効果的なスタンドアップ ミーティングを作成するための 7 つのルール

すべての会議で、完全な会議テーブルの着席が必要なわけではありません。 全員に最新情報を迅速に共有し、同じページを共有する必要がある場合は、毎日のスタンドアップ ミーティングが最適です。 スタンドアップは、生産性を最大化するように設計されています。迅速で、集中力があり、協力的です。 ただし、生産性を維持するには、いくつかのルールに従う必要があります。

この記事は、スタンドアップ ミーティングを成功させるための青写真です。 スタンドアップの利点、開始するために必要なもの、会議の開催方法について学びます。

スタンドアップの利点、開始するために必要なもの、会議の開催方法について学びます。

スタンドアップミーティングとは?

スタンドアップ ミーティング (またはスタンドアップ) は、物事を簡潔に保つためのリマインダーとして、参加者が立っている短い生産的な毎日のミーティングです。 スタンドアップ ミーティングにより、プロジェクト チームまたは製品チームは、ベースにすばやく連絡し、進捗状況を報告し、プロジェクトの目標を調整することができます。

スタンドアップミーティングの4つのメリット

スタンドアップ ミーティングは、チームが個人的なタスクやチーム プロジェクト全体とともに、短期的および長期的な目標を調整するための優れた方法です。 スタンドアップ ミーティングは、チーム全体が集まり、彼らが取り組んでいることを共有する機会がある朝の点呼とステータス ミーティングと考えてください。 最小限の編成と準備で、チームが集まって優先順位を設定し、迅速かつ効果的にコミュニケーションを取ることができます。

1. フィードバック ループを短縮する

質問のリストや、プロジェクトの作業中に遭遇した問題のリストを保持していない限り、チームをまとめるための毎週のミーティングの合間に、重要な情報がシャッフルされて失われます。 デイリー スタンドアップでは、最新情報を共有し、他のチーム メンバーから学ぶことで、全員が同じページにいることができます。 毎日、リアルタイムで直接顔を合わせて回答を得ることができます。

2. 問題をより迅速に特定する

小さな問題は、迅速に対処しないと、しばしばエスカレートし、予期しない結果を招く可能性があります。 スタンドアップ ミーティングを使用すると、毎日チームメイトと同期することができます。これにより、あなたと同僚は、障害が発生したときに迅速に特定できます。 これだけでなく チーム会議 問題解決を可能にするだけでなく、問題が雪だるま式に大きな問題に発展する前に、問題の芽を摘むこともできます。

3. 目標とタスクを一致させる

仕事に夢中になると、細部に気を取られて、プロジェクトをより広い範囲から見ることを忘れがちです。 すべてのチーム メンバーには、自分が集中している独自のタスクと目標があるため、チームの目標に自分がどのように貢献しているかを見失いがちです。 スタンドアップは、チームの目標を一致させ、チームに対する各チーム メンバーの役割を繰り返し説明するための優れたリマインダーです。

4. チームメイトと交流する

メールは読み飛ばしたり、流し読みしたりしやすく、電話での会話には、集中して注意を払い、話題に集中するために必要な対面でのやりとりが欠けています。 毎日のスタンドアップでチームメンバーを完全に維持 従事し、協力している 互いに顔を合わせて話すことで、同僚がより良い関係を築くことができます。 また、会議自体はわずか 10 ~ 15 分であるため、マルチタスクを最小限に抑えます。

スタンドアップ ミーティングを効果的に行うための 7 つのルール

短くてインタラクティブな会議という概念はあまりにもうますぎるように思えるかもしれませんが、生産的でトピックに焦点を当てた迅速な会議を同僚と行うことは、実際にはかなり達成可能です. 以下は、スタンドアップ ミーティングを成功させるための 7 つのルールです。 

1. 全員の時間を大切にする

スタンドアップ ミーティングはスタンドアップ ミーティングと呼ばれます。これは、誰もが会議室で快適に過ごすために時間をかけるべきではないためです。 これらのミーティングは 15 分程度で終わる必要があるため、ミーティングは短く簡潔にしてください。 特定のトピックについて詳しく説明する時間が必要な場合は、メールでフォローアップするか、指定された別の時間に会ってさらに話し合います。

