Tapa, jolla kommunikoimme toimistossa sekä asiakkaidemme ja asiakkaidemme kanssa, on muuttumassa. Siellä, missä aikoinaan oli kallis matka, neuvottelupuhelut syntyivät keskustelun nopeuttamiseksi ja päätöksenteon nopeuttamiseksi. Vilku 20 vuotta eteenpäin, ja työntekijät työskentelevät yhä enemmän kotoa käsin, mobiililaitteista on tullut toimivia työkoneita ja ihmiset voivat tavata kasvotusten videon välityksellä napin painalluksella.
Pilvivideoneuvottelujen avulla voit olla valmis muutamassa minuutissa ja soittaa HD-videopuheluita suosikkilaitteistasi missä tahansa, jossa voit muodostaa yhteyden Internetiin. Käyttäjälle kasvokkain tapahtuvan viestinnän inhimillinen elementti tarjoaa luonnollisemman kokemuksen, ja järjestelmänvalvojalle pilviratkaisun käyttöönotto ja hallinta on helpompaa ja turvallisempaa kuin koskaan ennen.
Tämä opas on suunniteltu antamaan sinulle tietoa, jota tarvitset etsiäksesi ja valitaksesi parhaan videoyhteistyöratkaisun tarpeisiisi. Käsittelemme neljä klassista lähestymistapaa videoneuvotteluihin, arvioimisen arvoiset ominaisuudet ja varoittavat sudenkuopat.
Arvioimme videoneuvottelutarpeesi
Ennen kuin etsit myyjiä ja hinnoitteluvaihtoehtoja, ensimmäinen askel tulisi aina olla tarpeidesi arviointi. Mukava asia pilviratkaisussa on, että tarpeiden muuttuessa voit helposti skaalata ylös tai alas vastaavaksi. Aloita vastaamalla näihin kymmeneen kysymykseen nykyisistä vaatimuksistasi:
1. Kuinka monta sijaintia meidän on yhdistettävä?
2. Onko meillä etä- tai etätyöntekijöitä?
3. Kuinka monta työntekijää yhteensä käyttää palvelua?
4. Kuinka monessa kokoushuoneessa on oltava videokuvaus?
5. Millaisia laitteita ratkaisun tulee tukea?
– Kokoushuonejärjestelmä
– Mac®
- PC
– iOS-mobiili/tabletti
– Android™-matkapuhelin/tabletti
– Windows® mobile/tabletti
6. Ovatko turvallisuus ja salaus tärkeitä tekijöitä?
7. Haluammeko erilliset järjestelmät ääni- ja verkkoneuvotteluille?
8. Miten työntekijät käyttävät palvelua?
– 1:1 keskusteluja
– Monisuuntainen ryhmäyhteistyö
– Suuret/kaikkien käsien tapaamiset
9. Kuinka tekninen käyttäjäkuntamme on?
10. Mitkä ovat joitain videoratkaisumme pakollisia ominaisuuksia? (Katso tärkeitä ideoita ominaisuuksista)
Videoneuvottelujen neljä koulukuntaa
Videoneuvottelupalveluita on monia eri makuja, mutta suurin osa kuuluu johonkin näistä neljästä luokasta:
Perinteinen paikan päällä oleva videoneuvottelu
Perinteiset on-prem-ratkaisut, joissa on paljon laitteistoa ja lompakkoa, keskittyvät tyypillisesti korkealaatuisiin kokoushuonelaitteistoihin ja vaativat eniten tukea IT:ltä ja ulkopuolisilta integroijilta. Palvelimia ja kokoushuonejärjestelmiä on ylläpidettävä ja valvottava katkosten ja päivitysten varalta järjestelmän koko käyttöiän ajan.
Verkkokokoukset
Jotkut verkkoneuvottelujen tarjoajat tarjoavat videoelementin verkkopohjaisiin kokoushuonepalveluihinsa. Tämäntyyppiset ratkaisut ovat yleensä parhaita pienelle esittelijäjoukolle jakaa tietoa suuremmalle yleisölle. Ajattele sitä kuin päivitettyä äänikonferenssipuhelua, jonka avulla puhuja voi jakaa esityksensä ja kasvonsa.
