In tutto il mondo, aziende e dipendenti si stanno adattando a un nuovo modo di lavorare alla luce del Pandemia di coronavirus (COVID-19).. Come parte di uno sforzo per proteggersi dalla diffusione del virus, molte aziende hanno istituito un lavoro da casa o politica di lavoro a distanza per tutti i dipendenti. Sebbene 70% della forza lavoro mondiale lavorato da remoto almeno una volta alla settimana prima della pandemia di COVID-19, il fatto che il 100% della forza lavoro lavori da casa a tempo pieno presenta nuove sfide per i datori di lavoro. Questo brusco cambiamento nel modo in cui lavoriamo significa anche che i manager devono capire immediatamente come gestire e motivare efficacemente un team completamente remoto.
Julie Wilson, insegnante dell'Università di Harvard spiega, "La gestione di un team virtuale richiede ai manager di raddoppiare i fondamenti di una buona gestione, inclusa la definizione di obiettivi chiari, l'organizzazione di grandi riunioni, la comunicazione chiara e lo sfruttamento dei punti di forza individuali e collettivi dei membri del team". Gestire con successo un team remoto è impegnativo, anche per i manager più esperti. Ci vuole tempo, pazienza e molta pratica, ma con i processi e gli strumenti giusti è possibile avere un team completamente remoto produttivo e impegnato. Ecco sei suggerimenti per gestire con successo un team distribuito.
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6 strategie chiave per la gestione di un team distribuito
1. Stabilisci aspettative chiare
Quando si passa a un team completamente remoto, i manager dovrebbero dare la priorità allo sviluppo di linee guida e aspettative chiare. La maggior parte delle squadre è composta da un gruppo eterogeneo di persone. Alcuni dipendenti potrebbero avere precedenti esperienze di lavoro a distanza, mentre altri dipendenti potrebbero essere completamente nuovi al lavoro da casa. Per garantire che tutti operino su un piano di parità, è importante stabilire fin da subito aspettative chiare e realistiche per l'intero team.
Non chiarire le aspettative all'inizio può portare a problemi e incomprensioni lungo la strada che possono causare gravi interruzioni nel flusso di lavoro e nelle prestazioni del tuo team. Chiarisci quali strumenti utilizzerà il tuo team, come comunicherai, a che ora tutti dovrebbero lavorare, come e quando i progetti verranno completati e, quando le cose cambiano, comunicalo anche tu. Le tue aspettative dovrebbero essere scritte, inviate per e-mail e prontamente disponibili per tutto il tuo team. Ciò garantirà che tutti siano sulla stessa pagina e non vi siano ambiguità in ciò che ci si aspetta da ciascun membro del team.
2. Usa gli strumenti giusti
Dopo aver definito chiaramente le tue aspettative, è il momento di trovare gli strumenti giusti che aiuteranno il tuo team a soddisfare tali aspettative ea far sì che le loro giornate lavorative si svolgano in modo fluido ed efficiente. La ricerca mostra che il l'impiegato medio ha 5 o più app aperte in qualsiasi momento, quindi è importante scegliere con saggezza per evitare di creare ancora più affaticamento delle app o confusione su dove i dipendenti dovrebbero andare a cercare informazioni.
Esistono centinaia di soluzioni di collaborazione e comunicazione e innumerevoli strumenti di produttività progettati per aiutare i team distribuiti a essere produttivi. Strumenti di videoconferenza basati su cloud come Lifesize e app di chat come Slack ed Microsoft Teams rendi facile rimanere in costante comunicazione con i membri del tuo team remoto. Strumenti di gestione del progetto come Asana, Monday.com ed Project Manager.com aiuta con la gestione del tempo e mantieni il tuo team sulla buona strada per evitare di perdere tempo con distrattori e lavoro non produttivo. Alla luce la recente situazione del coronavirus, molte aziende offrono i propri servizi gratuitamente, tra cui Lifesize. Con Lifesize, puoi accedere a una vasta gamma di funzioni non disponibili su altri servizi di videoconferenza gratuiti come Google Hangouts o Zoom. Fai le tue ricerche per trovare gli strumenti che funzioneranno meglio per te e il tuo team.
3. Crea una cultura incentrata sui video
Senza le interazioni quotidiane di persona a cui sono abituati i tradizionali dipendenti in ufficio, è facile per i lavoratori remoti che lavorano da casa per la prima volta sentirsi soli e disconnessi dal resto del loro team. Creando un prima cultura del video che privilegia l'utilizzo degli strumenti di videoconferenza per la comunicazione, al contrario delle chiamate in conferenza solo audio o delle app basate su testo, il tuo team può avere informazioni significative e coinvolgenti interazioni faccia a faccia. La videoconferenza fornisce più di un'interazione "di persona" e aggiunge un elemento umano alla conversazione che spesso manca in altre forme di comunicazione digitale. Essendo in grado di vedere e sentire chiaramente i tuoi compagni di squadra, sei in grado di capirli meglio riprendendo segnali non verbali e connettiti con loro a un livello più profondo.
