Komunikacja to sposób, w jaki budujemy i utrzymujemy relacje, nie tylko w życiu osobistym, ale także w miejscu pracy ze współpracownikami, partnerami i klientami. A zwłaszcza w czasach pandemii komunikacja jest kluczowa.
Aby firmy działały wydajnie i prosperowały, muszą wdrożyć jasne strategie komunikacji. Ponadto niezbędne jest również posiadanie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych. W tym artykule zbadamy znaczenie komunikacji w miejscu pracy, a także przedstawimy wskazówki dotyczące opracowania skutecznej strategii komunikacji dla Twojej organizacji.
Czym są strategie komunikacji?
Strategie komunikacji to plany działania mające na celu poprawę komunikacji w organizacji. Oprócz ustalenia celów udanego planu strategia komunikacji zazwyczaj obejmuje wybór narzędzi umożliwiających strategiczne połączenie werbalnych i niewerbalnych stylów komunikacji. Stosowanie strategii komunikacyjnych w miejscu pracy zwiększa wiedzę firmy, ułatwia komunikację między działami, a ostatecznie usprawnia i usprawnia procesy biznesowe.
8 strategii komunikacji dla bardziej efektywnego miejsca pracy
Skuteczna komunikacja pomaga członkom zespołu budować silne relacje i pozytywnie przyczyniać się do kultury firmy i ogólnego rozwoju firmy. Oto osiem wskazówek, które pomogą Ci wdrożyć skuteczną strategię komunikacji w Twojej organizacji:
1. Korzystaj z doskonałych narzędzi komunikacyjnych
Istnieje wiele narzędzi, których możesz użyć, aby usprawnić komunikację wewnętrzną w swoim zespole, w tym:
- Rozmiar życia – Lifesize oferuje łatwe w użyciu, oparte na chmurze rozwiązanie do wideokonferencji, którego można używać na urządzeniach osobistych lub zintegrować z salami konferencyjnymi, aby umożliwić natychmiastową komunikację twarzą w twarz z zdalnych członków zespołu. Prawdziwa jakość obrazu 4K sprawia, że masz wrażenie, że spotykasz się w tym samym pomieszczeniu, a udostępnianie treści w ultrawysokiej rozdzielczości zapewnia zachowanie jakości i szczegółów Twojej pracy podczas ważnych prezentacji.
- Poniedziałek – Monday to narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia menedżerom planowanie, organizowanie i śledzenie zadań i postępów zespołu w jednej wizualnej przestrzeni do współpracy. Poniedziałek ułatwia utrzymanie się na szczycie przepływ pracy Twojego zespołu jak i własne.
- Slack or Zespoły – Zarówno Slack, jak i Microsoft Teams oferują szybkie i skuteczne kanały komunikacji błyskawicznej dla Twojego zespołu (w tym wszystkie ważne integracje .GIF).
2. Regularnie spotykaj się z pracownikami
Inną skuteczną metodą komunikacji są regularne spotkania z zespołem, co pomaga poprawić komunikację i współpracę. Dla zespołów z pracownikami zdalnymi wideokonferencja to idealne rozwiązanie, aby wszyscy mogli spotkać się twarzą w twarz. W przeciwieństwie do połączeń audio, połączenia wideokonferencyjne pozwalają rzeczywiście zobaczyć mimikę i mowę ciała, dzięki czemu każdy jest w stanie w pełni zrozumieć, w jaki sposób coś jest komunikowane. Możesz również nagraj swoje spotkanie dla członków zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć w telekonferencji, do przejrzenia później.
3. Rozpoznaj osiągnięcia
Jako menedżer lub lider zespołu ważne jest, aby utrzymywać wysokie morale i silną motywację. Uznając publicznie osiągnięcia indywidualne i zespołowe, pokażesz, że zauważasz i troszczysz się o swój zespół i jego wyniki. Uznanie za osiągnięcia może mieć pozytywny wpływ na wydajność i zwiększyć produktywność.
