En todo el mundo, las empresas y los empleados se están adaptando a una nueva forma de trabajar a la luz de la Pandemia de coronavirus (COVID-19). Como parte de un esfuerzo para protegerse contra la propagación del virus, muchas empresas han instituido un trabajo desde casa o política de trabajo remoto para todos los empleados. A pesar de que 70% de la fuerza laboral mundial trabajaba de forma remota al menos una vez por semana antes de la pandemia de COVID-19, tener el 100% de la fuerza laboral trabajando desde casa a tiempo completo presenta nuevos desafíos para los empleadores. Este cambio abrupto en la forma en que trabajamos también significa que los gerentes deben descubrir de inmediato cómo administrar y motivar de manera efectiva a un equipo completamente remoto.
Julie Wilson, instructora de la Universidad de Harvard explica la, "Administrar un equipo virtual requiere que los gerentes dupliquen los fundamentos de una buena administración, incluido el establecimiento de objetivos claros, la realización de excelentes reuniones, la comunicación clara y el aprovechamiento de las fortalezas individuales y colectivas de los miembros del equipo". Administrar con éxito un equipo remoto es un desafío, incluso para los gerentes más experimentados. Se necesita tiempo, paciencia y mucha práctica, pero con los procesos y las herramientas correctos, es posible tener un equipo totalmente remoto productivo y comprometido. Aquí hay seis consejos para administrar con éxito un equipo distribuido.
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6 estrategias clave para gestionar un equipo distribuido
1. Establecer expectativas claras
Al hacer la transición a un equipo completamente remoto, los gerentes deben priorizar el desarrollo de pautas y expectativas claras. La mayoría de los equipos están formados por un grupo diverso de personas. Algunos empleados pueden tener experiencia laboral remota previa, mientras que otros empleados pueden ser completamente nuevos en el trabajo desde casa. Para asegurarse de que todos trabajen en igualdad de condiciones, es importante que establezca expectativas claras y realistas para todo su equipo de inmediato.
No aclarar las expectativas desde el principio puede generar problemas y malentendidos en el futuro que pueden causar interrupciones importantes en el flujo de trabajo y el rendimiento de su equipo. Aclare qué herramientas usará su equipo, cómo se comunicará, a qué horas se espera que trabajen todos, cómo y cuándo se completarán los proyectos y, cuando las cosas cambien, comuníquelo también. Sus expectativas deben escribirse, enviarse por correo electrónico y estar fácilmente disponibles para todo su equipo. Esto asegurará que todos estén en sintonía y que no haya ambigüedad en lo que se espera de cada miembro del equipo.
2. Usa las herramientas adecuadas
Una vez que haya definido claramente sus expectativas, es hora de encontrar las herramientas adecuadas que ayudarán a su equipo a cumplir esas expectativas y hacer que sus días de trabajo transcurran sin problemas y de manera eficiente. La investigación muestra que el el oficinista promedio tiene 5 o más aplicaciones abiertas en un momento dado, por lo que es importante elegir sabiamente para evitar crear aún más fatiga de la aplicación o confusión con respecto a dónde deben ir los empleados para buscar información.
Hay cientos de soluciones de colaboración y comunicaciones e innumerables herramientas de productividad diseñadas para ayudar a los equipos distribuidos a ser productivos. Herramientas de videoconferencia basadas en la nube como De tamaño natural y aplicaciones de chat como Flojo y Microsoft Teams haga que sea fácil mantenerse en comunicación constante con los miembros remotos de su equipo. Herramientas de gestión de proyectos como Asana, Monday.com y ProjectManager.com ayude con la gestión del tiempo y mantenga a su equipo encaminado para evitar perder el tiempo en distracciones y trabajo improductivo. A la luz de la situación reciente del coronavirus, muchas empresas están ofreciendo sus servicios de forma gratuita, incluyendo De tamaño natural. Con Lifesize, puede acceder a una gran cantidad de funciones que no están disponibles en otros servicios de videoconferencia gratuitos como Google Hangouts o Zoom. Investigue para encontrar las herramientas que funcionarán mejor para usted y su equipo.
3. Crea una cultura de video primero
Sin las interacciones diarias en persona a las que están acostumbrados los empleados tradicionales en la oficina, es fácil que los trabajadores remotos que trabajan desde casa por primera vez se sientan solos y desconectados del resto de su equipo. Al crear un cultura de video primero que da prioridad al uso de herramientas de videoconferencia para la comunicación, a diferencia de las llamadas de conferencia de solo audio o las aplicaciones basadas en texto, su equipo puede tener una experiencia significativa y atractiva interacciones cara a cara. La videoconferencia brinda una interacción más "en persona" y agrega un elemento humano a la conversación que a menudo falta en otras formas de comunicación digital. Al poder ver y escuchar claramente a sus compañeros de equipo, puede comprenderlos mejor al captar señales no verbales y conectarse con ellos en un nivel más profundo.
