Kommunikasjon er hvordan vi bygger og opprettholder relasjoner, ikke bare i våre personlige liv, men også på arbeidsplassen med kolleger, partnere og kunder. Og spesielt i tider med en pandemi er kommunikasjon nøkkelen.
For at bedrifter skal drive effektivt og trives, må de implementere klare kommunikasjonsstrategier. I tillegg er det viktig å ha de riktige kommunikasjonsverktøyene på plass. I denne artikkelen vil vi utforske viktigheten av kommunikasjon på arbeidsplassen, samt gi tips for å utvikle en effektiv kommunikasjonsstrategi for organisasjonen din.
Hva er kommunikasjonsstrategier?
Kommunikasjonsstrategier er handlingsplaner for å forbedre kommunikasjonen i en organisasjon. I tillegg til å etablere mål for en vellykket plan, involverer en kommunikasjonsstrategi typisk valg av verktøy for å muliggjøre en strategisk blanding av verbale og ikke-verbale kommunikasjonsstiler. Bruk av kommunikasjonsstrategier på arbeidsplassen øker bedriftens kunnskap, letter kommunikasjonen på tvers av avdelinger og gjør til syvende og sist forretningsprosesser mer strømlinjeformede og effektive.
8 kommunikasjonsstrategier for en mer effektiv arbeidsplass
Effektiv kommunikasjon hjelper teammedlemmer med å bygge sterke relasjoner og bidra positivt til bedriftskulturen og den generelle veksten i selskapet. Her er åtte tips for å hjelpe deg med å implementere en effektiv kommunikasjonsstrategi i organisasjonen din:
1. Bruk gode kommunikasjonsverktøy
Det er mange verktøy der ute som du kan bruke for å gjøre intern kommunikasjon i teamet ditt mer effektivt, inkludert:
- Livstørrelse – Lifesize tilbyr en brukervennlig, skybasert videokonferanseløsning som du kan bruke på dine personlige enheter eller integreres i konferanserom for å muliggjøre umiddelbar kommunikasjon ansikt til ansikt med eksterne teammedlemmer. Den naturtro 4K-bildekvaliteten gjør at det føles som om du møtes i samme rom, og innholdsdelingen med ultrahøydefinisjon sikrer at kvaliteten og detaljene i arbeidet ditt opprettholdes under viktige presentasjoner.
- mandag – Monday er et prosjektstyringsverktøy som gjør det mulig for ledere å planlegge, organisere og spore teamets oppgaver og fremgang i ett visuelt, samarbeidsrom. Mandag gjør det enkelt å holde oversikt teamets arbeidsflyt så vel som din egen.
- Slack or lag – Både Slack og Microsoft Teams tilbyr raske og effektive umiddelbare kommunikasjonskanaler for teamet ditt (inkludert de viktige .GIF-integrasjonene).
2. Møt medarbeidere regelmessig
En annen kommunikasjonsmetode som fungerer er å møte teamet ditt regelmessig, dette bidrar til å forbedre kommunikasjon og samarbeid. For team med eksterne ansatte er en videokonferansesamtale en perfekt løsning for at alle skal kunne møtes ansikt til ansikt. I motsetning til lydsamtaler lar videokonferansesamtaler deg faktisk se ansiktsuttrykk og kroppsspråk, slik at alle er i stand til å forstå hvordan noe blir kommunisert. Du kan også ta opp møtet ditt for teammedlemmer som ikke var i stand til å delta på telefonkonferansen for å se dem senere.
3. Gjenkjenne prestasjoner
Som leder eller teamleder er det viktig å holde moralen høy og motivasjonen sterk. Ved å anerkjenne individuelle og teamprestasjoner offentlig, vil du vise at du legger merke til og bryr deg om laget ditt og hvordan de presterer. Anerkjennelse for prestasjoner kan ha en positiv innvirkning på ytelsen og øke produktiviteten.
4. Gi klare instruksjoner
Et område hvor kommunikasjon har en tendens til å mislykkes er hvordan teamledere kommuniserer instruksjoner. Uklar kommunikasjon kan føre til forsinkelser eller helt stoppe et prosjekt. Sørg for at du inkluderer detaljerte instruksjoner for hver oppgave eller prosjekt. Du kan levere disse instruksjonene via e-post, et prosjektstyringsverktøy, videochat eller alt det ovennevnte. Tydelige instruksjoner gjør det enkelt for teamet ditt å få ting riktig første gang.
5. Lag et åpent miljø
For å åpne opp kommunikasjonsflyten, må du sørge for at teammedlemmene dine føler seg komfortable nok til å komme til deg når de har et problem, har gjort en feil eller har et spørsmål. Vi har alle hørt uttrykket «Døren min er alltid åpen», men det er ikke akkurat lett å gjøre når teamet ditt er spredt over hele verden. Ved å gjøre det klart for teamet ditt at de kan nå ut til deg for hva som helst, enten personlig eller over en videosamtale, vil du få dem til å føle seg komfortable og skape et åpent kommunikasjonsmiljø.
6. Ta deg tid til en-til-en
I tråd med å skape et åpent miljø, er det viktig å sette opp en-til-en møter med hvert teammedlem for å gi dem muligheten til å komme til deg med spørsmål, problemer eller forslag. En-til-én er gode muligheter til å snakke med teammedlemmer om deres prestasjoner, hva de sliter med og hvordan du bedre kan støtte dem. De kan bringe noen ting frem i lyset som de kanskje ikke har følt seg komfortable med å dele i et gruppemiljø. En-til-en møter kan også hjelpe dem til å føle seg verdsatt som enkeltpersoner.
