Způsob, jakým komunikujeme v kanceláři a s našimi klienty a zákazníky, se mění. Tam, kde bylo kdysi nákladné cestování, se objevily konferenční hovory, které urychlily konverzaci a pomohly urychlit rozhodování. Posuňme se o 20 let vpřed a zaměstnanci ve větším počtu pracují z domova, mobilní zařízení se stala životaschopnými pracovními stroji a lidé se mohou setkat tváří v tvář na videu jediným kliknutím na tlačítko.
Díky cloudovým videokonferencím můžete být v provozu během několika minut a uskutečňovat HD videohovory ze svých oblíbených zařízení odkudkoli, kde se můžete připojit k internetu. Pro uživatele poskytuje lidský prvek komunikace tváří v tvář přirozenější zážitek a pro správce je nasazení a správa cloudového řešení jednodušší a bezpečnější než kdykoli předtím.
Tato příručka je navržena tak, aby vám poskytla znalosti, které potřebujete k vyhledání a výběru nejlepšího řešení pro spolupráci na videu pro vaše potřeby. Probereme čtyři klasické přístupy k videokonferencím, funkce, které stojí za to vyhodnotit, a úskalí, na která je třeba si dát pozor.
Vyhodnocení vašich potřeb pro videokonference
Před hledáním prodejců a cenových možností by vždy prvním krokem mělo být vyhodnocení vašich potřeb. Na cloudovém řešení je hezké, že jak se tyto potřeby mění, můžete je snadno škálovat nahoru nebo dolů, aby odpovídaly. Pro začátek odpovězte na těchto deset otázek týkajících se vašich aktuálních požadavků:
1. Kolik míst potřebujeme pro připojení?
2. Máme zaměstnance na dálku nebo práci z domova?
3. Kolik zaměstnanců bude službu využívat celkem?
4. Kolik zasedacích místností musí mít povoleno video?
5. Jaké typy zařízení musí řešení podporovat?
– Systém zasedacích místností
– Mac®
- PC
– iOS mobil/tablet
– Android™ mobil/tablet
– Windows® mobil/tablet
6. Jsou bezpečnost a šifrování důležitými faktory?
7. Chceme samostatné systémy pro audio a webové konference?
8. Jak budou zaměstnanci službu využívat?
– konverzace 1:1
– Vícestranná skupinová spolupráce
– Velké schůzky/schůzky pro všechny
9. Jak technická je naše uživatelská základna?
10. Jaké funkce musí mít naše video řešení? (Některé nápady najdete v části Funkce, na kterých záleží)
Čtyři školy videokonferencí
Videokonferenční služby přicházejí v mnoha různých variantách, ale většina spadá do jedné z těchto čtyř kategorií:
Tradiční on-premise videokonference
Tradiční on-prem řešení náročná na hardware a peněženku se obvykle zaměřují na vysoce kvalitní hardware pro zasedací místnosti a vyžadují největší podporu ze strany IT a externích integrátorů. Servery a systémy zasedacích místností je třeba udržovat a monitorovat z hlediska výpadků a upgradů po celou dobu životnosti systému.
Web Conferencing
Někteří poskytovatelé webových konferencí nabízejí video prvek pro své webové služby zasedacích místností. Tyto typy řešení jsou obvykle nejlepší pro malou skupinu prezentujících ke sdílení informací s větším publikem. Představte si to jako vylepšený zvukový konferenční hovor, který umožňuje řečníkovi sdílet svou prezentaci a svou tvář.
Video služby Meet-Me
Seznamte se??? řešení, známé také jako bezrezervační konference, se mírně liší od webových konferencí v tom, že nevyžaduje plánování. Proces připojení k videokonferenci meet-me je velmi podobný webové konferenci. Připojte se ke sdílenému prostoru pro schůzku v cloudu a počkejte, až se moderátor připojí a zahájí hovor. Je to jako vizitka pro video.
Cloudové videokonference
- Video služby obchodní třídy
Cloudové videokonference jsou nejjednodušším řešením pro nasazení a použití. Zážitek z hovoru se soustředí na sdílený firemní adresář, takže se uživatelé připojují podle jména namísto vytáčení. Řešení podnikové třídy jsou obvykle kvalitnější, bezpečnější a, protože nevznikají vysoké náklady na hardware, jsou cenově dostupnější než jejich protějšky na trhu. - Video služby zdarma
Většina bezplatných služeb je postavena jako spotřebitelské produkty. Buď jsou podporovány reklamou, nebo přicházejí s omezenými funkcemi. Bezplatné služby vám poskytují veškerou kvalitu a podporu, kterou byste očekávali od bezplatné služby. Největší nevýhodou bezplatné služby je nedostatek smluv o zabezpečení a úrovni služeb.
