Covid-19-krisen överraskade organisationer runt om i världen och fick företag att leta reda på hur de skulle kunna hålla sin verksamhet igång och samtidigt stödja en helt avlägsen arbetsstyrka och nya affärsprocesser. En nyligen Företagskontinuitetsundersökning av industriundersökningsföretaget Gartner visade att endast 12 % av organisationerna kände sig mycket förberedda på effekterna av coronaviruset. "Denna brist på förtroende visar att många organisationer närmar sig riskhantering på ett föråldrat och ineffektivt sätt", säger Matt Shinkman, vice vd för Gartner Risk and Audit praxis. "De bäst förberedda organisationerna kommer att hantera störningen som orsakas av coronaviruset mycket bättre än sina mindre förberedda kamrater."
Katastrofala händelser som coronavirus-pandemin är omöjliga att förutse, så din organisation måste vara förberedd med en affärskontinuitetsplan i förväg. En affärskontinuitetsplan hjälper inte bara till att minska riskerna i en katastrofal händelse, utan den skyddar också dina anställda och tillgångar och säkerställer att ditt företag återhämtar sig så snabbt som möjligt. Att vara dåligt förberedd på en kris kan vara oerhört kostsamt för ett företag. Gartner uppskattar i genomsnitt företag förlorar $5,600 XNUMX varje minut under driftstopp, vilket motsvarar ett intervall på $140,000 540,000–XNUMX XNUMX $ per timme. I den här bloggen förklarar vi skälen till att ha en aktuell och beprövad affärskontinuitetsplan och ger tips för att skapa ett affärskontinuitetsprogram som skyddar ditt företag i händelse av en kris.
Vad är en affärskontinuitetsplan?
En affärskontinuitetsplan (BCP) är ett dokument som beskriver rutiner för att upprätthålla verksamheten, eller snabbt återuppta verksamheten, under en oplanerad störning, katastrof eller kris. En BCP identifierar vanligtvis viktiga räddningspersonal och innehåller detaljerade instruktioner som en organisation måste följa i händelse av betydande störningar.
Varför du behöver en plan: 5 typer av kriser som ditt företag kan möta
En kris kan vara vilken som helst oförutsedd händelse som orsakar en instabil och farlig situation för ett företag. Förr eller senare, oavsett storlek eller bransch, kommer alla organisationer att möta någon form av kris. Nedan är de fem vanligaste typerna av kriser som ett företag kan möta.
1. Finanskris
En finansiell kris uppstår när ett företag tappar värde i sina tillgångar och företaget är skyldigt betydligt mer pengar än vad det rimligen kan betala. Vanligtvis inträffar detta när det sker en plötslig förändring på marknaden eller en dramatisk nedgång i efterfrågan på företagets produkt eller tjänst. Till exempel kan en konkurrent som kommer ut med en liknande men överlägsen produkt med en billigare baskostnad göra att efterfrågan på din produkt minskar avsevärt, vilket resulterar i en betydande ekonomisk förlust för ditt företag. Finansiella kriser leder direkt till värdeförlust för ett företag och kan undergräva företagets förtroende bland anställda, investerare och kunder.
2. Systemavbrott eller driftstopp
Informationsteknologi (IT), såväl som viktiga affärsapplikationer och system, är avgörande för den dagliga verksamheten och för att hålla företag igång smidigt. Tekniska fel, cyberattacker, avbrott eller säkerhetsintrång kan kraftigt hindra eller helt stänga av ett företags verksamhet, vilket resulterar i enorma förluster för organisationen. Frekventa nyheter om dataöverträdelser illustrera hur denna typ av risk är ett växande problem för företagsföretag. IT-avbrott och intrång kan också resultera i en stor träff för produktens eller tjänstens rykte.
