Hvordan vi kommuniserer rundt på kontoret og med våre kunder og kunder er i endring. Der det en gang var kostbare reiser, dukket det opp konferansesamtaler for å få fart på samtalen og bidra til å fremskynde beslutningstaking. Flash fremover 20 år, og ansatte jobber hjemmefra i større antall, mobile enheter har blitt levedyktige arbeidsmaskiner og folk kan møtes ansikt til ansikt over video med et klikk på en knapp.
Med nettsky-videokonferanser kan du være i gang på få minutter, og foreta HD-videosamtaler fra favorittenhetene dine fra hvor som helst du kan koble til Internett. For brukeren gir det menneskelige elementet av ansikt-til-ansikt kommunikasjon en mer naturlig opplevelse, og for administratoren er distribusjon og administrasjon av en skyløsning enklere og sikrere enn noen gang før.
Denne veiledningen er utviklet for å gi deg kunnskapen du trenger for å finne og velge den beste videosamarbeidsløsningen for dine behov. Vi vil dekke de fire klassiske tilnærmingene til videokonferanser, funksjonene som er verdt å vurdere og fallgruvene du bør se etter.
Evaluering av dine behov for videokonferanser
Før du oppsøker leverandører og prisalternativer, bør det første trinnet alltid være å evaluere behovene dine. Det fine med en skyløsning er at etter hvert som behovene endres, kan du enkelt skalere opp eller ned for å matche. For å begynne, svar på disse ti spørsmålene om dine nåværende krav:
1. Hvor mange lokasjoner trenger vi å koble til?
2. Har vi eksterne ansatte eller ansatte hjemmefra?
3. Hvor mange ansatte totalt vil bruke tjenesten?
4. Hvor mange møterom må videoaktiveres?
5. Hvilke typer enheter må løsningen støtte?
– Møteromsystem
– Mac®
- PC
– iOS mobil/nettbrett
– Android™ mobil/nettbrett
– Windows® mobil/nettbrett
6. Er sikkerhet og kryptering viktige faktorer?
7. Ønsker vi separate systemer for lyd- og webkonferanser?
8. Hvordan vil ansatte bruke tjenesten?
– 1:1 samtaler
– Flerveis gruppesamarbeid
– Stor-/allhåndsmøter
9. Hvor teknisk er brukerbasen vår?
10. Hva er noen funksjoner som må ha for videoløsningen vår? (Se funksjoner som betyr noe for noen ideer)
De fire skolene for videokonferanser
Videokonferansetjenester kommer i mange forskjellige varianter, men de fleste faller inn i en av disse fire kategoriene:
Tradisjonelle videokonferanser på stedet
Tungt på maskinvaren og hardt for lommeboken, tradisjonelle lokale løsninger er vanligvis fokusert på høykvalitets møteromsmaskinvare og krever mest mulig støtte fra IT og eksterne integratorer. Servere og møteromssystemer må vedlikeholdes og overvåkes for strømbrudd og oppgraderinger gjennom hele systemets levetid.
Nettkonferanse
Noen nettkonferanseleverandører tilbyr et videoelement til sine nettbaserte møteromstjenester. Denne typen løsninger er vanligvis best for en liten gruppe presentatører for å dele informasjon med et større publikum. Tenk på det som en oppgradert lydkonferansesamtale som lar høyttaleren dele presentasjonen og ansiktet sitt.
Meet-Me-videotjenester
Møt-meg??? løsning, også kjent som reservasjonsfrie konferanser, varierer litt fra nettkonferanser ved at den ikke krever planlegging. Prosessen for å koble til et møte-meg-videomøte ligner veldig på en nettkonferanse??ringe til et delt møteområde i skyen og vente på at moderatoren skal koble seg til og starte samtalen. Det er som et telekort for video.
Cloud videokonferanser
- Videotjenester i bedriftsklasse
Cloud videokonferanser er den enkleste løsningen å distribuere og bruke. Samtaleopplevelsen er sentrert om en delt firmakatalog, slik at brukere kobler til med navn i stedet for med oppringingsstreng. Business-class-løsninger er vanligvis høyere i kvalitet, sikrere og, fordi det ikke er noen store maskinvarekostnader, rimeligere enn deres on-prem-motparter. - Gratis videotjenester
De fleste gratistjenester er bygget som forbrukerprodukter. Enten er de annonsestøttet, eller så kommer de med begrensede funksjoner. Gratis tjenester gir deg all den kvaliteten og støtten du forventer av en gratis tjeneste. Den største ulempen med en gratis tjeneste er mangelen på sikkerhet og servicenivåavtaler.
