Etätyö on muuttanut sitä, miten yritykset ympäri maailmaa ajattelevat yhteydenpitoa ja tuottavuutta. Tämän seurauksena yritykset miettivät uudelleen, kuinka he tukevat työntekijöitään prosesseilla ja työkaluilla, jotka helpottavat tehokasta etätyötä ja suunnitteluyhteistyö.
Tässä viestissä annan sinulle viisi suunnitteluyhteistyövinkkiä, jotka auttavat etätiimejä tehostamaan ja tehostamaan työtään. Tarkemmin sanottuna käsittelemme seuraavia aiheita:
- Suunnittele yhteistyötyökaluja
- Varhaisen palautteen merkitys
- Reaaliaikainen viestintä ja miten se vaikuttaa etäyhteistyöhön
- Kiinteän ja tehokkaan prosessin merkitys
- Varmuuskopioiden ja versioiden dokumentointi
Sukelletaan suoraan siihen.
5 suunnitteluyhteistyövinkkiä
Vinkki 1: Valitse oikeat suunnittelun yhteistyötyökalut
Tehokkaan yhteistyön suunnitteluprosessin kannalta tärkein askel on valita oikeat suunnittelun yhteistyötyökalut. Jotta yritys voisi helpottaa yhteistyötä suunnittelutiiminsä ja muiden osastojen kanssa, on ehdottoman tärkeää kattaa suunnittelutarpeet tarjoamalla hyödyllisiä projektinhallintatyökaluja, joilla varmistetaan, että suunnittelupyynnöt ovat kattavat, hallitut ja toimitetaan ajoissa.
Kun oikeat työkalut ja prosessit ovat käytössä, tiimin jäsenet ovat onnellisempia ja tuottavampia työskentelemään yhdessä etänä ilman, että heidän tarvitsee käsitellä tarpeettomia projektinhallintaongelmia, jotka voivat aiheuttaa viivästyksiä ja väärinkäsityksiä tiimissä.
Alta löydät joitain suunnittele yhteistyötyökaluja josta olet varma, että sinulle on hyötyä:
1. Visme
Visme on suosittu työpöytäsovellus, joka voi auttaa suunnittelutiimejä merkittävästi suunnitteluyhteistyössä.
Työkalu antaa mille tahansa tiimille mahdollisuuden keskittää ja yhtenäistää suunnitteluprojektejaan luomalla suunnittelutiedostoja eri muodoissa, kuten esityksiä, verkkosisältöä ja infografiikkaa. Koska kaikki tiimin jäsenet tekevät yhteistyötä yhteisellä, helppokäyttöisellä alustalla, joka tarjoaa heille käteviä ja tehokkaita suunnittelutyökaluja, sisällön luomisprosesseista tulee paljon helpompia ja virtaviivaisempia.
2. Filestage
Kuten mikä tahansa luova tiimi todistaa, sisällön tarkistus ja hyväksynnät ovat olennaisia vaiheita suunnitteluprosessissa. ne voivat kuitenkin olla myös ikäviä ja aikaa vieviä, jos niitä ei hallita kunnolla.
Tämän ratkaisemiseksi Filestage keskittyy palautteen antamisen ja vastaanottamisen prosessin virtaviivaistamiseen sekä sisällön rakentavaan arvioimiseen ja sen varmistamiseen, että se täyttää projektin vaatimukset. Tämän ansiosta etäsuunnittelutiimit voivat tarkastella ja käsitellä palautetta tehokkaammin ja tehdä yhteistyötä sidosryhmien kanssa tehdäkseen päivityksiä projektin vaatimusten täyttämiseksi.
3. asana
Projektinhallinta on yksi kriittisimmistä tekijöistä kaikille tehokkaille etätiimeille. Onneksi Asanan kaltaiset työkalut ovat tehneet projektinhallinnasta huomattavasti helpompaa.
