O trabalho remoto mudou a forma como as empresas em todo o mundo pensam em permanecer conectadas e produtivas. Como resultado, as empresas estão repensando como estão apoiando seus funcionários com processos e ferramentas que facilitam o trabalho remoto eficaz e colaboração de design.
Neste post, darei cinco dicas de colaboração de design que ajudarão as equipes remotas a tornar seu trabalho mais eficiente e eficaz. Mais especificamente, abordaremos os seguintes tópicos:
- Ferramentas de colaboração de design
- A importância do feedback precoce
- Comunicação em tempo real e como isso afeta a colaboração remota
- A importância de ter um processo fixo e eficaz
- Documentação de backups e versionamento
Vamos mergulhar direto nisso.
5 dicas de colaboração de design
Dica nº 1: escolha as ferramentas de colaboração de design certas
Quando se trata de um processo de design colaborativo eficaz, o passo mais importante é escolher as ferramentas de colaboração de design certas. Para que uma empresa facilite a colaboração dentro de sua equipe de design, bem como com outros departamentos, é absolutamente essencial cobrir as necessidades de design, fornecendo ferramentas úteis de gerenciamento de projetos para garantir que as solicitações de design sejam bem definidas, gerenciadas e entregues no prazo.
Ao ter as ferramentas e os processos certos, os membros da equipe ficarão mais felizes e mais produtivos trabalhando juntos remotamente, sem ter que lidar com problemas desnecessários de gerenciamento de projetos que podem causar atrasos e mal-entendidos dentro da equipe.
Abaixo você encontra alguns ferramentas de colaboração de design que tenho certeza que você achará útil:
1 Visme
Visme é um aplicativo de desktop popular que pode ajudar significativamente as equipes de design com a colaboração de design.
A ferramenta oferece a qualquer equipe a oportunidade de centralizar e unificar seus projetos de design, criando arquivos de design em diversos formatos, como apresentações, conteúdo da web e infográficos. Como todos os membros da equipe colaboram em uma plataforma comum e fácil de usar que fornece ferramentas de design convenientes e eficazes, os processos de criação de conteúdo se tornam muito mais fáceis e simplificados.
2. Estágio de arquivo
Como qualquer equipe criativa atestará, a revisão e aprovações de conteúdo são etapas essenciais do processo de design; no entanto, eles também podem ser tediosos e demorados se não forem gerenciados adequadamente.
Para resolver isso, o Filestage se concentra em agilizar o processo de dar e receber feedback, além de revisar construtivamente um conteúdo e garantir que ele atenda aos requisitos do projeto. Isso, então, permite que as equipes de projeto remotas analisem e tratem de feedback com mais eficiência, trabalhando com as partes interessadas para fazer atualizações conforme necessário para atender aos requisitos do projeto.
3. asana
O gerenciamento de projetos é um dos fatores mais críticos para qualquer equipe remota de alto desempenho. Felizmente, ferramentas como a Asana tornaram o gerenciamento de projetos significativamente mais fácil.
A Asana possui uma série de ferramentas intuitivas para ajudar qualquer equipe a manter o trabalho organizado e os projetos dentro do prazo, incluindo gerenciamento de fluxo de trabalho e cronogramas poderosos para ajudar a visualizar todos os componentes do projeto.
Enquanto ferramentas de trabalho remoto como Asana, Slack, Proofhub e Trello (ou uma das Alternativas do Trello) não são ferramentas de colaboração de design, são extremamente úteis para acompanhar tarefas e atividades entre equipes e gerentes de projeto. Eles também podem ajudar significativamente aumentar a produtividade e eficiência dentro das equipes de design. Além disso, existem ferramentas de trabalho remoto de vendas e marketing que você deve conhecer, como software de divulgação de relações públicas Resposta. Além disso, ferramentas de compartilhamento de arquivos como Dropbox e ferramentas de prototipagem para equipes de design como Invision podem ser usadas para compartilhamento de arquivos do Sketch e colaboração de design por designers e equipes de design.
Dica nº 2: peça feedback antecipado
O trabalho remoto provou ser benéfico para muitos funcionários que atribuem sentir-se mais relaxados e motivados à maior flexibilidade que têm trabalhando em home office.