Ettersom videotjenester differensierer seg, begynner du å se viktigheten av å matche prioriteringene dine til løsningssettet som best passer dine behov. Noen tjenester tilbyr en blanding av nettsamarbeid og innholdsdeling, men mislykkes ved flerveis videokonferanser. Andre tilbyr lyd-, video- og webkonferansefunksjoner, men mangler bedriftskvalitetsfunksjoner som bedrifter ser etter, som opptak og rapportering.
Beyond a Meetings Tool
Hvis ditt eneste motiv for videokonferanser er å oppgradere møtene dine, er du inne for et vell av uventet bonusinnhold. Her er noen avdelingsbrukstilfeller du kanskje ikke har tenkt på:
- HR og opplæring
Fra rekruttering av nye teammedlemmer til opplæring og karriereutviklingssamtaler, ingenting er viktigere enn kommunikasjon ansikt til ansikt. HR-team kan alltid dra nytte av den forbedrede nonverbale kommunikasjonen som kommer over videokonferanser. - IT
La oss innse det? IT-avdelinger er kjent for sin interesse for alt teknologi, så de finner garantert kreative måter å bruke det på. Team kan ta opp prosessoppdateringer, støtte eksterne ansatte og samarbeide med feilsøking over video for å betjene brukerstøtten. - Profesjonelle tjenester
Videokonferanser gir et annet kommunikasjonsmiddel for konsulenter for å administrere globale prosjekter med kundene sine. Profesjonelle serviceteam kan holde seg på sporet og på budsjettet uten unødvendige og kostbare reiser. - Markedsføring og salg
De fleste markedsførings- og salgsteam krever omfattende samarbeid med kunder og eksterne byråer. Videokonferanser hjelper dem å koble seg på prosjekter for å lage mer engasjerende kampanjer som til slutt hjelper kundene med å ta mer informerte beslutninger. - Ingeniørarbeid
Forskning og utvikling kan ikke stoppe og vente på forretningsreiselogistikk. Ingeniøravdelinger er i stand til å optimalisere tiden sin med globale eksperter ved å samarbeide over video. Daglige scrums, feiltriaging, prototyping og kvalitetskontroll er alle perfekte for videokonferanser.
Hver avdeling og hver bransje kan dra nytte av samarbeidsevnen til videokonferanser. Fra de ukentlige 1:1-møtene til de månedlige statusmøtene og til og med bare for å si hei, videokonferanser hjelper deg med å bygge relasjoner ved å gi mer personlige forbindelser.
Funksjoner som betyr noe
Det er mange videokonferansetjenester tilgjengelig på markedet. De dekker en rekke funksjoner og spesialiseringer for å møte ulike forretningskrav. Her er noen funksjoner du bør se etter når du velger:
Enkel administrering
Se etter en tjeneste med et online dashbord som gir deg muligheten til å hente inn dybderapporter om statistikk som bruker- og romdeltakelse samt samtale- og enhetsbruk. Dette vil komme godt med når det er på tide å evaluere løsningen når fornyelsestid. En nettbasert administrasjonsportal gjør det også enkelt å endre bruker- og møteromskataloger og lar deg kontrollere sikkerhetstillatelser.
Sikkerhet
Støtte for sikker brannmurgjennomgang lar brukere gjennomføre møter med kolleger, partnere, leverandører og alle andre utenfor organisasjonen. Støtte for kryptering lar brukere diskutere topphemmelige prosjekter med selvtillit. Se etter en løsning med autentiseringsprosedyrer på konto- og møtenivå og som tilbyr 128-bit AES (Advanced Encryption Standard) kryptering.
Interoperabilitet
Folk ønsker ikke å bli belastet med interoperabilitet. Finn en løsning som støtter alle-til-alle tilkoblinger uavhengig av enheter, inkludert videosystemer, bærbare datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner. Det er også avgjørende for et skybasert videokonferansesystem å være standardbasert. noe som betyr at den kan kobles til enheter laget av enhver produsent. Tenk om iPhones bare kunne ringe andre iPhones. Vær forsiktig? Noen leverandører opererer fortsatt på denne måten.
Brukervennlighet
Enkelt sagt, jo enklere og mer intuitivt det er å støtte alle de forskjellige måtene bedriften din kommuniserer på, jo mer vil den bli brukt. Kommunikasjon kan være mellom to personer i en chat, en lydsamtale eller en videosamtale, eller det kan være en gruppediskusjon i et mer organisert møte. Sjansen er stor for at folk i organisasjonen din bruker noen forskjellige metoder avhengig av oppgaven de prøver å fullføre.
Automatiske oppdateringer
Du vil alltid ha de nyeste og beste funksjonene ettersom programvaren oppdateres automatisk. Abonner for å motta statusoppdateringer i sanntid slik at du alltid vet når funksjoner er tilgjengelige.
