Over de hele wereld passen bedrijven en werknemers zich aan een nieuwe manier van werken aan in het licht van de Coronavirus (COVID-19) pandemie. Als onderdeel van een poging om zich te beschermen tegen de verspreiding van het virus, hebben veel bedrijven een thuiswerk- of thuiswerkprogramma ingesteld beleid op het gebied van werken op afstand voor alle medewerkers. Hoewel 70% van de wereldwijde beroepsbevolking voorafgaand aan de COVID-19-pandemie minstens één keer per week op afstand werkte, stelt het feit dat 100% van het personeel fulltime vanuit huis werkt, voor nieuwe uitdagingen voor werkgevers. Deze abrupte verschuiving in de manier waarop we werken, betekent ook dat managers onmiddellijk moeten uitzoeken hoe ze een team dat volledig op afstand werkt effectief kunnen aansturen en motiveren.
Instructeur Julie Wilson van Harvard University legt uit, "Het managen van een virtueel team vereist van managers dat ze de basisprincipes van goed management verdubbelen, waaronder het stellen van duidelijke doelen, het leiden van geweldige vergaderingen, duidelijk communiceren en het benutten van de individuele en collectieve sterke punten van teamleden." Het succesvol managen van een team op afstand is een uitdaging, zelfs voor de meest ervaren managers. Het kost tijd, geduld en veel oefening, maar met de juiste processen en hulpmiddelen is het mogelijk om een productief en betrokken team op afstand te hebben. Hier zijn zes tips voor het succesvol managen van een gedistribueerd team.
.ashx?h=393&&w=751&la=en)
6 sleutelstrategieën voor het managen van een gedistribueerd team
1. Stel duidelijke verwachtingen
Bij de overgang naar een team dat volledig op afstand werkt, moeten managers prioriteit geven aan de ontwikkeling van duidelijke richtlijnen en verwachtingen. De meeste teams bestaan uit een diverse groep mensen. Sommige werknemers hebben mogelijk eerdere werkervaring op afstand, terwijl andere werknemers helemaal nieuw zijn in het werken vanuit huis. Om ervoor te zorgen dat iedereen op gelijke voet werkt, is het belangrijk dat je meteen duidelijke en realistische verwachtingen schept voor je hele team.
Als u de verwachtingen niet in een vroeg stadium verduidelijkt, kan dit later leiden tot problemen en misverstanden die grote verstoringen in de workflow en prestaties van uw team kunnen veroorzaken. Maak duidelijk welke tools uw team gaat gebruiken, hoe u communiceert, welke uren iedereen geacht wordt te werken, hoe en wanneer projecten worden voltooid en communiceer dat ook als er dingen veranderen. Uw verwachtingen moeten worden opgeschreven, in een e-mail worden verzonden en direct beschikbaar zijn voor uw hele team. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat er geen onduidelijkheid bestaat over wat er van elk teamlid wordt verwacht.
2. Gebruik de juiste tools
Nadat je je verwachtingen duidelijk hebt gedefinieerd, is het tijd om de juiste tools te vinden die je team helpen om aan die verwachtingen te voldoen en hun werkdagen soepel en efficiënt te laten verlopen. Uit onderzoek blijkt dat de de gemiddelde kantoormedewerker heeft 5 of meer apps geopend op elk moment, dus het is belangrijk om verstandig te kiezen om te voorkomen dat er nog meer app-moeheid of verwarring ontstaat over waar werknemers informatie moeten zoeken.
Er zijn honderden samenwerkings- en communicatieoplossingen en talloze productiviteitstools die zijn ontworpen om gedistribueerde teams te helpen productief te zijn. Cloudgebaseerde tools voor videoconferenties zoals Levensgroot en chat-apps zoals Slack en Microsoft Teams maak het gemakkelijk om voortdurend in contact te blijven met uw teamleden op afstand. Projectmanagementtools zoals Asana, Monday.com en Projectmanager.com help met tijdbeheer en houd uw team op het goede spoor om te voorkomen dat u tijd verspilt aan afleiders en niet-productief werk. In het licht van de recente situatie rondom het coronavirus, bieden veel bedrijven hun diensten gratis aan, waaronder Levensgroot. Met Lifesize hebt u toegang tot een schat aan functies die niet beschikbaar zijn op andere gratis videoconferentieservices zoals Google Hangouts of Zoom. Doe je onderzoek om de tools te vinden die het beste werken voor jou en je team.
