Hören Sie auf zu hocken und planen Sie Konferenzräume wie ein Erwachsener

Während die Sekunden bis zur vollen Stunde ablaufen, beginnen sich etwa ein Dutzend Füße direkt unter dem Milchglas der Besprechungsraumtür zu versammeln. Sie wussten, welches Risiko Sie eingingen, als Sie gesetzlos in diesem Konferenzraum hockten. Das Spiel ist aus. Es ist an der Zeit, sich selbst zu stellen und das Zimmer seinem rechtmäßigen Besitzer zurückzugeben. Hocken ist den Stress einfach nicht wert, nicht wenn Sie lernen, Konferenzräume für Ihre Meetings richtig zu reservieren.

Haben Sie Probleme mit der Planung von Konferenzräumen? Vermeiden Sie Doppelbuchungen, Verzögerungen und Ausrüstungsfehler mit diesen fünf Tipps sowie der richtigen Software, um in Verbindung zu bleiben.

Die Hauptursache für Camping in Konferenzräumen

Wenn Sie sich einen gemeinsamen Raum teilen, sei es eine Wohnung mit Mitbewohnern oder eine Büroumgebung, führt eine begrenzte Anzahl von Konferenzräumen zwangsläufig zu Spannungen. Planungskonflikte entstehen sowohl durch einen Mangel an verfügbaren Räumen als auch durch schlecht ausgestattete Räume für eine Vielzahl von Besprechungsarten. Und solange Ihre Zimmer nicht für Reservierungen konfiguriert sind, wird es weiterhin zu Terminkonflikten kommen.

Mangel an verfügbarem Besprechungsraum 

Beschäftigte Büros sind anfällig für Probleme bei der Besprechungsraum- und Zimmerreservierung, insbesondere in Spitzenzeiten. Möglicherweise stehen nicht genügend Räumlichkeiten zur Verfügung, um mehrere Meetings gleichzeitig abzuhalten, oder die Räume selbst werden für die Art von Meetings, die sie unterstützen, nur schlecht genutzt. Viele Meetings finden zwischen nur zwei bis drei Personen statt, die in einem besser bedient wären Huddle Room statt eines großen Konferenzraums für 10 Personen.

Schlecht ausgestattete Zimmer

Sind alle Ihre Räume mit funktionierender Videokonferenz- und Präsentationstechnik ausgestattet? Wenn nicht, campen Ihre Teams möglicherweise in hochwertigen Räumen, weil sie Zugriff auf die Technologie benötigen, die ihnen bei ihrer Arbeit hilft. Das Hantieren mit Video- und Präsentationslösungen aus dem Bausatz kann dazu führen, dass Ihre Teams sich bemühen, ihre Meetings zum Laufen zu bringen, anstatt Tagesordnungspunkte zu diskutieren und Aktionspunkte aufzuzeichnen. 

Kalenderintegrationen für die Planung von Konferenzräumen

Ein integriertes Planungssystem für Konferenzräume gibt Ihren Teams die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Konferenzräumen anzuzeigen, Doppelbuchungen zu vermeiden und Räume zu buchen, indem Sie sie zu Ihren Meetings einladen, genau wie Sie es mit jedem anderen Meeting-Teilnehmer tun würden. So funktioniert das:

 

 

Lifesize-Konferenzraumsysteme lassen sich in Microsoft Exchange®, Office365® und Google Calendar™ integrieren, sodass Räume direkt aus Ihren bestehenden Kalender-Apps reservierbar sind. Im Raum zeigt das Telefon eine fortlaufende Liste der verfügbaren Zeitfenster an und fordert Benutzer automatisch auf, den Anruf zu starten, sobald Mitglieder den Raum betreten und das Meeting beginnt.

5 Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Buchungsprozesses für Besprechungsräume

1. Reservierbare Konferenzraumausstattung konfigurieren

Lifesize-Konferenzraumsysteme können konfiguriert werden für Kalenderintegration indem Sie ein Raumpostfach in Microsoft Exchange, Office 365 oder G Suite™ erstellen und das Konferenzraumsystem für das Postfach abonnieren. Dies stellt sicher, dass der Besprechungsplan Ihres Büros vollständig synchronisiert ist, und hilft Ihnen, Planungsschwierigkeiten zu vermeiden.