O trabalho remoto, quando aplicado, dá flexibilidade aos funcionários e pode aumentar sua produtividade. O gráfico abaixo mostra claramente o interesse ascendente no termo “trabalho remoto” durante 2020.
Por outro lado, trabalhar remotamente pode afetar alguns aspectos do trabalho colaborativo. Em outras palavras, um grande número de equipes que costumavam trabalhar de forma colaborativa, e geralmente dentro dos mesmos espaços físicos, agora estão se tornando remotos e precisam se adaptar a muitas mudanças em termos de trabalho colaborativo e comunicação.
Nessas circunstâncias, é absolutamente essencial que os membros da equipe e os gerentes de projeto peçam feedback antecipado.
Por que isso é importante?
Ao solicitar feedback antecipado, você economiza tempo valioso para você e sua equipe e garante que não haja mal-entendidos entre as equipes criativas e as partes interessadas internas. É sempre útil saber como os outros podem se sentir sobre um projeto no qual você está trabalhando e verificar o progresso para garantir que você esteja no caminho certo. Fazendo isso, você notará que o feedback inicial pode ser extremamente construtivo e fazer seu trabalho atingir o alvo.
Como você pode ver no exemplo acima, um membro da equipe de design compartilhou um arquivo que está aberto para discussão e brainstorming entre os membros da equipe. Os revisores do arquivo têm a oportunidade de anotar e destacar detalhes de um projeto, bem como propor ideias na seção de comentários à direita.
Em vez de realizar revisões por e-mail – o que pode ser bastante formal, estressante e demorado – considere aproveitar uma ferramenta de colaboração de design que acomoda marcação e feedback. Como mencionei anteriormente, o Filestage é uma ferramenta útil para revisão e aprovação de conteúdo que oferece feedback com anotações de imagem.
Por fim, o compartilhamento de arquivos e o feedback antecipado sobre o trabalho em andamento fazem com que as equipes trabalhem juntas de forma mais eficiente, mesmo quando estão trabalhando em casa ou em lugares diferentes ao redor do mundo.
Dica nº 3: aproveite a comunicação de vídeo em tempo real para marcos
A terceira dica que todos remotos e equipes distribuídas deve-se ter em mente é a importância de alavancar a comunicação de vídeo em tempo real – especialmente para marcos.
Vídeo conferência, chats ao vivo e outras formas de comunicação em tempo real podem ser muito úteis quando se trata de construir relacionamentos com clientes e colaborar com colegas. Pode ser especialmente crítico para equipes de design, onde comunicação cara a cara pode ajudar a replicar a experiência da sala de reuniões.
Especialmente quando muitas empresas e funcionários estão trabalhando totalmente remotos, aproveitar a comunicação por vídeo em tempo real é essencial para aumentar a satisfação e o moral dos funcionários, além de manter os membros da equipe engajados.
Equipes que se comunicam regularmente criam relacionamento, trabalhando melhor em conjunto e melhorando o tempo gasto na realização de projetos.
Não só isso, mas ter a capacidade de entender visual e dicas não verbais via videochamada pode realmente ajudar as pessoas a colaborar de forma mais integrada. Mesmo parando o trabalho de vez em quando para participar de algum atividades virtuais de team building juntos podem ajudar os membros da equipe remota a se conhecerem em um nível mais pessoal, criando melhores relações de trabalho.
As videoconferências cara a cara criam o ambiente necessário para uma comunicação natural e uma colaboração bem-sucedida.
Dica #4: Estabeleça uma Sequência de Produção e Base de Conhecimento
Quando se trata de ajustar seus processos para se adequar tanto à estratégia de sua equipe de design quanto às demandas de um cliente ou negócio, você não deve esquecer o quão importante é definir as sequências adequadas para tarefas e comunicação.
Equipes remotas podem estar online em vários fusos horários e isso pode levar a problemas de comunicação ou afetar a qualidade do conteúdo visual produzido. Por esse motivo, é altamente recomendável criar e documentar uma sequência formal para os métodos e etapas que todos os membros de sua equipe devem seguir ao trabalhar uns com os outros.
