Terwijl de seconden naar het einde van het uur tikken, begint een tiental voeten te verzamelen net onder het privacyvolle matglas van de deur van de vergaderruimte. Je wist welk risico je nam toen je wetteloos in die vergaderruimte hurkte. De mal is op. Het is tijd om jezelf aan te geven en de kamer terug te geven aan de rechtmatige eigenaar. Kraken is de stress gewoon niet waard, niet als je de juiste manier leert om vergaderruimtes te reserveren voor je vergaderingen.
De grondoorzaak van kamperen in vergaderruimtes
Wanneer je een gemeenschappelijke ruimte deelt, of het nu een appartement is met huisgenoten of een kantooromgeving, zorgt een beperkt aantal vergaderruimtes voor spanning. Planningsconflicten komen zowel voort uit een gebrek aan beschikbare kamers als kamers die slecht zijn uitgerust voor een grote verscheidenheid aan soorten vergaderingen. En tenzij uw kamers zijn geconfigureerd voor reserveringen, zullen er planningsconflicten blijven ontstaan.
Gebrek aan beschikbare vergaderruimte
Drukke kantoren hebben vaak problemen met vergaderruimtes en kamerreserveringen, vooral tijdens piekuren. Er zijn mogelijk onvoldoende ruimtes beschikbaar om meerdere vergaderingen tegelijk te laten plaatsvinden, of de ruimtes zelf worden gewoon slecht gebruikt voor het soort vergaderingen dat ze ondersteunen. Veel vergaderingen zijn tussen slechts twee tot drie mensen die beter gediend zouden zijn in een huddle kamer in plaats van een grote vergaderruimte gebouwd voor 10.
Slecht uitgeruste kamers
Zijn al uw ruimtes uitgerust met werkende videoconferencing- en presentatieapparatuur? Als dat niet het geval is, kamperen uw teams mogelijk in hoogwaardige kamers omdat ze toegang tot de technologie nodig hebben om hen te helpen hun werk te doen. Door te rommelen met video- en presentatieoplossingen voor doe-het-zelfkits kunnen uw teams zich haasten om hun vergaderingen op gang te krijgen in plaats van agendapunten te bespreken en actiepunten vast te leggen.
Conferentieruimte Planning Agenda Integraties
Een geïntegreerd planningssysteem voor vergaderruimtes geeft uw teams de mogelijkheid om de beschikbaarheid van vergaderruimten te bekijken, dubbele boekingen te voorkomen en ruimtes te boeken door ze uit te nodigen voor uw vergaderingen, net zoals elke andere deelnemer aan de vergadering. Dit is hoe het werkt:
Lifesize-vergaderruimtesystemen kunnen worden geïntegreerd met Microsoft Exchange®, Office365® en Google Calendar™, waardoor ruimtes direct vanuit uw bestaande agenda-apps kunnen worden gereserveerd. In de kamer geeft de telefoon een lopende lijst met beschikbare tijdslots weer en zal gebruikers automatisch vragen om het gesprek te starten zodra leden de kamer binnenkomen en de vergadering begint.
5 manieren om uw reserveringsproces voor vergaderruimtes te verbeteren
1. Configureer reserveerbare vergaderruimteapparatuur
Lifesize vergaderruimtesystemen kunnen worden geconfigureerd voor agenda-integratie door een room mailbox aan te maken in Microsoft Exchange, Office 365 of G Suite™ en het vergaderruimtesysteem te abonneren op de mailbox. Dit zorgt ervoor dat het vergaderschema van uw kantoor volledig wordt gesynchroniseerd, waardoor u planningsproblemen kunt voorkomen.
2. Creëer meer geïmproviseerde vergaderruimten
Voeg flexibiliteit toe aan uw vergadercultuur door geïmproviseerde vergaderruimten in het hele kantoor te implementeren. Zelfs zoiets als een espressobar aanrechtblad of een kleine bank kan perfect zijn voor twee personen om een project te bespreken of een videogesprek met een klant te voeren.
3. Maak alleen-inloop-huddle rooms
Creëer niet-reserveerbare huddle rooms die zijn ontworpen voor twee tot vier personen, zodat uw kleine teams kunnen samenkomen en kunnen werken zonder uw grote vergaderruimtes te belasten.
4. Werk samen met uw collega's
Gebruikt u de vergaderruimte om een presentatie te oefenen terwijl zeven andere teamleden deze nodig hebben voor een klant? Probeer in dat geval flexibel te zijn. Als je de vergaderruimte kunt besteden aan iets dringenders, doe het dan. Ze zullen de gunst in de toekomst waarschijnlijker teruggeven.
5. Gebruik een vergaderagenda om vergaderingen op tijd te houden
Als uw vergadering uitloopt, kan dit de beltijd van de volgende groep verkorten, wat hen die nieuwe klant kan kosten die ze probeerden te krijgen. Bekijk onze gids op hoe u een vergaderagenda maakt die werkt (compleet met een gratis sjabloon voor vergaderagenda's).
Hoe Evolution Gaming vergaderingen gemakkelijk maakte met Lifesize
Problemen met het plannen van vergaderruimtes komen overal in bedrijven voor. Hier is hoe een bedrijf, Evolution, was in staat om met Lifesize een gestroomlijnd boekings- en planningssysteem te creëren.
Uitdaging:
Met meer dan 250 werknemers in kantoorruimtes over de hele wereld, plus satellietstudio's en teams in heel Europa, had Evolution Gaming een snelle en eenvoudige oplossing voor samenwerking en het plannen van vergaderingen nodig.
Oplossing:
Evolution Gaming werkte samen met Lifesize aan een oplossing voor videoconferenties om vergaderingen te plannen en gesprekken te voeren via videosystemen in de kamer en mobiele deelnemers.
“We mogen dan een technisch bedrijf zijn, we hadden een oplossing nodig die voor iedereen geschikt was. Het enige wat gebruikers nu hoeven te doen is een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren en op een naam of een vergaderruimte te klikken. Elke medewerker kan op elk moment een vergadering openen of hosten vanaf zijn eigen computer of telefoon - zo simpel is het.”
— Alex Haywood, Hoofd Infrastructuur, Evolution Gaming
Het bedrijf gebruikt nu Lifesize-videoconferenties om brainstormsessies te houden; ad hoc, dagelijkse en wekelijkse communicatie vergemakkelijken; en interviews en pitches houden. Gebruikers kunnen hun schermen delen, documenten presenteren en instant-chatfuncties gebruiken, en het bedrijf kan aankomende producten en plannen presenteren aan licentiehouders over de hele wereld.
Conclusie
Problemen met het plannen van vergaderruimtes en het boeken van videogesprekken kunnen grote vertragingen in uw bedrijf veroorzaken. Iedereen in uw bedrijf - op kantoor of in het buitenland - profiteert van een gestroomlijnd systeem. Vermijd veelvoorkomende blunders bij het plannen van vergaderruimten met een handig reserveringssysteem voor vergaderruimten van Lifesize.
