Il modo in cui comunichiamo in ufficio e con i nostri clienti e clienti sta cambiando. Laddove una volta c'erano viaggi costosi, sono emerse chiamate in conferenza per accelerare la conversazione e aiutare ad accelerare il processo decisionale. Sono passati 20 anni e i dipendenti lavorano da casa in numero sempre maggiore, i dispositivi mobili sono diventati macchine di lavoro praticabili e le persone sono in grado di incontrarsi faccia a faccia tramite video con il semplice clic di un pulsante.
Con le videoconferenze su cloud, puoi essere operativo in pochi minuti, effettuando videochiamate HD dai tuoi dispositivi preferiti da qualsiasi luogo ti connetta a Internet. Per l'utente, l'elemento umano della comunicazione faccia a faccia offre un'esperienza più naturale e per l'amministratore, l'implementazione e la gestione di una soluzione cloud è più semplice e sicura che mai.
Questa guida è progettata per fornirti le conoscenze necessarie per cercare e selezionare la migliore soluzione di collaborazione video per le tue esigenze. Tratteremo i quattro approcci classici alla videoconferenza, le caratteristiche che vale la pena valutare e le insidie a cui prestare attenzione.
Valutare le tue esigenze di videoconferenza
Prima di cercare fornitori e opzioni di prezzo, il primo passo dovrebbe sempre essere valutare le tue esigenze. La cosa bella di una soluzione cloud è che man mano che queste esigenze cambiano, puoi facilmente aumentare o diminuire per adattarsi. Per iniziare, rispondi a queste dieci domande sui tuoi requisiti attuali:
1. Quante posizioni dobbiamo connettere?
2. Abbiamo dipendenti remoti o che lavorano da casa?
3. Quanti dipendenti in totale utilizzeranno il servizio?
4. Quante sale riunioni devono essere abilitate al video?
5. Quali tipi di dispositivi deve supportare la soluzione?
– Sistema per sale riunioni
– Mac®
- PC
– Mobile/tablet iOS
– Cellulare/tablet Android™
– Dispositivo mobile/tablet Windows®
6. La sicurezza e la crittografia sono fattori importanti?
7. Vogliamo sistemi separati per le conferenze audio e web?
8. In che modo i dipendenti utilizzeranno il servizio?
– Conversazioni 1:1
– Collaborazione di gruppo a più vie
– Riunioni ampie/a tutto tondo
9. Quanto è tecnica la nostra base di utenti?
10. Quali sono alcune funzionalità indispensabili per la nostra soluzione video? (Vedi Funzionalità importanti per alcune idee)
Le quattro scuole di videoconferenza
I servizi di videoconferenza sono disponibili in molti gusti diversi, ma la maggior parte rientra in una di queste quattro categorie:
Videoconferenza tradizionale in sede
Pesante per l'hardware e difficile per il portafoglio, le tradizionali soluzioni in loco sono in genere focalizzate su hardware per sale riunioni di alta qualità e richiedono il massimo supporto da parte dell'IT e di integratori esterni. I server e i sistemi delle sale riunioni devono essere mantenuti e monitorati per eventuali interruzioni e aggiornamenti per tutta la vita del sistema.
Conferenze Web
Alcuni fornitori di servizi di conferenza Web offrono un elemento video ai propri servizi di sala riunioni basati sul Web. Questi tipi di soluzioni sono generalmente le migliori per un piccolo gruppo di relatori per condividere informazioni con un pubblico più ampio. Pensala come una chiamata in conferenza audio aggiornata che consente all'oratore di condividere la propria presentazione e il proprio volto.
Servizi video Meet-Me
Il ???meet-me??? la soluzione, nota anche come conferenza senza prenotazione, varia leggermente dalla conferenza Web in quanto non richiede pianificazione. Il processo per la connessione a una riunione video Meet-me è molto simile a una conferenza Web: collegarsi a uno spazio di riunione condiviso nel cloud e attendere che il moderatore si connetta e inizi la chiamata. È come un biglietto da visita per i video.
Videoconferenza su cloud
- Servizi video di classe business
La videoconferenza su cloud è la soluzione più semplice da implementare e utilizzare. L'esperienza di chiamata è centrata su una directory aziendale condivisa in modo che gli utenti si connettano per nome anziché per stringa di composizione. Le soluzioni di classe business sono in genere di qualità superiore, più sicure e, poiché non ci sono costi hardware elevati, più convenienti rispetto alle loro controparti locali. - Servizi video gratuiti
La maggior parte dei servizi gratuiti sono costruiti come prodotti di consumo. O sono supportati dalla pubblicità o hanno funzionalità limitate. I servizi gratuiti ti offrono tutta la qualità e il supporto che ti aspetteresti da un servizio gratuito. Il più grande svantaggio di un servizio gratuito è la mancanza di sicurezza e accordi sul livello di servizio.
