Viestintä on tapa, jolla rakennamme ja ylläpidämme suhteita, ei vain henkilökohtaisessa elämässämme, vaan myös työpaikalla työtovereiden, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Ja varsinkin pandemian aikana viestintä on avainasemassa.
Jotta yritykset voivat toimia tehokkaasti ja menestyä, niiden on otettava käyttöön selkeät viestintästrategiat. Lisäksi on tärkeää, että oikeat viestintävälineet ovat käytössä. Tässä artikkelissa tutkimme viestinnän merkitystä työpaikalla ja annamme vinkkejä tehokkaan viestintästrategian kehittämiseen organisaatiollesi.
Mitä ovat viestintästrategiat?
Viestintästrategiat ovat toimintasuunnitelmia organisaation sisäisen viestinnän parantamiseksi. Sen lisäksi, että asetetaan tavoitteet onnistuneelle suunnitelmalle, viestintästrategiaan kuuluu tyypillisesti työkalujen valinta, jotka mahdollistavat verbaalisten ja ei-verbaalisten viestintätyylien strategisen yhdistelmän. Viestintästrategioiden käyttö työpaikalla lisää yrityksen tietämystä, helpottaa eri osastojen välistä viestintää ja tekee viime kädessä liiketoimintaprosesseista virtaviivaisempia ja tehokkaampia.
8 viestintästrategiaa tehokkaampaan työpaikkaan
Tehokas viestintä auttaa tiimin jäseniä rakentamaan vahvoja suhteita ja edistämään positiivisesti yrityskulttuuria ja yrityksen yleistä kasvua. Tässä on kahdeksan vinkkiä tehokkaan viestintästrategian toteuttamiseen organisaatiossasi:
1. Käytä loistavia viestintätyökaluja
Siellä on monia työkaluja, joiden avulla voit tehostaa tiimisi sisäistä viestintää, mukaan lukien:
- LifeSize – Lifesize tarjoaa helppokäyttöisen pilvipohjaisen videoneuvotteluratkaisun, jota voit käyttää henkilökohtaisissa laitteissasi tai integroida neuvotteluhuoneisiin mahdollistaaksesi välittömän kasvokkaisen viestinnän etätyöryhmän jäseniä. Todellinen 4K-kuvanlaatu saa sinut tuntemaan, että tapaisit samassa huoneessa, ja erittäin teräväpiirtosisällön jakaminen varmistaa, että työsi laatu ja yksityiskohdat säilyvät tärkeiden esitysten aikana.
- maanantai – Monday on projektinhallintatyökalu, jonka avulla johtajat voivat suunnitella, organisoida ja seurata tiiminsä tehtäviä ja edistymistä yhdessä visuaalisessa, yhteistyötilassa. Maanantaina on helppo pysyä kärjessä tiimisi työnkulku samoin kuin omasi.
- New Rose Hotel or joukkueet – Sekä Slack että Microsoft Teams tarjoavat nopeat ja tehokkaat välittömät viestintäkanavat tiimillesi (mukaan lukien erittäin tärkeät .GIF-integraatiot).
2. Tapaa työntekijöitä säännöllisesti
Toinen toimiva viestintätapa on tavata säännöllisesti tiimisi kanssa, mikä auttaa parantamaan viestintää ja yhteistyötä. Tiimille, joissa on etätyöntekijöitä, videoneuvottelu on täydellinen ratkaisu, jotta kaikki voivat tavata kasvotusten. Toisin kuin äänipuhelut, videoneuvottelupuhelut antavat sinulle mahdollisuuden nähdä ilmeet ja kehon kielen, jotta jokainen voi täysin ymmärtää, miten jotain viestitään. Voit myös tallentaa kokouksesi ryhmän jäsenille, jotka eivät voineet osallistua neuvottelupuheluun myöhemmin.
3. Tunnista saavutukset
Esimiehenä tai tiiminvetäjänä on tärkeää pitää moraali korkealla ja motivaatio vahvana. Tunnustelemalla yksilö- ja tiimisaavutuksia julkisesti osoitat, että huomaat tiimisi ja sen suorituskyvyn ja välität siitä. Tunnustus saavutuksista voi vaikuttaa positiivisesti suorituskykyyn ja lisätä tuottavuutta.
