Hur vi kommunicerar runt på kontoret och med våra kunder och kunder förändras. Där det en gång var kostsamma resor dök det upp konferenssamtal för att påskynda samtalet och hjälpa till att påskynda beslutsfattandet. Flash framåt 20 år, och anställda arbetar hemifrån i större antal, mobila enheter har blivit livskraftiga arbetsmaskiner och människor kan träffas ansikte mot ansikte över video med en knapptryckning.
Med molnvideokonferenser kan du vara igång på några minuter och ringa HD-videosamtal från dina favoritenheter var du än kan ansluta till Internet. För användaren ger det mänskliga inslaget av kommunikation ansikte mot ansikte en mer naturlig upplevelse, och för administratören är det enklare och säkrare att distribuera och hantera en molnlösning än någonsin tidigare.
Den här guiden är utformad för att ge dig den kunskap du behöver för att leta upp och välja den bästa videosamarbetslösningen för dina behov. Vi kommer att täcka de fyra klassiska metoderna för videokonferenser, funktionerna som är värda att utvärdera och fallgroparna att hålla utkik efter.
Utvärdera dina behov av videokonferenser
Innan du söker efter leverantörer och prissättningsalternativ bör det första steget alltid vara att utvärdera dina behov. Det fina med en molnlösning är att när dessa behov förändras kan du enkelt skala upp eller ner för att matcha. Börja med att svara på dessa tio frågor om dina nuvarande krav:
1. Hur många platser behöver vi ansluta?
2. Har vi distansanställda eller arbetar hemifrån?
3. Hur många totalt anställda kommer att använda tjänsten?
4. Hur många mötesrum behöver videoaktiveras?
5. Vilka typer av enheter behöver lösningen stödja?
– Mötesrumssystem
– Mac®
- PC
– iOS mobil/surfplatta
– Android™ mobil/surfplatta
– Windows® mobil/surfplatta
6. Är säkerhet och kryptering viktiga faktorer?
7. Vill vi ha separata system för ljud- och webbkonferenser?
8. Hur kommer anställda att använda tjänsten?
– 1:1 konversationer
– Flervägsgruppsamarbete
– Stora/allhandsmöten
9. Hur teknisk är vår användarbas?
10. Vilka är några måste-ha-funktioner för vår videolösning? (Se Funktioner som är viktiga för några idéer)
De fyra skolorna för videokonferenser
Videokonferenstjänster finns i många olika varianter, men de flesta faller inom en av dessa fyra kategorier:
Traditionell videokonferens på plats
Tung på hårdvaran och hård på plånboken, traditionella lokala lösningar är vanligtvis fokuserade på högkvalitativ hårdvara för mötesrum och kräver det mesta stödet från IT och externa integratörer. Servrar och mötesrumssystem måste underhållas och övervakas för avbrott och uppgraderingar under hela systemets livstid.
Webbkonferenser
Vissa webbkonferensleverantörer erbjuder ett videoelement till sina webbaserade mötesrumstjänster. Dessa typer av lösningar är vanligtvis bäst för en liten grupp presentatörer att dela information med en större publik. Se det som ett uppgraderat ljudkonferenssamtal som låter talaren dela sin presentation och sitt ansikte.
Meet-Me-videotjänster
Möt-mig??? lösning, även känd som reservationsfria konferenser, skiljer sig något från webbkonferenser genom att den inte kräver schemaläggning. Processen för att ansluta till ett möte-mig-videomöte är mycket likt en webbkonferens???ringa in till ett delat mötesutrymme i molnet och vänta på att moderatorn ska ansluta och starta samtalet. Det är som ett telefonkort för video.
Moln videokonferenser
- Videotjänster i företagsklass
Molnvideokonferenser är den enklaste lösningen att distribuera och använda. Samtalsupplevelsen är centrerad på en delad företagskatalog så att användare ansluter med namn istället för med uppringningssträng. Affärsklasslösningar är vanligtvis högre i kvalitet, säkrare och, eftersom det inte finns några stora hårdvarukostnader, mer överkomliga än deras lokala motsvarigheter. - Gratis videotjänster
De flesta gratistjänster är byggda som konsumentprodukter. Antingen stöds de av annonser eller så har de begränsade funktioner. Gratis tjänster ger dig all den kvalitet och support du kan förvänta dig av en gratis tjänst. Den största nackdelen med en gratistjänst är bristen på säkerhet och servicenivåavtal.
