De manier waarop we communiceren op kantoor en met onze klanten en klanten verandert. Waar vroeger reizen kostbaar was, ontstonden conference calls om het gesprek te versnellen en de besluitvorming te versnellen. Flits 20 jaar vooruit, en werknemers werken in grotere aantallen vanuit huis, mobiele apparaten zijn levensvatbare werkmachines geworden en mensen kunnen elkaar met een klik op de knop face-to-face ontmoeten via video.
Met videoconferenties in de cloud kunt u binnen enkele minuten aan de slag en HD-videogesprekken voeren vanaf uw favoriete apparaten, overal waar u verbinding met internet kunt maken. Voor de gebruiker zorgt het menselijke element van face-to-face communicatie voor een meer natuurlijke ervaring, en voor de beheerder is het implementeren en beheren van een cloudoplossing eenvoudiger en veiliger dan ooit tevoren.
Deze gids is ontworpen om u de kennis te bieden die u nodig hebt om de beste videosamenwerkingsoplossing voor uw behoeften te zoeken en te selecteren. We behandelen de vier klassieke benaderingen van videoconferenties, de functies die het waard zijn om te evalueren en de valkuilen waar u op moet letten.
Uw behoeften aan videoconferenties evalueren
Voordat u op zoek gaat naar leveranciers en prijsopties, moet de eerste stap altijd het evalueren van uw behoeften zijn. Het leuke van een cloudoplossing is dat als die behoeften veranderen, je eenvoudig kunt op- of afschalen. Beantwoord om te beginnen deze tien vragen over uw huidige vereisten:
1. Hoeveel locaties hebben we nodig om aan te sluiten?
2. Hebben we medewerkers op afstand of thuiswerken?
3. Hoeveel werknemers zullen in totaal gebruik maken van de dienst?
4. Hoeveel vergaderruimten moeten geschikt zijn voor video?
5. Welke soorten apparaten moet de oplossing ondersteunen?
– Vergaderruimte systeem
– Mac®
- PC
– iOS mobiel/tablet
– Android™ mobiel/tablet
– Windows® mobiel/tablet
6. Zijn beveiliging en encryptie belangrijke factoren?
7. Willen we aparte systemen voor audio- en webconferencing?
8. Hoe zullen werknemers de service gebruiken?
– 1:1 gesprekken
– Multiway groepssamenwerking
– Grote/all-hands meetings
9. Hoe technisch is ons gebruikersbestand?
10. Wat zijn enkele onmisbare functies voor onze video-oplossing? (Zie Functies die er toe doen voor enkele ideeën)
De vier scholen voor videoconferenties
Videoconferentieservices zijn er in veel verschillende smaken, maar de meeste vallen in een van deze vier categorieën:
Traditionele videoconferenties op locatie
Traditionele on-prem-oplossingen zijn zwaar voor de hardware en zwaar voor de portemonnee en zijn doorgaans gericht op hoogwaardige hardware voor vergaderruimten en vereisen de meeste ondersteuning van IT en externe integrators. Servers en vergaderruimtesystemen moeten gedurende de hele levensduur van het systeem worden onderhouden en gecontroleerd op storingen en upgrades.
Web Conferencing
Sommige aanbieders van webconferenties bieden een video-element aan hun webgebaseerde vergaderruimteservices. Dit soort oplossingen zijn meestal het beste voor een kleine groep presentatoren om informatie met een groter publiek te delen. Zie het als een geüpgraded audioconferentiegesprek waarmee de spreker zijn presentatie en zijn gezicht kan delen.
Meet-Me-videodiensten
De ???meet-me??? oplossing, ook bekend als conferencing zonder reservering, verschilt enigszins van webconferencing doordat er geen planning voor nodig is. Het proces om verbinding te maken met een meet-me-videovergadering lijkt sterk op een webconferentie: bel in op een gedeelde vergaderruimte in de cloud en wacht tot de moderator verbinding maakt en het gesprek start. Het is als een visitekaartje voor video.
Cloud-videoconferenties
- Videoservices van bedrijfsklasse
Cloudvideoconferenties zijn de gemakkelijkste oplossing om te implementeren en te gebruiken. De belervaring is gecentreerd rond een gedeelde bedrijfsdirectory, zodat gebruikers verbinding maken op naam in plaats van op een kiesreeks. Oplossingen van bedrijfsklasse zijn doorgaans van hogere kwaliteit, veiliger en, omdat er geen forse hardwarekosten zijn, goedkoper dan hun tegenhangers op locatie. - Gratis videodiensten
De meeste gratis diensten zijn gebouwd als consumentenproducten. Of ze worden door advertenties ondersteund of ze hebben beperkte functies. Gratis services bieden u alle kwaliteit en ondersteuning die u van een gratis service mag verwachten. Het grootste nadeel van een gratis service is het gebrek aan beveiliging en serviceniveau-overeenkomsten.