Man mano che i servizi video si differenziano, inizi a vedere l'importanza di far corrispondere le tue priorità al set di soluzioni che meglio si adatta alle tue esigenze. Alcuni servizi offrono un mix di collaborazione Web e condivisione di contenuti, ma falliscono nelle videoconferenze multidirezionali. Altri offrono funzionalità di audio, video e conferenza Web, ma mancano delle funzionalità di livello aziendale che le aziende cercano, come la registrazione e la creazione di report.
Oltre uno strumento per le riunioni
Se il tuo unico motivo per la videoconferenza è aggiornare le tue riunioni, allora ti aspetta una vasta gamma di contenuti bonus inaspettati. Ecco alcuni casi d'uso dipartimentali a cui potresti non aver pensato:
- Risorse umane e formazione
Dal reclutamento di nuovi membri del team alle conversazioni di formazione e sviluppo professionale, niente è più importante della comunicazione faccia a faccia. I team delle risorse umane possono sempre trarre vantaggio dalla comunicazione non verbale migliorata che si riscontra durante la videoconferenza. - IT
Ammettiamolo??? I dipartimenti IT sono noti per il loro interesse per tutto ciò che riguarda la tecnologia, quindi sono sicuri di trovare modi creativi per usarla. I team possono registrare gli aggiornamenti dei processi, supportare i dipendenti remoti e risolvere i problemi in modo collaborativo tramite video per fornire assistenza all'help desk. - Servizi professionali
La videoconferenza fornisce un altro mezzo di comunicazione per i consulenti per gestire progetti globali con i propri clienti. I team di servizi professionali sono in grado di mantenere la rotta e il budget senza trasferte inutili e costose. - Marketing e Vendite
La maggior parte dei team di marketing e vendita richiede un'ampia collaborazione con clienti e agenzie esterne. La videoconferenza li aiuta a connettersi ai progetti per creare campagne più coinvolgenti che alla fine aiutano i clienti a prendere decisioni più informate. - Ingegneria
La ricerca e lo sviluppo non possono fermarsi ad aspettare la logistica dei viaggi d'affari. I dipartimenti di ingegneria sono in grado di ottimizzare il proprio tempo con esperti globali collaborando tramite video. Le mischie quotidiane, il triage dei bug, la prototipazione e il controllo della qualità sono tutti perfetti per le videoconferenze.
Ogni reparto e ogni settore può beneficiare dei poteri collaborativi della videoconferenza. Dalle riunioni settimanali 1:1 alle riunioni mensili sullo stato e anche solo per salutare, la videoconferenza ti aiuta a costruire relazioni fornendo connessioni più personali.
Caratteristiche che contano
Ci sono molti servizi di videoconferenza disponibili sul mercato. Coprono una gamma di funzionalità e specializzazioni per soddisfare le diverse esigenze aziendali. Ecco alcune caratteristiche da cercare quando si effettua la selezione:
Facilità di amministrazione
Cerca un servizio con una dashboard online che ti dia la possibilità di generare rapporti approfonditi su statistiche come la partecipazione di utenti e sale, nonché l'utilizzo di chiamate e dispositivi. Questo tornerà utile quando sarà il momento di valutare la soluzione al momento dei rinnovi. Un portale di amministrazione online semplifica inoltre la modifica delle directory degli utenti e delle sale riunioni e consente di controllare le autorizzazioni di sicurezza.
Sicurezza
Il supporto per l'attraversamento sicuro del firewall consente agli utenti di condurre le riunioni con colleghi, partner, fornitori e chiunque altro al di fuori dell'organizzazione. Il supporto per la crittografia consente agli utenti di discutere con sicurezza di progetti top-secret. Cerca una soluzione con procedure di autenticazione a livello di account e riunione e che offra crittografia AES (Advanced Encryption Standard) a 128 bit.
Interoperabilità
Le persone non vogliono essere gravate dall'interoperabilità. Trova una soluzione che supporti la connettività any-to-any indipendentemente dai dispositivi, inclusi sistemi video, laptop, tablet e smartphone. È anche fondamentale che un sistema di videoconferenza basato su cloud sia ???basato su standard,??? il che significa che può connettersi a dispositivi di qualsiasi produttore. Immagina se gli iPhone potessero chiamare solo altri iPhone. Attenzione???alcuni fornitori operano ancora in questo modo.