Meet-Me -videopalvelut
Tapaa minut??? Ratkaisu, joka tunnetaan myös nimellä varaukseton neuvottelu, eroaa hieman verkkoneuvotteluista siinä mielessä, että se ei vaadi ajoitusta. Tapaa minut -videokokoukseen yhdistämisprosessi on hyvin samanlainen kuin verkkokonferenssi? Soita jaettuun kokoustilaan pilvessä ja odota, että moderaattori muodostaa yhteyden ja aloittaa puhelun. Se on kuin käyntikortti videolle.
Pilvivideoneuvottelut
- Business-luokan videopalvelut
Pilvivideoneuvottelut ovat helpoin ratkaisu ottaa käyttöön ja käyttää. Puhelukokemus keskittyy jaettuun yrityshakemistoon, joten käyttäjät muodostavat yhteyden nimen perusteella valintamerkkijonon sijaan. Business-luokan ratkaisut ovat tyypillisesti laadukkaampia, turvallisempia ja, koska niissä ei ole suuria laitteistokustannuksia, edullisempia kuin on-prem-vastineet. - Ilmaiset videopalvelut
Suurin osa ilmaisista palveluista on rakennettu kuluttajatuotteiksi. Ne ovat joko mainostuettuja tai niissä on rajoitettuja ominaisuuksia. Ilmaiset palvelut antavat sinulle kaiken sen laadun ja tuen, jota voit odottaa ilmaiselta palvelulta. Ilmaisen palvelun suurin haittapuoli on turvallisuuden ja palvelutason sopimusten puute.
Kun videopalvelut erottuvat toisistaan, alat ymmärtää, kuinka tärkeää on sovittaa prioriteettisi tarpeisiisi parhaiten vastaavaan ratkaisukokonaisuuteen. Jotkut palvelut tarjoavat yhdistelmän verkkoyhteistyötä ja sisällön jakamista, mutta epäonnistuvat monitievideoneuvotteluissa. Toiset tarjoavat ääni-, video- ja verkkoneuvotteluominaisuuksia, mutta niistä puuttuu yritystason ominaisuuksia, joita yritykset etsivät, kuten tallennus ja raportointi.
Beyond a Meetings Tool
Jos videoneuvottelujen ainoa motiivisi on päivittää kokouksiasi, sinulla on edessäsi runsaasti odottamatonta bonussisältöä. Tässä on muutamia osastokohtaisia käyttötapauksia, joita et ehkä ole ajatellut:
- HR ja koulutus
Uusien tiimin jäsenten rekrytoinnista koulutus- ja urakehityskeskusteluihin, mikään ei ole tärkeämpää kuin kasvokkainen kommunikointi. HR-tiimit voivat aina hyötyä parannetusta ei-verbaalisesta viestinnästä, jota esiintyy videoneuvotteluissa. - IT
IT-osastot ovat tunnettuja kiinnostuksestaan kaikkeen tekniikkaan, joten he löytävät varmasti luovia tapoja käyttää sitä. Tiimit voivat tallentaa prosessipäivityksiä, tukea etätyöntekijöitä ja tehdä yhteistyössä vianmääritystä videon kautta auttaakseen tukipalvelua. - Ammatilliset palvelut
Videoneuvottelut tarjoavat konsulteille toisen viestintätavan globaalien projektien hallinnassa asiakkaidensa kanssa. Ammattitaitoiset palvelutiimit pystyvät pysymään raiteilla ja budjetissa ilman tarpeettomia ja kalliita matkoja. - Markkinointi ja myynti
Useimmat markkinointi- ja myyntitiimit vaativat laajaa yhteistyötä asiakkaiden ja ulkopuolisten toimistojen kanssa. Videoneuvottelut auttavat heitä olemaan yhteydessä projekteihin ja luomaan kiinnostavampia kampanjoita, jotka auttavat asiakkaita tekemään tietoisempia päätöksiä. - Tekniikka
Tutkimus ja kehitys ei voi pysähtyä odottamaan työmatkalogistiikkaa. Suunnitteluosastot voivat optimoida aikaansa maailmanlaajuisten asiantuntijoiden kanssa tekemällä yhteistyötä videon avulla. Päivittäiset rukoukset, virheiden testaus, prototyyppien valmistus ja laadunvalvonta ovat kaikki täydellisiä videoneuvotteluihin.
Jokainen osasto ja jokainen toimiala voi hyötyä videoneuvottelujen yhteistyökyvystä. Viikoittaisista 1:1-kokouksista kuukausittaisiin tilakokouksiin ja jopa vain tervehtimiseen, videoneuvottelu auttaa sinua rakentamaan suhteita tarjoamalla henkilökohtaisempia yhteyksiä.