3. Oplanerat förlust av nyckelpersonal
En personalkris uppstår när en anställd eller en nyckelperson som är knuten till en organisation plötsligt lämnar företaget på grund av hälsa, missförhållanden eller andra oförutsedda omständigheter. Den oplanerade förlusten av nyckelmedarbetare, särskilt de i ledarroller, har ofta en bestående och negativ inverkan på verksamhetens resultat. Dessutom, om den anställdes avgång beror på tjänstefel, kan företaget uppleva bakslag och skada på ryktet om förseelsen uppfattas som en återspegling av företagets kultur. Sociala medier har förstärkt hastigheten och omfattningen av negativ publicitet från personalfel.
4. Organisatoriska missgärningar
En organisatorisk missgärning inträffar när ett företags ledning villigt och medvetet uppträder på ett sätt som resulterar i negativa konsekvenser för dess aktieägare, anställda eller kunder. Denna typ av kris kan inkludera att ett företag undanhåller viktig information, utnyttjar anställda, antar vilseledande policyer, missbrukar ledningsbefogenheter eller förvränger företagets produkter eller tjänster. En biltillverkare som säljer sin senaste modellbil med trasiga bromsar är ett exempel på ett företag som begår en organisatorisk missgärning. Oavsett om denna missgärning var oavsiktlig eller planerad, kommer allmän kännedom om missgärningen nästan säkert att leda till anseende eller ekonomisk skada för företaget.
5. Naturkatastrofer
En naturkatastrof är alla katastrofala fenomen som påverkar ett företag negativt, såsom en vulkan, en jordbävning, översvämning, en orkan, en tornado eller ett virusutbrott. Skador som orsakas av dessa katastrofer är vanligtvis stora i omfattning och kan påverka ett helt område eller industri eller till och med den globala ekonomin. Den senaste tidens covid-19-pandemin är ett exempel på en naturkatastrof som negativt påverkade ekonomier, anställda och organisationer runt om i världen.
Hur man skriver en affärskontinuitetsplan i 5 steg
Att skapa en affärskontinuitetsplan hjälper till att skydda dina tillgångar och personal och ger dig den bästa chansen att framgångsrikt navigera i en oväntad kris. Även om ingen kan förutsäga när och hur förödande händelser kommer att påverka deras verksamhet negativt, är krishantering viktig eftersom det hjälper dig att förbereda dig för dem i förväg.
För att börja brainstorma och utarbeta din affärskontinuitetsplan, bilda ett team bestående av personal med djup kunskap om dina affärsfunktioner och processer. Det är särskilt viktigt att inkludera tvärfunktionella representanter som spänner över IT, Human Resources och finans för att avgöra vilka strategier och planer som är genomförbara.
För de som ännu inte har skapat en affärskontinuitetsplan kan du följa steg-för-steg-instruktionerna nedan. Du kanske också vill använda en mall för affärskontinuitetsplan för att vägleda dig i utformningsprocessen.
Steg 1: Genomför en affärskonsekvensanalys
Det första steget i att utveckla en organisationsövergripande affärskontinuitetsplan är att genomföra en analys av affärseffekter och riskbedömningsövning. Den första granskningen kommer att identifiera hot mot din organisation och avgöra hur varje kris kommer att påverka din verksamhet. Försök att komma med en uttömmande lista som inkluderar uppenbara risker - som fysisk skada på din byggnad på grund av extremt väder eller en plötslig förändring på marknaden - såväl som oklara hot, som ett utbrott av ett smittsamt virus. När man fastställer förlorad drifttid eller förseningar på grund av en katastrof eller kris är det viktigt att ta hänsyn till de bästa och värsta scenarierna. När det är klart kommer du att vilja kvantifiera den ekonomiska inverkan varje händelse potentiellt kan ha på ditt företag så att du kan planera därefter.
Steg 2: Diskutera återställningsalternativ
Ditt team bör nu diskutera strategier för att återhämta sig från en kris och det bästa sättet att återställa affärsverksamheten för varje scenario. Inkludera de resurser som krävs för att utföra en nödåtgärd, varje återställningsalternativ och hur dessa resurser ska fungera. För skador på dina fysiska byggnader eller för att minska spridningen av ett virus, implementera en teknisk stack och IT-strategi som kan stödja en avlägsen arbetsstyrka och hålla din verksamhet igång utanför kontoret.
