Praca zdalna zmieniła sposób, w jaki firmy na całym świecie myślą o utrzymaniu łączności i produktywności. W rezultacie firmy ponownie zastanawiają się, w jaki sposób wspierają swoich pracowników za pomocą procesów i narzędzi, które ułatwiają efektywną pracę zdalną i współpraca projektowa.
W tym poście podam pięć wskazówek dotyczących współpracy projektowej, które pomogą zdalnym zespołom zwiększyć wydajność i efektywność ich pracy. Mówiąc dokładniej, omówimy następujące tematy:
- Projektuj narzędzia do współpracy
- Znaczenie wczesnej informacji zwrotnej
- Komunikacja w czasie rzeczywistym i jej wpływ na współpracę zdalną
- Znaczenie posiadania stałego i skutecznego procesu
- Dokumentacja kopii zapasowych i wersjonowania
Zanurzmy się w to.
5 wskazówek dotyczących współpracy projektowej
Porada nr 1: Wybierz odpowiednie narzędzia do współpracy projektowej
Jeśli chodzi o efektywny proces projektowania opartego na współpracy, najważniejszym krokiem jest wybór odpowiednich narzędzi do współpracy projektowej. Aby firma mogła ułatwić współpracę w swoim zespole projektowym, a także z innymi działami, absolutnie niezbędne jest zaspokojenie potrzeb projektowych poprzez zapewnienie użytecznych narzędzi do zarządzania projektami, aby zapewnić, że żądania projektowe są dobrze określone, zarządzane i dostarczane na czas.
Dysponując odpowiednimi narzędziami i procesami, członkowie zespołu będą szczęśliwsi i bardziej wydajni, pracując razem zdalnie, bez konieczności radzenia sobie z niepotrzebnymi problemami związanymi z zarządzaniem projektami, które mogą powodować opóźnienia i nieporozumienia w zespole.
Poniżej znajdziesz kilka narzędzia do współpracy projektowej które z pewnością okażą się przydatne:
1. Visme
Visme to popularna aplikacja komputerowa, która może znacznie pomóc zespołom projektowym we współpracy projektowej.
Narzędzie daje każdemu zespołowi możliwość scentralizowania i ujednolicenia projektów projektowych poprzez tworzenie plików projektowych w różnych formach, takich jak prezentacje, treści internetowe i infografiki. Ponieważ wszyscy członkowie zespołu współpracują w ramach wspólnej, łatwej w użyciu platformy, która zapewnia im wygodne i skuteczne narzędzia do projektowania, procesy tworzenia treści stają się znacznie łatwiejsze i usprawnione.
2. Scena plików
Każdy zespół kreatywny potwierdzi, że przegląd treści i zatwierdzanie to podstawowe etapy procesu projektowania; jednak mogą być również żmudne i czasochłonne, jeśli nie są odpowiednio zarządzane.
Aby temu zaradzić, Filestage koncentruje się na usprawnieniu procesu przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych, a także na konstruktywnej recenzji treści i upewnieniu się, że spełnia ona wymagania projektu. Dzięki temu zdalne zespoły projektowe mogą wydajniej przeglądać i odpowiadać na opinie, współpracując z interesariuszami w celu wprowadzania aktualizacji w razie potrzeby, aby spełnić wymagania projektu.
3 Asana
Zarządzanie projektami jest jednym z najbardziej krytycznych czynników dla każdego wydajnego zespołu zdalnego. Na szczęście narzędzia takie jak Asana znacznie ułatwiły zarządzanie projektami.
Asana oferuje szereg intuicyjnych narzędzi, które pomagają każdemu zespołowi utrzymać organizację pracy i projekty na czas, w tym zarządzanie przepływem pracy i potężne osie czasu, które pomagają wizualizować wszystkie elementy projektu.
Podczas gdy narzędzia do pracy zdalnej, takie jak Asana, Slack, Proofhub i Trello (lub jedno z Alternatywy Trello) nie są narzędziami do współpracy projektowej, są niezwykle przydatne do śledzenia zadań i działań między zespołami i kierownikami projektów. Mogą też znacznie pomóc Zwiększ produktywność i wydajności w zespołach projektowych. Istnieją również narzędzia do pracy zdalnej w zakresie sprzedaży i marketingu, o których warto wiedzieć, takie jak oprogramowanie PR Odpowiedz. Ponadto narzędzia do udostępniania plików, takie jak Dropbox, oraz narzędzia do tworzenia prototypów dla zespołów projektowych, takich jak Invision, mogą być używane do udostępniania plików szkiców i współpracy projektowej przez projektantów i zespoły projektowe.
Wskazówka nr 2: Poproś o wczesną informację zwrotną
Praca zdalna okazała się korzystna dla wielu pracowników, którzy przypisują uczucie większego zrelaksowania i motywacji zwiększonej elastyczności, jaką mają w pracy z domu.
