Partout dans le monde, les entreprises et les employés s'adaptent à une nouvelle façon de travailler à la lumière de la Pandémie de coronavirus (COVID-19). Dans le cadre d'un effort de protection contre la propagation du virus, de nombreuses entreprises ont mis en place un travail à domicile ou politique de travail à distance pour tous les employés. Bien que 70 % de la main-d'œuvre mondiale travaillaient à distance au moins une fois par semaine avant la pandémie de COVID-19, le fait que 100 % de la main-d'œuvre travaille à domicile à temps plein présente de nouveaux défis pour les employeurs. Ce changement brutal dans notre façon de travailler signifie également que les managers doivent immédiatement trouver comment gérer et motiver efficacement une équipe entièrement distante.
Instructeur de l'Université de Harvard Julie Wilson Explique, "La gestion d'une équipe virtuelle nécessite que les managers redoublent d'efforts sur les principes fondamentaux d'une bonne gestion, notamment l'établissement d'objectifs clairs, l'organisation de réunions de qualité, la communication claire et l'exploitation des forces individuelles et collectives des membres de l'équipe." Gérer avec succès une équipe à distance est un défi, même pour les managers les plus expérimentés. Cela prend du temps, de la patience et beaucoup de pratique, mais avec les bons processus et outils en place, il est possible d'avoir une équipe entièrement distante productive et engagée. Voici six conseils pour gérer avec succès une équipe distribuée.
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6 stratégies clés pour gérer une équipe distribuée
1. Définissez des attentes claires
Lors de la transition vers une équipe entièrement distante, les responsables doivent donner la priorité à l'élaboration de directives et d'attentes claires. La plupart des équipes sont composées d'un groupe diversifié de personnes. Certains employés peuvent avoir une expérience antérieure du travail à distance, tandis que d'autres employés peuvent être complètement nouveaux dans le travail à domicile. Pour vous assurer que tout le monde travaille sur un pied d'égalité, il est important que vous définissiez immédiatement des attentes claires et réalistes pour l'ensemble de votre équipe.
Ne pas clarifier les attentes dès le début peut entraîner des problèmes et des malentendus qui peuvent entraîner des perturbations majeures dans le flux de travail et les performances de votre équipe. Clarifiez les outils que votre équipe utilisera, comment vous communiquerez, les heures de travail de chacun, comment et quand les projets seront terminés et, lorsque les choses changeront, communiquez-le également. Vos attentes doivent être écrites, envoyées par e-mail et facilement accessibles à toute votre équipe. Cela garantira que tout le monde est sur la même longueur d'onde et qu'il n'y a aucune ambiguïté dans ce qui est attendu de chaque membre de l'équipe.
2. Utilisez les bons outils
Après avoir clairement défini vos attentes, il est temps de trouver les bons outils qui aideront votre équipe à répondre à ces attentes et à faire en sorte que leurs journées de travail se déroulent de manière fluide et efficace. La recherche montre que le un employé de bureau moyen a 5 applications ou plus ouvertes à tout moment, il est donc important de choisir judicieusement pour éviter de créer encore plus de fatigue ou de confusion quant à l'endroit où les employés doivent aller chercher des informations.
Il existe des centaines de solutions de collaboration et de communication et d'innombrables outils de productivité conçus pour aider les équipes distribuées à être productives. Des outils de visioconférence basés sur le cloud comme Lifesize et des applications de chat comme Slack et Microsoft Teams facilitez la communication constante avec les membres de votre équipe à distance. Des outils de gestion de projet comme Asanas, Monday.com et ProjectManager.com aider à la gestion du temps et garder votre équipe sur la bonne voie pour éviter de perdre du temps avec des distracteurs et un travail non productif. À la lumière de la situation récente du coronavirus, de nombreuses entreprises proposent leurs services gratuitement, notamment Lifesize. Avec Lifesize, vous pouvez accéder à une multitude de fonctionnalités non disponibles sur d'autres services de visioconférence gratuits tels que Google Hangouts ou Zoom. Faites vos recherches afin de trouver les outils qui fonctionneront le mieux pour vous et votre équipe.
3. Créez une culture axée sur la vidéo
Sans les interactions quotidiennes en personne auxquelles les employés de bureau traditionnels sont habitués, il est facile pour les travailleurs à distance qui travaillent à domicile pour la première fois de se sentir seuls et déconnectés du reste de leur équipe. En créant un culture de la vidéo d'abord qui accorde la priorité à l'utilisation d'outils de visioconférence pour la communication, par opposition aux conférences téléphoniques uniquement audio ou aux applications textuelles, votre équipe peut avoir des échanges significatifs et engageants interactions en face à face. La vidéoconférence offre davantage une interaction « en personne » et ajoute un élément humain à la conversation qui fait souvent défaut dans d'autres formes de communication numérique. En étant capable de voir et d'entendre clairement vos coéquipiers, vous êtes en mesure de mieux les comprendre en détectant indices non verbaux et connectez-vous avec eux à un niveau plus profond.