Dessutom stödjer många tredjepartsföretag affärskontinuitet och återställningsstrategier för informationsteknologi för kritiska affärsfunktioner. För IT-avbrott och intrång kan du överväga att anlita en leverantör som är specialiserad på tjänster för förebyggande av dataförlust i förväg. Beroende på storleken på din organisation och tillgängliga resurser kan det finnas många olika återställningsalternativ som kan utforskas för varje händelse.
Steg 3: Förfina din kontinuitetsplan
Nu är det dags att kartlägga varje krisscenario med dina återhämtningsplaner för att begränsa listan till de bästa alternativen. Bestäm vilka strategier som hjälper ditt företag att återhämta sig så snabbt som möjligt samtidigt som dina anställda och tillgångar är säkra. Även om du vill ha planer för bästa och värsta scenarier, är det viktigt att förenkla planerna med lättförståeliga instruktioner. Kom ihåg att räddningspersonal och anställda kan behöva implementera dessa planer med bara ett ögonblicks varsel när en katastrof inträffar.
Steg 4: Träna ditt lag
En bra plan är bara så bra som dess genomförande. Det är därför det är avgörande att du utbildar och utbildar din personal i hur de ska bemöta kriser. Identifiera först nyckelpersonal som kommer att vara den första att bistå och följa affärskontinuitetsplanen i händelse av en nödsituation. Dessa anställda bör känna till sina specifika ansvarsområden och roller i planen. Även om dina utsedda räddningspersonal kommer att behöva mest utbildning, bör du involvera hela din personal i BCP, även om de inte är direkt berörda. Bädda in kontinuitetsträning i din företagskultur så att alla anställda vet hur de ska reagera på olika scenarier och vem de ska kontakta i en nödsituation.
Diskutera behovet av en affärskontinuitetskultur, MHA Consulting's Richard Long skriver, "När en organisation har en kontinuitetskultur ställer dess anställda sig hela tiden frågan: Hur säkerställer vi att denna process, applikation eller funktion förblir tillgänglig (även i ett försämrat tillstånd) i händelse av en katastrof?"
Steg 5: Kartlägg övergångsfasen
Slutligen, kartlägg övergångsfasen för att återgå till normal verksamhet och arbeta efter krisen. Bestäm vilka krav som måste uppfyllas innan affärsverksamheten kan återupptas. Om din fysiska byggnad skadades, vilka steg måste genomföras innan anställda säkert kan återvända till kontoret? Om en nyckelperson som är associerad med din organisation plötsligt lämnar på grund av tjänstefel, hur kommer du att kommunicera detta med dina anställda och hjälpa dem att gå tillbaka till ett normalt arbetsflöde? Effekterna av vissa händelser kan vara extremt personliga för din personal och sträcka sig långt bortom den initiala chocken. Det är viktigt att planera olika scenarier för hur och när verksamheten kan återgå till det normala efter en kris.
Affärskontinuitetsplan under covid-19-eran
Covid-19-pandemin utgör ett allvarligt hot mot individer, företag och hela ekonomier runt om i världen. Många företag genomförde obligatoriska arbeta hemifrån för hela deras arbetsstyrka för att bromsa spridningen av viruset. Med den pågående osäkerheten kring coronaviruset står organisationer nu inför en ny utmaning: hur och när de ska återvända anställda till arbetsplatsen på ett säkert sätt. Även om ditt första fokus kan vara att få dina anställda tillbaka på kontoret, måste du ha dina anställdas säkerhet, komfort och välbefinnande i åtanke. Här är våra fem rekommendationer för planering av affärskontinuitetsledning under covid-19-eran.