7. Bruk Visuals
Ikke vær redd for å bruke forskjellige kommunikasjonsmetoder for å få frem poenget ditt. Folk savner ofte detaljer hvis de ikke har en visuell referanse å gå tilbake til - spesielt hvis de ikke er flinke til å beholde auditiv informasjon. Tavler fremmer kreativitet og gjør innhold visuelt tiltalende og lettere å absorbere og beholde. Kaptivo med Lifesize Share™ lar deg fange og dele tavleinnhold i sanntid under videokonferansesamtaler. Etter møtet, sørg for å sende ut alle lysbildestokker eller Kaptivo-økter som ble delt under møtet som en visuell påminnelse om hva som ble diskutert under møtet.
8. Vær åpen for tilbakemelding
Ledere må innse at toveiskommunikasjon også er viktig. Åpen kommunikasjon betyr at du må være åpen for å motta tilbakemeldinger fra teammedlemmene dine for å forbedre din egen kommunikasjon og lederskap/lederstil. Ha et system der teammedlemmer enkelt kan sende deg tilbakemeldinger, kanskje via e-post, ansikt til ansikt eller anonymt. Oppmuntre teammedlemmer til å gi deg forslag til hva som kan forbedres for høyere medarbeidertilfredshet, og hvordan teamet kan kommunisere bedre med ideer for fremtiden til selskapet.
3 Fordeler med effektive kommunikasjonsstrategier
Kommunikasjon spiller en viktig rolle i hvordan bedrifter jobber, samarbeider og til og med sosialiserer seg. Dårlig kommunikasjon på arbeidsplassen kan føre til en rekke problemer i en organisasjon.
En studie fant det 45 % av amerikanske arbeidere er misfornøyd med måten toppledelsen kommuniserer på og påvirker ansattes engasjement negativt. Dette resulterer i at ansatte føler seg ute av løkken, frakoblet og uhørt.
Derimot, når ansatte føler at de blir hørt, skaper det positivt ideelt arbeidsmiljø, øker produktiviteten og fremmer innovasjon på arbeidsplassen.
1. En positiv arbeidsplass
Et positivt arbeidsmiljø begynner med et samarbeidsfundament. Å oppmuntre teammedlemmer til å stille spørsmål og si sine meninger hjelper dem til å føle seg bemyndiget, øker teamsamarbeidet og gir dem en følelse av fellesskap som vil bidra til gruppens suksess. Til syvende og sist et team som fokuserer på å bygge lagkameratskap er et sterkere team som er glade og ivrige etter å jobbe sammen
2. Økt produktivitet
Ved å kommunisere effektivt kan du bedre forstå dine ansattes ferdigheter, erfaring og talenter. Dette gjør det lettere å gi klare instruksjoner og tildele oppgaver til teammedlemmer med de mest passende ferdighetene. I tillegg hjelper implementering av effektive kommunikasjonsstrategier teamene til å samarbeide bedre, oppleve færre feil og øke produktiviteten. I en fersk undersøkelse blant Lifesize-brukere var overveldende 99 % av de spurte enige i oppfatningen om at forbedret kommunikasjon og samarbeid har ført til økt produktivitet for lagene deres.
3. Større innovasjon
Når ansatte føler at de kan kommunisere ideer og meninger åpent uten frykt for latterliggjøring, er det langt mer sannsynlig at de kommer med nye ideer på bordet. Ved å dele ideer og åpne opp kommunikasjonskanaler kan du øke innovasjonen i organisasjonen din.
Hvordan MLB forbedret kommunikasjon og økt møtedeltakelse ved å bruke Lifesize
Major League Baseball er den mest historiske profesjonelle sportsligaen i USA, og bringer 73 millioner mennesker til ballparker over hele Nord-Amerika med arrangementer som World Baseball Classic og All-Star Game. Disse arrangementene krever måneder med forberedelse og koordinering med mer enn 50 personer spredt over flere lokasjoner.
Etter å ha brukt kun programvare for lydkonferansesamtaler for sine globale møter tidligere, så de at engasjementet var lavt og at folk ofte ville multitaske under samtaler.
Som forberedelse til World Baseball Classic i 2017 bestemte Major League Baseball at de trengte å gjøre møtene deres mer effektive, effektive og engasjerende ved å samarbeid med Lifesize. Gjennom Lifesize videokonferanseprogramvare og fullt integrerte konferanseromsystemer forvandlet de måten de kommuniserer og samarbeider på.
Under en prøvekjøring la MLB merke til at folk var mer engasjerte og at det var færre feilkommunikasjoner. Denne suksessen oppmuntret flere mennesker over hele verden til å bli med på møtene via Lifesize.
Major League Baseballs møtedeltakelse vokste med 42 % sammenlignet med deres forrige turnering i 2013.
"Fra et IT-perspektiv var det enkelt å implementere, fleksibelt for våre behov og like enkelt for våre eksterne ansatte." — Daniel Gainey, sjef for IT-drift ved MLB
Lifesize har nå blitt en fast del av Major League Baseballs eventteknologiportefølje og vil bli brukt til alle fremtidige arrangementer.
konklusjonen
Den generelle produktiviteten øker når bedrifter har en effektiv kommunikasjonsstrategi på plass. Gjennom jevnlige en-til-en- og teammøter kan du forbedre hvordan du kommuniserer på arbeidsplassen. Men for globale selskaper med teammedlemmer lokalisert i forskjellige byer, kan kommunikasjon på tvers av hele organisasjonen være litt mer utfordrende. Lifesizes skybaserte plattform gjør tilkobling ansikt til ansikt uanstrengt og hjelper organisasjoner med å forbedre kommunikasjonsstrategien.