WP Engine est la principale plate-forme d'expérience numérique WordPress avec plus de 500 employés situés aux États-Unis, en Europe et en Australie. En tant qu'entreprise qui fait de sa culture une priorité absolue, elle était confrontée au défi de fédérer des équipes réparties sur trois continents dans six bureaux différents. En installant Lifesize dans les espaces de réunion de chaque bureau et sur l'ordinateur portable de chaque employé, les collègues peuvent se connecter instantanément les uns aux autres et les responsables peuvent gérer efficacement les employés distants lors d'appels vidéo en tête-à-tête. L'interaction humaine aide les employés à avoir des conversations engageantes et relations personnelles avec les managers et les membres de l'équipe à des milliers de kilomètres. Lire l'étude de cas complète
4. Organisez régulièrement des réunions individuelles et d'équipe
Une communication constante est la clé pour garder votre équipe distribuée productive et engagée. Planifiez des réunions d'équipe régulières au début de la semaine en utilisant la vidéoconférence pour discuter de l'état du projet, des obstacles auxquels les membres de l'équipe sont confrontés et des objectifs de la semaine. Être sur la même page comme celle-ci est particulièrement important si votre équipe est dispersée sur différents fuseaux horaires. Ensuite, plus tard dans la semaine, envisagez d'organiser des réunions de « récapitulation » plus longues pour parler des réalisations de l'équipe, ainsi que réunions debout pour vérifier avec les employés et s'assurer que l'équipe reste concentrée. Vous pouvez également utiliser ce temps pour reconnaître le travail exceptionnel et planifier la semaine suivante.
En plus des réunions d'équipe, des réunions individuelles régulières avec chacun de vos employés sont fortement recommandées pour s'assurer que chacun reste connecté et engagé. En réalité, et le cannabis montrent que les employés des managers qui n' ont des réunions 1:1 régulières sont quatre fois plus susceptibles de se sentir désengagés au travail. Bien que les réunions 1: 1 puissent prendre du temps pour les responsables de grandes équipes, elles jouent un rôle essentiel pour que les membres de l'équipe se sentent valorisés en tant qu'individus tout en leur donnant la possibilité de poser des questions, de discuter de problèmes ou de faire des suggestions qu'ils ne se sentent peut-être pas à l'aise de partager. dans un environnement de groupe.
Les rencontres individuelles devraient faire partie de votre nouvel horaire, même si vous retour au travail à l'habitude !
5. Surcommuniquer les objectifs pour aider les employés à réussir
Pour de nombreux employés, le changement brusque de lieu et de mode de travail sera un défi supplémentaire. Comme Bill Gates l'a dit un jour : "Alors que nous nous tournons vers le siècle prochain, les dirigeants seront ceux qui responsabilisent les autres".
Pour les employés qui trouvent que les arrangements de travail à distance sont difficiles, la communication excessive des objectifs et des tâches individuels est un moyen efficace de s'assurer qu'ils se concentrent sur les bonnes choses. Cela signifie utiliser un langage clair et précis que les employés peuvent facilement comprendre pour chaque projet. Utilisez des outils de gestion de projet pour aider les employés à rester concentrés sur leurs tâches, à comprendre chaque étape du projet et à savoir quand le projet est dû. La gestion efficace d'une équipe distribuée ne fonctionnera pas si vous vous concentrez simplement sur le suivi des heures de travail des employés. Au lieu de cela, la meilleure façon de mesurer la performance d'un employé est de se concentrer sur ses résultats. Créer une culture axée sur les résultats signifie faire confiance à votre équipe et abandonner la semaine de travail arbitraire et forcée de 40 à XNUMX et XNUMX heures. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les contributions individuelles des membres de l'équipe. Comment et quand ils accomplissent les tâches ne devraient pas avoir d'importance tant que le travail est bien fait et fait à temps.
6. Offrez des opportunités de création de liens
Distanciation sociale ne signifie pas isolement social. Étant donné que les réunions en personne pour la plupart des entreprises ne sont actuellement pas une option, trouvez d'autres moyens de créer des liens d'équipe distribués en dehors de vos réunions d'équipe régulières. Les employés peuvent créer des pages de médias sociaux adaptées au travail, des clubs de lecture et des groupes de discussion privés où ils peuvent jouer activités de team building virtuelles, ont des conversations légères sur leur travail et leur vie personnelle, publient des photos de leur famille ou de leurs animaux de compagnie et partagent des histoires de réussite personnelles. Certaines entreprises hébergent même régulièrement happy hours virtuels pour permettre aux employés d'interagir avec désinvolture et de se rattraper par vidéoconférence tout en travaillant à distance.
Sheel Gupta, directeur de la croissance chez Humble Dot, a partagé sur Quora comment elle maintient son personnel à distance engagé, «L'un des défis les plus courants du travail à distance est que les membres de l'équipe se sentent seuls et déconnectés. Être à distance signifie que votre équipe est moins susceptible d'avoir des conversations spontanées et des activités non liées au travail. J'encourage les équipes distantes à intégrer les traditions du bureau dans leur style de travail à distance. Par exemple, mon équipe organise des soirées de jeux toutes les deux semaines et lors de notre expérience à distance, nous avons organisé une soirée de jeux virtuelle. »
Conclusion
La gestion d'une équipe entièrement à distance peut être difficile, en particulier dans l'environnement actuel d'incertitude entourant le coronavirus. Mais avec les bons processus et outils de communication, vous pouvez créer un environnement engageant et productif qui va au-delà des limites physiques. Organiser des réunions d'équipe régulières et des réunions vidéo individuelles aidera votre équipe à rester connectée et à maintenir les projets sur la bonne voie. L'interaction en face à face ajoute un élément humain à la conversation et aide les collègues à se connecter à un niveau plus profond. Lorsque les employés sentent qu'ils font partie d'une équipe et sont investis dans les objectifs et la mission de l'équipe, ils ont tendance à être plus engagés avec leurs collègues et à être fiers de leur travail, même pendant cette période d'appréhension et d'incertitude. Si vous voulez entendre plus de bonnes nouvelles, consultez notre histoires positives de coronavirus!
