현대 기술은 대면 회의를 줄이고 이메일 및 채팅 앱을 통해 디지털 대화를 더 많이 하는 회사를 선택하면서 인간 상호 작용의 환경을 영원히 바꿔 놓았습니다. 이것이 작업을 완료하는 더 빠른 방법처럼 보일 수 있지만 실제로는 특정 작업을 제대로 대체하지 못합니다. 대면 커뮤니케이션 최적입니다. 이 블로그는 팀 회의 아이디어를 제공하고 다음 회의를 취소하는 대신 개선할 수 있는 유용한 방법을 설명합니다.
원격 팀 회의란 무엇입니까?
원격 팀 회의는 모든 팀원이 함께 모여 정보를 전달하고 중요한 프로젝트 이정표를 추적하는 가상 회의입니다. 이는 팀 커뮤니케이션 전략의 필수 부분이며 올바르게 활용하면 팀 목표, 의사 결정 및 문제 해결에 순서를 제공합니다. 효과적인 팀 회의는 의제 중심, 명확한 팀 리더와 체계적인 접근 방식으로.
원격 회의에서 생산성을 극대화하고 있습니까?
기술적 문제, 긴 회의, 비생산적인 회의, 회의 전후 회의, 이전 회의에서 있었던 일을 검토하는 회의는 모두 회의 피로로 이어질 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 직원의 생산성과 만족도가 떨어질 수 있습니다. 그리고 일부 회사는 실제 회의를 최소화하거나 취소하여 회의 피로를 해결하기 시작했지만 다른 회사는 더 우수하고 효과적인 팀 회의 전략으로 회의 문제를 해결하고 있습니다. 나쁜 원격 회의 문화의 XNUMX가지 징후는 다음과 같습니다.
1. 자주 발생하는 기술적인 문제
가상 팀 회의는 대면 회의와 동일한 문제가 있지만 기술적 문제는 또 다른 어려움을 더합니다. 직원들이 커뮤니케이션 도구 사용 방법을 완전히 이해하지 못하기 때문에 이러한 회의 중에 많은 시간이 낭비됩니다. 화상 회의 통화는 동료가 마이크를 음소거하지 않거나 주의를 기울이거나 일반적인 예의를 지키지 않을 때 앉아 있기가 특히 답답할 수 있습니다. 에서 블로그를 확인하세요. 화상회의 에티켓 유용한 팁과 모범 사례를 확인하세요.
2. 목표가 달성되지 않고 있다
근무 시간 동안 생산성을 죽이는 가장 좋은 방법은 명확한 목적이 없고 아무 것도 달성하지 못한 채 끝나는 기능 장애가 있는 회의를 가만히 앉아 있는 것입니다. 모든 회의에는 의제 항목 목록과 특정 목표가 있어야 하며 참석자는 회의가 끝날 때까지 해당 목표를 달성하기 위해 노력해야 합니다. 저희 블로그를 확인하세요 효과적인 회의 진행 방법 8단계 팀 회의를 주최하는 더 나은 방법을 위해.
3. 시간이 없다
30분 예정된 회의가 한 시간 이상 지속되어 모든 참석자의 소중한 시간을 낭비하게 될 수 있습니다. 엄격한 시작 및 종료 시간을 설정하고 해당 시간을 고수하면 팀 구성원에게 시간을 존중하고 소중히 여기며 일상 업무로 빠르게 돌아갈 수 있습니다.
4. 이메일 또는 채팅 대화로 위장한 회의
DaVinci에는 Microsoft 팀, Slack 및 이메일 대화는 빠른 업데이트 및 체크인에 적합하며 전체 팀이 동일한 목표를 위해 함께 작업하고 대면 회의가 여전히 필요합니다. 잘못된 의사소통은 작업장 비효율의 주요 원인 중 하나입니다. 이러한 문제의 대부분은 서면 커뮤니케이션과 이메일 또는 채팅 메시지를 해석하는 다양한 방식에 기인할 수 있습니다.