2.目標を設定します

スタンドアップ ミーティングの大きな利点は、チームに優先順位を付けさせられることです。 ミーティングの開始直後 (またはその前に!) にチームの目標に取り組むことで、関係のない話題をすべて切り捨て、全員の時間を最大限に活用できます。 チーム メンバーは、質問を用意してミーティングに参加します。

3.集中し続ける

確立したら 会議の議題 そして目標、それに固執してください! ファシリテーターまたはスクラム マスターを選択すると、会議を整理し、順調に進み、構造を維持するのに役立ちます。 ただし、ファシリテーターに会議を引き継がせてはいけません。全員が話したり、必要なことに対処したりできるようにします。

4. 必要に応じてフォーマットを調整する

ミーティングの構造について言えば、スタンドアップ ミーティングに万能のアプローチがないことを理解することが重要です。 各チームには、独自の文化、ニーズ、対応するチーム メンバーの数、視点の多様性などがあります。

会議を構成する簡単な方法の XNUMX つは、全員が毎回話す機会を得るラウンド ロビン スタイルにすることです。 各会議で取り上げるトピック (プロジェクトの最新情報、阻害要因、課題など) を選択することもできます。また、いつでもチームに指導してもらうこともできます。 あなたとあなたのチームにとって心地よいことをしましょう!

5. リモートの従業員を含める

チームメイトは物理的に建物内にいないため、スタンドアップのリモート チームメイトを見落としがちです。 幸いなことに、ビデオ会議などのツールを使用すると、どこからでも全員に参加できます。

Lifesize は、数え切れないほどの企業向けにスタンドアップ ミーティング ソリューションを設計し、オーディオと ビデオ会議機器 - のみを含む 4Kの動画 市販の会議カメラシステム。 チーム メンバーは、Lifesize デスクトップおよびモバイル アプリを使用して、どこからでもすぐに接続できます。

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6.一貫性を保つ

定期的なスタンドアップ ミーティングを行うには、一貫性が重要です。一貫性があるだけで、生産性が向上し、チーム同士のコミュニケーション方法が強化され、会議をさらに短くすることができます。 一貫性を保つには:

  • 毎日同じ時間にスタンドアップを開催する
  • すべてのスタンドアップで同じ形式を使用する
  • 時間枠を守りましょう(通常は 10 ~ 15 分)

7. フォローアップを忘れずに

スタンドアップ ミーティングで目標を設定したら、フォローアップを忘れずに、会話やプロジェクトが順調に進んでいることを確認してください。 チーム全体の透明性を高めるため、毎日のスタンドアップ後のフォローアップは非常に重要です。 期待を繰り返し、次のステップを踏む必要があり、チームメイトは責任を負う必要があります。

スタンドアップ ミーティングのアジェンダの例

スタンドアップ ミーティングのアジェンダにはそれほど多くは必要ありません。議題は非常に短いため、いくつかの質問をするだけでボールを動かし、チーム メンバーにステータスの更新を提供するよう促すことができます。 各チーム メンバーが回答できる一連の質問、または特定のチーム メンバーを対象とした特定の質問を設定できます。 スタンドアップ ミーティングを開始するためのいくつかの例を次に示します。

  • あなたは昨日何を成し遂げましたか。
  • 今日は何をしますか?
  • どこで立ち往生していますか?
  • 何について助けが必要ですか?
  • あなたが共有したい今日の「勝利」または重要な発見は何ですか?