Kvalitet
Pålitelig lyd- og videokvalitet får deg til å føle at du er i samme rom, selv om du kobler til på tusenvis av kilometer unna. Sørg for at tjenesteleverandøren støtter nettverksresiliens og pakkefeilrettingsløsninger.
skalerbarhet
En skybasert videokonferanseløsning bør være skalerbar for å vokse etter hvert som bedriften din vokser. Skalerbarhet gjør det enkelt for selskaper i alle størrelser å dra nytte av videokonferanser, ikke bare de få privilegerte.
Prisgunstig
Vanligvis er kostnadene for en skybasert løsning lavere fordi du ikke trenger å investere i eller vedlikeholde infrastrukturmaskinvare. Finn en løsning som lar deg aktivere alle ansatte og hvert møterom.
Alt-i-ett-løsning
Erstatt en utdatert lyd- eller nettkonferansetjeneste med en oppdatert skyvideokonferanseløsning. En enhetlig tjeneste er mer effektiv og skaper en bedre brukeropplevelse blant lyd-, video- og nettkonferansesamtaler.
Enhetsstøtte
PC eller Mac, nettbrett og smarttelefon (Android eller iOS), Google Chrome??? eller Internet Explorer??. BYOD er kommet for å bli??? for den beste bruken, finn en løsning som integreres med alle enhetene teamet ditt elsker å bruke.
Chat
Chat og gruppechat gir et ekstra nivå av samarbeid??? et tekstnivå.
Skjermdel
Gjør videosamtalen din umiddelbart om til samarbeid ved å dele skjermen eller presentasjonen. På den måten kan du samarbeide om et dokument i tillegg til å kommunisere ansikt til ansikt.
Gjesteinvitasjoner
Ikke invester i en inngjerdet hage. Videokonferanser bør være tilgjengelige for alle personer og hvert møte, inkludert gjester utenfor selskapet. Finn en løsning med en sømløs gjesteopplevelse uten store nedlastingskrav og andre hindringer for tilkobling.
Planlegging av integrasjoner
Kalenderintegrasjoner gjør det enkelt å angi gjentakende møter eller å sende gjesteinvitasjoner til personer utenfor organisasjonen din.
Virtuelle møterom
Bare fordi møte-meg-tjenester er begrenset, betyr det ikke at virtuelle møterom er unødvendige. Brukere bør ha muligheten til å opprette gjenbrukbare møteromsplasser for gjentakende møter i tillegg til direkte oppringing.
Opptak og deling
Ta opp viktige møter, samtaler, begivenheter og ideer og del dem med personene i teamet ditt som ikke var i stand til å delta i live-arrangementet. Få løsninger tilbyr opptak, og enda færre tilbyr en innebygd delingsplattform.
Konferanseromskameraer
Se etter en løsning med integrerte videosystemer for store og små samarbeidsrom. På den måten kan det lokale teamet ditt møtes personlig og koble til det eksterne teamet over video rett fra møterommet.
Søkebasert katalog
Å klikke på et navn for å ringe er en mye bedre opplevelse enn å angi den endeløse oppringingsstrengen til en møte-meg-tjeneste. En tilstedeværelsesaktivert katalog forteller deg at personen du trenger å snakke med er tilgjengelig og klar til å koble til.
Call Eskalering
Akkurat som en løsning må skaleres til størrelsen på selskapet, bør en videosamtale skaleres for å vokse etter hvert som flere mennesker inkluderes. Velg en løsning med samtaleeskalering for å unngå bryet med å legge på en toveis samtale bare for å åpne opp en flerveis samtale.
24 × 7-støtte
Hvem ringer du hvis noe går i stykker? En løsning i forretningsklassen må støttes av støtte innenfor meningsfulle responstider. Velg en løsning som vil støtte deg gjennom hele tjenestens levetid.
Tilkoblinger betyr noe
Hos Lifesize forstår vi kraften i å koble mennesker sammen for å gjøre arbeidsplassen flott. Våre videokonferanseløsninger er designet for å møte kravene til dagens moderne bedrift, men likevel fullt tilgjengelig for bedrifter av alle størrelser. Se om Lifesize oppfyller kriteriene på listen din, og prøv det ut gratis.
- Støtte for alle måtene bedriften din kommuniserer på
- Kobler til alle enhetene bedriften din elsker å bruke
- Rimelig og enkel å kjøpe, administrere og støtte
- Interoperabel, uavhengig av produsent eller operativsystem
- Fullstendig sikkerhet for dine topphemmelige samtaler
- Høyeste video-, lyd- og presentasjonskvalitet
- Opptaks- og delingsplattform
- Rimelig og enkel å kjøpe, administrere og støtte