Facilità d'uso
In poche parole, più sarà facile e intuitivo supportare tutti i diversi modi in cui la tua azienda comunica, più sarà utilizzata. La comunicazione può avvenire tra due persone in una chat, una chiamata audio o una videochiamata, oppure può essere una discussione di gruppo in una riunione più organizzata. È probabile che le persone nella tua organizzazione utilizzino alcuni metodi diversi a seconda dell'attività che stanno cercando di completare.
Aggiornamenti automatici
Avrai sempre le funzionalità più recenti e migliori poiché il software si aggiorna automaticamente. Iscriviti per ricevere aggiornamenti di stato in tempo reale in modo da essere sempre informato quando le funzionalità sono disponibili.
Qualità
L'affidabile qualità audio e video ti fa sentire come se fossi nella stessa stanza, anche se ti stai connettendo da migliaia di chilometri di distanza. Assicurati che il provider di servizi supporti la resilienza della rete e le soluzioni di correzione degli errori dei pacchetti.
Scalabilità
Una soluzione di videoconferenza basata su cloud dovrebbe essere scalabile per crescere man mano che la tua azienda cresce. La scalabilità consente alle aziende di tutte le dimensioni di trarre vantaggio dalle videoconferenze, non solo ai pochi privilegiati.
Accessibilità
In genere, i costi di una soluzione basata su cloud sono inferiori perché non è necessario investire o mantenere l'hardware dell'infrastruttura. Trova una soluzione che ti permetta di abilitare ogni dipendente e ogni sala riunioni.
Soluzione all-in-one
Sostituisci un servizio di conferenza audio o Web obsoleto con una soluzione di videoconferenza cloud aggiornata. Un servizio unificato è più efficiente e crea una migliore esperienza utente tra audio, video e chiamate in conferenza Web.
Supporto dispositivo
PC o Mac, tablet e smartphone (Android o iOS), Google Chrome??? o Internet Explorer??. BYOD è qui per restare??? per la migliore adozione, trova una soluzione che si integri con tutti i dispositivi che il tuo team ama utilizzare.
Chat
La chat e la chat di gruppo forniscono un ulteriore livello di collaborazione??? a livello di testo.
Condividi schermo
Trasforma istantaneamente la tua videochiamata in collaborazione condividendo lo schermo o la presentazione. In questo modo puoi collaborare su un documento oltre a comunicare faccia a faccia.
Inviti degli ospiti
Non investire in un giardino recintato. La videoconferenza dovrebbe essere disponibile per ogni persona e ogni riunione, compresi gli ospiti esterni all'azienda. Trova una soluzione con un'esperienza per gli ospiti senza interruzioni, senza pesanti requisiti di download e altre barriere per la connessione.
Integrazioni di pianificazione
Le integrazioni del calendario semplificano l'impostazione di riunioni ricorrenti o l'invio di inviti per gli ospiti a persone esterne all'organizzazione.
Sale riunioni virtuali
Solo perché i servizi di incontro sono limitati non significa che le sale riunioni virtuali non siano necessarie. Gli utenti dovrebbero avere la possibilità di creare sale riunioni riutilizzabili per riunioni ricorrenti oltre alle chiamate dirette.
Registrazione e condivisione
Cattura riunioni, conversazioni, eventi e idee importanti e condividili con le persone del tuo team che non sono state in grado di realizzare l'evento dal vivo. Poche soluzioni offrono la registrazione e ancora meno offrono una piattaforma di condivisione integrata.
Telecamere per sale conferenze
Cerca una soluzione con sistemi video integrati per spazi di collaborazione grandi e piccoli. In questo modo il tuo team locale può incontrarsi di persona e connettersi al team remoto tramite video direttamente dalla sala riunioni.
Directory basata sulla ricerca
Fare clic su un nome per effettuare una chiamata è un'esperienza molto migliore rispetto all'inserimento della stringa di composizione infinita di un servizio Meet-me. Una directory abilitata alla presenza ti consente di sapere che la persona con cui devi parlare è disponibile e pronta per la connessione.
Chiamata escalation
Proprio come una soluzione deve adattarsi alle dimensioni dell'azienda, una videochiamata dovrebbe crescere man mano che vengono incluse più persone. Scegli una soluzione con l'escalation delle chiamate per evitare il fastidio di dover riagganciare una chiamata bidirezionale solo per aprire una chiamata multidirezionale.
Supporto 24 × 7
Chi chiami se si rompe qualcosa? Una soluzione di classe business deve essere supportata da un supporto entro tempi di risposta significativi. Scegli una soluzione che ti supporterà per tutta la durata del servizio.
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