Communicatie is de manier waarop we relaties opbouwen en onderhouden, niet alleen in ons persoonlijke leven, maar ook op de werkvloer met collega's, partners en klanten. En vooral in tijden van een pandemie is communicatie cruciaal.
Willen bedrijven efficiënt werken en gedijen, dan moeten ze duidelijke communicatiestrategieën implementeren. Daarnaast is het ook essentieel om over de juiste communicatiemiddelen te beschikken. In dit artikel onderzoeken we het belang van communicatie op de werkplek en geven we tips voor het ontwikkelen van een effectieve communicatiestrategie voor uw organisatie.
Wat zijn communicatiestrategieën?
Communicatiestrategieën zijn actieplannen om de communicatie binnen een organisatie te verbeteren. Naast het vaststellen van doelen voor een succesvol plan, omvat een communicatiestrategie doorgaans de selectie van hulpmiddelen om een strategische mix van verbale en non-verbale communicatiestijlen mogelijk te maken. Het gebruik van communicatiestrategieën op de werkplek vergroot de kennis van het bedrijf, vergemakkelijkt de communicatie tussen afdelingen en maakt bedrijfsprocessen uiteindelijk meer gestroomlijnd en efficiënter.
8 communicatiestrategieën voor een effectievere werkplek
Effectieve communicatie helpt teamleden sterke relaties op te bouwen en positief bij te dragen aan de bedrijfscultuur en de algehele groei van het bedrijf. Hier zijn acht tips om u te helpen een effectieve communicatiestrategie binnen uw organisatie te implementeren:
1. Gebruik geweldige communicatiemiddelen
Er zijn veel tools die je kunt gebruiken om de interne communicatie binnen je team effectiever te maken, waaronder:
- Levensgroot – Lifesize biedt een gebruiksvriendelijke, cloudgebaseerde oplossing voor videoconferenties die u kunt gebruiken op uw persoonlijke apparaten of kunt integreren in vergaderruimten om directe face-to-face communicatie met teamleden op afstand. Door de levensechte 4K-beeldkwaliteit voelt het alsof je in dezelfde ruimte vergadert, en het ultra-high-definition delen van content zorgt ervoor dat de kwaliteit en details van je werk behouden blijven tijdens belangrijke presentaties.
- maandag - Monday is een tool voor projectbeheer waarmee managers de taken en voortgang van hun team kunnen plannen, organiseren en volgen in één visuele samenwerkingsruimte. Maandag maakt het makkelijk om bij te blijven de workflow van uw team maar ook die van jezelf.
- Slack or Teams – Zowel Slack als Microsoft Teams bieden snelle en effectieve directe communicatiekanalen voor uw team (inclusief de allerbelangrijkste .GIF-integraties).
2. Ontmoet regelmatig werknemers
Een andere communicatiemethode die werkt, is regelmatig met uw team vergaderen, dit helpt de communicatie en samenwerking te verbeteren. Voor teams met externe medewerkers is een videoconferentiegesprek een perfecte oplossing om iedereen persoonlijk te kunnen ontmoeten. In tegenstelling tot audiogesprekken, kunt u bij videoconferentiegesprekken gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal zien, zodat iedereen volledig kan begrijpen hoe iets wordt gecommuniceerd. Je kan ook neem uw vergadering op voor teamleden die niet aanwezig konden zijn bij de telefonische vergadering om later te bekijken.
3. Erken prestaties
Als manager of teamleider is het belangrijk om het moreel hoog en de motivatie hoog te houden. Door individuele en teamprestaties publiekelijk te erkennen, laat u zien dat u uw team en hun prestaties opmerkt en er om geeft. Erkenning voor prestaties kan een positieve invloed hebben op de prestaties en de productiviteit verhogen.
