Zmienia się sposób, w jaki komunikujemy się w biurze oraz z naszymi klientami i klientami. Tam, gdzie kiedyś podróże były kosztowne, pojawiły się telekonferencje, które przyspieszyły rozmowę i przyspieszyły podejmowanie decyzji. Przenieś się o 20 lat do przodu, a liczba pracowników pracuje z domu, urządzenia mobilne stały się opłacalnymi maszynami do pracy, a ludzie mogą spotykać się twarzą w twarz za pośrednictwem wideo za pomocą kliknięcia przycisku.
Dzięki wideokonferencjom w chmurze możesz rozpocząć pracę w ciągu kilku minut, prowadząc rozmowy wideo HD z ulubionych urządzeń z dowolnego miejsca, w którym możesz połączyć się z Internetem. Dla użytkownika element ludzki komunikacji twarzą w twarz zapewnia bardziej naturalne doświadczenie, a dla administratora wdrażanie rozwiązania w chmurze i zarządzanie nim jest łatwiejsze i bezpieczniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Ten przewodnik ma na celu dostarczenie wiedzy potrzebnej do wyszukania i wybrania najlepszego rozwiązania do współpracy wideo odpowiadającego Twoim potrzebom. Omówimy cztery klasyczne podejścia do wideokonferencji, funkcje warte oceny i pułapki, na które należy zwrócić uwagę.
Ocena Twoich potrzeb w zakresie wideokonferencji
Przed wyszukaniem dostawców i opcji cenowych pierwszym krokiem powinna być zawsze ocena Twoich potrzeb. Zaletą rozwiązania w chmurze jest to, że w miarę zmieniających się potrzeb można łatwo skalować w górę lub w dół, aby dopasować. Aby rozpocząć, odpowiedz na te dziesięć pytań dotyczących Twoich aktualnych wymagań:
1. Ile lokalizacji potrzebujemy do połączenia?
2. Czy mamy pracowników zdalnych lub pracujących z domu?
3. Ilu łącznie pracowników będzie korzystać z usługi?
4. Ile sal konferencyjnych musi być wyposażonych w wideo?
5. Jakie typy urządzeń musi obsługiwać rozwiązanie?
– System sal konferencyjnych
– Mac®
- PC
– Telefon komórkowy/tablet z systemem iOS
– Telefon komórkowy/tablet z systemem Android™
– Mobilny/tablet z systemem Windows®
6. Czy bezpieczeństwo i szyfrowanie są ważnymi czynnikami?
7. Czy chcemy oddzielnych systemów do konferencji audio i internetowych?
8. W jaki sposób pracownicy będą korzystać z usługi?
– Rozmowy 1:1
– Wieloosobowa współpraca grupowa
– Spotkania duże/całoosobowe
9. Jak bardzo techniczna jest nasza baza użytkowników?
10. Jakie są niezbędne funkcje naszego rozwiązania wideo? (Zobacz Funkcje, które mają znaczenie, aby poznać kilka pomysłów)
Cztery szkoły wideokonferencji
Usługi wideokonferencji są dostępne w wielu różnych odmianach, ale większość należy do jednej z tych czterech kategorii:
Tradycyjne wideokonferencje na miejscu
Tradycyjne rozwiązania on-prem są ciężkie pod względem sprzętu i portfela i zwykle koncentrują się na wysokiej jakości sprzęcie do sal konferencyjnych i wymagają największego wsparcia ze strony IT i zewnętrznych integratorów. Serwery i systemy sal konferencyjnych muszą być konserwowane i monitorowane pod kątem przestojów i aktualizacji przez cały okres eksploatacji systemu.
Konferencje internetowe
Niektórzy dostawcy konferencji internetowych oferują element wideo w swoich internetowych usługach pokojów konferencyjnych. Tego typu rozwiązania są zwykle najlepsze dla małej grupy prezenterów, aby dzielić się informacjami z większą publicznością. Pomyśl o tym jak o ulepszonej konferencji audio, która pozwala mówcy podzielić się swoją prezentacją i twarzą.
