A forma como nos comunicamos no escritório e com nossos clientes está mudando. Onde antes havia viagens caras, as teleconferências surgiram para acelerar a conversa e ajudar a agilizar a tomada de decisões. Avance 20 anos, e os funcionários estão trabalhando em casa em maior número, os dispositivos móveis tornaram-se máquinas de trabalho viáveis e as pessoas podem se encontrar cara a cara por vídeo com o clique de um botão.
Com a videoconferência na nuvem, você pode começar a trabalhar em minutos, fazendo videochamadas em HD de seus dispositivos favoritos de qualquer lugar onde você possa se conectar à Internet. Para o usuário, o elemento humano da comunicação face a face proporciona uma experiência mais natural, e para o administrador, implantar e gerenciar uma solução em nuvem é mais fácil e seguro do que nunca.
Este guia foi desenvolvido para fornecer a você o conhecimento necessário para pesquisar e selecionar a melhor solução de colaboração por vídeo para suas necessidades. Abordaremos as quatro abordagens clássicas de videoconferência, os recursos que valem a pena avaliar e as armadilhas a serem observadas.
Avaliando suas necessidades de videoconferência
Antes de procurar fornecedores e opções de preços, o primeiro passo deve ser sempre avaliar suas necessidades. O bom de uma solução em nuvem é que, à medida que essas necessidades mudam, você pode facilmente aumentar ou diminuir a escala para corresponder. Para começar, responda a estas dez perguntas sobre seus requisitos atuais:
1. De quantos locais precisamos nos conectar?
2. Temos funcionários remotos ou trabalhando em casa?
3. Quantos funcionários totais usarão o serviço?
4. Quantas salas de reunião precisam ser habilitadas para vídeo?
5. Que tipos de dispositivos a solução precisa suportar?
– Sistema de sala de reunião
–Mac®
- PC
– iOS móvel/tablet
– Celular/tablet Android™
– Windows® móvel/tablet
6. A segurança e a criptografia são fatores importantes?
7. Queremos sistemas separados para áudio e webconferência?
8. Como os funcionários usarão o serviço?
– conversas 1:1
– Colaboração em grupo multidirecional
– Reuniões grandes / gerais
9. Quão técnica é nossa base de usuários?
10. Quais são alguns recursos obrigatórios para nossa solução de vídeo? (Veja Recursos que importam para algumas ideias)
As quatro escolas de videoconferência
Os serviços de videoconferência vêm em muitos sabores diferentes, mas a maioria se enquadra em uma dessas quatro categorias:
Videoconferência tradicional no local
Pesadas no hardware e pesadas na carteira, as soluções tradicionais no local geralmente se concentram em hardware de sala de reunião de alta qualidade e exigem o maior suporte de TI e integradores externos. Servidores e sistemas de sala de reunião precisam ser mantidos e monitorados quanto a interrupções e atualizações ao longo da vida útil do sistema.
Conferência na Web
Alguns provedores de webconferência oferecem um elemento de vídeo para seus serviços de sala de reunião baseados na web. Esses tipos de soluções geralmente são melhores para um pequeno grupo de apresentadores compartilhar informações com um público maior. Pense nisso como uma chamada de conferência de áudio atualizada que permite que o palestrante compartilhe sua apresentação e seu rosto.
Serviços de vídeo MeetMe
O ???encontre-me??? A solução, também conhecida como conferência sem reserva, varia um pouco da webconferência, pois não requer agendamento. O processo para se conectar a uma videoconferência encontre-me é muito semelhante a uma webconferência: discar para um espaço de reunião compartilhado na nuvem e esperar que o moderador se conecte e inicie a chamada. É como um cartão de visita para vídeo.
Videoconferência na nuvem
- Serviços de vídeo de classe empresarial
A videoconferência na nuvem é a solução mais fácil de implantar e usar. A experiência de chamada é centralizada em um diretório compartilhado da empresa para que os usuários se conectem pelo nome em vez da string de discagem. As soluções de classe empresarial são normalmente mais altas em qualidade, mais seguras e, como não há custos elevados de hardware, são mais acessíveis do que suas contrapartes locais. - Serviços de vídeo gratuitos
A maioria dos serviços gratuitos são construídos como produtos de consumo. Ou eles são suportados por anúncios ou vêm com recursos limitados. Os serviços gratuitos oferecem toda a qualidade e suporte que você esperaria de um serviço gratuito. A maior desvantagem de um serviço gratuito é a falta de segurança e acordos de nível de serviço.