Asana tarjoaa useita intuitiivisia työkaluja, jotka auttavat tiimiä pitämään työnsä järjestyksessä ja projektit ajallaan, mukaan lukien työnkulun hallinta ja tehokkaat aikajanat, jotka auttavat visualisoimaan kaikki projektin komponentit.
Vaikka etätyötyökalut, kuten Asana, Slack, Proofhub ja Trello (tai jokin niistä Trellon vaihtoehtoja) eivät ole suunnittelun yhteistyötyökaluja, vaan ne ovat erittäin hyödyllisiä tehtävien ja toimintojen seuraamiseen tiimien ja projektipäälliköiden välillä. Ne voivat myös auttaa merkittävästi lisätä tuottavuutta ja tehokkuutta suunnittelutiimeissä. Lisäksi on olemassa myynnin ja markkinoinnin etätyötyökaluja, joista sinun pitäisi tietää, kuten PR-tiedotusohjelmisto Respona. Lisäksi tiedostonjakotyökaluja, kuten Dropbox, ja prototyyppityökaluja suunnittelutiimille, kuten Invision, voidaan käyttää Sketch-tiedostojen jakamiseen ja suunnitteluyhteistyöhön suunnittelijoiden ja suunnittelutiimien toimesta.
Vinkki 2: Pyydä varhaista palautetta
Etätyöskentely on osoittautunut hyödylliseksi monille työntekijöille, jotka pitävät rennompaa ja motivoituneempaa oloa kotitoimistossa työskentelyn lisääntyneen joustavuuden ansiosta.
Etätyöskentely, kun sitä voidaan soveltaa, antaa työntekijöille joustavuutta ja voi lisätä heidän tuottavuuttaan. Alla olevasta kaaviosta näkyy selvästi etätyö-termiin kohdistuva nousu vuonna 2020.
Toisaalta etätyö voi vaikuttaa joihinkin yhteistyöhön liittyviin puoliin. Toisin sanoen suuri joukko tiimejä, jotka työskentelivät aiemmin yhteistyössä ja yleensä samoissa fyysisissä tiloissa, ovat nyt siirtymässä etänä ja niiden on mukauduttava moniin muutoksiin yhteistyön ja viestinnän suhteen.
Näissä olosuhteissa on ehdottoman tärkeää, että tiimin jäsenet ja projektipäälliköt pyytävät palautetta varhaisessa vaiheessa.
Miksi se on tärkeää?
Pyydämällä varhaista palautetta säästät itsesi ja tiimisi arvokasta aikaa ja varmistat, ettei luovien tiimien ja sisäisten sidosryhmien välillä synny väärinkäsityksiä. On aina hyödyllistä tietää, mitä mieltä muut voivat olla tekemästäsi projektista, ja seurata edistymistä varmistaaksesi, että olet oikealla tiellä. Näin tehdessäsi huomaat, että varhainen palaute voi olla erittäin rakentavaa ja saada työsi osumaan.
Kuten yllä olevasta esimerkistä näet, suunnittelutiimin jäsen on jakanut tiedoston, joka on avoin keskustelua ja aivoriihiä varten tiimin jäsenten kesken. Tiedoston arvioijat saavat mahdollisuuden kommentoida ja korostaa suunnittelun yksityiskohtia sekä ehdottaa ideoita oikealla olevassa kommenttiosiossa.
Sen sijaan, että tekisit arvioinnit sähköpostitse – mikä voi olla varsin muodollista, stressaavaa ja aikaa vievää – harkitse suunnittelun yhteistyötyökalun käyttöä, joka mahdollistaa merkinnän ja palautteen. Kuten aiemmin mainitsin, Filestage on hyödyllinen työkalu sisällön tarkistamiseen ja hyväksymiseen, joka tarjoaa palautetta kuvamerkinnöillä.
Viime kädessä tiedostojen jakaminen ja varhainen palaute käynnissä olevista töistä johtavat siihen, että tiimit työskentelevät tehokkaammin yhdessä, vaikka he työskentelevät kotoa käsin tai eri puolilla maailmaa.