Naarmate videoservices zich onderscheiden, begint u het belang in te zien van het afstemmen van uw prioriteiten op de set oplossingen die het beste bij uw behoeften past. Sommige services bieden een combinatie van websamenwerking en het delen van inhoud, maar mislukken bij multiway-videoconferenties. Anderen bieden mogelijkheden voor audio-, video- en webconferenties, maar missen zakelijke functies waar bedrijven naar op zoek zijn, zoals opnemen en rapporteren.
Voorbij een vergadertool
Als uw enige motief voor videoconferenties is om uw vergaderingen te upgraden, dan staat u een schat aan onverwachte bonusinhoud te wachten. Hier zijn een paar afdelings use cases waar je misschien nog niet aan hebt gedacht:
- HRM en opleiding
Van het werven van nieuwe teamleden tot gesprekken over training en loopbaanontwikkeling, niets is belangrijker dan face-to-face communicatie. HR-teams kunnen altijd profiteren van de verbeterde non-verbale communicatie die overkomt via videoconferenties. - IT
Laten we eerlijk zijn: IT-afdelingen staan bekend om hun interesse in alles wat met technologie te maken heeft, dus ze zullen zeker creatieve manieren vinden om het te gebruiken. Teams kunnen procesupdates opnemen, externe medewerkers ondersteunen en samen problemen oplossen via video om de helpdesk te helpen. - Network Services
Videoconferenties bieden consultants een ander communicatiemiddel om wereldwijde projecten met hun klanten te beheren. Professionele serviceteams kunnen op schema en binnen het budget blijven zonder onnodige en dure reizen. - Marketing en Sales
De meeste marketing- en verkoopteams vereisen uitgebreide samenwerking met klanten en externe bureaus. Videoconferenties helpen hen om contact te maken met projecten om boeiendere campagnes te maken die klanten uiteindelijk helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen. - Engineering
Onderzoek en ontwikkeling kunnen niet stoppen en wachten op de logistiek van zakenreizen. Technische afdelingen kunnen hun tijd met wereldwijde experts optimaliseren door samen te werken via video. Dagelijkse scrums, bugtriaging, prototyping en kwaliteitscontrole zijn allemaal perfect voor videoconferenties.
Elke afdeling en elke branche kan profiteren van de samenwerkingsmogelijkheden van videoconferenties. Van de wekelijkse 1:1-bijeenkomsten tot de maandelijkse statusbijeenkomsten en zelfs gewoon om hallo te zeggen, videoconferenties helpen je om relaties op te bouwen door meer persoonlijke connecties te bieden.
Functies die er toe doen
Er zijn veel videoconferentiediensten op de markt. Ze bestrijken een reeks functies en specialisaties om aan verschillende zakelijke vereisten te voldoen. Hier zijn enkele kenmerken waar u op moet letten bij het maken van uw keuze:
Eenvoudig beheer
Zoek naar een service met een online dashboard dat u de mogelijkheid geeft om diepgaande rapporten op te halen over statistieken zoals gebruikers- en kamerdeelname, evenals oproep- en apparaatgebruik. Dit is handig wanneer het tijd is om de oplossing te evalueren als het tijd is voor verlengingen. Een online beheerportaal maakt het ook gemakkelijk om gebruikers- en vergaderruimtelijsten aan te passen en stelt u in staat om beveiligingsmachtigingen te beheren.
Security
Ondersteuning voor veilige firewall-traversal stelt gebruikers in staat hun vergaderingen te houden met collega's, partners, leveranciers en iedereen buiten hun organisatie. Ondersteuning voor codering stelt gebruikers in staat om met vertrouwen topgeheime projecten te bespreken. Zoek naar een oplossing met authenticatieprocedures op account- en vergaderingsniveau en die 128-bits AES-codering (Advanced Encryption Standard) biedt.
Interoperabiliteit
Mensen willen niet worden belast met interoperabiliteit. Vind een oplossing die elke verbinding ondersteunt, ongeacht apparaten, waaronder videosystemen, laptops, tablets en smartphones. Het is ook van cruciaal belang dat een cloudgebaseerd videoconferentiesysteem op standaarden is gebaseerd. wat betekent dat het verbinding kan maken met apparaten van elke fabrikant. Stel je voor dat iPhones alleen andere iPhones konden bellen. Wees voorzichtig, sommige providers werken nog steeds op deze manier.
Makkelijk te gebruiken
Simpel gezegd, hoe gemakkelijker en intuïtiever het is om alle verschillende manieren waarop uw bedrijf communiceert te ondersteunen, hoe meer het zal worden gebruikt. Communicatie kan plaatsvinden tussen twee mensen in een chat, een audiogesprek of een videogesprek, of het kan een groepsdiscussie zijn in een meer georganiseerde vergadering. De kans is groot dat mensen in uw organisatie verschillende methoden gebruiken, afhankelijk van de taak die ze proberen uit te voeren.
Automatische updates
U beschikt altijd over de nieuwste en beste functies omdat de software automatisch wordt bijgewerkt. Abonneer u om realtime statusupdates te ontvangen, zodat u altijd op de hoogte bent wanneer functies beschikbaar zijn.