Ominaisuudet, joilla on merkitystä
Markkinoilla on monia videoneuvottelupalveluita. Ne kattavat joukon ominaisuuksia ja erikoisaloja, jotka täyttävät liiketoiminnan eri vaatimukset. Tässä on joitain ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon valintoja tehdessäsi:
Helppo hallinto
Etsi palvelu online-hallintapaneelista, jonka avulla voit kerätä perusteellisia raportteja tilastoista, kuten käyttäjien ja huoneen osallistumisesta sekä puheluista ja laitteen käytöstä. Tämä on hyödyllistä, kun on aika arvioida ratkaisua uusimisen aika. Online-hallintaportaalin avulla on myös helppo muokata käyttäjä- ja kokoushuonehakemistoja ja hallita suojausoikeuksia.
Turvallisuus
Turvallisen palomuurin läpikäynnin tuki antaa käyttäjille mahdollisuuden pitää kokouksia työtovereiden, kumppaneiden, toimittajien ja kenen tahansa muun organisaation ulkopuolisen kanssa. Salauksen tuen ansiosta käyttäjät voivat keskustella huippusalaisista projekteista luottavaisin mielin. Etsi ratkaisua, jossa todennusmenettelyt ovat tili- ja kokoustasolla ja joka tarjoaa 128-bittisen AES-salauksen (Advanced Encryption Standard).
Interoperability
Ihmiset eivät halua, että heitä rasitetaan yhteentoimivuudella. Löydä ratkaisu, joka tukee kaikkia yhteyksiä laitteista riippumatta, mukaan lukien videojärjestelmät, kannettavat tietokoneet, tabletit ja älypuhelimet. On myös tärkeää, että pilvipohjainen videoneuvottelujärjestelmä on standardipohjainen, mikä tarkoittaa, että se voi muodostaa yhteyden minkä tahansa valmistajan laitteisiin. Kuvittele, jos iPhonet voisivat soittaa vain muille iPhoneille. Ole varovainen? Jotkut palveluntarjoajat toimivat edelleen tällä tavalla.
Helppokäyttöinen
Yksinkertaisesti sanottuna, mitä helpompaa ja intuitiivisempaa on tukea kaikkia yrityksesi viestintätapoja, sitä enemmän sitä käytetään. Viestintä voi olla kahden henkilön välillä chatissa, äänipuhelussa tai videopuhelussa, tai se voi olla ryhmäkeskustelu järjestäytyneemmässä kokouksessa. On mahdollista, että organisaatiosi ihmiset käyttävät useita eri menetelmiä riippuen siitä, mitä tehtävää he yrittävät suorittaa.
automaattiset päivitykset
Sinulla on aina uusimmat ja parhaat ominaisuudet, koska ohjelmisto päivittyy automaattisesti. Tilaa saadaksesi reaaliaikaisia tilapäivityksiä, jotta olet aina tietoinen, kun ominaisuuksia on saatavilla.
Laatu
Luotettava äänen ja videon laatu saa sinut tuntemaan olosi samassa huoneessa, vaikka yhdistäisit tuhansien kilometrien päästä. Varmista, että palveluntarjoaja tukee verkon joustavuutta ja pakettivirheiden korjausratkaisuja.
skaalautuvuus
Pilvipohjaisen videoneuvotteluratkaisun tulee olla skaalautuva, jotta se kasvaa yrityksesi kasvaessa. Skaalautuvuuden ansiosta kaikenkokoisten yritysten on helppo hyötyä videoneuvotteluista, ei vain harvojen etuoikeutettujen.
Edullisuus
Tyypillisesti pilvipohjaisen ratkaisun kustannukset ovat alhaisemmat, koska sinun ei tarvitse investoida tai ylläpitää mitään infrastruktuurilaitteistoa. Löydä ratkaisu, jonka avulla voit ottaa käyttöön jokaisen työntekijän ja jokaisen kokoushuoneen.
All-in-One-ratkaisu
Korvaa vanhentunut ääni- tai verkkoneuvottelupalvelu päivitetyllä pilvivideoneuvotteluratkaisulla. Yhtenäinen palvelu on tehokkaampi ja luo paremman käyttökokemuksen ääni-, video- ja verkkoneuvottelupuheluissa.