Praca zdalna, jeśli można ją zastosować, daje pracownikom elastyczność i może zwiększyć ich produktywność. Poniższy wykres wyraźnie pokazuje wzrost zainteresowania terminem „praca zdalna” w 2020 roku.
Z drugiej strony praca zdalna może wpływać na niektóre aspekty pracy zespołowej. Innymi słowy, duża liczba zespołów, które kiedyś pracowały zespołowo i zwykle w tych samych przestrzeniach fizycznych, teraz przenosi się na odległość i musi dostosować się do wielu zmian w zakresie pracy zespołowej i komunikacji.
W tych okolicznościach absolutnie niezbędne jest, aby członkowie zespołu i kierownicy projektów prosili o wczesne informacje zwrotne.
Dlaczego to takie ważne?
Prosząc o wczesne informacje zwrotne, oszczędzasz sobie i swojemu zespołowi cenny czas i upewniasz się, że nie ma żadnych nieporozumień między zespołami kreatywnymi a wewnętrznymi interesariuszami. Zawsze warto wiedzieć, co inni myślą o projekcie, nad którym pracujesz, i sprawdzać postępy, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze. W ten sposób zauważysz, że wczesna informacja zwrotna może być niezwykle konstruktywna i sprawić, że Twoja praca trafi w sedno.
Jak widać na powyższym przykładzie, członek zespołu projektowego udostępnił plik, który jest otwarty do dyskusji i burzy mózgów między członkami zespołu. Recenzenci pliku mają możliwość opisywania i podkreślania szczegółów projektu, a także proponowania pomysłów w sekcji komentarzy po prawej stronie.
Zamiast przeprowadzać recenzje za pośrednictwem poczty e-mail — co może być dość formalne, stresujące i czasochłonne — rozważ wykorzystanie narzędzia do współpracy projektowej, które uwzględnia znaczniki i opinie. Jak wspomniałem wcześniej, Filestage to przydatne narzędzie do przeglądania i zatwierdzania treści, które oferuje informacje zwrotne z adnotacjami do obrazów.
W ostatecznym rozrachunku udostępnianie plików i wczesne informacje zwrotne na temat prac w toku sprawiają, że zespoły współpracują ze sobą wydajniej, nawet jeśli pracują z domu lub w różnych miejscach na świecie.
Porada 3: Wykorzystaj komunikację wideo w czasie rzeczywistym do osiągania kamieni milowych
Trzecia wskazówka, że wszystkie zdalne i zespoły rozproszone należy pamiętać o znaczeniu wykorzystania komunikacji wideo w czasie rzeczywistym – szczególnie w przypadku kamieni milowych.
Wideokonferencje, czaty na żywo i inne formy komunikacji w czasie rzeczywistym mogą być bardzo przydatne, jeśli chodzi o budowanie relacji z klientami i współpracę ze współpracownikami. Może to być szczególnie krytyczne dla zespołów projektowych, gdzie komunikacja twarzą w twarz może pomóc odtworzyć doświadczenie sali konferencyjnej.
Zwłaszcza gdy wiele firm i pracowników pracuje w pełni zdalnie, wykorzystanie komunikacji wideo w czasie rzeczywistym jest niezbędne do zwiększenia satysfakcji i morale pracowników, a także utrzymania zaangażowania członków zespołu.
Zespoły, które regularnie się komunikują, budują relacje, lepiej ze sobą współpracują i skracają czas poświęcany na realizację projektów.
Nie tylko to, ale także umiejętność rozumienia wizualnego i sygnały niewerbalne połączenia wideo mogą naprawdę pomóc ludziom w płynniejszej współpracy. Nawet przerywanie pracy co jakiś czas, aby wziąć udział w niektórych wirtualne zajęcia integracyjne razem może pomóc zdalnym członkom zespołu poznać się nawzajem na bardziej osobistym poziomie, tworząc lepsze relacje robocze.
Spotkania wideo twarzą w twarz tworzą środowisko niezbędne do naturalnej komunikacji i udanej współpracy.
Porada 4: Ustal kolejność produkcji i bazę wiedzy
Jeśli chodzi o dostosowanie procesów tak, aby pasowały zarówno do strategii zespołu projektowego, jak i wymagań klienta lub firmy, nie należy zapominać o tym, jak ważne jest zdefiniowanie odpowiednich sekwencji zadań i komunikacji.
Zdalne zespoły mogą być online w różnych strefach czasowych, co może prowadzić do problemów z komunikacją lub wpływać na jakość tworzonych treści wizualnych. Z tego powodu zdecydowanie zaleca się stworzenie i udokumentowanie formalnej sekwencji metod i kroków, których powinni przestrzegać wszyscy członkowie zespołu, współpracując ze sobą.