À medida que os serviços de vídeo se diferenciam, você começa a ver a importância de combinar suas prioridades com o conjunto de soluções que melhor atende às suas necessidades. Alguns serviços oferecem uma combinação de colaboração na Web e compartilhamento de conteúdo, mas falham na videoconferência multidirecional. Outros oferecem recursos de áudio, vídeo e conferência na Web, mas não possuem recursos de nível empresarial que as empresas procuram, como gravação e relatórios.
Além de uma ferramenta de reuniões
Se o seu único motivo para videoconferência é atualizar suas reuniões, então você terá uma riqueza de conteúdo bônus inesperado. Aqui estão alguns casos de uso departamentais que você pode não ter pensado:
- RH e Treinamento
Desde o recrutamento de novos membros da equipe até conversas de treinamento e desenvolvimento de carreira, nada é mais importante do que a comunicação cara a cara. As equipes de RH sempre podem se beneficiar da comunicação não verbal aprimorada que ocorre na videoconferência. - IT
Convenhamos, os departamentos de TI são conhecidos por seu interesse em todas as coisas de tecnologia, então eles certamente encontrarão maneiras criativas de usá-la. As equipes podem gravar atualizações de processos, dar suporte a funcionários remotos e solucionar problemas de forma colaborativa por vídeo para atender o suporte técnico. - Serviços Profissionais
A videoconferência fornece outro meio de comunicação para os consultores gerenciarem projetos globais com seus clientes. As equipes de serviços profissionais são capazes de manter o controle e o orçamento sem viagens desnecessárias e dispendiosas. - Marketing e Vendas
A maioria das equipes de marketing e vendas exige ampla colaboração com clientes e agências externas. A videoconferência os ajuda a se conectar em projetos para criar campanhas mais envolventes que, em última análise, ajudam os clientes a tomar decisões mais informadas. - Engenharia
A pesquisa e o desenvolvimento não podem parar e esperar pela logística das viagens de negócios. Os departamentos de engenharia podem otimizar seu tempo com especialistas globais colaborando por vídeo. Reuniões diárias, triagem de bugs, prototipagem e controle de qualidade são perfeitos para videoconferência.
Todos os departamentos e todos os setores podem se beneficiar dos poderes colaborativos da videoconferência. Das reuniões semanais 1:1 às reuniões mensais de status e até mesmo apenas para dizer oi, a videoconferência ajuda você a construir relacionamentos fornecendo conexões mais pessoais.
Recursos que importam
Existem muitos serviços de videoconferência disponíveis no mercado. Eles cobrem uma variedade de recursos e especializações para atender a diferentes requisitos de negócios. Aqui estão alguns recursos para procurar ao fazer sua seleção:
Facilidade de administração
Verifique se há um serviço com um painel on-line que oferece a capacidade de obter relatórios detalhados sobre estatísticas como participação de usuários e salas, bem como uso de chamadas e dispositivos. Isso será útil na hora de avaliar a solução na hora das renovações. Um portal de administração online também facilita a modificação de diretórios de usuários e salas de reunião e permite controlar as permissões de segurança.
Segurança
O suporte para passagem segura de firewall permite que os usuários conduzam suas reuniões com colegas de trabalho, parceiros, fornecedores e qualquer outra pessoa fora de sua organização. O suporte para criptografia permite que os usuários discutam projetos ultra-secretos com confiança. Procure uma solução com procedimentos de autenticação em nível de conta e reunião e que ofereça criptografia AES (Advanced Encryption Standard) de 128 bits.
Interoperabilidade
As pessoas não querem ser sobrecarregadas com a interoperabilidade. Encontre uma solução que suporte conectividade de qualquer para qualquer dispositivo, independentemente de dispositivos, incluindo sistemas de vídeo, laptops, tablets e smartphones. Também é fundamental que um sistema de videoconferência baseado em nuvem seja "baseado em padrões". significando que ele pode se conectar a dispositivos feitos por qualquer fabricante. Imagine se os iPhones só pudessem ligar para outros iPhones. Cuidado? Alguns provedores ainda operam desta forma.
Fácil de usar
Simplificando, quanto mais fácil e intuitivo for suportar todas as diferentes formas de comunicação da sua empresa, mais ele será usado. A comunicação pode ser entre duas pessoas em um chat, uma chamada de áudio ou uma chamada de vídeo, ou pode ser uma discussão em grupo em uma reunião mais organizada. As chances são de que as pessoas em sua organização usem alguns métodos diferentes, dependendo da tarefa que estão tentando concluir.
Atualizações automáticas
Você sempre terá os melhores e mais recentes recursos, pois o software é atualizado automaticamente. Inscreva-se para receber atualizações de status em tempo real para que você sempre saiba quando os recursos estiverem disponíveis.
