Werken op afstand heeft de manier veranderd waarop bedrijven over de hele wereld denken over verbonden en productief blijven. Als gevolg hiervan heroverwegen bedrijven hoe ze hun werknemers ondersteunen met processen en tools die effectief werken op afstand mogelijk maken ontwerpsamenwerking.
In dit bericht geef ik je vijf tips voor ontwerpsamenwerking waarmee teams op afstand hun werk efficiënter en effectiever kunnen maken. Meer specifiek gaan we de volgende onderwerpen behandelen:
- Ontwerp samenwerkingstools
- Het belang van vroege feedback
- Realtime communicatie en hoe dit samenwerking op afstand beïnvloedt
- Het belang van een vast en effectief proces
- Documentatie van back-ups en versiebeheer
Laten we er meteen in duiken.
5 ontwerpsamenwerkingstips
Tip #1: Kies de juiste ontwerpsamenwerkingstools
Als het gaat om een effectief collaboratief ontwerpproces, is de belangrijkste stap het kiezen van de juiste ontwerpsamenwerkingstools. Als een bedrijf de samenwerking binnen zijn ontwerpteam en met andere afdelingen wil vergemakkelijken, is het absoluut essentieel om de ontwerpbehoeften te dekken door nuttige projectbeheertools te bieden om ervoor te zorgen dat ontwerpverzoeken goed worden gescoord, beheerd en op tijd worden opgeleverd.
Door over de juiste tools en processen te beschikken, zullen teamleden gelukkiger en productiever zijn door op afstand samen te werken zonder dat ze te maken krijgen met onnodige projectmanagementproblemen die vertragingen en misverstanden binnen het team kunnen veroorzaken.
Hieronder vind je er enkele samenwerkingstools ontwerpen waarvan ik zeker weet dat je ze nuttig zult vinden:
1. Visme
Visme is een populaire desktop-app die ontwerpteams aanzienlijk kan helpen bij ontwerpsamenwerking.
De tool geeft elk team de mogelijkheid om hun ontwerpprojecten te centraliseren en te verenigen door ontwerpbestanden in verschillende vormen te maken, zoals presentaties, webinhoud en infographics. Omdat alle teamleden samenwerken binnen een gemeenschappelijk, gebruiksvriendelijk platform dat hen handige en effectieve ontwerptools biedt, worden processen voor het maken van content veel eenvoudiger en meer gestroomlijnd.
2. Bestandsfase
Zoals elk creatief team zal bevestigen, zijn inhoudsbeoordeling en goedkeuringen essentiële stadia van het ontwerpproces; ze kunnen echter ook vervelend en tijdrovend zijn als ze niet goed worden beheerd.
Om dit aan te pakken, richt Filestage zich op het stroomlijnen van het proces van het geven en ontvangen van feedback, evenals het constructief beoordelen van een inhoudsstuk en ervoor zorgen dat het voldoet aan de projectvereisten. Hierdoor kunnen ontwerpteams op afstand efficiënter feedback beoordelen en verwerken, waarbij ze samenwerken met belanghebbenden om zo nodig updates door te voeren om aan de projectvereisten te voldoen.
3. asana
Projectmanagement is een van de meest kritieke factoren voor goed presterende teams op afstand. Gelukkig hebben tools zoals Asana projectmanagement aanzienlijk eenvoudiger gemaakt.
Asana beschikt over een aantal intuïtieve hulpmiddelen om elk team te helpen het werk georganiseerd en projecten op tijd te houden, inclusief workflowbeheer en krachtige tijdlijnen om alle projectcomponenten te helpen visualiseren.
Terwijl tools voor werken op afstand zoals Asana, Slack, Proofhub en Trello (of een van de Trello-alternatieven) zijn geen hulpmiddelen voor ontwerpsamenwerking, ze zijn uitermate handig voor het bijhouden van taken en activiteiten tussen teams en projectmanagers. Ze kunnen ook aanzienlijk helpen productiviteit verhogen en efficiëntie binnen ontwerpteams. Er zijn ook tools voor verkoop en marketing op afstand die u moet kennen, zoals PR-outreach-software Reactie. Bovendien kunnen tools voor het delen van bestanden, zoals Dropbox en prototypingtools voor ontwerpteams zoals Invision, worden gebruikt voor het delen van Sketch-bestanden en voor ontwerpsamenwerking door ontwerpers en ontwerpteams.
Tip #2: Vraag om vroege feedback
Werken op afstand is gunstig gebleken voor veel werknemers die zich meer ontspannen en gemotiveerd voelen door de grotere flexibiliteit die ze hebben door vanuit een thuiskantoor te werken.