Vinkki 3: Hyödynnä reaaliaikainen videoviestintä virstanpylväille
Kolmas vihje, että kaikki kauko- ja jaetut joukkueet On syytä muistaa, että on tärkeää hyödyntää reaaliaikaista videoviestintää – erityisesti virstanpylväissä.
Videoneuvottelu, live-chatit ja muut reaaliaikaisen viestinnän muodot voivat olla erittäin hyödyllisiä asiakassuhteiden rakentamisessa ja yhteistyössä kollegoiden kanssa. Se voi olla erityisen kriittinen suunnittelutiimille, missä kasvokkain kommunikointi voi auttaa jäljittelemään kokoushuonekokemusta.
Varsinkin kun monet yritykset ja työntekijät työskentelevät täysin etänä, reaaliaikaisen videoviestinnän hyödyntäminen on välttämätöntä työntekijöiden tyytyväisyyden ja moraalin lisäämiseksi sekä tiimin jäsenten pitämiseksi sitoutuneina.
Säännöllisesti kommunikoivat tiimit rakentavat suhdetta, työskentelevät paremmin yhdessä ja lisäävät projektien tekemiseen käytettyä aikaa.
Ei vain sitä, vaan myös kyky ymmärtää visuaalista ja ei-sanallisia vihjeitä videopuheluiden kautta voi todella auttaa ihmisiä tekemään yhteistyötä saumattomasti. Jopa lopettaa työn niin usein osallistuakseen joihinkin virtuaalinen tiiminrakennustoiminta yhdessä voivat auttaa etätyöntekijöitä tuntemaan toisensa henkilökohtaisemmalla tasolla ja luomaan parempia työsuhteita.
Kasvokkain tapahtuvat videokokoukset luovat ympäristön luonnolliselle kommunikaatiolle ja onnistuneelle yhteistyölle.
Vinkki 4: Luo tuotantojärjestys ja tietokanta
Kun tulee sopeuttamaan prosesseja niin, että ne sopivat sekä suunnittelutiiminne strategiaan että asiakkaan tai yrityksen vaatimuksiin, älä unohda, kuinka tärkeää on määritellä oikeat tehtävien ja viestinnän järjestys.
Etätyöryhmät voivat olla online-tilassa eri aikavyöhykkeillä, mikä voi johtaa viestintäongelmiin tai vaikuttaa tuotetun visuaalisen sisällön laatuun. Tästä syystä on erittäin suositeltavaa luoda ja dokumentoida muodollinen järjestys menetelmille ja vaiheille, joita kaikkien tiimisi jäsenten tulee noudattaa työskennellessään keskenään.
Toisin sanoen, mitä voit tehdä, on luoda tietopohja, jossa on vakiotoimintamenettelyjä (SOP), tarkistuslistoja ja malleja, joiden avulla joku, kuten nuorempi työntekijä tai uusi tulokas, voi seurata yrityksen suunnitteluprosessia.
Tässä on mitä jotkin graafisen suunnitteluprosessin pääkomponenteista saattavat viitata:
Kuten aiemmin mainitsin, kiinteä rutiini asioiden tekemisestä voi säästää aikaa, koska kaikki tiimisi jäsenet ovat samalla sivulla, mikä minimoi viivästykset ja vähentää väärinkäsityksiä.
Yksinkertaisesti sanottuna on tärkeää, että sinulla on prosessi, ja siellä on työkaluja, jotka voivat auttaa sinua saavuttamaan sen.
Vaikka yllä oleva Trellon prosessiesimerkki on rakennettu blogisisällön luomiseen, periaatteet ovat samat suunnittelussa. Muista, että vaikka prosessin luominen ja siitä pitäminen on erittäin tärkeää, sinun on tarkistettava prosessi säännöllisesti ja pyydettävä palautetta selvittääksesi, toimiiko se todella sinulle.