3. Creëer een video-eerst-cultuur
Zonder de dagelijkse persoonlijke interacties waar traditionele kantoormedewerkers aan gewend zijn, is het gemakkelijk voor externe medewerkers die voor het eerst vanuit huis werken om zich eenzaam te voelen en niet verbonden te zijn met de rest van hun team. Door het creëren van een video-eerste cultuur waarbij prioriteit wordt gegeven aan het gebruik van tools voor videoconferenties voor communicatie, in tegenstelling tot telefonische vergaderingen met alleen audio of op tekst gebaseerde apps, kan uw team zinvolle en boeiende face-to-face interacties. Videoconferenties bieden meer een "persoonlijke" interactie en voegen een menselijk element toe aan het gesprek dat vaak ontbreekt in andere vormen van digitale communicatie. Door je teamgenoten duidelijk te kunnen zien en horen, kun je ze beter begrijpen door ze op te pikken non-verbale aanwijzingen en op een dieper niveau met hen in contact komen.
WP Engine is het toonaangevende digitale ervaringsplatform van WordPress met meer dan 500 werknemers in de Verenigde Staten, Europa en Australië. Als bedrijf dat van hun cultuur een topprioriteit maakt, stonden ze voor de uitdaging om eenheid te brengen in teams verspreid over drie continenten in zes verschillende kantoren. Door Lifesize in vergaderruimtes in elk kantoor en op de laptop van elke werknemer te hebben, kunnen collega's direct met elkaar in contact komen en kunnen managers externe werknemers effectief beheren in één-op-één videogesprekken. Menselijke interactie helpt werknemers boeiende gesprekken te voeren en persoonlijke connecties met managers en teamleden duizenden kilometers verderop. Volledige casestudy lezen
4. Organiseer regelmatig één-op-één- en teambijeenkomsten
Constante communicatie is de sleutel om uw gedistribueerde team productief en betrokken te houden. Plan aan het begin van de week regelmatige teambijeenkomsten met behulp van videoconferenties om projectstatussen, obstakels waarmee teamleden worden geconfronteerd en doelen voor de week te bespreken. Op deze manier op dezelfde lijn komen is vooral belangrijk als uw team verspreid is over verschillende tijdzones. Overweeg dan om later in de week langere "afrondings"-bijeenkomsten te houden om te praten over teamprestaties, samen met staande bijeenkomsten om in te checken bij werknemers en ervoor te zorgen dat het team gefocust blijft. U kunt deze tijd ook gebruiken om openstaand werk te herkennen en plannen te maken voor de volgende week.
Naast teambijeenkomsten worden regelmatige één-op-één-bijeenkomsten met elk van uw medewerkers ten zeerste aanbevolen om ervoor te zorgen dat iedereen verbonden en betrokken blijft. In werkelijkheid, studies laten zien dat medewerkers van managers die geen regelmatige één-op-één-vergaderingen hebben, hebben vier keer meer kans om zich niet betrokken te voelen op het werk. Hoewel 1-op-1-vergaderingen tijdrovend kunnen zijn voor managers met grote teams, spelen ze een cruciale rol om ervoor te zorgen dat teamleden zich gewaardeerd voelen als individuen, terwijl ze ook de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen, problemen te bespreken of suggesties te doen die ze misschien niet prettig vinden om te delen in een groepsomgeving.
Eén-op-één-gesprekken zouden deel moeten uitmaken van uw nieuwe schema, zelfs wanneer u terug naar het werk op gebruikelijke!
