisk.
De gjennomsnittlig oppmerksomhet span når du lytter til en programleder er det mellom 5 og 10 minutter. Selv elite, erfarne foredragsholdere sliter med å holde publikums oppmerksomhet i mer enn 20 minutter. For å unngå lyttertretthet og holde oppmerksomheten til det (virtuelle) rommet, ønsker du å pakke et slag i presentasjonen din, kondensere innholdet til ikke mer enn fem nøkkelpunkter sammen med en kortfattet oppsummering av handlingen du vil at publikum skal utføre etter presentasjonen.
En måte å gjøre dette på er å starte med slutten i tankene. For eksempel hvis du holder en presentasjon om hvordan å være produktiv å jobbe hjemmefra, kan målet ditt være å få publikum til å sette rådene ut i livet og gi tilbakemelding på opplevelsen deres. Etter å ha identifisert dette, vil du vite hvor mye informasjon du trenger å gi som vil føre dem til å ta den spesifikke handlingen du vil at de skal ta.
2. Lukk vinduer du ikke trenger
Før du deler skjermen, må du sørge for at innholdet du vil presentere allerede er forberedt. De første øyeblikkene av presentasjonen din er avgjørende for å etablere en forbindelse med publikum, og ingen liker å se en høyttaler som strever nervøst for å finne presentasjonen sin på et rotete skrivebord eller, enda verre, utilsiktet dele sensitiv eller personlig informasjon som kan vises fra en annen applikasjon.
I tillegg, hvis du bruker den samme presentasjonen for forskjellige målgrupper, sørg for at du evaluerer hvert lysbilde for å sikre at det er relevant og skreddersydd til rommet. Å distrahere seeren din ved å måtte gå gjennom en haug med generiske lysbilder som ikke er skreddersydd til deres organisasjon, jobbfunksjon eller prioriteringer, gjør at du virker uforberedt, noe som gir publikum den perfekte unnskyldning for å finne ut hva du har å si. Hver gang du gjør dette, bryter du flyten av presentasjonen din og deres vilje til å holde seg til du er ferdig.
3. Be publikum om å forplikte seg til et møte uten distraksjon
Mange eksterne selskaper har en uuttalt regel: demp mikrofonen din hvis du ikke presenterer. Det er lett for en ambulanse som går forbi å kaste en presentasjon av sporet, så før du begynner, be deltakerne om å dempe mikrofonene til du er klar for spørsmål og svar. Heldigvis lar mange videokonferanseplattformer møteverter dempe deltakernes mikrofoner for bedre å kontrollere møteopplevelsen. Som en ekstra fordel hjelper muting foredragsholdere å holde oppmerksomheten til møtedeltakerne ved å fastslå når det blir deres tur til å snakke.
For helt eksterne og distribuerte team er det også vanlig å be møtedeltakere om å unngå multitasking og dempe telefoner så lenge møtet varer. Dette skaper et møtemiljø som ligner mer på et møte på kontoret med minimale distraksjoner som konkurrerer med høyttaleren om oppmerksomhet.
4. Test utstyret ditt på forhånd
Hvis du leser dette, har du sannsynligvis deltatt i et nettmøte der noen presenterte i flere minutter uten å vite at mikrofonen deres var dempet eller at innholdet ikke ble vist på skjermen. Det er en ubehagelig opplevelse for både programleder og publikum, og heldigvis veldig lett å unngå.
Før din neste virtuelle presentasjon, sørg for å teste mikrofonen, skjermdelingen og kameraet 5–10 minutter før du går live. Dette hjelper deg med å identifisere hva som fungerer og hva som ikke fungerer, og rette opp det. Dette er også en flott mulighet til sjekk belysningen din for å sikre at videostrømmen din er klar og klar for beste sendetid.
Dessuten, å vite at verktøyene dine er i god stand øker selvtilliten din fordi du er sikker på at de ikke vil avbryte presentasjonen din.
Hvordan presentere praktisk talt på Lifesize
Lifesize er en høyoppløselig, sikker videokonferanseløsning for nettmøter som hjelper deg med å holde uavbrutt presentasjoner og levere en eksepsjonell opplevelse for møtedeltakere på tvers av forskjellige enheter. Her er noen få trinn for å hjelpe deg å bruke Lifesize for din neste virtuelle presentasjon:
1. Ha presentasjonen klar
Overbevisende bilder og kopier gjør enhver presentasjon bedre. Ikke bekymre deg hvis designkotelettene dine mangler; bruke innhold fra bedriftens nettside, blogg eller feeds for sosiale medier.