Werken op afstand, wanneer het kan worden toegepast, geeft werknemers flexibiliteit en kan hun productiviteit verhogen. Onderstaande grafiek toont duidelijk de opwaartse belangstelling voor de term "werk op afstand" in 2020.
Aan de andere kant kan werken op afstand invloed hebben op sommige aspecten van samenwerking. Met andere woorden, een groot aantal teams die vroeger samenwerkten, en meestal binnen dezelfde fysieke ruimtes, werken nu op afstand en moeten zich aanpassen aan veel veranderingen in hun samenwerking en communicatie.
Onder deze omstandigheden is het absoluut essentieel dat teamleden en projectmanagers vroeg om feedback vragen.
Waarom is dat zo belangrijk?
Door vroeg om feedback te vragen, bespaar je jezelf en je team waardevolle tijd en zorg je ervoor dat er geen misverstanden ontstaan tussen creatieve teams en interne stakeholders. Het is altijd handig om te weten hoe anderen denken over een project waaraan u werkt en om de voortgang te controleren om er zeker van te zijn dat u op de goede weg bent. Als u dit doet, zult u merken dat vroege feedback buitengewoon constructief kan zijn en ervoor kan zorgen dat uw werk een schot in de roos is.
Zoals u in het bovenstaande voorbeeld kunt zien, heeft een ontwerpteamlid een bestand gedeeld dat openstaat voor discussie en brainstorming tussen de teamleden. De reviewers van het bestand krijgen de mogelijkheid om details over een ontwerp te annoteren en te markeren, en om ideeën voor te stellen in het commentaargedeelte aan de rechterkant.
In plaats van beoordelingen via e-mail uit te voeren - wat nogal formeel, stressvol en tijdrovend kan zijn - kunt u overwegen een ontwerpsamenwerkingstool te gebruiken die markeringen en feedback mogelijk maakt. Zoals ik eerder al zei, is Filestage een handig hulpmiddel voor het beoordelen en goedkeuren van inhoud dat feedback biedt met beeldannotaties.
Uiteindelijk leidt het delen van bestanden en vroege feedback over onderhanden werk ertoe dat teams efficiënter samenwerken, zelfs wanneer ze vanuit huis of op verschillende plaatsen in de wereld werken.
Tip #3: Maak gebruik van real-time videocommunicatie voor mijlpalen
De derde tip die allemaal op afstand en gedistribueerde teams waarmee u rekening moet houden, is het belang van het gebruik van real-time videocommunicatie, met name voor mijlpalen.
Videovergaderen, live chats en andere vormen van real-time communicatie kunnen erg handig zijn als het gaat om het opbouwen van klantrelaties en het samenwerken met collega's. Het kan vooral van cruciaal belang zijn voor ontwerpteams, waar face-to-face communicatie kan helpen de ervaring in de vergaderruimte na te bootsen.
Vooral wanneer veel bedrijven en werknemers volledig op afstand werken, is het gebruik van realtime videocommunicatie essentieel om de tevredenheid en het moreel van de werknemers te vergroten en teamleden betrokken te houden.
Teams die regelmatig communiceren, bouwen een verstandhouding op, werken beter samen en besteden meer tijd aan het uitvoeren van projecten.
Niet alleen dat, maar het vermogen hebben om visuele en non-verbale aanwijzingen via videobellen kan mensen echt helpen om soepeler samen te werken. Zelfs af en toe stoppen met werken om aan wat deel te nemen virtuele teambuilding activiteiten samen kunnen teamleden op afstand elkaar op een persoonlijker niveau leren kennen, waardoor betere werkrelaties ontstaan.
Face-to-face videovergaderingen creëren de omgeving die nodig is voor natuurlijke communicatie en succesvolle samenwerking.
Tip #4: Breng een productievolgorde en kennisbank tot stand
Als het erom gaat uw processen aan te passen aan zowel de strategie van uw ontwerpteam als aan de eisen van een klant of bedrijf, mag u niet vergeten hoe belangrijk het is om de juiste volgorde voor taken en communicatie te definiëren.
Externe teams kunnen in verschillende tijdzones online zijn en dat kan leiden tot communicatieproblemen of de kwaliteit van de geproduceerde visuele inhoud beïnvloeden. Om die reden wordt het ten zeerste aanbevolen om een formele volgorde te maken en te documenteren voor de methoden en stappen die al uw teamleden moeten volgen wanneer ze met elkaar samenwerken.
Anders gezegd, wat u kunt doen, is een kennisbank maken met standaard operationele procedures (SOP's), checklists en sjablonen om iemand, zoals een junior werknemer of nieuwkomer, te helpen het ontwerpproces van het bedrijf te volgen.