2. Erstellen Sie mehr improvisierte Besprechungsräume 

Verleihen Sie Ihrer Besprechungskultur Flexibilität, indem Sie improvisierte Besprechungsräume im gesamten Büro einrichten. Sogar so etwas wie ein espresso bar arbeitsplatte oder ein kleines Sofa kann perfekt für zwei Personen sein, um ein Projekt zu besprechen oder einen Videoanruf mit einem Kunden zu führen.

3. Erstellen Sie begehbare Huddle Rooms

Erstellen Sie nicht reservierbare Huddle Rooms für zwei bis vier Personen, damit sich Ihre kleinen Teams versammeln und arbeiten können, ohne Ihre großen Konferenzräume zu belegen.

4. Kooperieren Sie mit Ihren Kollegen

Verwenden Sie den Besprechungsraum, um eine Präsentation zu üben, während sieben andere Teammitglieder ihn für einen Kunden benötigen? Wenn ja, versuchen Sie, flexibel zu sein. Wenn Sie den Besprechungsraum für etwas Dringenderes räumen können, tun Sie es. Sie werden den Gefallen in Zukunft eher erwidern.

5. Verwenden Sie eine Meeting-Agenda, um Meetings pünktlich zu halten

Wenn Ihr Meeting Überstunden macht, kann dies die Anrufzeit der nächsten Gruppe verkürzen – was sie den neuen Kunden kosten könnte, den sie versucht haben, in einen Anruf zu bekommen. Sehen Sie sich unseren Leitfaden an wie man eine Meeting-Agenda erstellt, die funktioniert (komplett mit einer kostenlosen Meeting-Agenda-Vorlage).

Erfahren Sie, wie Sie den perfekten Besprechungsraum basierend auf Ihren individuellen Anforderungen entwerfen, einrichten und bereitstellen.

Wie Evolution Gaming Meetings mit Lifesize einfach gemacht hat

Probleme bei der Planung von Konferenzräumen sind in Unternehmen überall üblich. Hier ist, wie ein Unternehmen, Evolution Gaming, konnte mit Lifesize ein optimiertes Buchungs- und Planungssystem erstellen.

Herausforderung:

Mit über 250 Mitarbeitern in Büroräumen auf der ganzen Welt sowie Satellitenstudios und Teams in ganz Europa benötigte Evolution Gaming eine schnelle und einfache Lösung für die Zusammenarbeit und Terminplanung.

Lösung:

Evolution Gaming arbeitete mit Lifesize an einer Videokonferenzlösung, um Besprechungen zu planen und Anrufe über Raumvideosysteme und mobile Teilnehmer zu führen.


„Wir sind zwar ein technisches Unternehmen, aber wir brauchten eine Lösung, die allen gerecht wird. Benutzer müssen jetzt nur noch einen Benutzernamen und ein Passwort eingeben und auf einen Namen oder einen Besprechungsraum klicken. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit von seinem eigenen Computer oder Telefon aus auf ein Meeting zugreifen oder es abhalten – so einfach ist das.“ 

– Alex Haywood, Leiter der Infrastruktur, Evolution Gaming


Das Unternehmen verwendet jetzt Videokonferenzen von Lifesize, um Brainstorming-Sitzungen abzuhalten; Erleichterung der Ad-hoc-, täglichen und wöchentlichen Kommunikation; und Interviews und Pitches führen. Benutzer können ihre Bildschirme teilen, Dokumente präsentieren und Instant-Chat-Funktionen nutzen, und das Unternehmen kann Lizenznehmern auf der ganzen Welt kommende Produkte und Pläne präsentieren. 

Fazit

Probleme mit der Planung von Konferenzräumen und der Buchung von Videoanrufen können zu erheblichen Verzögerungen in Ihrem Unternehmen führen. Jeder in Ihrem Unternehmen – im Büro oder im Ausland – wird von einem optimierten System profitieren. Vermeiden Sie häufige Fehler bei der Planung von Konferenzräumen mit einem praktischen Konferenzraum-Buchungssystem von Lifesize.