Jak se video služby odlišují, začínáte chápat, jak je důležité sladit vaše priority se sadou řešení, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Některé služby nabízejí kombinaci webové spolupráce a sdílení obsahu, ale selhávají při vícecestných videokonferencích. Jiné nabízejí funkce pro audio, video a webové konference, ale postrádají funkce podnikové úrovně, které podniky hledají, jako je nahrávání a hlášení.
Kromě nástroje pro schůzky
Pokud je vaším jediným motivem pro videokonference upgrade vašich schůzek, pak vás čeká množství neočekávaného bonusového obsahu. Zde je několik případů použití v oddělení, o kterých jste možná neuvažovali:
- HR a školení
Od náboru nových členů týmu po školení a rozhovory o rozvoji kariéry není nic důležitějšího než osobní komunikace. HR týmy mohou vždy těžit z vylepšené neverbální komunikace, ke které dochází během videokonferencí. - IT
Přiznejme si to IT oddělení jsou známá svým zájmem o vše, co se týká technologií, takže si určitě najdou kreativní způsoby, jak toho využít. Týmy mohou zaznamenávat aktualizace procesů, podporovat vzdálené zaměstnance a společně odstraňovat problémy prostřednictvím videa, aby mohli obsluhovat help desk. - Profesionální služby
Videokonference poskytují konzultantům další způsob komunikace pro řízení globálních projektů se svými zákazníky. Týmy profesionálních služeb jsou schopny držet krok a rozpočet bez zbytečného a nákladného cestování. - Marketing a prodej
Většina marketingových a prodejních týmů vyžaduje rozsáhlou spolupráci se zákazníky a externími agenturami. Videokonference jim pomáhají propojit se s projekty a vytvářet poutavější kampaně, které v konečném důsledku pomohou zákazníkům činit informovanější rozhodnutí. - Inženýrství
Výzkum a vývoj se nemůže zastavit a čekat na logistiku služebních cest. Technická oddělení jsou schopna optimalizovat svůj čas s globálními odborníky díky spolupráci přes video. Každodenní skrumáže, třídění chyb, prototypování a kontrola kvality jsou perfektní pro videokonference.
Každé oddělení a každé odvětví může těžit z možností spolupráce videokonferencí. Od týdenních schůzek 1:1 až po měsíční schůzky o stavu a dokonce i jen pozdravit vám videokonference pomáhá budovat vztahy tím, že poskytuje osobnější spojení.
Funkce, na kterých záleží
Na trhu je k dispozici mnoho videokonferenčních služeb. Pokrývají řadu funkcí a specializací, které splňují různé obchodní požadavky. Zde je několik funkcí, které byste měli při výběru hledat:
Snadná správa
Vyhledejte službu pomocí online řídicího panelu, který vám dává možnost získat podrobné zprávy o statistikách, jako je účast uživatelů a místností a také využití hovorů a zařízení. To se bude hodit, když je čas vyhodnotit řešení v době obnovení. Online administrátorský portál také usnadňuje úpravu adresářů uživatelů a zasedacích místností a umožňuje vám řídit bezpečnostní oprávnění.
Bezpečnost
Podpora bezpečného procházení firewallem umožňuje uživatelům vést schůzky se spolupracovníky, partnery, dodavateli a kýmkoli jiným mimo jejich organizaci. Podpora šifrování umožňuje uživatelům diskutovat o přísně tajných projektech s jistotou. Hledejte řešení s ověřovacími postupy na úrovni účtu a schůzky, které nabízí 128bitové šifrování AES (Advanced Encryption Standard).
Interoperabilita
Lidé nechtějí být zatěžováni interoperabilitou. Najděte řešení, které podporuje konektivitu mezi všemi zařízeními bez ohledu na zařízení, včetně videosystémů, notebooků, tabletů a chytrých telefonů. Je také důležité, aby cloudový videokonferenční systém byl založen na standardech,??? což znamená, že se může připojit k zařízením vyrobeným jakýmkoli výrobcem. Představte si, že by iPhony mohly volat pouze jiné iPhony. Buďte opatrní? Někteří poskytovatelé stále fungují tímto způsobem.
Snadné použití
Jednoduše řečeno, čím snazší a intuitivnější bude podpora všech různých způsobů komunikace vaší společnosti, tím více bude využívána. Komunikace může probíhat mezi dvěma lidmi v rámci chatu, audiohovoru nebo videohovoru, nebo to může být skupinová diskuse na organizovanější schůzce. Je pravděpodobné, že lidé ve vaší organizaci používají několik různých metod v závislosti na úkolu, který se snaží dokončit.
Automatické aktualizace
Při automatické aktualizaci softwaru budete mít vždy nejnovější a nejlepší funkce. Přihlaste se k odběru aktualizací stavu v reálném čase, abyste vždy věděli, kdy jsou funkce dostupné.