WP Engine è la piattaforma di esperienza digitale WordPress leader con oltre 500 dipendenti dislocati negli Stati Uniti, in Europa e in Australia. In quanto azienda che fa della propria cultura una priorità assoluta, hanno dovuto affrontare la sfida di riunire i team sparsi in tre continenti in sei sedi diverse. Avendo Lifesize negli spazi per riunioni in ogni ufficio e sul laptop di ogni dipendente, i colleghi possono connettersi istantaneamente tra loro e i manager possono gestire efficacemente i dipendenti remoti in videochiamate individuali. L'interazione umana aiuta i dipendenti ad avere conversazioni coinvolgenti e connessioni personali con manager e membri del team a migliaia di chilometri di distanza. Leggi il case study completo
4. Organizza regolarmente riunioni individuali e di gruppo
La comunicazione costante è la chiave per mantenere il tuo team distribuito produttivo e impegnato. Pianifica riunioni regolari del team all'inizio della settimana utilizzando la videoconferenza per discutere lo stato del progetto, gli ostacoli che i membri del team devono affrontare e gli obiettivi della settimana. Entrare nella stessa pagina in questo modo è particolarmente importante se la tua squadra è sparpagliata in diversi fusi orari. Quindi, più avanti nella settimana, considera l'idea di organizzare riunioni di "riepilogo" più lunghe per parlare dei risultati del team, insieme a incontri in piedi per fare il check-in con i dipendenti e garantire che il team rimanga concentrato. Puoi anche usare questo tempo per riconoscere il lavoro eccezionale e pianificare per la settimana successiva.
Oltre alle riunioni del team, si consiglia vivamente di organizzare incontri individuali con ciascuno dei tuoi dipendenti per garantire che tutti rimangano connessi e coinvolti. Infatti, studi mostrare che i dipendenti dei dirigenti che non si tenere riunioni regolari 1:1 hanno quattro volte più probabilità di sentirsi disimpegnati dal lavoro. Sebbene le riunioni 1:1 possano richiedere molto tempo per i manager con team di grandi dimensioni, svolgono un ruolo fondamentale nel far sentire i membri del team apprezzati come individui dando loro anche l'opportunità di porre domande, discutere problemi o sollevare suggerimenti che potrebbero non sentirsi a proprio agio nel condividere in un ambiente di gruppo.
Gli incontri individuali dovrebbero far parte del tuo nuovo programma, anche quando tu ritorno al lavoro al solito!
5. Comunicare troppo gli obiettivi per aiutare i dipendenti ad avere successo
Per molti dipendenti, il cambiamento improvviso di dove e come lavorano sarà estremamente impegnativo. Come disse una volta Bill Gates, "Guardando al prossimo secolo, i leader saranno coloro che conferiscono potere agli altri".
Per i dipendenti che trovano difficile organizzare il lavoro a distanza, comunicare eccessivamente obiettivi e attività individuali è un modo efficace per assicurarsi che siano concentrati sulle cose giuste. Ciò significa utilizzare un linguaggio chiaro e preciso che i dipendenti possono facilmente comprendere per ogni progetto. Utilizza gli strumenti di gestione del progetto per aiutare i dipendenti a rimanere in attività, comprendere ogni fase del progetto e sapere quando il progetto è dovuto. La gestione efficace di un team distribuito non funzionerà se ti concentri semplicemente sul monitoraggio delle ore di lavoro dei dipendenti. Invece, il modo migliore per misurare le prestazioni di un dipendente è concentrarsi sui risultati. Creare una cultura orientata ai risultati significa fidarsi del proprio team e lasciare andare la settimana lavorativa arbitraria e forzata di 40 ore dalle nove alle cinque. Invece, concentrati sui contributi dei singoli membri del team. Come e quando completano le attività non dovrebbe avere importanza purché il lavoro sia svolto bene e in tempo.
6. Offrire opportunità di legame
Distanziamento sociale non significa isolamento sociale. Dal momento che le riunioni di persona per la maggior parte delle aziende non sono attualmente un'opzione, trova altri modi per creare un legame con il tuo team distribuito al di fuori delle normali riunioni del team. I dipendenti possono creare pagine di social media adatte al lavoro, club del libro e gruppi di chat privati in cui possono giocare attività di team building virtuale, intrattenere conversazioni spensierate sul loro lavoro e sulla loro vita personale, pubblicare foto delle loro famiglie o animali domestici e condividere storie di successo personali. Alcune aziende ospitano anche regolarmente happy hour virtuali per consentire ai dipendenti di interagire e mettersi al passo con la videoconferenza mentre lavorano in remoto.
Sheel Gupta, Chief Growth Officer di Humble Dot, ha condiviso quora come tiene impegnata la sua forza lavoro a distanza, “Una delle sfide più comuni del lavoro a distanza è che i membri del team si sentono soli e disconnessi. Essere a distanza significa che è meno probabile che il tuo team abbia conversazioni spontanee e attività non legate al lavoro. Incoraggio i team remoti a portare le tradizioni in ufficio nel loro stile di lavoro a distanza. Ad esempio, la mia squadra organizza serate di gioco bisettimanali e durante il nostro esperimento a distanza, abbiamo organizzato una serata di gioco virtuale".
Conclusione
Gestire un team completamente remoto può essere impegnativo, soprattutto nell'attuale contesto di incertezza che lo circonda il coronavirus. Ma con i giusti processi e strumenti di comunicazione, puoi creare un ambiente coinvolgente e produttivo che va oltre i limiti fisici. Ospitare team regolari e riunioni video 1:1 aiuterà il tuo team a rimanere connesso e a mantenere i progetti in pista. L'interazione faccia a faccia aggiunge un elemento umano alla conversazione e aiuta i colleghi a connettersi a un livello più profondo. Quando i dipendenti si sentono parte di un team e sono coinvolti negli obiettivi e nella missione del team, tendono a essere più coinvolti con i colleghi e ad essere orgogliosi del proprio lavoro, anche durante questo periodo di apprensione e incertezza. Se vuoi sentire altre buone notizie, dai un'occhiata al nostro storie positive al coronavirus!