Laitteen tuki
PC tai Mac, tabletti ja älypuhelin (Android tai iOS), Google Chrome??? tai Internet Explorer??. BYOD on täällä jäädäkseen???Parhaan käyttöönoton saamiseksi etsi ratkaisu, joka integroituu kaikkiin laitteisiin, joita tiimisi rakastaa käyttää.
Chatti
Chat ja ryhmäkeskustelu tarjoavat lisätason yhteistyötä tekstitasolla.
Näytön jakaminen
Muuta videopuhelusi välittömästi yhteistyöksi jakamalla näyttösi tai esityksesi. Näin voit tehdä yhteistyötä asiakirjan parissa sen lisäksi, että kommunikoit kasvokkain.
Vieraskutsut
Älä sijoita aidatuun puutarhaan. Videoneuvottelujen tulee olla kaikkien ihmisten ja kokouksissa, myös yrityksen ulkopuolisten vieraiden saatavilla. Löydä ratkaisu, joka tarjoaa saumattoman vieraskokemuksen ilman raskaita latausvaatimuksia ja muita yhteyden muodostamisen esteitä.
Integraatioiden ajoitus
Kalenteriintegraatioiden avulla on helppoa asettaa toistuvia kokouksia tai lähettää vieraskutsuja organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille.
Virtuaali kokoushuoneet
Se, että tapaamispalvelut ovat rajallisia, ei tarkoita, että virtuaaliset kokoushuoneet olisivat tarpeettomia. Käyttäjillä tulisi olla mahdollisuus luoda uudelleenkäytettäviä kokoushuoneita toistuvia kokouksia varten suoran puhelun lisäksi.
Tallennus ja jakaminen
Tallenna tärkeitä kokouksia, keskusteluja, tapahtumia ja ideoita ja jaa ne tiimisi ihmisten kanssa, jotka eivät pystyneet osallistumaan live-tapahtumaan. Harvat ratkaisut tarjoavat tallennusta, ja vielä harvemmat tarjoavat sisäänrakennetun jakamisalustan.
Kokoushuoneen kamerat
Etsi ratkaisu integroiduilla videojärjestelmillä suuriin ja pieniin yhteistyötiloihin. Näin paikallinen tiimisi voi tavata henkilökohtaisesti ja muodostaa yhteyden etätiimiin videon välityksellä suoraan kokoushuoneesta.
Hakupohjainen hakemisto
Nimen napsauttaminen soittaaksesi puhelun on paljon parempi kokemus kuin tavata minut -palvelun loputtoman numeron syöttäminen. Läsnäoloa tukeva hakemisto kertoo, että henkilö, jolle sinun täytyy puhua, on tavoitettavissa ja valmis muodostamaan yhteyden.
Soita Eskalaatioon
Aivan kuten ratkaisun on skaalattava yrityksen kokoon, videopuhelun pitäisi skaalautua kasvamaan, kun mukana on enemmän ihmisiä. Valitse ratkaisu, jossa on puhelun eskalointi, jotta vältytään siltä vaivalta, että joudut katkaisemaan kaksisuuntaisen puhelun vain monitiepuhelun avaamiseksi.
24 × 7 -tuki
Kenelle soitat, jos jokin menee rikki? Business-luokan ratkaisun taustalla on oltava tuki mielekkäiden vastausajojen sisällä. Valitse ratkaisu, joka tukee sinua palvelun koko elinkaaren ajan.
Liitännöillä on väliä
Me Lifesizella ymmärrämme ihmisten yhdistämisen voiman tehdä työpaikasta upea. Videoneuvotteluratkaisumme on suunniteltu vastaamaan nykyajan modernin yrityksen vaatimuksia, mutta ne ovat kuitenkin täysin käytettävissä kaikenkokoisille yrityksille. Katso, täyttääkö Lifesize luettelosi kriteerit, ja kokeile sitä ilmaiseksi.
- Tuki kaikille tavoille, joilla yrityksesi viestii
- Yhdistää kaikki laitteet, joita yrityksesi rakastaa käyttää
- Edullinen ja helppo ostaa, hallita ja tukea
- Yhteentoimiva valmistajista tai käyttöjärjestelmistä riippumatta
- Täydellinen suojaus huippusalaisille keskusteluillesi
- Korkein videon, äänen ja esityksen laatu
- Tallennus- ja jakamisalusta
- Edullinen ja helppo ostaa, hallita ja tukea