Prosessi ymmärtäminen sitä analysoimalla ja seuraamalla auttaa etä- ja projektinhallintatiimejä parantamaan sitä tarvittaessa. Mitä tulee prosessin luomiseen etätiimeille, voit myös harkita joukkueharjoittelu jotka voivat nostaa tiimin yhteistyötä ja auttaa työtovereita saamaan samat alkutiedot projektista ennen sen aloittamista.
Vinkki 5: Luo nimeämiskäytännöt varmuuskopiointia ja versionhallintaa varten
Graafisen suunnittelun etätiimeillä työskentelymalleja ja varmuuskopioita luodaan samanaikaisesti. Näitä versioita luodaan monenlaisia tarkoituksia varten työtiedostoista esittelyä tai arviointia varten suunniteltuihin luonnoksiin.
Tiukkojen nimeämiskäytäntöjen ja kansiorakenteiden luominen tehostaa etätyöntekijöitä ja tarjoaa intuitiivisen taksonomian uusille työntekijöille – aiempien työnäytteiden hakemiseen ja edelleen optimoitavien konseptien uudelleenkäyttöön. Koska etäsuunnittelutiimit eivät jaa samaa fyysistä tilaa, jossa heidän suunnittelutyönsä olisi ihanteellisesti aina avoin keskustelulle ja kaikkien tiimiläisten käytettävissä, aikaisempien ja erilaisten versioiden tallentaminen antaa suunnittelijoille mahdollisuuden pohtia suunnittelua.
Varmistaaksesi, että pidät varmuuskopioita luovan työsi eri versioista, sinun tulee yrittää suunnata suunnittelutyösi suunnittelutyökaluihin, joiden avulla voit palauttaa aiempia versioita suunnitelmistasi sekä monista projektejasi, aivan kuten Visme tekee.
Anna kaksoiskappaleille ja versioille nimi, joka luokittelee asiakirjat projektisi työnkulkuun, jotta median luojat voivat muokata ja kokeilla uusia ideoita yhdessä kopiosta säilyttäen samalla alkuperäisen suunnittelun sellaisena kuin se on.
Haluat myös varmistaa, että kova työsi ei katoa yhtäkkiä järjestelmän toimintahäiriön vuoksi ja että kaikki versiot ovat helposti vertailukelpoisia projektin elinkaaren aikana.
Käärimistä
Yhteenvetona voidaan todeta, että yritysten tulee aina yrittää löytää sopivin suunnittelun yhteistyötyökalu ja varmistaa, että se kattaa niiden tarpeet ja virtaviivaistaa työtä sen sijaan, että se monimutkaisisi sitä.
Etäsuunnittelutiimien kanssa työskennellessäsi muista luoda prosessi, joka määrittelee ja helpottaa työtäsi ja tietysti kysy aina ennakkopalautetta, sillä se säästää huomattavasti aikaa.
Varmista lisäksi, että hyödynnät korkeaa laatua videoneuvottelusovellukset kuten Lifesize tärkeimpiä virstanpylväitä ja kokouksia varten. Luo viestintäjärjestys suunnittelun yhteistyötyökalujasi varten. Ja lopuksi, noudata versioiden ja varmuuskopioiden tiukkoja nimeämiskäytäntöjä, jotta etätiimisi toimivat paremmin yhdessä.
Tämän vierasviestin on lähettänyt Farzad Rashidi. Farzad on yksi perustajista Respona, all-in-one PR- ja linkinrakennustyökalu, joka yhdistää personoinnin tuottavuuteen. Hän toimii myös markkinointitehtävissä Visme, jossa hän auttoi yritystä saamaan yli 5 miljoonaa käyttäjää ja siirtämään 1.5 miljoonaa kuukausittaista orgaanista liikennettä. Siitä lähtien hän on auttanut muita yrityksiä saavuttamaan saman menestyksen Responan kautta.