Flott kopi hjelper deg med å sikkerhetskopiere lysbildene dine og overtaler publikum til å handle. Du ønsker å snakke om fordelene ved å handle, overvinne innvendinger og gi uimotståelige oppfordringer til handling for å gjøre det enkelt for publikum å bli involvert.
For dine mest kritiske presentasjoner bør du vurdere å ansette en tekstforfattertjeneste for å hjelpe deg med å lage overbevisende lysbilder som etterlater et varig inntrykk i hodet til publikum, slik at når du ber dem om å handle, vil de være klare til å gjøre det. Interaktive presentasjonsutviklingsverktøy som Visme også forenkle prosessen med å bygge unikt, oppslukende innhold som vil vise seg flott under møter. Selskapet publiserer også jevnlig beste fremgangsmåter for presentasjon for å hjelpe brukere med å unngå altfor rotete eller teksttunge layouter.
2. Klikk "Presenter"
Når du er klar med presentasjonen, kan du bli med på Lifesize-møtet fra skrivebordet/nettappen, bekrefte at deltakerne er til stede, og deretter klikke på «Del skjermen»-ikonet for å starte presentasjonen. Du vil da bli bedt om å velge hvilken skjerm eller applikasjon du vil dele.
3. Del lysbildene dine eller hele skjermen
Når du har gjort ditt valg, klikker du på "Del"-knappen for å vise lysbildene dine. Husk at du ikke kan dele lysbilder samtidig med en annen presentatør, så sørg for at andre foredragsholdere har avsluttet presentasjonen før du prøver å dele lysbildene dine.
Hva du skal gjøre etter presentasjonen
Gode nyheter – du knuste presentasjonen. Hva gjør du nå? De beste presentatørene stopper ikke når møtet er over. Etter hver presentasjon, bruk noen minutter til å evaluere deg selv, eller be kolleger om tilbakemelding, for å se hvor godt du gjorde det og om du nådde målet ditt. I tillegg, her er noen måter å sikre at presentasjonen oversettes til forretningsmessig effekt.
1. Send ut den innspilte møtelenken
Avhengig av materialet kan det hende at publikum må se møtet på nytt for å hjelpe dem med å få tak i viktige detaljer i presentasjonen din. Lifesize lar deg ta opp og dele presentasjonene dine slik at når du er ferdig, er alt du trenger å gjøre å dele en lenke til opptaket med deltakerne for senere referanse. Du kan også bruke en videoredigering å sy sammen forskjellige videoer for å bruke som tilleggsmateriale i fremtidige webinarer, møter eller presentasjoner.
2. Avtal et oppfølgingsmøte om nødvendig
Når er det rette tidspunktet for å møtes igjen og diskutere fremgang? Om en uke? To uker? Alle flotte virtuelle møter resulterer i en eller annen type handling, så ikke vent med planlegge og sende en møteinvitasjon for din neste Lifesize-samtale. Oppfølgingsmøter er en fin måte å være på topp med kunder, flytte prosjekter fremover eller kurskorrigere hvis det er noen feiljustering angående neste trinn.
konklusjonen
Din neste presentasjon vil ikke suge på grunn av én ting: å holde publikumet ditt engasjert. Du har utmerket presentasjonsevne og flott innhold, men distraksjoner er din største fiende.
Ved å implementere ideene vi har diskutert ovenfor, er det mulig å bli kvitt disse distraksjonene for å hjelpe deg med å fokusere på å få mest mulig ut av presentasjonene dine.
Vanlige spørsmål om virtuell presentasjon
Hvordan lager du en virtuell presentasjon?
Du trenger en slags visuelt medium for å lage en virtuell presentasjon (som PowerPoint) og en telekonferanseløsning som Lifesize som lar deg dele skjermer. Med det visuelle på plass, trenger du bare å lage en tale- eller taleplan som følger med presentasjonen.
Hvordan engasjerer du publikum i en virtuell presentasjon?
For å lage en engasjerende virtuell presentasjon, sørg for at presentasjonen flyter jevnt uten vanskelige pauser, og at du har en rekke ting å si for hvert lysbilde eller visuell referanse. Derfra må du snakke på en livlig og engasjerende måte, og stille publikum spørsmål om mulig for å holde dem engasjert.
Hva er noen av utfordringene du må vurdere når du presenterer i et nettbasert miljø?
Jokertegnet er tekniske problemer: forsinkelsestid, dårlig video/lydkvalitet eller tilkoblingsproblemer kan ødelegge en presentasjon. Hvis du har en integrert videokonferanseløsning på plass, er hovedutfordringen å beholde publikums oppmerksomhet (som lett kan gå tapt).