1. Arbeta mot en hybridmodell för arbete hemifrån + kontor
Alla anställda kommer inte att vara redo att återvända till kontoret efter att covid-19 har undertryckts. Vissa kommer att behöva fortsätta att arbeta hemifrån av medicinska eller personliga skäl och måste därför redovisas i din planeringsprocess. Andra anställda kommer att vara redo och ivriga att återgå till kontorslivet på heltid eller kanske vill fortsätta jobba på distans men pendla till kontoret några dagar varje vecka. Överväg att inrätta en hybrid arbetsmodell med vissa anställda som arbetar från kontoret och andra arbetar hemifrån på antingen permanent eller roterande basis. Detta ger din personal flexibiliteten att arbeta var de än är mest bekväma och håller alla produktiva och engagerade under denna övergångsfas. Bestäm vad målet för affärsåterställningspunkten är och bestäm vad som fungerar bäst för dina teammedlemmar; helt på avstånd, hybrid arbetsmodell eller den traditionella kontorsmiljön.
2. Bygg en teknisk stack som stöder fjärrarbete
För att stödja en distribuerad arbetsstyrka som består av anställda på distans och på kontoret måste du investera i verktyg som möjliggör sömlöst arbete och samarbete oavsett var dina anställda befinner sig. Molnbaserad teknik gör att anställda effektivt kan arbeta var de än kan ansluta till internet. Produktivitet och samarbete sker inte längre på en enda kontorsplats. Levereras via molnet, videokonferenser, meddelandeappar och projekthanteringsverktyg gör det enklare än någonsin tidigare för distribuerade teammedlemmar att träffas, dela idéer och sömlöst arbeta tillsammans, även om de inte är fysiskt tillsammans.
3. Skapa en video-först kultur
Medarbetartillfredsställelse och glädje går hand i hand med en samarbetande och inkluderande kultur. Detta är särskilt viktigt vid övergången till en hybrid arbetsmodell som består av distansarbetare och anställda på kontoret. Distansanställda ska känna sig lika informerade och inkluderade som sina kollegor på kontoret. Skapa en video-first kultur som prioriterar användningen av videokonferensverktyg för alla teammöten, i motsats till konferenssamtal med endast ljud eller textbaserade verktyg. Interaktionerna ansikte mot ansikte hjälper team med distansarbetare att hålla sig engagerade under möten och bygga upp samarbetande och autentiska relationer.
4. Minska spridningen av coronaviruset på kontoret
Det bästa sättet att stoppa spridningen av viruset på arbetsplatsen är att hålla bakterierna borta från kontoret i första hand. Detta börjar med att utbilda din personal om tecken och symtom på covid-19 och uppmuntra anställda att stanna hemma om de känner sig sjuka. Dessutom bör anställda följa med CDC-riktlinjer för social distansering på kontoret och utöva god hygien genom att noggrant tvätta händerna under dagen. Arbetsstationer måste vara åtskilda och desinficeras noggrant och rengöras varje dag för att minska spridningen av viruset.
5. Skapa en beredskapsstrategi
Din affärskontinuitetsplan för att återgå till jobbet efter COVID-19 bör innehålla en beredskapsstrategi ifall det skulle bli ett utbrott av viruset på kontoret. Nyckeln till en solid beredskapsstrategi som snabbt stoppar spridningen av viruset är förberedelser och kommunikation. Kontakta din personal omedelbart om en anställd testar positivt för viruset eller kommer i kontakt med en smittad person. Anställda ska kunna börja arbeta på distans med kort varsel. Detta innebär att anställda kommer att behöva ta sina bärbara datorer och arbeta hem med dem dagligen.
Slutsats
Vi får sällan förhandsbesked om att en katastrofal händelse är på väg att inträffa. Även med viss ledtid kan flera saker gå fel när händelserna utvecklas på oväntade sätt. En effektiv affärskontinuitetsplan är det bästa skyddsnätet för en organisation som står inför en kris. Även om kostnader och tid är involverade i att skapa planen är en BCP ovärderlig för ditt företag. Genomtänkta och genomförda planer ger ditt företag den bästa chansen att hålla dina anställda och tillgångar säkra samtidigt som du upprätthåller eller återställer verksamheten i tid under en kris.