Usługi wideo Meet-Me
???spotkanie??? rozwiązanie, znane również jako konferencje bez rezerwacji, różni się nieco od konferencji internetowych tym, że nie wymaga planowania. Proces łączenia się ze spotkaniem wideo typu meet-me jest bardzo podobny do konferencji internetowej? Połącz się przez telefon ze współdzieloną przestrzenią spotkania w chmurze i poczekaj, aż moderator się połączy i rozpocznie rozmowę. To jak wizytówka dla wideo.
Wideokonferencje w chmurze
- Usługi wideo klasy biznesowej
Wideokonferencje w chmurze to rozwiązanie najłatwiejsze do wdrożenia i użytkowania. Obsługa połączeń koncentruje się na udostępnionym katalogu firmowym, więc użytkownicy łączą się za pomocą nazwy, a nie ciągu wybierania. Rozwiązania klasy biznesowej są zwykle wyższej jakości, bezpieczniejsze, a ponieważ nie wiążą się z wysokimi kosztami sprzętu, są bardziej przystępne cenowo niż ich lokalne odpowiedniki. - Darmowe usługi wideo
Większość bezpłatnych usług jest tworzonych jako produkty konsumenckie. Albo są obsługiwane przez reklamy, albo mają ograniczone funkcje. Bezpłatne usługi zapewniają jakość i wsparcie, jakich można oczekiwać od bezpłatnych usług. Największą wadą bezpłatnej usługi jest brak umów dotyczących bezpieczeństwa i poziomu usług.
W miarę różnicowania się usług wideo zaczynasz dostrzegać znaczenie dopasowania swoich priorytetów do zestawu rozwiązań, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom. Niektóre usługi oferują połączenie współpracy internetowej i udostępniania treści, ale zawodzą w wieloosobowych wideokonferencjach. Inne oferują funkcje konferencji audio, wideo i internetowych, ale brakuje im funkcji klasy korporacyjnej, których szukają firmy, takich jak nagrywanie i raportowanie.
Poza narzędziem do spotkań
Jeśli Twoim jedynym motywem do wideokonferencji jest ulepszenie spotkań, czeka Cię mnóstwo nieoczekiwanych dodatkowych treści. Oto kilka działowych przypadków użycia, o których być może nie pomyślałeś:
- HR i szkoleń
Od rekrutacji nowych członków zespołu po szkolenia i rozmowy dotyczące rozwoju kariery, nic nie jest ważniejsze niż komunikacja twarzą w twarz. Zespoły HR zawsze mogą skorzystać z ulepszonej komunikacji niewerbalnej, która jest dostępna podczas wideokonferencji. - IT
Spójrzmy prawdzie w oczy Działy IT są znane z zainteresowania wszystkimi technologiami, więc z pewnością znajdą kreatywne sposoby ich wykorzystania. Zespoły mogą rejestrować aktualizacje procesów, wspierać pracowników zdalnych i wspólnie rozwiązywać problemy za pośrednictwem wideo w celu obsługi działu pomocy technicznej. - Profesjonalne usługi
Wideokonferencje to kolejny sposób komunikacji dla konsultantów w celu zarządzania globalnymi projektami z klientami. Profesjonalne zespoły usługowe są w stanie trzymać się terminów i budżetu bez zbędnych i kosztownych podróży. - Marketing i sprzedaż
Większość zespołów marketingu i sprzedaży wymaga intensywnej współpracy z klientami i agencjami zewnętrznymi. Wideokonferencje pomagają im łączyć się z projektami w celu tworzenia bardziej angażujących kampanii, które ostatecznie pomagają klientom podejmować bardziej świadome decyzje. - Inżynieria
Badania i rozwój nie mogą się zatrzymać i czekać na logistykę podróży służbowych. Działy inżynieryjne mogą optymalizować swój czas z globalnymi ekspertami, współpracując przy użyciu wideo. Codzienne scrumy, selekcja błędów, prototypowanie i kontrola jakości są idealne do wideokonferencji.
Każdy dział i każda branża może skorzystać z możliwości współpracy wideokonferencji. Od cotygodniowych spotkań 1:1 do comiesięcznych spotkań statusowych, a nawet po prostu się przywitać, wideokonferencje pomagają budować relacje, zapewniając bardziej osobiste połączenia.