4. Anna selkeät ohjeet
Yksi alue, jolla viestintä yleensä epäonnistuu, on se, kuinka tiiminjohtajat välittävät ohjeita. Epäselvä viestintä voi aiheuttaa viivästyksiä tai pysäyttää projektin kokonaan. Varmista, että liität jokaiseen tehtävään tai projektiin yksityiskohtaiset ohjeet. Voit toimittaa nämä ohjeet sähköpostitse, projektinhallintatyökalulla, videochatilla tai kaikella edellä mainitulla tavalla. Selkeiden ohjeiden avulla tiimisi on helppo saada asiat kuntoon ensimmäisellä kerralla.
5. Luo avoin ympäristö
Viestintävirran avaamiseksi sinun on varmistettava, että tiimisi jäsenet tuntevat olonsa riittävän mukavaksi tulla luoksesi, kun heillä on ongelmia, tehneet virheen tai heillä on kysyttävää. Olemme kaikki kuulleet lauseen "Oveni on aina auki", mutta se ei ole aivan helppoa, kun tiimisi on hajallaan ympäri maailmaa. Kun teet tiimillesi selväksi, että he voivat ottaa sinuun yhteyttä missä tahansa, joko henkilökohtaisesti tai videopuhelun kautta, saat heidät tuntemaan olonsa mukavaksi ja luot avoimen viestintäympäristön.
6. Varaa aikaa kahdenkeskisille
Avoimen ympäristön luomisen kannalta on tärkeää järjestää henkilökohtaiset tapaamiset jokaisen tiimin jäsenen kanssa, jotta he voivat tulla luoksesi kysymyksillä, ongelmilla tai ehdotuksilla. Henkilökohtainen on loistava tilaisuus keskustella tiimin jäsenten kanssa heidän suorituksistaan, siitä, minkä kanssa he kamppailevat ja kuinka voit tukea heitä paremmin. He saattavat tuoda esiin asioita, joita he eivät ehkä ole tunteneet mukavaksi jakaa ryhmäympäristössä. Henkilökohtaiset tapaamiset voivat myös auttaa heitä tuntemaan itsensä arvostetuiksi yksilöinä.
7. Käytä visuaalioita
Älä pelkää käyttää erilaisia viestintätapoja saadaksesi kantasi perille. Ihmiset kaipaavat usein yksityiskohtia, jos heillä ei ole visuaalista viittausta, johon palata – varsinkin jos he eivät osaa säilyttää kuulotietoja. Valkotaulut edistävät luovuutta ja tekevät sisällöstä visuaalisesti houkuttelevaa ja helpompia omaksua ja säilyttää. Kaptivo Lifesize Share™:llä voit kaapata ja jakaa taulun sisältöä reaaliajassa videoneuvottelujen aikana. Muista lähettää kokouksen jälkeen diakannet tai Kaptivo-istunnot, jotka jaettiin kokouksen aikana, visuaalisena muistutuksena siitä, mitä kokouksen aikana keskusteltiin.
8. Ole avoin palautteelle
Esimiesten on ymmärrettävä, että myös kaksisuuntainen viestintä on tärkeää. Avoin viestintä tarkoittaa sitä, että sinun tulee olla avoin vastaanottamaan palautetta tiimisi jäseniltä parantaaksesi omaa viestintääsi ja johtajuuttasi/johtamistapa. Luo järjestelmä, jossa tiimin jäsenet voivat helposti lähettää sinulle palautetta, esimerkiksi sähköpostitse, kasvokkain tai nimettömänä. Kannusta tiimin jäseniä antamaan sinulle ehdotuksia siitä, mitä voitaisiin parantaa työntekijöiden tyytyväisyyden lisäämiseksi ja kuinka tiimi voi kommunikoida paremmin yrityksen tulevaisuutta koskevien ideoiden kanssa.
3 Tehokkaiden viestintästrategioiden edut
Viestinnällä on tärkeä rooli yritysten työskentelyssä, yhteistyössä ja jopa sosiaalisuudessa. Huono viestintä työpaikalla voi johtaa monenlaisiin ongelmiin organisaatiossa.
Yksi tutkimus osoitti, että 45 % Yhdysvaltain työntekijöistä ovat tyytymättömiä tapaan, jolla ylin johto kommunikoi ja vaikuttaa negatiivisesti työntekijöiden sitoutumiseen. Tämä johtaa siihen, että työntekijät tuntevat itsensä ulos silmukasta, irtautuneista ja tuntemattomista.
Sitä vastoin kun työntekijät kokevat tulleensa kuulluiksi, se luo positiivista ihanteellinen työympäristö, lisää tuottavuutta ja edistää innovaatioita työpaikoilla.