Kwaliteit
Betrouwbare audio- en videokwaliteit geeft u het gevoel dat u zich in dezelfde kamer bevindt, zelfs als u verbinding maakt op duizenden kilometers afstand. Zorg ervoor dat de serviceprovider oplossingen voor netwerkveerkracht en pakketfoutcorrectie ondersteunt.
Schaalbaarheid
Een cloudgebaseerde oplossing voor videoconferenties moet schaalbaar zijn om mee te groeien met uw bedrijf. Schaalbaarheid maakt het gemakkelijk voor bedrijven van elke omvang om te profiteren van videoconferenties, niet alleen voor de bevoorrechte enkeling.
Betaalbaarheid
Doorgaans zijn de kosten van een cloudgebaseerde oplossing lager omdat u niet hoeft te investeren in infrastructuurhardware of deze hoeft te onderhouden. Zoek een oplossing waarmee u elke medewerker en elke vergaderruimte kunt inschakelen.
Alles-in-één oplossing
Vervang een verouderde audio- of webconferentieservice door een bijgewerkte oplossing voor videoconferenties in de cloud. Een uniforme service is efficiënter en zorgt voor een betere gebruikerservaring bij audio-, video- en webconferentiegesprekken.
Apparaatondersteuning
PC of Mac, tablet en smartphone (Android of iOS), Google Chrome??? of Internet Explorer??. BYOD is er om te blijven: zoek voor de beste acceptatie een oplossing die kan worden geïntegreerd met alle apparaten die uw team graag gebruikt.
Live Chat
Chat en groepschat bieden een extra niveau van samenwerking - een tekstniveau.
Scherm delen
Zet uw videogesprek direct om in samenwerking door uw scherm of presentatie te delen. Zo kun je naast face to face communiceren ook meewerken aan een document.
Gast nodigt uit
Investeer niet in een ommuurde tuin. Videoconferenties moeten beschikbaar zijn voor elke persoon en elke vergadering, ook voor gasten buiten het bedrijf. Zoek een oplossing met een naadloze gastervaring zonder zware downloadvereisten en andere belemmeringen om verbinding te maken.
Integraties plannen
Agenda-integraties maken het gemakkelijk om terugkerende vergaderingen in te stellen of gastuitnodigingen te sturen naar mensen buiten uw organisatie.
Virtuele vergaderruimtes
Alleen omdat meet-me-services beperkt zijn, wil nog niet zeggen dat virtuele vergaderruimtes niet nodig zijn. Gebruikers moeten naast direct bellen ook de mogelijkheid hebben om herbruikbare vergaderruimtes te creëren voor terugkerende vergaderingen.
Opnemen en delen
Leg belangrijke vergaderingen, gesprekken, evenementen en ideeën vast en deel ze met de mensen in uw team die het live evenement niet konden bijwonen. Er zijn maar weinig oplossingen die opnames bieden, en nog minder bieden een ingebouwd deelplatform.
Camera's in vergaderruimten
Zoek naar een oplossing met geïntegreerde videosystemen voor grote en kleine samenwerkingsruimten. Op die manier kan uw lokale team elkaar persoonlijk ontmoeten en rechtstreeks vanuit de vergaderruimte via video verbinding maken met het externe team.
Op zoekopdrachten gebaseerde directory
Klikken op een naam om te bellen is een veel betere ervaring dan het invoeren van de eindeloze kiesreeks van een meet-me-service. Een directory met aanwezigheidsinformatie laat u weten dat de persoon met wie u wilt praten beschikbaar is en klaar is om verbinding te maken.
Escalatie bellen
Net zoals een oplossing moet worden geschaald naar de grootte van het bedrijf, moet een videogesprek worden geschaald om te groeien naarmate er meer mensen bij betrokken zijn. Kies een oplossing met oproepescalatie om te voorkomen dat u een tweerichtingsgesprek moet ophangen om een meerweggesprek te beginnen.
24 × 7 ondersteuning
Wie bel je als er iets kapot gaat? Een oplossing van bedrijfsklasse moet worden ondersteund door ondersteuning binnen zinvolle reactietijden. Kies een oplossing die u gedurende de hele levensduur van de service ondersteunt.
Verbindingen zijn belangrijk
Bij Lifesize begrijpen we de kracht van het verbinden van mensen om de werkplek geweldig te maken. Onze oplossingen voor videoconferenties zijn ontworpen om te voldoen aan de eisen van de moderne onderneming van vandaag en toch volledig toegankelijk voor bedrijven van elke omvang. Kijk of Lifesize voldoet aan de criteria op uw lijst en probeer het gratis uit.
- Ondersteuning voor alle manieren waarop uw bedrijf communiceert
- Verbindt alle apparaten die uw bedrijf graag gebruikt
- Betaalbaar en eenvoudig aan te schaffen, te beheren en te ondersteunen
- Interoperabel, ongeacht fabrikant of besturingssysteem
- Volledige beveiliging voor uw uiterst geheime gesprekken
- Hoogste video-, audio- en presentatiekwaliteit
- Opname- en deelplatform
- Betaalbaar en eenvoudig aan te schaffen, te beheren en te ondersteunen