När videotjänsterna skiljer sig åt börjar du inse vikten av att matcha dina prioriteringar med den lösning som bäst passar dina behov. Vissa tjänster erbjuder en blandning av webbsamarbete och innehållsdelning men misslyckas med flervägsvideokonferenser. Andra erbjuder ljud-, video- och webbkonferensmöjligheter men saknar funktioner i företagsklass som företag letar efter, som inspelning och rapportering.
Bortom ett mötesverktyg
Om ditt enda motiv för videokonferenser är att uppgradera dina möten, då är du ute efter en mängd oväntat bonusinnehåll. Här är några avdelningsanvändningsfall som du kanske inte har tänkt på:
- HR och utbildning
Från att rekrytera nya teammedlemmar till utbildnings- och karriärutvecklingssamtal, ingenting är viktigare än kommunikation ansikte mot ansikte. HR-team kan alltid dra nytta av den förbättrade icke-verbala kommunikationen som uppstår via videokonferenser. - IT
Låt oss inse det? IT-avdelningar är kända för sitt intresse för allt teknik, så de kommer säkert att hitta kreativa sätt att använda det. Team kan spela in processuppdateringar, stödja fjärranställda och gemensamt felsöka via video för att serva helpdesk. - Professionella tjänster
Videokonferenser är ett annat sätt att kommunicera för konsulter för att hantera globala projekt med sina kunder. Professionella serviceteam kan hålla sig på rätt spår och på budget utan onödiga och kostsamma resor. - Marknadsföring och försäljning
De flesta marknadsförings- och säljteam kräver ett omfattande samarbete med kunder och externa byråer. Videokonferenser hjälper dem att ansluta till projekt för att skapa mer engagerande kampanjer som i slutändan hjälper kunder att fatta mer välgrundade beslut. - Teknik
Forskning och utveckling kan inte stanna och vänta på affärsreselogistik. Ingenjörsavdelningar kan optimera sin tid med globala experter genom att samarbeta över video. Dagliga scrums, buggtriaging, prototyper och kvalitetskontroll är alla perfekta för videokonferenser.
Varje avdelning och varje bransch kan dra nytta av videokonferensernas samarbetsförmåga. Från de veckovisa 1:1-mötena till de månatliga statusmötena och till och med bara för att säga hej, videokonferenser hjälper dig att bygga relationer genom att ge mer personliga kontakter.
Funktioner som betyder något
Det finns många videokonferenstjänster tillgängliga på marknaden. De täcker en rad funktioner och specialiseringar för att möta olika affärskrav. Här är några funktioner att titta efter när du gör ditt val:
Enkel administration
Sök efter en tjänst med en onlineinstrumentpanel som ger dig möjligheten att dra djupgående rapporter om statistik som användare och rumsdeltagande samt samtals- och enhetsanvändning. Detta kommer att vara praktiskt när det är dags att utvärdera lösningen när det är dags för förnyelse. En online-administratörsportal gör det också enkelt att ändra användar- och mötesrumskataloger och låter dig kontrollera säkerhetsbehörigheter.
Säkerhet
Stöd för säker genomgång av brandväggar gör att användare kan genomföra sina möten med kollegor, partners, leverantörer och alla andra utanför deras organisation. Stöd för kryptering låter användare diskutera topphemliga projekt med tillförsikt. Leta efter en lösning med autentiseringsprocedurer på konto- och mötesnivå och som erbjuder 128-bitars AES (Advanced Encryption Standard)-kryptering.
Interoperabilitet
Människor vill inte belastas med interoperabilitet. Hitta en lösning som stöder alla-till-alla-anslutning oavsett enheter, inklusive videosystem, bärbara datorer, surfplattor och smartphones. Det är också avgörande för ett molnbaserat videokonferenssystem att vara standardbaserat. vilket innebär att den kan ansluta till enheter tillverkade av vilken tillverkare som helst. Tänk om iPhones bara kunde ringa andra iPhones. Var försiktig? Vissa leverantörer fungerar fortfarande på detta sätt.
Enkel användning
Enkelt uttryckt, ju enklare och mer intuitivt det är att stödja alla olika sätt ditt företag kommunicerar på, desto mer kommer det att användas. Kommunikation kan vara mellan två personer i en chatt, ett ljudsamtal eller ett videosamtal, eller det kan vara en gruppdiskussion i ett mer organiserat möte. Chansen är stor att personer i din organisation använder några olika metoder beroende på vilken uppgift de försöker slutföra.
Automatiska uppdateringar
Du kommer alltid att ha de senaste och bästa funktionerna eftersom programvaran uppdateras automatiskt. Prenumerera för att få statusuppdateringar i realtid så att du alltid har koll på när funktioner är tillgängliga.
