Alors que les secondes s'écoulent jusqu'au début de l'heure, une dizaine de pieds commencent à s'assembler juste en dessous du verre dépoli de la porte de la salle de réunion. Vous saviez le risque que vous preniez en vous accroupissant illégalement dans cette salle de conférence. Le gabarit est en place. Il est temps de vous rendre et de rendre la pièce à son propriétaire légitime. Squatter ne vaut tout simplement pas le stress, pas lorsque vous apprenez comment réserver des salles de conférence pour vos réunions.
La cause profonde du camping dans la salle de conférence
Lorsque vous partagez un espace commun, qu'il s'agisse d'un appartement avec des colocataires ou d'un environnement de bureau, un nombre limité de salles de conférence est susceptible de provoquer des tensions. Les conflits d'horaire proviennent à la fois d'un manque de salles disponibles et de salles mal équipées pour une grande variété de types de réunions. Et à moins que vos chambres ne soient configurées pour les réservations, des conflits d'horaire continueront de survenir.
Manque d'espace de réunion disponible
Les bureaux occupés sont susceptibles d'avoir des problèmes d'espace de réunion et de réservation de salles, en particulier pendant les heures de pointe. Il se peut qu'il n'y ait pas suffisamment d'espaces disponibles pour que plusieurs réunions aient lieu en même temps, ou que les salles elles-mêmes soient simplement mal utilisées pour les types de réunions qu'elles soutiennent. De nombreuses réunions sont entre seulement deux à trois personnes qui seraient mieux servies dans un salle de réunion plutôt qu'une grande salle de conférence construite pour 10.
Chambres mal équipées
Toutes vos salles sont-elles équipées d'équipements de visioconférence et de présentation fonctionnels ? Si ce n'est pas le cas, vos équipes peuvent camper dans des chambres de grande valeur car elles ont besoin d'accéder à la technologie pour les aider à faire leur travail. Tâtonner avec les solutions de vidéo et de présentation du kit de bricolage peut obliger vos équipes à se démener pour que leurs réunions fonctionnent plutôt que de discuter des points de l'ordre du jour et d'enregistrer les points d'action.
Intégrations du calendrier de planification des salles de conférence
Un système intégré de planification des salles de conférence donne à vos équipes la possibilité de voir la disponibilité des salles de réunion, d'éviter les doubles réservations et de réserver des salles en les invitant à vos réunions comme vous le feriez pour n'importe quel autre participant à la réunion. Voici comment ça fonctionne:
Les systèmes de salle de conférence Lifesize s'intègrent à Microsoft Exchange®, Office365® et Google Calendar™, ce qui permet de réserver des salles directement depuis vos applications de calendrier existantes. Dans la salle, le téléphone affiche une liste des plages horaires disponibles et invite automatiquement les utilisateurs à démarrer l'appel dès que les membres entrent dans la salle et que la réunion commence.
5 façons d'améliorer votre processus de réservation de salle de réunion
1. Configurer l'équipement de salle de conférence réservable
Les systèmes de salle de conférence Lifesize peuvent être configurés pour intégration de calendrier en créant une boîte aux lettres de salle dans Microsoft Exchange, Office 365 ou G Suite™ et en abonnant le système de salle de conférence à la boîte aux lettres. Cela garantit que le calendrier des réunions de votre bureau est entièrement synchronisé, ce qui vous aide à éviter tout problème de planification.
2. Créez des espaces de réunion plus impromptus
Ajoutez de la flexibilité à votre culture de réunion en mettant en place des espaces de réunion impromptus dans tout le bureau. Même quelque chose comme un comptoir de bar à expresso ou un petit canapé peut être parfait pour deux personnes pour passer en revue un projet ou prendre un appel vidéo avec un client.
3. Créez des salles de réunion réservées aux personnes sans rendez-vous
Créez des huddle rooms non réservables conçues pour deux à quatre personnes afin que vos petites équipes puissent se rassembler et travailler sans occuper vos grandes salles de conférence.
4. Coopérez avec vos pairs
Utilisez-vous la salle de réunion pour pratiquer une présentation alors que sept autres membres de l'équipe en ont besoin pour un client ? Si oui, essayez d'être flexible. Si vous pouvez donner la salle de réunion à quelque chose de plus urgent, faites-le. Ils seront plus susceptibles de vous rendre la pareille à l'avenir.
5. Utilisez un ordre du jour de réunion pour maintenir les réunions à l'heure
Lorsque votre réunion dure des heures supplémentaires, cela peut réduire le temps d'appel du groupe suivant, ce qui pourrait leur coûter ce nouveau client qu'ils ont essayé d'obtenir lors d'un appel. Consultez notre guide sur comment créer un ordre du jour de réunion qui fonctionne (avec un modèle d'ordre du jour de réunion gratuit).
Comment Evolution Gaming a facilité les réunions avec Lifesize
Les problèmes de planification des salles de conférence sont courants dans les entreprises du monde entier. Voici comment une entreprise, Evolution Gaming, a pu créer un système de réservation et de planification rationalisé avec Lifesize.
Le défi :
Avec plus de 250 employés dans des bureaux à travers le monde, ainsi que des studios satellites et des équipes dans toute l'Europe, Evolution Gaming avait besoin d'une solution de collaboration et de planification de réunions simple et rapide.
Solution:
Evolution Gaming a travaillé avec Lifesize sur une solution de visioconférence pour planifier des réunions et passer des appels via des systèmes vidéo de salle et des participants mobiles.
« Nous étions peut-être une entreprise technique, mais nous avions besoin d'une solution adaptée à chacun. Les utilisateurs n'ont plus qu'à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe et cliquer sur un nom ou une salle de réunion. Chaque employé peut accéder à une réunion ou l'héberger à partir de son propre ordinateur ou téléphone, à tout moment - c'est aussi simple que cela. »
— Alex Haywood, responsable de l'infrastructure, Evolution Gaming
L'entreprise utilise désormais la visioconférence Lifesize pour organiser des sessions de brainstorming ; faciliter les communications ponctuelles, quotidiennes et hebdomadaires ; et mener des entretiens et des présentations. Les utilisateurs peuvent partager leurs écrans, présenter des documents et utiliser des fonctions de chat instantané, et la société est en mesure de présenter les produits et plans à venir avec des titulaires de licence du monde entier.
Conclusion
Les problèmes de planification des salles de conférence et de réservation des appels vidéo peuvent entraîner des retards importants dans votre entreprise. Tout le monde dans votre entreprise, au bureau ou à l'étranger, bénéficiera d'un système rationalisé. Évitez les erreurs courantes de planification des salles de conférence grâce au système pratique de réservation de salles de conférence de Lifesize.