4. Geef duidelijke instructies
Een gebied waarop de communicatie vaak mislukt, is de manier waarop teamleiders instructies communiceren. Onduidelijke communicatie kan vertragingen veroorzaken of een project volledig stilleggen. Zorg ervoor dat u voor elke taak of elk project gedetailleerde instructies opneemt. U kunt deze instructies leveren via e-mail, een projectmanagementtool, videochat of al het bovenstaande. Duidelijke instructies maken het voor uw team gemakkelijk om dingen de eerste keer goed te doen.
5. Creëer een open omgeving
Om de communicatiestroom te openen, moet u ervoor zorgen dat uw teamleden zich voldoende op hun gemak voelen om naar u toe te komen als ze een probleem hebben, een fout hebben gemaakt of een vraag hebben. We hebben allemaal wel eens de zin gehoord: 'Mijn deur staat altijd open', maar dat is niet bepaald eenvoudig als je team over de hele wereld verspreid is. Door uw team duidelijk te maken dat ze voor alles contact met u kunnen opnemen, zowel persoonlijk als via een videogesprek, zorgt u ervoor dat ze zich op hun gemak voelen en creëert u een open communicatieomgeving.
6. Maak tijd vrij voor een-op-eengesprekken
In overeenstemming met het creëren van een open omgeving, is het belangrijk om met elk teamlid een-op-eengesprekken te voeren om hen de kans te geven om met vragen, problemen of suggesties naar u toe te komen. Een-op-een zijn mooie gelegenheden om met teamleden te praten over hun prestaties, waar ze mee worstelen en hoe je ze beter kunt ondersteunen. Ze kunnen dingen aan het licht brengen waarvan ze zich misschien niet op hun gemak voelden om ze in een groepsomgeving te delen. Een-op-eengesprekken kunnen hen ook helpen zich als individu gewaardeerd te voelen.
7. Gebruik beelden
Wees niet bang om verschillende communicatiemethoden te gebruiken om uw punt duidelijk te maken. Mensen missen vaak details als ze geen visuele referentie hebben om naar terug te gaan, vooral als ze niet goed zijn in het onthouden van auditieve informatie. Whiteboards bevorderen de creativiteit en maken inhoud visueel aantrekkelijk en gemakkelijker op te nemen en vast te houden. Kaptivo met Lifesize Share™ kunt u whiteboard-inhoud in realtime vastleggen en delen tijdens videoconferentiegesprekken. Zorg ervoor dat je na de vergadering alle diapresentaties of Kaptivo-sessies die tijdens de vergadering werden gedeeld, opstuurt als visuele herinnering aan wat er tijdens je vergadering is besproken.
8. Sta open voor feedback
Managers moeten beseffen dat tweerichtingscommunicatie ook belangrijk is. Open communicatie betekent dat je open moet staan voor feedback van je teamleden om je eigen communicatie en leiderschap te verbeteren.management stijl. Zorg voor een systeem waar teamleden je gemakkelijk feedback kunnen sturen, misschien via e-mail, face-to-face of anoniem. Moedig teamleden aan om u suggesties te geven over wat er kan worden verbeterd voor een hogere werknemerstevredenheid en hoe het team beter kan communiceren met ideeën voor de toekomst van het bedrijf.
3 Voordelen van effectieve communicatiestrategieën
Communicatie speelt een belangrijke rol in de manier waarop bedrijven werken, samenwerken en zelfs socialiseren. Slechte communicatie op de werkplek kan leiden tot een reeks problemen binnen een organisatie.
Eén studie vond dat 45% van de Amerikaanse werknemers zijn ontevreden over de manier waarop het senior management communiceert en hebben een negatieve invloed op de betrokkenheid van medewerkers. Dit leidt ertoe dat werknemers zich buitengesloten, afgesloten en niet gehoord voelen.
Als werknemers daarentegen het gevoel hebben dat ze worden gehoord, creëert dat een positief gevoel ideale werkomgeving, verhoogt de productiviteit en stimuleert innovatie op de werkplek.