WP Engine es la plataforma líder de experiencia digital de WordPress con más de 500 empleados ubicados en los Estados Unidos, Europa y Australia. Como una empresa que hace de su cultura una prioridad máxima, se enfrentó al desafío de brindar unidad a los equipos repartidos en tres continentes en seis oficinas diferentes. Al tener Lifesize en los espacios de reunión en todas las oficinas y en la computadora portátil de cada empleado, los compañeros de trabajo pueden conectarse instantáneamente entre sí y los gerentes pueden administrar de manera efectiva a los empleados remotos en videollamadas individuales. La interacción humana ayuda a los empleados a tener conversaciones interesantes y conexiones personales con gerentes y miembros del equipo a miles de millas de distancia. Lea el estudio de caso completo
4. Organice reuniones periódicas individuales y de equipo
La comunicación constante es la clave para mantener la productividad y el compromiso de su equipo distribuido. Planifique reuniones periódicas del equipo a principios de semana mediante videoconferencias para analizar los estados del proyecto, los obstáculos que enfrentan los miembros del equipo y las metas para la semana. Estar en la misma página de esta manera es especialmente importante si su equipo está disperso en diferentes zonas horarias. Luego, más adelante en la semana, considere organizar reuniones de "recapitulación" más largas para hablar sobre los logros del equipo, junto con reuniones de pie para registrarse con los empleados y asegurarse de que el equipo se mantenga enfocado. También puede usar este tiempo para reconocer el trabajo sobresaliente y planificar para la semana siguiente.
Además de las reuniones de equipo, se recomiendan reuniones individuales regulares con cada uno de sus empleados para garantizar que todos se mantengan conectados y comprometidos. En realidad, estudios muestran que los empleados de los gerentes que no es necesario tienen reuniones regulares 1:1 tienen cuatro veces más probabilidades de sentirse desconectados en el trabajo. Si bien las reuniones 1 a 1 pueden llevar mucho tiempo para los gerentes con equipos grandes, juegan un papel fundamental para que los miembros del equipo se sientan valorados como individuos y al mismo tiempo les brindan la oportunidad de hacer preguntas, discutir problemas o plantear sugerencias que pueden no sentirse cómodos compartiendo. en un ambiente de grupo.
Las reuniones uno a uno deben ser parte de su nuevo horario, incluso cuando volver al trabajo como de costumbre!
5. Comunique en exceso los objetivos para ayudar a los empleados a tener éxito
Para muchos empleados, el cambio abrupto en el lugar y la forma en que trabajan será un desafío adicional. Como dijo una vez Bill Gates: “A medida que miramos hacia el próximo siglo, los líderes serán aquellos que empoderen a los demás”.
Para los empleados a los que les resultan difíciles los arreglos de trabajo remoto, comunicar demasiado los objetivos y tareas individuales es una forma eficaz de asegurarse de que se centren en las cosas correctas. Esto significa usar un lenguaje claro y preciso que los empleados puedan entender fácilmente para cada proyecto. Utilice herramientas de gestión de proyectos para ayudar a los empleados a concentrarse en la tarea, comprender cada etapa del proyecto y saber cuándo vence el proyecto. La gestión eficaz de un equipo distribuido no funcionará si simplemente se centra en el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados. En cambio, la mejor manera de medir el desempeño de un empleado es enfocarse en sus resultados. Crear una cultura orientada a los resultados significa confiar en su equipo y dejar de lado la semana laboral arbitraria y forzada de 40 a XNUMX y XNUMX horas. En su lugar, concéntrese en las contribuciones individuales de los miembros del equipo. Cómo y cuándo completan las tareas no debería importar siempre y cuando el trabajo se haga bien y se haga a tiempo.
6. Ofrecer oportunidades de vinculación
Distanciamiento social no significa aislamiento social. Dado que las reuniones en persona para la mayoría de las empresas actualmente no son una opción, busque otras formas de vincular a su equipo distribuido fuera de las reuniones regulares del equipo. Los empleados pueden establecer páginas de redes sociales apropiadas para el trabajo, clubes de lectura y grupos de chat privados donde pueden jugar. actividades de creación de equipos virtuales, tener conversaciones alegres sobre su trabajo y su vida personal, publicar fotos de sus familias o mascotas y compartir historias personales de éxito. Algunas empresas incluso organizan regularmente horas felices virtuales para permitir que los empleados interactúen de manera casual y se pongan al día a través de videoconferencias mientras trabajan de forma remota.
Sheel Gupta, directora de crecimiento de Humble Dot, compartió en Quora cómo mantiene comprometida a su fuerza laboral remota: “Uno de los desafíos más comunes del trabajo remoto es que los miembros del equipo se sienten solos y desconectados. Ser remoto significa que es menos probable que su equipo tenga conversaciones espontáneas y actividades no relacionadas con el trabajo. Animo a los equipos remotos a incorporar las tradiciones de la oficina a su estilo de trabajo remoto. Por ejemplo, mi equipo tiene noches de juegos quincenales y durante nuestro experimento remoto, organizamos una noche de juegos virtual”.
Conclusión
Administrar un equipo completamente remoto puede ser un desafío, especialmente en el entorno actual de incertidumbre que rodea el coronavirus. Pero con los procesos y las herramientas de comunicación adecuados, puede crear un entorno atractivo y productivo que vaya más allá de las limitaciones físicas. Organizar reuniones regulares de equipo y videollamadas 1:1 ayudará a su equipo a mantenerse conectado y mantener los proyectos encaminados. La interacción cara a cara agrega un elemento humano a la conversación y ayuda a los compañeros de trabajo a conectarse en un nivel más profundo. Cuando los empleados sienten que son parte de un equipo y están involucrados en las metas y la misión del equipo, tienden a estar más comprometidos con sus compañeros de trabajo y se enorgullecen de su trabajo, incluso durante este tiempo de aprensión e incertidumbre. Si quieres escuchar más buenas noticias, echa un vistazo a nuestro historias positivas de coronavirus!