Funkcje, które mają znaczenie
Na rynku dostępnych jest wiele usług wideokonferencji. Obejmują one szereg funkcji i specjalizacji, aby sprostać różnym wymaganiom biznesowym. Oto kilka funkcji, na które należy zwrócić uwagę podczas dokonywania wyboru:
Łatwość administracji
Poszukaj usługi z pulpitem nawigacyjnym online, który daje możliwość generowania szczegółowych raportów dotyczących statystyk, takich jak udział użytkowników i pokoju, a także korzystanie z połączeń i urządzeń. Przyda się to, gdy nadejdzie czas na ocenę rozwiązania, nadchodzi czas odnowienia. Internetowy portal administracyjny ułatwia również modyfikowanie katalogów użytkowników i sal konferencyjnych oraz pozwala kontrolować uprawnienia zabezpieczeń.
Bezpieczeństwo
Obsługa bezpiecznego przechodzenia przez zaporę ogniową umożliwia użytkownikom prowadzenie spotkań ze współpracownikami, partnerami, dostawcami i wszystkimi osobami spoza ich organizacji. Obsługa szyfrowania pozwala użytkownikom bezpiecznie omawiać ściśle tajne projekty. Poszukaj rozwiązania z procedurami uwierzytelniania na poziomie konta i spotkania, które oferuje 128-bitowe szyfrowanie AES (Advanced Encryption Standard).
Interoperacyjność
Ludzie nie chcą być obciążani interoperacyjnością. Znajdź rozwiązanie obsługujące łączność typu „każdy z każdym” niezależnie od urządzeń, w tym systemów wideo, laptopów, tabletów i smartfonów. Bardzo ważne jest również, aby oparty na chmurze system wideokonferencyjny był oparty na standardach. co oznacza, że może łączyć się z urządzeniami dowolnego producenta. Wyobraź sobie, że iPhone'y mogą dzwonić tylko do innych iPhone'ów. Bądź ostrożny Niektórzy dostawcy nadal działają w ten sposób.
Łatwość użycia
Mówiąc najprościej, im łatwiej i bardziej intuicyjnie obsługuje się różne sposoby komunikacji w firmie, tym częściej będzie ona wykorzystywana. Komunikacja może odbywać się między dwiema osobami na czacie, w rozmowie głosowej lub wideo, lub może to być dyskusja grupowa na bardziej zorganizowanym spotkaniu. Istnieje prawdopodobieństwo, że ludzie w Twojej organizacji używają kilku różnych metod w zależności od zadania, które próbują wykonać.
Aktualizacje automatyczne
Zawsze będziesz mieć dostęp do najnowszych i najlepszych funkcji, ponieważ oprogramowanie aktualizuje się automatycznie. Subskrybuj, aby otrzymywać aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze wiesz, kiedy funkcje są dostępne.
Jakość
Niezawodna jakość dźwięku i obrazu sprawia, że czujesz się, jakbyś był w tym samym pokoju, nawet jeśli łączysz się z odległości tysięcy kilometrów. Upewnij się, że dostawca usług obsługuje rozwiązania w zakresie odporności sieci i korekcji błędów pakietów.
Skalowalność
Oparte na chmurze rozwiązanie do wideokonferencji powinno być skalowalne, aby rosło wraz z rozwojem Twojej firmy. Skalowalność ułatwia firmom każdej wielkości korzystanie z wideokonferencji, a nie tylko nielicznym uprzywilejowanym.
Przystępność
Zwykle koszty rozwiązania opartego na chmurze są niższe, ponieważ nie trzeba inwestować ani utrzymywać żadnej infrastruktury sprzętowej. Znajdź rozwiązanie, które umożliwi każdemu pracownikowi i każdej sali konferencyjnej.
Kompleksowe rozwiązanie
Zastąp przestarzałą usługę konferencji audio lub internetowej zaktualizowanym rozwiązaniem do wideokonferencji w chmurze. Ujednolicona usługa jest bardziej wydajna i zapewnia lepszą obsługę połączeń konferencyjnych audio, wideo i internetowych.