원격 팀에게 대면 회의가 중요한 이유
연구에 따르면 의사소통의 93%는 비언어적입니다.. 대면 대화에 팀원을 참여시키고 그들의 반응을 해석하는 능력을 갖는 것은 팀의 효과적인 의사 소통 능력에 매우 중요합니다.
인간의 상호 작용은 타고난 욕구입니다
기술의 발전으로 디지털 서신을 통해 의사소통하는 방식이 빨라졌지만, 우리는 여전히 대면 상호작용을 통해 다른 사람과 친밀하고 연결되어 있다고 느끼는 타고난 욕구를 가지고 있습니다. 이메일과 채팅 앱은 이러한 요구를 충족하지 못합니다.
오해는 마주할 수 있다
인간은 특히 이메일 및 서면 채팅 대화와 관련하여 모든 시나리오에 자연스럽게 의미를 부여합니다. 종종 이러한 메시지는 잘못 해석될 수 있습니다. 누군가가 귀하의 상세한 이메일에 짧은 답변으로 답장을 보낸다면 실제로는 그들이 바빠서 한 단어로 답장하는 것으로 충분하다고 생각했는데도 그들이 속상하거나 귀하의 의견에 동의하지 않는다고 생각할 수 있습니다. 리써치 대면 요청이 이메일로 보낸 요청보다 34배 더 효과적이라는 것을 보여줍니다.
직원 이직률 감소
에 따르면 포브스, 직원의 66%는 인정받지 못한다고 느끼면 그만둘 것입니다. 대면 회의는 직원들이 인정받고 있다는 느낌을 받는 데 도움이 되지만 멀리 떨어져 있는 팀원은 어떻습니까? 특히 팀원 대부분이 같은 본사에서 함께 일할 때 외로움과 고립감을 느끼기 쉽습니다. 대면 화상 커뮤니케이션은 팀에 소속감을 느끼고 소속감을 느낄 수 있는 좋은 방법입니다.
보다 효율적인
대면 회의는 더 매력적이고 효율적인 경향이 있습니다. 빠른 동기화 회의와 정기적으로 예정된 대면 회의를 위해 전체 팀을 모으는 것은 모두가 같은 페이지에 신속하게 참여하고 홍보할 수 있는 좋은 방법입니다. 팀 동지애. 복잡한 프로젝트를 이메일로 설명하고 질문에 답하는 데 시간을 보내는 대신, 프로젝트 세부 정보를 제시하고 동시에 모든 질문에 답하는 일대일 팀 회의를 주최할 수 있습니다.
실제로 작동하는 원격 팀 회의를 갖는 5가지 방법
에 따르면 inc.com, 모든 회의 시간의 절반이 낭비됩니다. 약간의 계획과 구조만 있으면 팀에서 생산적이고 매력적인 회의를 가질 수 있습니다.
1. 의제 만들기
An 효과적인 팀 회의 의제 생산적인 팀 회의를 갖는 데 가장 중요한 구성 요소 중 하나입니다. 회의가 시작되기 전에 회의 의제를 모든 사람에게 보내는 것은 회의의 분위기와 초점을 설정합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 논의 중인 주제와 회의의 목표를 이해할 수 있으므로 아무 생각 없이 회의에 참석하는 사람이 없을 것입니다. 회의 중에 논의될 모든 요점을 포함하고 다음과 같은 시간을 추가하는 것을 잊지 마십시오. 가상 팀 빌딩 활동, 중요한 팀 업데이트 및 피드백.
2. 리더 지정
팀 회의 리더를 지정하는 것은 회의를 순조롭게 진행하는 좋은 방법입니다. 의제에 포함되지 않은 주제가 제기되면 팀 리더는 회의가 계속 진행되도록 회의의 주제와 목표를 그룹에 부드럽게 상기시켜야 합니다.
3. 최적의 시간 찾기
점심 직전, 점심 직후, 오후 4시 30분, 특히 금요일에는 회의를 하지 마십시오. 사람들이 가장 주의를 기울일 시간을 선택하십시오. 아침과 오후 중반 모두 좋은 선택입니다. 한 연구에 따르면 주중에 회의 일정을 잡기에 가장 좋은 시간은 화요일 오후 2시 30분입니다. 워크 프론트.
