しゃがむのをやめて、大人のように会議室のスケジュールを立てましょう

秒が刻々と過ぎていくにつれ、会議室のドアのプライバシーを守る曇りガラスのすぐ下に、XNUMX メートルほどの足が集まり始めます。 その会議室で無法にしゃがんだとき、あなたは自分が取っているリスクを知っていました. ジグが立ち上がる。 自首して部屋を正当な所有者に返す時が来ました。 会議のために会議室を予約する正しい方法を学べば、しゃがんでストレスを感じるだけの価値はありません。

会議室のスケジュールに問題がありますか? これらの XNUMX つのヒントに加えて、接続を維持するための適切なソフトウェアを使用して、ダブルブッキング、遅延、および機器の失敗を回避してください。

会議室キャンプの根本原因

ルームメイトとのアパートであれ、オフィス環境であれ、共有スペースを共有する場合、会議室の数が限られていると緊張が生じます。 スケジュールの競合は、利用可能な会議室の不足と、さまざまな種類の会議に対応できる設備の整っていない会議室の両方から発生します。 また、部屋が予約用に構成されていない限り、スケジュールの競合が引き続き発生します。

利用可能な会議スペースの不足 

忙しいオフィスでは、特にピーク時に、会議スペースや部屋の予約の問題が発生しがちです。 一度に複数の会議を開催するには十分なスペースがないか、サポートしている会議の種類に対して会議室自体が十分に活用されていない可能性があります。 多くの会議は、XNUMX 人から XNUMX 人の間で行われます。 ハドルルーム 10 人用の大きな会議室ではなく、

設備の整っていない部屋

すべての部屋に、機能するビデオ会議およびプレゼンテーション機器が備わっていますか? そうでない場合、チームは作業を支援するためにテクノロジにアクセスする必要があるため、価値の高い部屋でキャンプをしている可能性があります。 DIY キットのビデオやプレゼンテーション ソリューションをいじると、チームはアジェンダ項目について話し合ったりアクション項目を記録したりするのではなく、会議を機能させるために慌ててしまう可能性があります。 

会議室のスケジューリング カレンダーの統合

統合された会議室スケジュール システムにより、チームは会議室の空き状況を確認したり、二重予約を回避したり、他の会議出席者と同じように会議に招待して部屋を予約したりできます。 仕組みは次のとおりです。

 

 

Lifesize の会議室システムは、Microsoft Exchange®、Office365®、および Google Calendar™ と統合されているため、既存のカレンダー アプリから直接会議室を予約できます。 会議室では、利用可能なタイム スロットの実行中のリストが電話機に表示され、メンバーが会議室に入室して会議が開始されるとすぐに、ユーザーに通話を開始するように求めるメッセージが自動的に表示されます。

会議室の予約プロセスを改善する 5 つの方法

1.予約可能な会議室設備を構成する

Lifesize 会議室システムは、次のように構成できます。 カレンダーの統合 Microsoft Exchange、Office 365、または G Suite™ で会議室メールボックスを作成し、会議室システムをメールボックスに登録します。 これにより、オフィスの会議スケジュールが完全に同期され、スケジュールの問題を回避できます。

2.即席の会議スペースを増やす 

オフィス全体に即席の会議スペースを実装することで、会議文化に柔軟性を追加します。 のようなものでも エスプレッソバーカウンター または、小さなソファは、XNUMX 人でプロジェクトを検討したり、クライアントのビデオ通話に参加したりするのに最適です。

3.ウォークイン専用のハドルルームを作る

XNUMX ~ XNUMX 人用に設計された予約不可のハドル ルームを作成して、小さなチームが大規模な会議室を拘束することなく集まって作業できるようにします。

4. 仲間と協力する

他の XNUMX 人のチーム メンバーがクライアントのために会議室を必要としている間、プレゼンテーションの練習に会議室を使用していますか? その場合は、柔軟に対応してください。 会議室をもっと緊急なことに使えるなら、そうしてください。 彼らは将来、恩返しをする可能性が高くなります。

5.会議の議題を使用して、会議を時間通りに進める

会議が時間外になると、次のグループの通話時間に割り込む可能性があります。これにより、通話に参加しようとしていた新しいクライアントが犠牲になる可能性があります。 ガイドをご覧ください 機能する会議の議題を作成する方法 (無料の会議議題テンプレートを完備)。

独自のニーズに基づいて完璧な会議室を設計、セットアップ、展開する方法を学びます。

Evolution Gaming が Lifesize で会議を簡単にした方法

会議室のスケジュールに関する問題は、どこのビジネスでもよくあることです。 これがXNUMXつのビジネスの方法です。 進化ゲーム様は、Lifesize を使用して合理化された予約およびスケジューリング システムを作成することができました。

課題:

世界中のオフィス スペースに 250 人を超える従業員を擁し、ヨーロッパ中のサテライト スタジオとチームを擁する Evolution Gaming は、迅速でシンプルなコラボレーションおよび会議スケジューリング ソリューションを必要としていました。

溶液:

Evolution Gaming は、ビデオ会議ソリューションで Lifesize と協力して、部屋のビデオ システムとモバイル参加者を介して会議をスケジュールし、通話を行いました。


「私たちは技術的な会社かもしれませんが、すべての人に合うソリューションが必要でした。 ユーザーは、ユーザー名とパスワードを入力して、名前または会議室をクリックするだけです。 各従業員は、いつでも自分のコンピューターや電話から会議にアクセスしたり、会議を主催したりできます。とても簡単です。」 

— Evolution Gaming、インフラストラクチャ責任者、Alex Haywood 氏


同社は現在、Lifesize ビデオ会議を使用してブレインストーミング セッションを主催しています。 その場しのぎの日常および毎週のコミュニケーションを促進する。 インタビューや売り込みを行います。 ユーザーは自分の画面を共有したり、ドキュメントを提示したり、インスタント チャット機能を使用したりでき、同社は今後の製品や計画を世界中のライセンシーに紹介することができます。 

まとめ

会議室のスケジュールとビデオ通話の予約の問題は、ビジネスに大きな遅延を引き起こす可能性があります。 社内でも海外でも、社内の誰もが合理化されたシステムの恩恵を受けることができます。 Lifesize の便利な会議室予約システムを使用して、よくある会議室のスケジュールミスを回避します。