Wsparcie urządzeń
PC lub Mac, tablet i smartfon (Android lub iOS), Google Chrome??? czy Internet Explorer?? BYOD jest już na zawsze ???Aby uzyskać najlepsze przyjęcie, znajdź rozwiązanie, które integruje się ze wszystkimi urządzeniami, z których Twój zespół uwielbia korzystać.
Czat na żywo
Czat i czat grupowy zapewniają dodatkowy poziom współpracy na poziomie tekstowym.
Share Screen
Błyskawicznie przekształć rozmowę wideo we współpracę, udostępniając ekran lub prezentację. W ten sposób, oprócz bezpośredniej komunikacji, możesz współpracować nad dokumentem.
Zaproszenia gości
Nie inwestuj w ogród otoczony murem. Wideokonferencje powinny być dostępne dla każdej osoby i każdego spotkania, także dla gości spoza firmy. Znajdź rozwiązanie zapewniające bezproblemową obsługę gości, wolne od dużych wymagań dotyczących pobierania i innych barier w łączeniu.
Planowanie integracji
Integracje z kalendarzem ułatwiają ustawianie spotkań cyklicznych lub wysyłanie zaproszeń gości do osób spoza organizacji.
Wirtualne sale konferencyjne
To, że usługi Meet-me są ograniczone, nie oznacza, że wirtualne sale konferencyjne są niepotrzebne. Użytkownicy powinni mieć możliwość tworzenia sal konferencyjnych wielokrotnego użytku na potrzeby powtarzających się spotkań oprócz bezpośrednich połączeń.
Nagrywanie i udostępnianie
Uchwyć ważne spotkania, rozmowy, wydarzenia i pomysły i podziel się nimi z członkami zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć w wydarzeniu na żywo. Niewiele rozwiązań oferuje nagrywanie, a jeszcze mniej oferuje wbudowaną platformę udostępniania.
Kamery do sal konferencyjnych
Sprawdź rozwiązanie ze zintegrowanymi systemami wideo dla dużych i małych przestrzeni do współpracy. W ten sposób lokalny zespół może spotkać się osobiście i połączyć z zespołem zdalnym przez wideo bezpośrednio z sali konferencyjnej.
Katalog oparty na wyszukiwaniu
Kliknięcie nazwy w celu nawiązania połączenia jest znacznie lepszym doświadczeniem niż wprowadzanie niekończącego się ciągu wybierania w usłudze Meet-me. Katalog z włączoną funkcją obecności informuje, że osoba, z którą chcesz porozmawiać, jest dostępna i gotowa do połączenia.
Eskalacja połączenia
Tak jak rozwiązanie musi dostosowywać się do wielkości firmy, tak rozmowa wideo powinna rosnąć w miarę uwzględniania większej liczby osób. Wybierz rozwiązanie z eskalacją połączeń, aby uniknąć kłopotów z koniecznością rozłączania połączenia dwukierunkowego tylko po to, aby otworzyć połączenie wieloosobowe.
Wsparcie 24 × 7
Do kogo dzwonisz, jeśli coś się zepsuje? Rozwiązanie klasy biznesowej musi być wspierane przez wsparcie w rozsądnym czasie reakcji. Wybierz rozwiązanie, które będzie Cię wspierać przez cały okres użytkowania usługi.
Połączenia mają znaczenie
W Lifesize rozumiemy siłę łączenia ludzi, aby uczynić miejsce pracy wspaniałym. Nasze rozwiązania wideokonferencyjne zostały zaprojektowane tak, aby sprostać wymaganiom współczesnego przedsiębiorstwa, a jednocześnie w pełni dostępne dla firm każdej wielkości. Sprawdź, czy Lifesize spełnia kryteria z Twojej listy i wypróbuj za darmo.
- Wsparcie dla wszystkich sposobów komunikacji Twojej firmy
- Łączy wszystkie urządzenia, których Twoja firma uwielbia używać
- Niedrogie i łatwe w zakupie, zarządzaniu i wsparciu
- Interoperacyjność niezależnie od producentów i systemów operacyjnych
- Pełne bezpieczeństwo Twoich ściśle tajnych rozmów
- Najwyższa jakość obrazu, dźwięku i prezentacji
- Platforma do nagrywania i udostępniania
- Niedrogie i łatwe w zakupie, zarządzaniu i wsparciu