4. 정시 시작 및 종료
Newscientist.com 모든 회의의 절반이 10분 늦게 시작한다는 사실을 발견했습니다. 앉아서 책임자가 나타나기만을 기다리다 보면 방 안의 에너지가 고갈되고 엉뚱한 발걸음으로 회의가 시작된다. 직원이 회의가 정시에 시작하고 끝나는 것을 알고 있으면 회의 중에 집중하고 회의가 끝날 때까지 결정을 내릴 가능성이 더 큽니다.
5. 행동으로 끝내기
모든 회의의 마지막 몇 분을 남겨두고 회의 중에 논의된 내용을 빠르게 요약하고 다음 단계에 대해 이야기하십시오. 각 회의 참가자는 다음 작업 항목과 해당 작업 완료 일정을 알고 있어야 합니다. 미팅 후 발송 회의 노트, 주어진 책임 및 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하기 위한 후속 계획.
원격 팀 회의의 마지막 퍼즐 조각: 통합 기술
이메일 및 채팅 앱을 사용하면 팀원과 빠르고 쉽게 의사소통할 수 있지만 그다지 개인적이거나 매력적이지는 않습니다. 전체 팀과 연결하고 상호 작용하는 더 좋은 방법은 대면 화상 회의입니다.
화상 회의
오디오 전용 통화로는 더 이상 충분하지 않습니다. 팀 회의의 진정한 이점을 얻으려면 직원들이 직접 만나야 합니다. 화상 회의 통화를 통해 멀리 떨어져 있는 팀원이 그들을 진정으로 이해하고 진정한 관계를 구축하는 것을 볼 수 있습니다. Lifesize는 그 어느 때보다 쉽게 화상 회의 통화를 통해 연결할 수 있습니다. 회의 초대 링크를 한 번 클릭하면 팀 구성원이 다음 작업을 수행할 수 있습니다. 브라우저에서 바로 참여 앱을 다운로드할 필요 없이 휴대폰, 태블릿 또는 노트북에서
화면 공유
올바른 동글을 찾기 위해 모든 회의의 처음 5-10분을 낭비한 다음 동글을 다음 발표자에게 전달하는 추가 시간을 낭비하지 마십시오. 대신 무선 화면 공유 기술을 사용하여 회의 효율성을 최적화하십시오. 라이프사이즈 셰어™ 회의에서 매우 간단하게 발표할 수 있습니다. 무선으로 실시간으로 화면을 공유하고, 비디오를 재생하고, 모바일 장치나 노트북에서 바로 프레젠테이션을 제어하세요.
화이트 보드
화이트보드 세션은 전체 팀과 브레인스토밍하고 공동 작업하는 데 적합합니다. 콘텐츠를 시각적으로 매력적으로 만들고 흡수하고 유지하기 쉽게 만듭니다. Lifesize 공유 캅티보 화이트보드 카메라 시스템을 사용하면 화이트보드 이미지에서 사람, 반사, 눈부심 및 그림자를 제거하여 모든 표준 화이트보드의 콘텐츠를 캡처하고 화상 회의에 있는 모든 사람과 공유할 수 있습니다. 통화 중인 모든 사람이 실시간으로 볼 수 있는 깨끗하고 생생한 화이트보드 콘텐츠의 디지털 이미지를 얻을 수 있습니다.
팀 회의 취소를 중지하고 대신 개선
많은 회사에서 빈번한 직원 회의를 비공식 채팅 대화와 긴 이메일 체인으로 대체했습니다. 이러한 유형의 의사 소통에는 장소와 시간이 있지만 팀 회의를 대체하기에는 적합하지 않습니다. 더 나은 협업과 더 높은 생산성을 위해 팀과 얼굴을 맞대고 연결해 보세요. 원격 직원이 있는 팀의 경우 화상 회의 통화는 팀의 모든 사람이 하나의 단위로 함께 작업하는 동안 보고 들을 수 있도록 협업적이고 자극적인 환경을 만드는 좋은 방법입니다.