1. Een positieve werkplek
Een positieve werkomgeving begint met een gezamenlijk fundament. Door teamleden aan te moedigen om vragen te stellen en hun mening te uiten, voelen ze zich sterker, neemt de teamsamenwerking toe en krijgen ze een gemeenschapsgevoel dat zal bijdragen aan het succes van de groep. Uiteindelijk een team dat zich richt op bouwen team kameraadschap is een sterker team dat blij en enthousiast is om samen te werken
2. Verhoogde productiviteit
Door effectief te communiceren, kunt u de vaardigheden, ervaring en talenten van uw medewerkers beter begrijpen. Dit maakt het gemakkelijker om duidelijke aanwijzingen te geven en taken toe te wijzen aan teamleden met de meest geschikte vaardigheden. Bovendien helpt het implementeren van effectieve communicatiestrategieën teams beter samen te werken, minder fouten te maken en de productiviteit te verhogen. In een recent onderzoek onder Lifesize-gebruikers was een overweldigende 99% van de respondenten het eens met het gevoel dat verbeterde communicatie en samenwerking hebben geleid tot verbeterde productiviteit voor hun teams.
3. Grotere innovatie
Wanneer werknemers het gevoel hebben dat ze hun ideeën en meningen openlijk kunnen communiceren zonder bang te hoeven zijn voor spot, is de kans veel groter dat ze met nieuwe ideeën komen. Door ideeën te delen en communicatiekanalen te openen, kunt u de innovatie binnen uw organisatie vergroten.
Hoe de MLB de communicatie verbeterde en het aantal aanwezigen op vergaderingen verhoogde door Lifesize te gebruiken
Major League Baseball is de meest historische professionele sportcompetitie in de Verenigde Staten en brengt 73 miljoen mensen naar honkbalvelden in Noord-Amerika met evenementen zoals de World Baseball Classic en de All-Star Game. Deze evenementen vergen maanden van voorbereiding en coördinatie met meer dan 50 mensen verspreid over meerdere locaties.
Omdat ze voorheen alleen software voor audioconferenties gebruikten voor hun wereldwijde vergaderingen, zagen ze dat de betrokkenheid laag was en dat mensen tijdens gesprekken vaak multitasken.
Ter voorbereiding op de World Baseball Classic in 2017 besloot de Major League Baseball dat ze hun vergaderingen efficiënter, effectiever en boeiender moesten maken door samenwerken met Lifesize. Door middel van Lifesize-software voor videoconferenties en volledig geïntegreerde vergaderruimtesystemen hebben ze de manier waarop ze communiceren en samenwerken volledig getransformeerd.
Tijdens een proefvaart merkte MLB dat mensen meer betrokken waren en dat er minder miscommunicatie was. Dit succes moedigde meer mensen over de hele wereld aan om via Lifesize deel te nemen aan de vergaderingen.
Het aantal bezoekers van Major League Baseball-bijeenkomsten groeide met 42% in vergelijking met hun vorige toernooi in 2013.
"Vanuit een IT-perspectief was het eenvoudig te implementeren, flexibel voor onze behoeften en net zo gemakkelijk voor onze externe medewerkers." — Daniel Gainey, Manager IT Operations bij MLB
Lifesize is nu een vaste waarde geworden in de evenemententechnologieportfolio van Major League Baseball en zal worden gebruikt voor alle toekomstige evenementen.
Conclusie
De algehele productiviteit neemt toe wanneer bedrijven een effectieve communicatiestrategie hebben. Door regelmatige één-op-één- en teambijeenkomsten kunt u uw manier van communiceren op de werkvloer verbeteren. Voor wereldwijde bedrijven met teamleden in verschillende steden kan communicatie binnen de hele organisatie echter een beetje uitdagender zijn. Het cloudgebaseerde platform van Lifesize maakt face-to-face contact maken moeiteloos en helpt organisaties hun communicatiestrategie te verbeteren.
