정시가 될 때까지 XNUMX개 정도의 피트가 회의실 문의 불투명 유리 바로 아래에 모이기 시작합니다. 당신은 그 회의실에 불법적으로 쪼그리고 앉았을 때 당신이 감수하고 있는 위험을 알고 있었습니다. 지그가 떴다. 자신을 제출하고 정당한 소유자에게 방을 반환할 시간입니다. 회의를 위해 회의실을 예약하는 올바른 방법을 배울 때 쪼그리고 앉는 것은 스트레스를 받을 가치가 없습니다.
회의실 캠핑의 근본 원인
룸메이트가 있는 아파트든 사무실 환경이든 공용 공간을 공유할 때 제한된 수의 회의실은 긴장을 유발할 수밖에 없습니다. 일정 충돌은 사용 가능한 회의실의 부족과 다양한 회의 유형에 적합하지 않은 회의실에서 발생합니다. 객실이 예약용으로 구성되어 있지 않으면 일정 충돌이 계속 발생합니다.
사용 가능한 회의 공간 부족
바쁜 사무실은 특히 피크 시간에 회의 공간 및 회의실 예약 문제가 발생하기 쉽습니다. 한 번에 여러 회의를 진행하기에는 공간이 부족하거나 회의실 자체가 지원하는 회의 유형에 비해 제대로 활용되지 않을 수 있습니다. 많은 회의는 한 곳에서 더 잘 봉사할 수 있는 두세 사람 사이에서 이루어집니다. 허들 룸 10명을 수용할 수 있는 대형 회의실이 아닌
시설이 열악한 객실
모든 회의실에 화상 회의 및 프레젠테이션 장비가 제대로 갖춰져 있습니까? 그렇지 않은 경우 팀은 작업을 수행하는 데 도움이 되는 기술에 액세스해야 하기 때문에 가치가 높은 방에서 캠핑을 하고 있을 수 있습니다. DIY 키트 비디오 및 프레젠테이션 솔루션을 만지작거리면 팀이 의제 항목을 논의하고 작업 항목을 기록하는 대신 회의를 진행하기 위해 허둥지둥하게 될 수 있습니다.
회의실 일정 일정 통합
통합된 회의실 예약 시스템을 통해 팀은 회의실 가용성을 확인하고, 이중 예약을 방지하고, 다른 회의 참석자와 마찬가지로 회의에 초대하여 회의실을 예약할 수 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.
Lifesize 회의실 시스템은 Microsoft Exchange®, Office365® 및 Google Calendar™와 통합되어 기존 캘린더 앱에서 바로 회의실을 예약할 수 있습니다. 방에서 전화는 사용 가능한 시간 슬롯의 실행 목록을 표시하고 구성원이 방에 들어가고 회의가 시작되는 즉시 사용자에게 통화를 시작하라는 메시지를 자동으로 표시합니다.
회의실 예약 프로세스를 개선하는 5가지 방법
1. 예약 가능한 회의실 장비 구성
다음을 위해 Lifesize 회의실 시스템을 구성할 수 있습니다. 캘린더 통합 Microsoft Exchange, Office 365 또는 G Suite™에서 회의실 사서함을 만들고 회의실 시스템을 사서함에 가입하면 됩니다. 이렇게 하면 사무실의 회의 일정이 완전히 동기화되어 일정에 차질이 생기는 것을 방지할 수 있습니다.
2. 더 많은 즉석 회의 공간 만들기
사무실 전체에 즉석 회의 공간을 구현하여 회의 문화에 유연성을 추가하십시오. 같은 것조차도 에스프레소 바 조리대 또는 작은 소파는 두 사람이 프로젝트를 살펴보거나 클라이언트 화상 통화를 받는 데 적합할 수 있습니다.
3. 워크인 전용 허들룸 만들기
소규모 팀이 대규모 회의실을 묶지 않고 모여서 작업할 수 있도록 XNUMX~XNUMX인용으로 설계된 예약 불가 허들룸을 만드세요.
4. 동료들과 협력하라
다른 XNUMX명의 팀원이 클라이언트를 위해 회의실을 필요로 하는 동안 프레젠테이션 연습을 위해 회의실을 사용하고 있습니까? 그렇다면 융통성을 발휘하십시오. 회의실을 더 긴급한 일에 맡길 수 있다면 그렇게 하십시오. 그들은 미래에 은혜를 갚을 가능성이 더 높을 것입니다.
5. 회의 의제를 사용하여 회의를 정시에 유지하십시오.
회의 시간이 초과되면 다음 그룹의 통화 시간이 단축될 수 있습니다. 이로 인해 통화를 시도했던 새 고객에게 비용이 발생할 수 있습니다. 가이드를 확인하세요. 효과적인 회의 의제를 만드는 방법 (무료 회의 의제 템플릿으로 완성).
Evolution Gaming이 Lifesize로 회의를 쉽게 만든 방법
회의실 예약 문제는 모든 비즈니스에서 일반적입니다. 하나의 비즈니스 방법은 다음과 같습니다. 진화 게임, Lifesize로 능률적인 예약 및 스케줄링 시스템을 만들 수 있었습니다.
과제 :
전 세계 사무실 공간에 250명이 넘는 직원과 유럽 전역의 위성 스튜디오 및 팀이 있는 Evolution Gaming은 빠르고 간단한 협업 및 회의 일정 솔루션이 필요했습니다.
해결 방법 :
Evolution Gaming은 회의실 비디오 시스템과 모바일 참석자를 통해 회의 일정을 잡고 통화를 수행하는 화상 회의 솔루션에 대해 Lifesize와 협력했습니다.
“우리는 기술 회사일 수 있지만 모두에게 적합한 솔루션이 필요했습니다. 이제 모든 사용자는 사용자 이름과 비밀번호를 입력하고 이름이나 회의실을 클릭하기만 하면 됩니다. 각 직원은 언제든지 자신의 컴퓨터나 전화로 회의에 액세스하거나 회의를 주최할 수 있습니다. 정말 간단합니다.”
— Alex Haywood, 인프라 책임자, Evolution Gaming
이 회사는 현재 Lifesize 화상 회의를 사용하여 브레인스토밍 세션을 주최하고 있습니다. 임시, 일상 및 주간 커뮤니케이션을 촉진합니다. 인터뷰와 프레젠테이션을 진행합니다. 사용자는 화면을 공유하고 문서를 제시하고 인스턴트 채팅 기능을 사용할 수 있으며 회사는 전 세계 라이센스 사용자와 함께 향후 제품 및 계획을 선보일 수 있습니다.
결론
회의실 예약 및 화상 통화 예약 문제로 인해 비즈니스가 크게 지연될 수 있습니다. 사무실에 있든 해외에 있든 회사의 모든 사람이 간소화된 시스템의 혜택을 누릴 수 있습니다. Lifesize의 편리한 회의실 예약 시스템으로 일반적인 회의실 예약 실수를 피하십시오.