Dit is waar enkele van de belangrijkste componenten van een grafisch ontwerpproces naar kunnen verwijzen:
Zoals ik eerder al zei, kan het hebben van een vaste routine van hoe dingen moeten worden gedaan u tijd besparen omdat al uw teamleden op dezelfde pagina staan en dat zal vertragingen minimaliseren en misverstanden verminderen.
Simpel gezegd, het is belangrijk om een proces te hebben en er zijn tools die je kunnen helpen dat te bereiken.
Hoewel het bovenstaande procesvoorbeeld van Trello is gebouwd voor het maken van bloginhoud, zijn de principes hetzelfde voor ontwerp. Onthoud dat hoewel het creëren van een proces en het vasthouden eraan erg belangrijk is, u het proces regelmatig moet herzien en om feedback moet vragen om te bepalen of het echt voor u werkt.
Door uw proces te begrijpen door het te analyseren en te bewaken, kunnen externe en projectmanagementteams het indien nodig verbeteren. Met betrekking tot het creëren van een proces voor teams op afstand, zou je ook kunnen overwegen teamtraining die het samenwerkingswerk van een team kan verbeteren en collega's kan helpen dezelfde initiële kennis rond een project te hebben voordat het van start gaat.
Tip #5: Maak naamgevingsconventies voor back-ups en versiebeheer
Externe teams in grafisch ontwerp hebben werkende mockups en back-ups die gelijktijdig worden gemaakt. Deze versies worden gemaakt voor een breed scala aan doeleinden, van werkbestanden tot concepten die zijn ontworpen voor demonstratie of evaluatie.
Het opstellen van strikte naamgevingsconventies en mapstructuren zorgt voor efficiëntie voor externe collega's en biedt een intuïtieve taxonomie voor nieuwe werknemers - voor het verwijzen naar eerdere werkvoorbeelden en herbestemming van concepten die verder kunnen worden geoptimaliseerd. Aangezien ontwerpteams op afstand niet dezelfde fysieke ruimte delen waar hun ontwerpwerk idealiter altijd open zou staan voor discussie en beschikbaar zou zijn voor iedereen in het team, geeft het opnemen van eerdere en verschillende versies de ontwerpers de mogelijkheid om na te denken over een ontwerp.
Om ervoor te zorgen dat u back-ups van verschillende versies van uw creatieve werk bewaart, moet u proberen uw ontwerpinspanningen te richten op ontwerptools waarmee u eerdere versies van uw ontwerpen kunt herstellen, evenals dupliceer uw projecten, precies zoals Visme dat doet.
Geef duplicaten en versies een naam die documenten classificeert voor uw projectworkflow, zodat mediamakers de vrijheid hebben om nieuwe ideeën in een van de kopieën te bewerken en uit te proberen, terwijl het originele ontwerp behouden blijft zoals het is.
U wilt er ook zeker van zijn dat uw harde werk niet plotseling verdwijnt vanwege een systeemstoring en dat alle varianten eenvoudig te raadplegen zijn gedurende de levensduur van een project.
Afsluiten
Concluderend moeten bedrijven altijd proberen de meest geschikte tool voor ontwerpsamenwerking te vinden en ervoor te zorgen dat deze aan hun behoeften voldoet en hun werk stroomlijnt, in plaats van het complexer te maken.
Denk er bij het werken met ontwerpteams op afstand aan om een proces te creëren dat uw werk zal definiëren en vergemakkelijken en vraag natuurlijk altijd om vroege feedback, omdat dit u een aanzienlijke hoeveelheid tijd zal besparen.
Zorg er bovendien voor dat u gebruikmaakt van hoge kwaliteit apps voor videoconferenties zoals Lifesize voor uw belangrijkste mijlpalen en vergaderingen. Breng een reeks communicatie tot stand voor uw ontwerpsamenwerkingstools. En ten slotte, houd u aan strikte naamgevingsconventies voor versies en back-ups, zodat uw teams op afstand beter kunnen samenwerken.
Deze gastpost is bijgedragen door Farzad Rashidi. Farzad is de mede-oprichter van Reactie, de alles-in-één tool voor PR en linkbuilding die personalisatie combineert met productiviteit. Hij voert ook marketinginspanningen uit bij Visme, waar hij het bedrijf hielp meer dan 5 miljoen gebruikers te werven en 1.5 miljoen maandelijks organisch verkeer te passeren. Sindsdien helpt hij andere bedrijven hetzelfde succes te behalen via Respona.