5. Overcommuniceer doelen om werknemers te helpen slagen
Voor veel werknemers zal de abrupte verschuiving in waar en hoe ze werken extra uitdagend zijn. Zoals Bill Gates ooit beroemd zei: "Als we vooruitkijken naar de volgende eeuw, zullen leiders degenen zijn die anderen in hun kracht zetten."
Voor werknemers die regelingen voor werken op afstand moeilijk vinden, is het overmatig communiceren van individuele doelen en taken een effectieve manier om ervoor te zorgen dat ze gefocust zijn op de juiste dingen. Dit betekent dat u voor elk project duidelijke en nauwkeurige taal moet gebruiken die werknemers gemakkelijk kunnen begrijpen. Gebruik projectbeheertools om werknemers te helpen bij hun taak te blijven, elke fase van het project te begrijpen en te weten wanneer het project moet worden uitgevoerd. Het effectief managen van een gedistribueerd team werkt niet als u zich alleen maar richt op het bijhouden van de werkuren van werknemers. In plaats daarvan is de beste manier om de prestaties van een werknemer te meten, zich te concentreren op hun resultaten. Het creëren van een resultaatgerichte cultuur betekent vertrouwen in je team en het loslaten van de willekeurige en gedwongen 40-urige werkweek van negen tot vijf. Concentreer u in plaats daarvan op de bijdragen van individuele teamleden. Hoe en wanneer ze taken uitvoeren, zou er niet toe moeten doen, zolang het werk maar goed en op tijd wordt gedaan.
6. Bied mogelijkheden tot binding
Sociale afstandelijkheid betekent niet sociaal isolement. Aangezien persoonlijke bijeenkomsten voor de meeste bedrijven momenteel geen optie zijn, moet u andere manieren vinden om uw gedistribueerde teamband buiten uw reguliere teamvergaderingen te krijgen. Werknemers kunnen voor het werk geschikte sociale mediapagina's, boekenclubs en privéchatgroepen opzetten waar ze kunnen spelen virtuele teambuilding activiteiten, voer luchtige gesprekken over hun werk en privéleven, plaats foto's van hun familie of huisdieren en deel persoonlijke succesverhalen. Sommige bedrijven hosten zelfs regelmatig virtuele happy hours om werknemers nonchalant te laten communiceren en bij te praten via videoconferenties terwijl ze op afstand werken.
Sheel Gupta, Chief Growth Officer bij Humble Dot, vertelde verder Quora hoe ze haar medewerkers op afstand betrokken houdt: “Een van de meest voorkomende uitdagingen bij werken op afstand is dat teamleden zich eenzaam en niet verbonden voelen. Door op afstand te zijn, heeft uw team minder kans op spontane gesprekken en niet-werkgerelateerde activiteiten. Ik moedig teams op afstand aan om tradities op kantoor in hun manier van werken op afstand in te voeren. Zo heeft mijn team tweewekelijkse gameavonden en tijdens ons experiment op afstand hebben we een virtuele gameavond gehouden.”
Conclusie
Het managen van een team dat volledig op afstand werkt, kan een uitdaging zijn, vooral in de huidige onzekere omgeving het coronavirus. Maar met de juiste processen en communicatiemiddelen kun je een boeiende en productieve omgeving creëren die verder gaat dan fysieke beperkingen. Door regelmatig team- en 1-op-1-videovergaderingen te hosten, blijft uw team verbonden en houdt u projecten op schema. De face-to-face interactie voegt een menselijk element toe aan het gesprek en helpt collega's om op een dieper niveau met elkaar in contact te komen. Wanneer werknemers het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van een team en geïnvesteerd zijn in de doelen en missie van het team, zijn ze geneigd meer betrokken te zijn bij hun collega's en trots te zijn op hun werk, zelfs in deze tijd van ongerustheid en onzekerheid. Als je meer goed nieuws wilt horen, bekijk dan onze positieve verhalen over het coronavirus!