Kvalitet
Pålitlig ljud- och videokvalitet får dig att känna att du är i samma rum, även om du ansluter på tusentals miles away. Se till att tjänsteleverantören stöder nätverksförmåga och lösningar för korrigering av paketfel.
skalbarhet
En molnbaserad videokonferenslösning bör vara skalbar för att växa i takt med att ditt företag växer. Skalbarhet gör det enkelt för företag av alla storlekar att dra nytta av videokonferenser, inte bara de privilegierade få.
Överkomliga
Normalt är kostnaderna för en molnbaserad lösning lägre eftersom du inte behöver investera i eller underhålla någon infrastrukturhårdvara. Hitta en lösning som låter dig aktivera varje anställd och varje mötesrum.
Allt-i-ett-lösning
Ersätt en föråldrad ljud- eller webbkonferenstjänst med en uppdaterad molnlösning för videokonferenser. En enhetlig tjänst är mer effektiv och skapar en bättre användarupplevelse bland ljud-, video- och webbkonferenssamtal.
Enhetssupport
PC eller Mac, surfplatta och smartphone (Android eller iOS), Google Chrome??? eller Internet Explorer??. BYOD är här för att stanna??? för bästa användning, hitta en lösning som integreras med alla enheter som ditt team älskar att använda.
Chat
Chatt och gruppchatt ger en extra nivå av samarbete???en textnivå.
Screen Share
Förvandla omedelbart ditt videosamtal till samarbete genom att dela din skärm eller presentation. På så sätt kan du samarbeta kring ett dokument förutom att kommunicera ansikte mot ansikte.
Gästinbjudningar
Investera inte i en muromgärdad trädgård. Videokonferenser ska vara tillgängliga för varje person och varje möte, inklusive gäster utanför företaget. Hitta en lösning med en sömlös gästupplevelse fri från tunga nedladdningskrav och andra hinder för att ansluta.
Schemaläggning av integrationer
Kalenderintegrationer gör det enkelt att ställa in återkommande möten eller att skicka gästinbjudningar till personer utanför din organisation.
Virtuella mötesrum
Bara för att meet-me-tjänsterna är begränsade betyder det inte att virtuella mötesrum är onödiga. Användare bör ha möjlighet att skapa återanvändbara mötesrumsutrymmen för återkommande möten utöver direktsamtal.
Inspelning och delning
Fånga viktiga möten, konversationer, evenemang och idéer och dela dem med personerna i ditt team som inte kunde delta i liveevenemanget. Få lösningar erbjuder inspelning, och ännu färre erbjuder en inbyggd delningsplattform.
Konferensrumskameror
Sök efter en lösning med integrerade videosystem för stora och små samarbetsutrymmen. På så sätt kan ditt lokala team träffas personligen och ansluta till fjärrteamet via video direkt från mötesrummet.
Sökbaserad katalog
Att klicka på ett namn för att ringa ett samtal är en mycket bättre upplevelse än att ange den oändliga uppringningssträngen för en möte-mig-tjänst. En närvaroaktiverad katalog låter dig veta att personen du behöver prata med är tillgänglig och redo att ansluta.
Call Escalation
Precis som en lösning behöver skalas till företagets storlek, bör ett videosamtal skalas för att växa när fler människor ingår. Välj en lösning med samtalsupptrappning för att slippa besväret med att behöva lägga på ett tvåvägssamtal bara för att öppna ett flervägssamtal.
24 × 7-stöd
Vem ringer du om något går sönder? En lösning i affärsklass måste backas upp av support inom meningsfulla svarstider. Välj en lösning som kommer att stödja dig under hela tjänstens livstid.
Anslutningar är viktiga
På Lifesize förstår vi kraften i att koppla samman människor för att göra arbetsplatsen fantastisk. Våra videokonferenslösningar är designade för att möta kraven från dagens moderna företag men ändå fullt tillgängliga för företag av alla storlekar. Se om Lifesize uppfyller kriterierna på din lista och prova det gratis.
- Stöd för alla sätt ditt företag kommunicerar
- Ansluter alla enheter som ditt företag älskar att använda
- Prisvärt och enkelt att köpa, hantera och supporta
- Interoperabel, oavsett tillverkare eller operativsystem
- Fullständig säkerhet för dina topphemliga konversationer
- Högsta video-, ljud- och presentationskvalitet
- Inspelnings- och delningsplattform
- Prisvärt och enkelt att köpa, hantera och supporta