4. Daj jasne instrukcje
Jednym z obszarów, w których komunikacja zwykle zawodzi, jest sposób, w jaki liderzy zespołów przekazują instrukcje. Niejasna komunikacja może spowodować opóźnienia lub całkowicie zatrzymać projekt. Upewnij się, że dołączasz szczegółowe instrukcje do każdego zadania lub projektu. Możesz dostarczyć te instrukcje za pośrednictwem poczty elektronicznej, narzędzia do zarządzania projektami, czatu wideo lub wszystkich powyższych. Jasne instrukcje ułatwiają Twojemu zespołowi rozwiązanie problemu już za pierwszym razem.
5. Stwórz otwarte środowisko
Aby otworzyć przepływ komunikacji, musisz upewnić się, że członkowie Twojego zespołu czują się wystarczająco komfortowo, przychodząc do Ciebie, gdy mają problem, popełnili błąd lub mają pytanie. Wszyscy słyszeliśmy powiedzenie „Moje drzwi są zawsze otwarte”, ale nie jest to łatwe, gdy Twój zespół jest rozproszony po całym świecie. Wyjaśniając swojemu zespołowi, że mogą się z Tobą skontaktować w każdej sprawie, czy to osobiście, czy przez rozmowę wideo, sprawisz, że poczują się komfortowo i stworzysz otwarte środowisko komunikacji.
6. Znajdź czas na pojedynki jeden na jeden
Zgodnie z tworzeniem otwartego środowiska ważne jest, aby organizować spotkania jeden na jeden z każdym członkiem zespołu, aby dać im możliwość zwrócenia się do Ciebie z pytaniami, problemami lub sugestiami. Spotkania jeden na jednego to świetna okazja, aby porozmawiać z członkami zespołu o ich wynikach, o tym, z czym się zmagają i jak możesz lepiej ich wspierać. Mogą ujawnić pewne rzeczy, których nie czuliby się komfortowo, dzieląc się w środowisku grupowym. Spotkania jeden na jeden mogą również pomóc im poczuć się docenionymi jako jednostki.
7. Używaj wizualizacji
Nie bój się korzystać z różnych metod komunikacji, aby pomóc dotrzeć do celu. Ludzie często pomijają szczegóły, jeśli nie mają wizualnego punktu odniesienia, do którego mogliby wrócić — zwłaszcza jeśli nie są świetni w zapamiętywaniu informacji dźwiękowych. Tablice promują kreatywność i sprawiają, że treść jest atrakcyjna wizualnie oraz łatwiejsza do przyswojenia i zapamiętania. Kaptivo z Lifesize Share™ umożliwia przechwytywanie i udostępnianie zawartości tablicy w czasie rzeczywistym podczas wideokonferencji. Po spotkaniu pamiętaj, aby wysłać prezentacje slajdów lub sesje Kaptivo, które zostały udostępnione podczas spotkania, jako wizualne przypomnienie tego, o czym rozmawiano podczas spotkania.
8. Bądź otwarty na opinie
Menedżerowie muszą zdać sobie sprawę, że ważna jest również dwukierunkowa komunikacja. Otwarta komunikacja oznacza, że musisz być otwarty na otrzymywanie informacji zwrotnych od członków swojego zespołu, aby poprawić własną komunikację i przywództwo/styl zarządzania. Miej system, w którym członkowie zespołu mogą łatwo przesyłać Ci opinie, na przykład pocztą elektroniczną, twarzą w twarz lub anonimowo. Zachęcaj członków zespołu, aby sugerowali, co można poprawić, aby zwiększyć satysfakcję pracowników i jak zespół może lepiej komunikować się z pomysłami na przyszłość firmy.
3 Korzyści ze skutecznych strategii komunikacji
Komunikacja odgrywa ważną rolę w sposobie, w jaki firmy działają, współpracują, a nawet udzielają się towarzysko. Słaba komunikacja w miejscu pracy może prowadzić do szeregu problemów w organizacji.
Jedno z badań to odkryło 45% amerykańskich pracowników są niezadowoleni ze sposobu, w jaki kierownictwo wyższego szczebla komunikuje się i negatywnie wpływa na zaangażowanie pracowników. Powoduje to, że pracownicy czują się poza pętlą, odłączeni i niesłyszani.
Z drugiej strony, gdy pracownicy czują, że są słuchani, tworzy to pozytyw idealne środowisko pracy, zwiększa produktywność i sprzyja innowacjom w miejscu pracy.