Dito de outra forma, o que você pode fazer é criar uma base de conhecimento com procedimentos operacionais padrão (SOPs), listas de verificação e modelos para ajudar alguém como um funcionário júnior ou recém-chegado a seguir o processo de design da empresa.
Aqui está o que alguns dos principais componentes de um processo de design gráfico podem se referir:
Como mencionei anteriormente, ter uma rotina fixa de como as coisas precisam ser feitas pode economizar seu tempo porque todos os membros de sua equipe estarão na mesma página e isso minimizará atrasos e diminuirá mal-entendidos.
Simplificando, é importante ter um processo e existem ferramentas que podem ajudá-lo a conseguir isso.
Embora o exemplo de processo acima do Trello tenha sido criado para a criação de conteúdo de blog, os princípios são os mesmos para o design. Lembre-se, embora criar um processo e cumpri-lo seja muito importante, você precisa revisar regularmente o processo e solicitar feedback para determinar se ele realmente funciona para você.
Compreender seu processo analisando e monitorando-o ajudará as equipes remotas e de gerenciamento de projetos a melhorá-lo quando necessário. Com relação à criação de um processo para equipes remotas, você também pode considerar treinamento de equipe que pode elevar o trabalho colaborativo de uma equipe, bem como ajudar os colegas de trabalho a ter o mesmo conhecimento inicial sobre um projeto antes de começar.
Dica nº 5: Crie convenções de nomenclatura para backups e controle de versão
Equipes remotas de design gráfico terão mockups de trabalho e backups sendo criados em simultaneidade. Essas versões serão criadas para uma ampla gama de propósitos, desde arquivos de trabalho até rascunhos projetados para demonstração ou avaliação.
O estabelecimento de convenções de nomenclatura e estruturas de pastas estritas cria eficiência para colegas remotos e fornece uma taxonomia intuitiva para novos funcionários – para fazer referência a amostras de trabalho anteriores e reaproveitar conceitos que podem ser otimizados ainda mais. Dado que as equipes de design remotas não compartilham o mesmo espaço físico onde, idealmente, seu trabalho de design estaria sempre aberto para discussão e disponível para todos da equipe, gravar versões anteriores e diferentes dá aos designers a oportunidade de refletir sobre um design.
Para garantir que você mantenha backups de diferentes versões de seu trabalho criativo, tente direcionar seus esforços de design para ferramentas de design que permitam recuperar versões anteriores de seus designs, bem como duplicar seus projetos, exatamente como o Visme faz.
Dê a duplicatas e versões um nome que classifique os documentos de acordo com o fluxo de trabalho do seu projeto, para que os criadores de mídia tenham a liberdade de editar e experimentar novas ideias em uma das cópias, mantendo o design original como está.
Você também quer ter certeza de que seu trabalho árduo não desapareça repentinamente devido a um mau funcionamento do sistema e que todas as variantes sejam facilmente referenciadas durante a vida útil de um projeto.
Resumindo
Em conclusão, as empresas devem sempre tentar encontrar a ferramenta de colaboração de design mais adequada e garantir que ela atenda às suas necessidades e agilize seu trabalho, em vez de torná-lo mais complexo.
Ao trabalhar com equipes de design remotas, lembre-se de criar um processo que defina e facilite seu trabalho e, claro, sempre peça feedback antecipado, pois isso economizará muito tempo.
Além disso, certifique-se de aproveitar a alta qualidade aplicativos de videoconferência como o Lifesize para seus marcos e reuniões mais importantes. Estabeleça uma sequência de comunicação para suas ferramentas de colaboração de design. E, finalmente, siga as convenções de nomenclatura rígidas para versões e backups, para que suas equipes remotas trabalhem melhor juntas.
Este post convidado foi contribuído por Farzad Rashidi. Farzad é cofundador da Resposta, a ferramenta completa de relações públicas e construção de links que combina personalização com produtividade. Ele também dirige esforços de marketing na Visme, onde ajudou a empresa a conquistar mais de 5 milhões de usuários e passar 1.5 milhão de tráfego orgânico mensal. Desde então, ele tem ajudado outras empresas a alcançar o mesmo sucesso por meio da Respona.