効果的なスタンドアップ ミーティングに必要な 3 つのツール

スタンドアップ ミーティングを成功させるには、アジェンダを用意するだけでは十分ではありません。 任意の場所からリモート ワーカーをループして会議をスムーズに進行できる追加のツールを使用して、スタンドアップ ミーティングを強化します。

信頼できるビデオ会議アプリ

のようなビデオ会議アプリ Lifesize アプリ オーディオ機器とビデオ機器を直感的で簡単にアクセスできるインターフェイスに結び付けます。 Lifesize アプリは、コラボレーションのためのインタラクティブなツールを備えています。 ワイヤレス画面共有、ピンチしてズーム、聞くだけの機能など。 Lifesize モバイル アプリを使用すると、チーム メンバーはこれらすべての機能を外出先でもインターネット接続があればどこにでも持っていくことができ、コラボレーションを容易にするために多数のサードパーティ製デバイスと相互運用できます。

高解像度機器

スタンドアップ ビデオ会議を臨場感のある本格的な対面式の対話に変えるには、HD 対応のカメラと 表示画面. Lifesize は、スタンドアップ ミーティングの協調的で機敏な雰囲気に合わせてカスタマイズされた会議室ソリューションを構築します。 

世界 等身大アイコン 300 は、小規模なハドル ミーティング用に特別に設計されています。 柔軟な取り付けオプションにより、部屋のどこにでもカメラを配置できます。セットアップはプラグアンドプレイで、カメラには 4K 機能があり、会議室で比類のないリアリズムと明瞭さを提供します。 にペアリング Lifesize Phone HD、統合された比類のないコラボレーション体験の完全な効果を感じてください。

カレンダーの統合

カレンダーの統合により、チーム メンバーは会議の日時を把握し、簡単に参加できるようになります。 Lifesize の外部カレンダー統合は、Google カレンダーおよび Microsoft 製品と同期するため、通知を受け取り、Google 内から直接会議に参加できます。 Microsoft チーム アプリ. 簡単なスケジューリングと予約のためのリソースとして、Lifesize Icon システムを予約することもできます!

スタンドアップ ミーティングがリモート チームにどのように役立つか

スタンドアップ ミーティングはリモート チームにとって最も価値があります。チーム メンバーがさまざまな場所に散らばっている場合、チーム メンバーを同じ軌道に乗せておくことはさらに困難だからです。 以下は、Lifesize が協力して協力したリモート チームの一部です。

マーケティングOG

Lifesize 接続 有機的成長マーケティングの 100 つの異なる大陸にまたがる XNUMX% リモート チームで、毎日のスクラム ミーティングを行っています。 オフィス スペースがまったくないため、チームと目標の統一を維持するためにリモート スタンドアップ ミーティングが不可欠になりました。

WPのエンジン 

自社の文化を最優先事項とする企業として、WP Engine は XNUMX つの大陸にまたがるチームに団結をもたらすという課題に直面していました。 各オフィスとすべての従業員のラップトップに Lifesize を配置することで、同僚はすぐに互いにつながり、マネージャーはリモートの従業員を XNUMX 対 XNUMX のビデオ通話で効果的に管理できます。

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IOS オフィス

IOS Offices は、メキシコの企業向けにワークスペースを調達および設計する会社です。 Lifesize の助けを借りて、彼らはクライアントのために最も協力的で機敏な雰囲気を構築することができます. IOS オフィスは、30 以上のオフィスに Lifesize を導入しており、Lifesize デスクトップおよびモバイル アプリケーションを使用して、どこからでも簡単に接続できます。

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コースタルベンドカレッジ  

Coastal Bend College は、XNUMX つの大学キャンパス全体で高品質のビデオ会議を使用して、スタッフ間の社内コミュニケーション、遠隔地の学生へのクラスの提供、および教室外の登録学生への個別指導を行っています。 実際、教職員と学生は Lifesize の支持者であり、動詞として「Lifesize-ing」という造語を作っています。

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まとめ

対面式の会議に代わるものはありませんが、従業員の分散が進んでいるため、常に実現できるとは限りません。 ビデオ会議は、チーム メンバーがどこにいるかに関係なく、これらの本物のリアルな対話を可能にします。

スタンドアップ ミーティングは迅速かつシンプルであることが求められているため、最高のスタンドアップ ミーティング ソリューションは、簡単に参加でき、直感的に使用できるようにします。 Lifesize は、高度な技術機器と合理化されたユーザー インターフェイスを組み合わせており、会議に参加して簡単にコラボレーションを開始できます。 長くて恐ろしいアナログ会議に別れを告げ、よりスマートで高品質、より迅速な同期に挨拶しましょう。