1. Pozytywne miejsce pracy
Pozytywne środowisko pracy zaczyna się od fundamentu opartego na współpracy. Zachęcanie członków zespołu do zadawania pytań i wyrażania opinii pomaga im poczuć się wzmocnionymi, zwiększa współpracę w zespole i daje im poczucie wspólnoty, które przyczyni się do sukcesu grupy. Ostatecznie zespół, który skupia się na budowaniu koleżeństwo zespołu to silniejszy zespół, który jest szczęśliwy i chętny do wspólnej pracy
2. Zwiększona produktywność
Dzięki skutecznej komunikacji możesz lepiej zrozumieć umiejętności, doświadczenie i talenty swoich pracowników. Ułatwia to udzielanie jasnych wskazówek i przydzielanie zadań członkom zespołu o najbardziej odpowiednich umiejętnościach. Ponadto wdrożenie skutecznych strategii komunikacyjnych pomaga zespołom lepiej współpracować, popełniać mniej błędów i zwiększać produktywność. W niedawnej ankiecie przeprowadzonej wśród użytkowników Lifesize aż 99% respondentów zgodziło się z opinią, że lepsza komunikacja i współpraca doprowadziły do poprawy produktywności dla swoich drużyn.
3. Większa innowacja
Kiedy pracownicy czują, że mogą otwarcie przekazywać swoje pomysły i opinie bez obawy przed wyśmianiem, są znacznie bardziej skłonni do przedstawiania nowych pomysłów. Dzieląc się pomysłami i otwierając kanały komunikacji, możesz zwiększyć innowacyjność w swojej organizacji.
Jak MLB poprawiło komunikację i zwiększyło frekwencję na spotkaniach dzięki Lifesize
Major League Baseball to najbardziej historyczna profesjonalna liga sportowa w Stanach Zjednoczonych, przyciągająca 73 miliony ludzi na stadiony piłkarskie w całej Ameryce Północnej dzięki takim wydarzeniom, jak World Baseball Classic i All-Star Game. Wydarzenia te wymagają miesięcy przygotowań i koordynacji z ponad 50 osobami rozproszonymi w wielu lokalizacjach.
Ponieważ wcześniej używali tylko oprogramowania do obsługi połączeń głosowych podczas swoich globalnych spotkań, zauważyli, że zaangażowanie było niskie, a ludzie często wykonywali wiele zadań jednocześnie podczas rozmów.
Przygotowując się do World Baseball Classic w 2017 roku, Major League Baseball zdecydowała, że musi sprawić, by ich spotkania były bardziej wydajne, efektywne i angażujące poprzez współpracy z Lifesize. Dzięki oprogramowaniu do wideokonferencji Lifesize i w pełni zintegrowanym systemom sal konferencyjnych całkowicie zmienili sposób komunikowania się i współpracy.
Podczas próbnego uruchomienia MLB zauważyło, że ludzie byli bardziej zaangażowani i że było mniej nieporozumień. Ten sukces zachęcił więcej osób na całym świecie do dołączania do spotkań za pośrednictwem Lifesize.
Frekwencja na spotkaniach Major League Baseball wzrosła o 42% w porównaniu z poprzednim turniejem w 2013 roku.
„Z punktu widzenia IT było to proste do wdrożenia, elastyczne w stosunku do naszych potrzeb i równie łatwe dla naszych zdalnych pracowników”. — Daniel Gainey, kierownik ds. operacji IT w MLB
Lifesize na stałe zagościł w portfolio technologii eventowych Major League Baseball i będzie używany we wszystkich przyszłych wydarzeniach.
Wnioski
Ogólna produktywność wzrasta, gdy firmy mają skuteczną strategię komunikacji. Dzięki regularnym spotkaniom indywidualnym i zespołowym możesz poprawić sposób komunikacji w miejscu pracy. Jednak w przypadku globalnych firm, których członkowie zespołu znajdują się w różnych miastach, komunikacja w całej organizacji może być nieco trudniejsza. Oparta na chmurze platforma Lifesize ułatwia łączenie się twarzą w twarz i pomaga organizacjom udoskonalić strategię komunikacji.