1. Positiivinen työpaikka
Positiivinen työilmapiiri alkaa yhteistyöstä. Tiimin jäsenten rohkaiseminen esittämään kysymyksiä ja ilmaisemaan mielipiteensä auttaa heitä tuntemaan olonsa voimaantuneeksi, lisää tiimin yhteistyötä ja antaa heille yhteisöllisyyden tunteen, joka edistää ryhmän menestystä. Viime kädessä tiimi, joka keskittyy rakentamiseen joukkueen toveruus on vahvempi tiimi, joka on iloinen ja innokas työskentelemään yhdessä
2. Lisääntynyt tuottavuus
Kommunikoimalla tehokkaasti voit ymmärtää paremmin työntekijöidesi taitoja, kokemusta ja kykyjä. Tämä helpottaa selkeiden ohjeiden antamista ja tehtävien jakamista tiimin jäsenille, joilla on sopivimmat taidot. Lisäksi tehokkaiden viestintästrategioiden käyttöönotto auttaa tiimejä tekemään yhteistyötä paremmin, kokemaan vähemmän virheitä ja lisäämään tuottavuutta. Äskettäin Lifesize-käyttäjille tehdyssä tutkimuksessa ylivoimainen 99 % vastaajista oli samaa mieltä siitä, että parantunut viestintä ja yhteistyö ovat parantaneet tuottavuutta joukkueilleen.
3. Suurempi innovaatio
Kun työntekijät kokevat voivansa kertoa ideoistaan ja mielipiteistään avoimesti ilman pilaamisen pelkoa, he tuovat paljon todennäköisemmin uusia ideoita pöytään. Jakamalla ideoita ja avaamalla viestintäkanavia voit lisätä innovaatioita organisaatiossasi.
Kuinka MLB paransi viestintää ja lisäsi osallistumista kokouksiin käyttämällä Lifesizea
Major League Baseball on Yhdysvaltojen historiallisin ammattilaisurheiluliiga, joka tuo 73 miljoonaa ihmistä jalkapallokentille ympäri Pohjois-Amerikan tapahtumissa, kuten World Baseball Classicin ja All-Star Game -tapahtuman. Nämä tapahtumat vaativat kuukausien valmistelua ja koordinointia, kun yli 50 ihmistä on hajallaan useisiin paikkoihin.
Koska he olivat aiemmin käyttäneet vain äänikonferenssipuheluohjelmistoja maailmanlaajuisissa kokouksissaan, he huomasivat, että sitoutuminen oli vähäistä ja ihmiset tekivät usein monia asioita puheluiden aikana.
Valmistautuessaan vuoden 2017 World Baseball Classiciin Major League Baseball päätti, että heidän oli tehtävä kokouksistaan tehokkaampia, tehokkaampia ja kiinnostavampia. yhteistyössä Lifesizen kanssa. Lifesize-videoneuvotteluohjelmiston ja täysin integroitujen kokoushuonejärjestelmien avulla he muuttivat täysin tapaa, jolla he kommunikoivat ja tekevät yhteistyötä.
Kokeiluajon aikana MLB huomasi, että ihmiset olivat sitoutuneempia ja että kommunikaatiohäiriöitä oli vähemmän. Tämä menestys rohkaisi useampia ihmisiä ympäri maailmaa liittymään kokouksiin Lifesizen kautta.
Major League Baseballin kokousten osallistujamäärä kasvoi 42 % verrattuna edelliseen turnaukseen vuonna 2013.
"IT-näkökulmasta se oli yksinkertaista toteuttaa, joustavaa tarpeisiimme ja yhtä helppoa etätyöntekijöillemme." — Daniel Gainey, MLB:n IT-toimintojen johtaja
Lifesizesta on nyt tullut pysyvä esine Major League Baseballin tapahtumateknologiaportfoliossa, ja sitä käytetään kaikissa tulevissa tapahtumissa.
Yhteenveto
Kokonaistuottavuus kasvaa, kun yrityksillä on tehokas viestintästrategia. Säännöllisten henkilökohtaisten ja tiimitapaamisten avulla voit parantaa kommunikointiasi työpaikalla. Kuitenkin globaaleille yrityksille, joiden tiimin jäsenet sijaitsevat eri kaupungeissa, koko organisaation kattava viestintä voi olla hieman haastavampaa. Lifesizen pilvipohjainen alusta tekee yhteydenpidosta kasvokkain vaivatonta ja auttaa organisaatioita parantamaan viestintästrategiaansa.