Kvalita
Díky spolehlivé kvalitě zvuku a obrazu se budete cítit, jako byste byli ve stejné místnosti, i když se připojujete na tisíce kilometrů daleko. Ujistěte se, že poskytovatel služeb podporuje odolnost sítě a řešení opravy chyb paketů.
Škálovatelnost
Řešení pro videokonference založené na cloudu by mělo být škálovatelné, aby rostlo s růstem vaší společnosti. Škálovatelnost usnadňuje společnostem všech velikostí těžit z videokonferencí, nejen několika privilegovaným.
Cenová dostupnost
Obvykle jsou náklady na cloudové řešení nižší, protože nemusíte investovat ani udržovat žádný infrastrukturní hardware. Najděte řešení, které vám umožní umožnit každému zaměstnanci a každé zasedací místnosti.
Řešení vše v jednom
Nahraďte zastaralou audio nebo webovou konferenční službu aktualizovaným cloudovým řešením pro videokonference. Jednotná služba je efektivnější a vytváří lepší uživatelský zážitek mezi audio, video a webovými konferenčními hovory.
Podpora zařízení
PC nebo Mac, tablet a smartphone (Android nebo iOS), Google Chrome??? nebo Internet Explorer??. BYOD je tady, aby zůstalo? Pro nejlepší přijetí, najděte řešení, které se integruje se všemi zařízeními, která váš tým rád používá.
Živý chat
Chat a skupinový chat poskytují další úroveň spolupráce – textovou úroveň.
Sdílení obrazovky
Okamžitě proměňte svůj videohovor ve spolupráci sdílením obrazovky nebo prezentace. Tímto způsobem můžete kromě komunikace tváří v tvář spolupracovat na dokumentu.
Pozvání hostů
Neinvestujte do obezděné zahrady. Videokonference by měla být dostupná pro každého člověka a každé jednání, včetně hostů mimo společnost. Najděte řešení s bezproblémovým hostem bez náročných požadavků na stahování a dalších překážek pro připojení.
Plánování integrací
Integrace kalendáře usnadňují nastavení opakujících se schůzek nebo zasílání pozvánek hostů lidem mimo vaši organizaci.
Virtuální zasedací místnosti
To, že jsou služby meet-me omezené, neznamená, že virtuální zasedací místnosti jsou zbytečné. Uživatelé by měli mít kromě přímého volání možnost vytvořit znovu použitelné prostory zasedací místnosti pro opakující se schůzky.
Nahrávání a sdílení
Zachyťte důležité schůzky, konverzace, události a nápady a sdílejte je s lidmi ve vašem týmu, kteří nebyli schopni uskutečnit živou událost. Jen málo řešení nabízí nahrávání a ještě méně z nich nabízí vestavěnou platformu pro sdílení.
Kamery konferenčních místností
Podívejte se na řešení s integrovanými video systémy pro velké a malé prostory pro spolupráci. Tímto způsobem se váš místní tým může osobně setkat a připojit se ke vzdálenému týmu prostřednictvím videa přímo ze zasedací místnosti.
Adresář založený na vyhledávání
Kliknutím na jméno pro uskutečnění hovoru je mnohem lepší zážitek než zadávání nekonečného vytáčení ve službě meet-me. Adresář s podporou přítomnosti vám dá vědět, že osoba, se kterou potřebujete mluvit, je dostupná a připravená se připojit.
Eskalace volání
Stejně jako se řešení musí škálovat podle velikosti společnosti, videohovor by se měl škálovat tak, aby rostl, jak bude zahrnuto více lidí. Vyberte si řešení s eskalací hovorů, abyste se vyhnuli potížím s nutností zavěsit obousměrný hovor jen kvůli zahájení vícesměrného hovoru.
Podpora 24 × 7
Komu zavoláš, když se něco rozbije? Řešení podnikové třídy musí být podpořeno podporou ve smysluplných dobách odezvy. Vyberte si řešení, které vás bude podporovat po celou dobu životnosti služby.
Na spojeních záleží
V Lifesize chápeme sílu propojení lidí, aby bylo pracoviště skvělé. Naše řešení pro videokonference jsou navržena tak, aby splňovala požadavky dnešních moderních podniků, a přesto jsou plně dostupná podnikům jakékoli velikosti. Podívejte se, zda Lifesize splňuje kritéria ve vašem seznamu, a vyzkoušejte jej zdarma.
- Podpora pro všechny způsoby komunikace vaší společnosti
- Propojuje všechna zařízení, která vaše společnost ráda používá
- Cenově dostupné a snadné na nákup, správu a podporu
- Interoperabilní bez ohledu na výrobce nebo operační systémy
- Kompletní zabezpečení pro vaše přísně tajné konverzace
- Nejvyšší kvalita obrazu, zvuku a prezentace
- Platforma pro nahrávání a sdílení
- Cenově dostupné a snadné na nákup, správu a podporu