Qualidade
A qualidade confiável de áudio e vídeo faz você se sentir como se estivesse na mesma sala, mesmo se estiver se conectando a milhares de quilômetros de distância. Certifique-se de que o provedor de serviços oferece suporte a soluções de resiliência de rede e correção de erros de pacotes.
AMPLIAR
Uma solução de videoconferência baseada em nuvem deve ser escalável para crescer à medida que sua empresa cresce. A escalabilidade torna mais fácil para empresas de todos os tamanhos se beneficiarem da videoconferência, não apenas para alguns privilegiados.
Acessibilidade
Normalmente, os custos de uma solução baseada em nuvem são menores porque você não precisa investir ou manter nenhum hardware de infraestrutura. Encontre uma solução que permita habilitar todos os funcionários e todas as salas de reunião.
Solução All-in-One
Substitua um serviço de audioconferência ou webconferência desatualizado por uma solução de videoconferência na nuvem atualizada. Um serviço unificado é mais eficiente e cria uma melhor experiência do usuário entre chamadas de áudio, vídeo e webconferência.
Suporte de Dispositivo
PC ou Mac, tablet e smartphone (Android ou iOS), Google Chrome??? ou Internet Explorer??. O BYOD veio para ficar? Para melhor adoção, encontre uma solução que se integre a todos os dispositivos que sua equipe adora usar.
Chat ao vivo
Bate-papo e bate-papo em grupo fornecem um nível adicional de colaboração – um nível de texto.
Compartilhamento de tela
Transforme instantaneamente sua videochamada em colaboração compartilhando sua tela ou apresentação. Dessa forma, você pode cooperar em um documento, além de se comunicar pessoalmente.
Convites de convidados
Não invista em um jardim murado. A videoconferência deve estar disponível para todas as pessoas e reuniões, incluindo convidados de fora da empresa. Encontre uma solução com uma experiência de convidado perfeita, livre de requisitos pesados de download e outras barreiras para se conectar.
Agendamento de integrações
As integrações de calendário facilitam a definição de reuniões recorrentes ou o envio de convites para pessoas de fora da sua organização.
Salas de Reunião Virtuais
Só porque os serviços meet-me são limitados não significa que as salas de reuniões virtuais sejam desnecessárias. Os usuários devem ter a opção de criar espaços de sala de reunião reutilizáveis para reuniões recorrentes, além de chamadas diretas.
Gravação e Compartilhamento
Capture reuniões, conversas, eventos e ideias importantes e compartilhe-os com as pessoas de sua equipe que não puderam participar do evento ao vivo. Poucas soluções oferecem gravação e menos ainda oferecem uma plataforma de compartilhamento integrada.
Câmeras de sala de conferência
Verifique se há uma solução com sistemas de vídeo integrados para espaços de colaboração grandes e pequenos. Dessa forma, sua equipe local pode se reunir pessoalmente e se conectar à equipe remota por vídeo diretamente da sala de reuniões.
Diretório baseado em pesquisa
Clicar em um nome para fazer uma chamada é uma experiência muito melhor do que digitar a interminável sequência de discagem de um serviço encontre-me. Um diretório habilitado para presença permite que você saiba que a pessoa com quem você precisa falar está disponível e pronta para se conectar.
Encaminhamento de chamada
Assim como uma solução precisa ser dimensionada para o tamanho da empresa, uma videochamada deve ser dimensionada para crescer à medida que mais pessoas são incluídas. Escolha uma solução com escalonamento de chamadas para evitar o incômodo de ter que desligar uma chamada bidirecional apenas para abrir uma chamada multidirecional.
Suporte 24 × 7
Quem você chama se algo quebrar? Uma solução de classe empresarial deve ser apoiada por suporte dentro de tempos de resposta significativos. Escolha uma solução que irá apoiá-lo durante toda a vida do serviço.
Conexões são importantes
Na Lifesize, entendemos o poder de conectar pessoas para tornar o local de trabalho excelente. Nossas soluções de videoconferência são projetadas para atender às demandas das empresas modernas de hoje, mas totalmente acessíveis a empresas de qualquer tamanho. Veja se o Lifesize atende aos critérios da sua lista e experimente-o gratuitamente.
- Suporte para todas as formas de comunicação da sua empresa
- Conecta todos os dispositivos que sua empresa adora usar
- Acessível e fácil de comprar, gerenciar e dar suporte
- Interoperável, independentemente de fabricantes ou sistemas operacionais
- Segurança completa para suas conversas secretas
- A mais alta qualidade de vídeo, áudio e apresentação
- Plataforma de gravação e compartilhamento
- Acessível e fácil de comprar, gerenciar e dar suporte