Innymi słowy, możesz stworzyć bazę wiedzy ze standardowymi procedurami operacyjnymi (SPO), listami kontrolnymi i szablonami, aby pomóc komuś, takiemu jak młodszy pracownik lub nowicjusz, śledzić proces projektowania firmy.
Oto, do czego mogą odnosić się niektóre z głównych elementów procesu projektowania graficznego:
Jak wspomniałem wcześniej, posiadanie ustalonej rutyny tego, jak należy coś zrobić, może zaoszczędzić czas, ponieważ wszyscy członkowie zespołu będą na tej samej stronie, co zminimalizuje opóźnienia i zmniejszy liczbę nieporozumień.
Mówiąc najprościej, ważne jest, aby mieć proces i istnieją narzędzia, które mogą ci w tym pomóc.
Chociaż powyższy przykład procesu z Trello został stworzony do tworzenia treści blogów, zasady są takie same w przypadku projektowania. Pamiętaj, chociaż stworzenie procesu i trzymanie się go jest bardzo ważne, musisz regularnie przeglądać ten proces i zabiegać o opinie, aby ustalić, czy naprawdę działa dla Ciebie.
Zrozumienie procesu poprzez jego analizę i monitorowanie pomoże zespołom zdalnym i zarządzającym projektami usprawnić go w razie potrzeby. Jeśli chodzi o tworzenie procesu dla zdalnych zespołów, możesz również rozważyć szkolenie zespołowe które mogą usprawnić współpracę zespołu, a także pomóc współpracownikom uzyskać taką samą wstępną wiedzę na temat projektu przed jego rozpoczęciem.
Porada 5: Twórz konwencje nazewnictwa dla kopii zapasowych i kontroli wersji
Zdalne zespoły zajmujące się projektowaniem graficznym będą miały jednocześnie tworzone działające makiety i kopie zapasowe. Wersje te będą tworzone w szerokim zakresie celów, od plików roboczych po wersje robocze przeznaczone do demonstracji lub oceny.
Ustanowienie ścisłych konwencji nazewnictwa i struktur folderów zwiększa wydajność zdalnych współpracowników i zapewnia intuicyjną taksonomię dla nowych pracowników – w celu odwoływania się do poprzednich próbek pracy i zmiany przeznaczenia koncepcji, które można dalej optymalizować. Biorąc pod uwagę, że zdalne zespoły projektowe nie dzielą tej samej fizycznej przestrzeni, w której idealnie byłoby, gdyby ich prace projektowe były zawsze otwarte do dyskusji i dostępne dla wszystkich w zespole, zapisywanie poprzednich i różnych wersji daje projektantom możliwość zastanowienia się nad projektem.
Aby upewnić się, że przechowujesz kopie zapasowe różnych wersji swojej pracy twórczej, powinieneś spróbować skierować swoje wysiłki projektowe na narzędzia projektowe, które pozwalają odzyskać wcześniejsze wersje projektów, a także powielać swoje projekty, dokładnie tak, jak robi to Visme.
Nadaj duplikatom i wersjom nazwy, które przyporządkują dokumenty do przepływu pracy nad Twoim projektem, aby twórcy mediów mieli swobodę edytowania i wypróbowywania nowych pomysłów w jednej z kopii, przy jednoczesnym zachowaniu pierwotnego projektu.
Chcesz również mieć pewność, że Twoja ciężka praca nie zniknie nagle z powodu awarii systemu i że wszystkie warianty będą łatwo dostępne przez cały czas trwania projektu.
Owijanie w górę
Podsumowując, firmy powinny zawsze starać się znaleźć najbardziej odpowiednie narzędzie do współpracy projektowej i upewnić się, że zaspokaja ono ich potrzeby i usprawnia pracę, zamiast ją komplikować.
Pracując ze zdalnymi zespołami projektowymi, pamiętaj o stworzeniu procesu, który zdefiniuje i ułatwi Twoją pracę i oczywiście zawsze proś o wczesną informację zwrotną, ponieważ zaoszczędzi to znaczną ilość czasu.
Dodatkowo pamiętaj, aby wykorzystać wysoką jakość aplikacje do wideokonferencji jak Lifesize dla Twoich najważniejszych kamieni milowych i spotkań. Ustal kolejność komunikacji dla swoich narzędzi do współpracy projektowej. I na koniec przestrzegaj ścisłych konwencji nazewnictwa dla wersji i kopii zapasowych, aby Twoje zdalne zespoły lepiej ze sobą współpracowały.
Ten gościnny wpis został napisany przez Farzada Rashidi. Farzad jest współzałożycielem Odpowiedz, wszechstronne narzędzie do PR i budowania linków, które łączy personalizację z wydajnością. Prowadzi również działania marketingowe przy Visme, gdzie pomógł firmie zdobyć ponad 5 mln użytkowników i przekazać 1.5 mln miesięcznego ruchu organicznego. Od tego czasu za pośrednictwem Respony pomaga innym firmom osiągnąć ten sam sukces.
